Lexware Office direkt an easymed
Rechnungen wandern beim Abschließen nach Lexware Office. Dort werden sie gegen Ihren Kontoauszug ausgeglichen — und „ist bezahlt" fließt von selbst nach easymed zurück. Sie tragen keinen Zahlungseingang mehr von Hand nach.
Der Kern der Sache
easymed hat keine Bankdaten — Lexware Office schon. Deshalb dreht die Anbindung eine Sache um, die sonst überall Ärger macht: Lexware vergibt die Rechnungsnummer, easymed übernimmt sie. Es gibt nur noch eine Nummer je Vorgang. Der Patient überweist mit genau der Nummer, nach der Lexwares Bankabgleich sucht.
Was beim Abschließen einer Rechnung passiert
Fünf Schritte, von denen Sie keinen anstoßen müssen.
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1
Rechnung in easymed abschließen
Wie immer — Positionen, Faktoren, Minderung. Nur die Nummer bleibt für einen Moment offen.
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2
Beleg geht nach Lexware
Mit Anschrift, Datum, Betrag und einer Sammelposition. Bewusst schmal: keine Einzelleistungen, keine GOÄ-Ziffern, keine Diagnosen verlassen die Praxis.
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3
Nummer kommt zurück
Lexware vergibt die Belegnummer und easymed übernimmt sie als eigene Rechnungsnummer.
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4
Erst jetzt PDF, Druck und Versand
Der Beleg trägt von Anfang an die richtige Nummer — es gibt keine zweite, die später korrigiert werden müsste.
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5
Täglich: Wer hat bezahlt?
Ein nächtlicher Lauf fragt Lexware, welche Belege inzwischen ausgeglichen sind, und setzt die Rechnungen in easymed auf „bezahlt".
Der Monatsabschluss, vorher und nachher
Ohne Anbindung
- • Rechnung in der Praxissoftware, Beleg noch einmal in der Buchhaltung
- • Zwei Nummernkreise — der Bankabgleich findet die Zahlung nicht
- • Kontoauszug durchgehen und Rechnungen von Hand abhaken
- • „Hat die Frau Müller jetzt gezahlt?" — Antwort: nachsehen, in zwei Systemen
- • Mahnläufe auf Basis eines Standes von vorgestern
Mit Anbindung
- • Ein Vorgang, eine Nummer, zwei Systeme im Gleichstand
- • Der Beleg liegt schon in der Buchhaltung, bevor er gedruckt ist
- • Zahlungseingang wird jede Nacht abgeglichen
- • Der Rechnungsstatus in easymed stimmt, ohne dass jemand ihn pflegt
- • Mahnungen greifen nur bei wirklich offenen Rechnungen
Lieber eine Verzögerung als zwei Nummernkreise
Buchhaltung verzeiht keine Improvisation. Deshalb sind die Ausnahmefälle ausdrücklich entschieden — und zwar konservativ.
Lexware ist nicht erreichbar
Die Rechnung wartet ohne Nummer. Sie lässt sich weder drucken noch versenden, und ein Wiederholungslauf holt die Nummer nach. Es entsteht niemals ersatzweise eine easymed-Nummer.
Nur in eine Richtung: offen → bezahlt
Der Abgleich setzt Rechnungen auf „bezahlt", aber nie zurück. Eine bar bezahlte oder von Hand abgehakte Rechnung wird nicht wieder aufgerissen.
Bestand bleibt unberührt
Übertragen wird erst ab dem Tag der Aktivierung. Ältere Rechnungen behalten ihre easymed-Nummer und werden nicht angefasst.
Erprobungsbetrieb
Auf Wunsch gehen Belege zunächst als Entwurf nach Lexware. So lässt sich der Weg prüfen, bevor der erste Beleg festgeschrieben wird.
Umsatzsteuer wird beim Einrichten geprüft
Heilbehandlung ist umsatzsteuerfrei — aber nicht jedes Lexware-Konto lässt umsatzsteuerfreie Rechnungen zu. Das sagt easymed beim Verbinden, nicht nachts beim ersten Fehlschlag.
Doppelte Übertragung ausgeschlossen
Jede Rechnung wird vor dem Senden beansprucht; ein zweiter Lauf erzeugt keinen zweiten Beleg. Kommt eine Antwort nicht an, wird der Fall gemerkt statt blind wiederholt.
Was Lexware zu sehen bekommt — und was nicht
Eine Buchhaltung braucht einen Betrag und einen Namen. Sie braucht keine Diagnose.
Geht hinüber
- • Rechnungsdatum und Betrag
- • Name und Anschrift als Inline-Adresse am Beleg
- • Eine Sammelposition („Heilbehandlung")
- • Die passende Steuerart
Bleibt in der Praxis
- • Einzelleistungen und GOÄ-/GebüH-Ziffern
- • Diagnosen und ICD-Codes
- • Dokumentation, Befunde, Berichte
- • Termine und Behandlungsverlauf
Die Anschrift steht direkt am Beleg — so entsteht in Lexware keine zweite Patientenkartei, die gepflegt werden müsste.
Häufige Fragen
Kurz und geradeaus — die häufigsten Antworten für Ihre Entscheidung.
Weitere Funktionen
Was easymed sonst noch mitbringt
Alle Zusatzmodule im Überblick: easymed Add-Ons