Team-Verwaltung

Urlaub, der den Kalender wirklich sperrt

Abwesenheit beantragen, genehmigen, widerrufen — und die Genehmigung sperrt den Kalender selbsttätig. Dieselbe Sperre taucht in der Arbeitszeit-Auswertung als Abzug wieder auf. Ein Vorgang, kein Zettel, keine zweite Excel-Tabelle.

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Kurzfassung

Gezählt werden nur Tage, an denen die Person laut Arbeitszeitplan arbeitet und die kein Feiertag sind. Eine freie Woche kostet bei drei Arbeitstagen drei Tage, nicht fünf — und das Formular zeigt die Zahl, bevor der Antrag abgeschickt ist.

Urlaub und Abwesenheiten

Vier Arten

Urlaub, Krank, Fortbildung, Sonstiges — mit Zeitraum und optionaler Anmerkung. Halbe Tage möglich: „erst ab Tagesmitte" oder „nur bis Tagesmitte".

Tagesmitte, richtig gerechnet

Die Mitte ist nicht pauschal 12 Uhr, sondern der Punkt, der die geplante Arbeitszeit dieses Tages halbiert. Bei einer Kraft von 14 bis 20 Uhr liegt sie um 17 Uhr.

Der Antrag sperrt noch nichts

Eingereicht heißt eingereicht. Der Kalender bleibt unverändert, bis jemand entschieden hat — nichts wird auf Verdacht blockiert.

Was im Zeitraum liegt, wird vorher gezeigt

Vor der Genehmigung listet der Dialog alle Termine im Zeitraum auf, mit Datum, Uhrzeit, Patient, Leistung und Sprung in den Kalender.

Termine werden nie automatisch abgesagt

Die Genehmigung sperrt den Kalender, lässt bestehende Termine aber stehen. Wer sie loswerden will, nutzt die Massenabsage — dort mit Benachrichtigung, Dokumentation und Wartelistenpflege.

Direkteintrag und Nachtrag

Die Leitung kann sofort eintragen — für eine Krankmeldung braucht es keinen Antrag. Rückwirkende Einträge werden als Nachtrag gekennzeichnet, die Sperre entsteht trotzdem.

Rücksichtnahme, die eingebaut ist

Ein neuer Urlaubsantrag meldet sich in der Glocke, mit Name und Zeitraum. Eine Krankmeldung nicht — die Glocke zeigt jede Meldung jedem im Team, und eine Krankheit geht nicht alle etwas an. Der angegebene Grund taucht in keiner Meldung auf.

Urlaubskonto und Jahresübersicht

Anspruch plus Übertrag aus dem Vorjahr, minus genommen, minus offen — und daneben ein Kästchen je Tag und Behandler über das ganze Jahr.

Nur Urlaub zählt gegen den Anspruch

Krankheit und Fortbildung sperren den Kalender, verbrauchen aber keine Urlaubstage. Ist kein Anspruch hinterlegt, bleibt der Rest leer statt null — „wird hier nicht geführt" ist etwas anderes als „nichts mehr übrig".

Sonderurlaub gibt es

Übersteigt ein Antrag den Rest, sagt easymed es deutlich — und trägt ihn trotzdem ein. Die Software entscheidet nicht über Personalfragen.

Die Jahresübersicht beim Entscheiden

Genehmigte Abwesenheiten kräftig, noch offene blass eingefärbt. Damit ist beim Genehmigen auf einen Blick sichtbar, wer im selben Zeitraum schon weg ist — oder es werden will.

Arbeitszeit: Soll und Ist

Für Woche, Monat, Jahr oder einen freien Zeitraum, je Behandler:in aufklappbar bis auf den einzelnen Tag — und als CSV exportierbar.

Spalte	Bedeutung
Soll	Der hinterlegte Arbeitszeitplan. Überlappende Fenster desselben Tages zählen einmal.
Feiertag	Planzeit an Feiertagen — nur wenn Feiertage in der Praxis Buchungen blockieren.
Urlaub / Abwesenheit	Die Sperren, die aus einer genehmigten Abwesenheit entstanden sind.
sonstige Sperren	Alle übrigen praxisweiten Sperrzeiten im Kalender.
Zusätzlich	Was über „Verfügbarkeit erweitern" über den Plan hinaus geöffnet wurde.
Ist	Soll − Feiertag − Urlaub − sonstige Sperren + Zusätzlich.

Eine Sperre für eine einzelne Leistung nimmt keine Arbeitszeit weg — die übrigen Leistungen bleiben ja buchbar. Gezählt werden nur praxisweite Sperren. Beim Pflegen des Plans steht die Wochensumme direkt im Kopf, etwa „38:30 h / Woche", und die Tagessumme neben jedem Wochentag.

Häufige Fragen

Kurz und geradeaus — die häufigsten Antworten für Ihre Entscheidung.

Nein — es ist eine Gegenüberstellung von geplanter und tatsächlich verfügbarer Zeit, keine Stempeluhr. Sie sehen, wie viel Zeit nach Feiertagen, Urlaub und Sperren übrig bleibt. Für eine gesetzeskonforme Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit brauchen Sie weiterhin ein dafür gedachtes System.

Wer das Recht „Urlaubsanträge genehmigen" hat. Diese Person sieht alle Anträge des Teams und die Zahl der offenen als Blase am Menüpunkt. Ohne dieses Recht sieht man nur die eigenen Abwesenheiten.

Sie bleiben stehen. Das ist Absicht: Termine abzusagen ist ein eigener Vorgang mit Benachrichtigung, Dokumentation und Wartelistenpflege — und nichts, was eine Urlaubsgenehmigung nebenbei auslösen sollte. Vor der Genehmigung sehen Sie aber genau, welche Termine betroffen wären.

Über den Widerruf in der Abwesenheitsliste — damit verschwindet auch die Kalendersperre. Die Sperre selbst lässt sich im Kalender bewusst nicht löschen: Sonst stünde der Urlaub weiter als genehmigt in der Liste, während der Zeitraum längst wieder buchbar wäre.

Ja. Die Leitung trägt sie direkt ein, bei Bedarf mit „sofort genehmigen". Liegt der Zeitraum in der Vergangenheit, wird der Eintrag als Nachtrag gekennzeichnet — die Sperre entsteht trotzdem, damit die Arbeitszeit-Auswertung rückwirkend stimmt.

Ja. Beides gehört zum normalen Funktionsumfang von easymed Solo und Team und kostet nichts extra.

Weitere Funktionen

Was easymed sonst noch mitbringt

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