Vor dem Termin den letzten relevanten Verlauf sehen, eine Rückmeldung beim richtigen Patienten finden und eine Vertretung direkt anschließen lassen: Das sind konkrete Vorteile einer digitalen Patientenakte. In easymed stehen Stammdaten, Versicherung, Verlauf, Dokumente und Hinweise je Patient zusammen. Befund und Behandlungstext werden je Termin dokumentiert. Ihr Team arbeitet damit am selben Praxisstand und öffnet Unterlagen im passenden Zusammenhang.
Der Nutzen wird besonders deutlich, wenn mehrere Personen einen Kontakt begleiten. Die zuständige Kollegin öffnet die vorhandenen Informationen, ergänzt ihre Dokumentation und hinterlässt einen verständlichen nächsten Stand.
Die Praxisakte in der Software ist von der elektronischen Patientenakte (ePA) der Krankenkassen zu unterscheiden. Die gematik erklärt, dass die ePA die Primärdokumentation der Praxis nicht ersetzt und nicht für Behandlungsnotizen gedacht ist. Befund, Verlauf und Behandlungstext dokumentieren Sie deshalb weiterhin in der Praxisakte; die ePA dient dem zusätzlichen Austausch von Gesundheitsdokumenten. Die gematik erläutert den Unterschied.
Vor dem Termin den aktuellen Stand finden
Öffnen Sie für die Vorbereitung den letzten relevanten Verlaufseintrag und die vereinbarten nächsten Schritte. In unserem Beispiel übernimmt eine Vertretung einen laufenden Kontakt: Ein älterer Bericht liefert Hintergrund, eine neue Rückmeldung ergänzt den Verlauf, eine Nachfrage bleibt für das nächste Gespräch offen.
Ein später hochgeladener älterer Bericht behält seinen ursprünglichen zeitlichen Bezug. Der zuletzt hochgeladene Anhang ist deshalb nicht zwingend der aktuelle fachliche Stand. Für den Folgetermin führt die relevante Verlaufsnotiz zur passenden Rückmeldung und zur offenen Frage.
Dieser Einstieg kann kurz bleiben. Ein Hinweis auf die betreffende Information und die nächste Gesprächsfrage reicht oft aus, weil die zugehörigen Unterlagen bereits in der Akte liegen. Die Vertretung kann bei Bedarf den Hintergrund öffnen und startet mit dem für diesen Kontakt wichtigen Anliegen.
Eingehende Unterlagen verständlich zuordnen
Die digitale Akte hält unterschiedliche Dokumente zum Patienten zusammen. Eine verständliche Bezeichnung nennt Inhalt, Datum und Anlass: etwa einen früheren Therapiebericht oder eine neu erhaltene Rückmeldung. Damit wird die Unterlage auch für andere berechtigte Mitarbeitende auffindbar.
In easymed können Patienten Vorbefunde, Bilder und andere Unterlagen hochladen. Das Praxis-Postfach ordnet E-Mails dem Patienten zu. Eine Datei und ihr Gesprächs- oder Nachrichtenbezug lassen sich so innerhalb derselben Arbeitsgrundlage nutzen. Mit der passenden Patientenzuordnung steht die eingehende Unterlage für die fachliche Bearbeitung bereit.
Bei zwei Personen mit ähnlichen Namen klären Sie die konkrete Patientenzuordnung anhand der vorgesehenen Angaben. Ist ein Scan unvollständig oder schlecht lesbar, ergänzen Sie genau diese Unterlage. Ein gezielter Eingangsschritt hält den Fall nutzbar und vermeidet eine zusätzliche persönliche Sammlung.
Eine übersichtliche Akte hilft auch, wenn Patientinnen oder Patienten später Einsicht oder eine Abschrift wünschen. § 630g BGB sieht auf Verlangen Einsicht in die vollständige, sie betreffende Behandlungsakte und auch elektronische Abschriften vor; die erste Abschrift ist unentgeltlich. Erhebliche therapeutische Gründe oder Rechte Dritter können das Einsichtsrecht begrenzen. Eine eindeutige Zuordnung von Verlaufseinträgen und Anlagen hilft Ihrem Team, den richtigen Behandlungsstand zusammenzustellen. § 630g BGB.
Dokumentierte Kontakte als Verlauf nutzen
Der Behandlungstext gehört zum jeweiligen Termin. Beim Folgetermin sehen Sie dadurch die frühere Aussage in ihrem Zusammenhang und können die aktuelle Rückmeldung ergänzen. In easymed unterstützen Textvorschläge aus Ihren bisherigen Formulierungen die Dokumentation von Befund und Verlauf.
Die ursprüngliche Frage und die spätere Antwort behalten jeweils ihren eigenen Bezug. Beispielsweise steht in der ersten Gesprächsnotiz, welche Alltagstätigkeit nochmals besprochen werden soll. In einer späteren Nachricht beschreibt die Person ihre Erfahrung dazu. Beide Informationen gehören zum selben Vorgang und sind für den nächsten Termin gemeinsam hilfreich.
Eine geänderte Telefonnummer pflegen Sie in den Stammdaten. Die Verlaufsnotiz kann erklären, warum die Rückmeldung relevant ist; für den nächsten Anruf verwendet das Team die aktuelle Kontaktangabe. Damit bleibt die Arbeitsteilung zwischen Patientendaten und fachlichem Verlauf verständlich.
Ein Behandlungseintrag hält die fachlich wesentlichen Maßnahmen und Ergebnisse zeitnah fest. § 630f BGB nennt beispielsweise Befunde, Therapien und ihre Wirkungen. Wird ein Eintrag berichtigt, bleibt der ursprüngliche Inhalt mit dem Änderungszeitpunkt erkennbar. In easymed erfassen Sie Befund und Behandlungstext am Termin, sodass die nächste Person am dokumentierten Verlauf anschließen kann. § 630f BGB.
Eine Vertretung mit den vorhandenen Informationen vorbereiten
Im Beispiel hat der ältere Bericht eine andere Aufgabe als die neue Rückmeldung. Er dokumentiert einen früheren Stand. Die spätere Rückmeldung beschreibt eine hinzugekommene Information. Die offene Nachfrage bezeichnet den nächsten Gesprächspunkt. Zusammen geben diese drei Grundlagen der Vertretung einen konkreten Einstieg.
Die Kollegin nutzt dieselbe zentrale Akte. Nach dem übernommenen Termin ergänzt sie, welche Frage beantwortet wurde und was weiterhin aussteht. Der neue Verlaufseintrag erhält seinen eigenen Terminbezug. So kann die ursprüngliche Behandlerin beim nächsten Kontakt direkt an die hinzugekommene Information anschließen.
KI Generiert
Eine kurze nachvollziehbare Übergabe spart die zusätzliche Zusammenfassung der gesamten Akte. Wenn ein einzelner Zusammenhang offen bleibt, klären Sie genau den betreffenden Eintrag oder die Rückmeldung. Die Vertretung kann anschließend den vorgesehenen Gesprächspunkt direkt aufgreifen.
Berichte aus vorhandener Dokumentation vorbereiten
Für einen Bericht wählen Sie die Behandlungstexte aus, die zur konkreten Berichtsfrage gehören. Eine Verordnung, ein Zeitraum oder bestimmte Sitzungen können den Umfang bestimmen. Der vorhandene Verlauf liefert die Grundlage; Sie müssen die Behandlung nicht aus einzelnen persönlichen Notizen neu zusammensetzen.
Mit dem KI-Zusatzmodul und eingerichtetem KI-Zugang erstellt easymed daraus einen strukturierten Entwurf nach Ihrer eigenen Vorlage. Die Berichtshilfe verwendet die ausgewählten Behandlungstexte. Sie prüfen den Entwurf fachlich, passen ihn an und geben ihn frei. Der fertige Bericht wird als Dokument in der Patientenakte abgelegt.
Bei einer späteren Rückfrage öffnen Sie die abgelegte Fassung. Ist seitdem eine neue Angabe hinzugekommen, finden Sie sie im weiteren Verlauf. Bericht und laufende Dokumentation bleiben so in ihrem jeweiligen zeitlichen Zusammenhang verständlich.
Im Team und am passenden Arbeitsplatz weiterarbeiten
easymed läuft im Browser auf PC, Mac und Tablet. Sie öffnen die Akte an dem Arbeitsplatz, an dem der nächste Schritt anfällt: vor dem Termin im Behandlungsraum oder bei einer organisatorischen Rückfrage am Praxisarbeitsplatz. Eine Installation pro Gerät ist nicht erforderlich.
Die Rechte je Mitarbeiter bestimmen, welche Bereiche jemand sehen und bearbeiten darf. Stimmen Sie diese auf Aufgaben im Empfang, in der Behandlung und in der Abrechnung ab. Eine Vertretung nutzt so die Bereiche, die sie für die übernommenen Termine benötigt.
Wenn Teammitglieder die passende Berechtigung haben, können sie den Verlauf, die Unterlagen und Hinweise am selben Patientenstand öffnen. Vorbereitung, neue Dokumentation und Bericht schließen aneinander an. Die Funktionen von easymed verbinden diese Aufgaben in einer Praxissoftware.
