Richten Sie Dokumentationssoftware für die Physiotherapie zum Praxisstart an einem vollständigen Beispielablauf aus: Fragebogen, Termin, Patientenakte, Behandlungseintrag und spätere Fortsetzung. So sehen Sie, ob die fachlichen Angaben an der richtigen Stelle stehen und das Team sie wiederfindet. easymed verbindet digitale Anamnese, gemeinsamen Kalender und Patientenakte. Eigene Textvorschläge erleichtern wiederkehrende Formulierungen.
Vom Ersttermin direkt zur Patientenakte
Der gebuchte Termin führt zum passenden Patientenbezug. In easymed wechseln Sie vom gemeinsamen Kalender zur zugehörigen Patientenakte; dort stehen Verlauf, Dokumente und Hinweise im Zusammenhang mit dem Patienten. Beim nächsten Termin finden Sie die bisherigen Einträge wieder.
Die digitale Anamnese ergänzt diesen Weg vor dem ersten Besuch. In easymed können Patienten Fragebögen bei der Buchung, im Portal oder am Empfang ausfüllen. Die Antworten stehen für das persönliche Gespräch bereit. Nutzen Sie den Bogen, um den aktuellen Anlass und die für den Ersttermin relevanten Angaben vorab zu erfassen; offene Punkte klären Sie im Gespräch.
Ein Startbogen kann zum Beispiel nach dem aktuellen Anliegen, dem bisherigen Verlauf und für den Termin wichtigen Unterlagen fragen. Halten Sie Patientenangaben und Ihre eigene fachliche Beobachtung auseinander: Die Patientin beschreibt, was sie wahrnimmt; Sie ergänzen, was Sie untersucht und im Gespräch festgestellt haben. Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten auf das notwendige Maß zu begrenzen. Fragen Sie deshalb nur Angaben ab, die dem Aufnahme- oder Behandlungszweck dienen.
Patienteninformationen zur Behandlung und zum Datenschutz erfüllen einen anderen Zweck als die fachliche Anamnese. Physio Deutschland unterscheidet diese Inhalte in seinen Praxisunterlagen und weist darauf hin, dass sie auch digital über Praxissoftware bereitgestellt werden können. easymed führt digitale Anamnese sowie digitale Selbstauskunft und Einwilligungen als eigene Funktionen; bei Einwilligungen werden Fassung und Wortlaut festgehalten. So bleiben Fragebogenantworten, Einwilligungen und Behandlungseinträge ihrer jeweiligen Aufgabe zugeordnet.
Einen Behandlungsverlauf verständlich festhalten
Legen Sie die Dokumentation rund um den einzelnen Termin an. Der Eintrag sollte erkennen lassen, was Sie fachlich festgestellt, welche Maßnahme Sie durchgeführt und wie der Patient darauf reagiert hat. Eine kurze, konkrete Formulierung hilft mehr als ein langes Feld mit allgemein wiederholten Sätzen.
In easymed nutzen Sie eigene Textvorschläge aus bisherigen Formulierungen. Sie geben wiederkehrenden Einträgen eine vertraute Struktur, die Sie durch die Angaben aus der konkreten Behandlung ergänzen. Das 3D-Körpermodell bietet einen weiteren Einstieg: Beim Auswählen anatomischer Strukturen kann easymed ICD-Code, Leistungsziffer und Text in der Leistungserfassung vorbelegen. Ihre Untersuchung, fachliche Einordnung und tatsächliche Behandlung bestimmen den fertigen Eintrag.
Zugehörige Unterlagen laden Sie in die Patientenakte. Ein aussagekräftiger Dokumenttitel nennt den Anlass oder Inhalt, sodass die nächste berechtigte Person das benötigte Dokument schneller einordnen kann. Verlauf und Unterlagen bleiben am selben Patientenbezug und sind beim Folgekontakt verfügbar.
Arbeitsplätze und Teamrechte einrichten
Am Praxiscomputer und auf einem Tablet öffnen Sie easymed im Browser. Eine gesonderte lokale Installation ist dafür nicht erforderlich. Mit Internetzugang steht der gemeinsame Datenbestand bereit; beim Wechsel des Arbeitsplatzes führt der Weg weiterhin zur selben Patientenakte und zum passenden Termin.
Für das Team können Sie die Rechte je Mitarbeiter so festlegen, dass klar ist, welche Bereiche gesehen und bearbeitet werden dürfen. Beim Wechsel des Arbeitsplatzes arbeitet die berechtigte Person mit derselben Patientenakte weiter und findet den passenden Termin im gemeinsamen Kalender. Die DSGVO verlangt risikogerechte technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Verarbeitung. Ein praktischer Startpunkt ist daher, Teamaufgaben und benötigte Bereiche durchzugehen und die Rechte daran auszurichten.
Prüfen Sie die Einrichtung mit einem zweiten Arbeitsplatz: Öffnen Sie einen Beispieltermin, rufen Sie die Patientenakte auf und lassen Sie eine berechtigte Kollegin den passenden Verlauf und ein zugehöriges Dokument finden. So sehen Sie, ob Kalender, Akte und Zugriffsbereiche zu Ihrem Tagesablauf passen. Eine kurze Einführung kann sich an demselben Weg orientieren: Termin öffnen, Akte aufrufen, Behandlungseintrag ergänzen und Dokument finden.
Eine erste Vorlagenänderung vor dem Praxisstart ausprobieren
Ein Beispiel: Ihr Erstkontaktbogen enthält eine Frage, die zwei Anliegen gleichzeitig anspricht. Teilen Sie sie in zwei klare Fragen auf und prüfen Sie, ob der Patient beide Angaben verständlich beantworten kann. So bleibt für die Patientin klar, welche Information Sie jeweils brauchen.
Im Gespräch ergänzen Sie die Antwort durch Ihre eigene Beobachtung und fachliche Einordnung. Der Eintrag in der gemeinsamen Patientenakte macht nachvollziehbar, was die Patientin vorab berichtet hat und was Sie selbst festgestellt haben.
Ein eigener Textvorschlag gibt wiederkehrenden Formulierungen eine Struktur für künftige Einträge. Der frühere Verlauf bleibt dem jeweiligen Termin zugeordnet; eine spätere Ergänzung gehört dagegen zu diesem Verlauf und erhält Herkunft und Zeitpunkt. So sehen Sie beim Einrichten der Vorlage, was für künftige Fälle gilt und was zum bestehenden Behandlungsverlauf gehört.
Änderungen und Zugriffe konkret prüfen
Im zweiten Teil des Beispiels öffnet eine Kollegin die Patientenakte auf dem Tablet. Sie findet den Erstkontakt, den fachlichen Eintrag und die spätere Ergänzung im selben Patientenbezug. Das zeigt, ob die Weiterarbeit am zweiten Arbeitsplatz im Alltag nachvollziehbar bleibt.
KI Generiert
§ 630f BGB verlangt, die Behandlungsakte in engem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung zu führen und fachlich wesentliche Maßnahmen und Ergebnisse festzuhalten. Genannt werden unter anderem Anamnese, Diagnosen, Untersuchungen, Befunde, Therapien und ihre Wirkungen sowie Einwilligungen und Aufklärungen. Eine Behandlungsakte ist grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit keine andere Vorschrift eine andere Frist vorsieht. Das gibt Ihnen ein fachliches Raster für die Vorlage und die Ablage abgeschlossener Fälle.
Bei einer Änderung muss neben dem ursprünglichen Inhalt erkennbar bleiben, wann sie vorgenommen wurde. Trifft nach dem Gespräch eine zusätzliche Information ein, ordnen Sie sie deshalb als Ergänzung mit Herkunft und Zeitpunkt zum ursprünglichen Verlauf ein. Ersetzen Sie nicht stillschweigend die frühere Angabe. So erkennt die nächste berechtigte Person, was zuerst vorlag und was später hinzukam.
Dokumentation und Abrechnung im gleichen Praxisablauf weiterführen
Wenn Sie eine private Leistung abrechnen, erstellen Sie in easymed die Privatrechnung aus den hinterlegten Leistungen und Preisen. Das PDF können Sie per E-Mail versenden. Der Patientenbezug verbindet so Termin, Dokumentation und Rechnung im Praxisablauf.
Starten Sie mit passenden Anamnesefragen, kurzen konkreten Einträgen und den Rechten für die beteiligten Personen. Prüfen Sie den vollständigen Beispielablauf am Praxiscomputer und auf dem Tablet, bevor das Team ihn übernimmt. In der easymed-Demo können Sie sehen, wie digitale Anamnese, Kalender und Patientenakte zusammenspielen.
