Wenn eine Mitarbeiterin sich morgens krankmeldet, kann die Terminplanung direkt weitergehen. In easymed sieht das Team die betroffenen Besuche im gemeinsamen Kalender, mit einer Spalte je Behandler und wahlweise nach Räumen. Der Empfang führt bestätigte Änderungen an den vorhandenen Terminen weiter. Für den Arbeitgebernachweis geht die Krankmeldung an die zuständige Personalabrechnung, die den eAU-Abruf bei der Krankenkasse bearbeitet.
Im Beispiel fällt eine Therapeutin am Montag vor dem ersten Besuch aus. Sie meldet der Leitung, dass sie voraussichtlich bis Mittwoch arbeitsunfähig ist. Die Leitung gibt die notwendigen Angaben für den Nachweis weiter; der Empfang widmet sich den Patiententerminen. Beide Aufgaben können nebeneinander vorankommen, ohne dass die Terminorganisation auf eine eingegangene eAU warten muss.
Die Krankmeldung bleibt der erste Schritt
Beschäftigte teilen ihrem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mit. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ersetzt diese Krankmeldung nicht. § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz regelt außerdem den Nachweis: Bei einer Dauer von mehr als drei Kalendertagen ist die ärztliche Feststellung spätestens am folgenden Arbeitstag nötig; der Arbeitgeber kann sie früher verlangen. Gesetzlich Versicherte lassen die Arbeitsunfähigkeit zu diesen Zeitpunkten ärztlich feststellen, während der Arbeitgeber die Daten elektronisch abruft.
Für die Krankmeldung Ihrer Praxismitarbeiter hilft ein bekannter Kontaktweg: an wen die Nachricht geht, ab welchem Tag die Person ausfällt und welche Dauer sie erwartet. Die Leitung kann damit die Tagesplanung aufnehmen und die Personalabrechnung über den gemeldeten Ausfall informieren. Eine Diagnose ist für diesen organisatorischen Schritt nicht erforderlich.
Im Montagsbeispiel gilt in der Praxis ein Nachweis ab dem ersten Tag. Die Mitarbeiterin lässt die Arbeitsunfähigkeit am Montag ärztlich feststellen. Ihr gemeldeter Ausfall bleibt bereits vorher die Grundlage für die anstehenden Terminabsprachen. Wird eine längere Dauer absehbar, teilt sie die neue voraussichtliche Dauer erneut mit.
Den Abruf mit der zuständigen Personalabrechnung vereinbaren
Für den Arbeitgeberabruf wird ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine geeignete Ausfüllhilfe wie das SV-Meldeportal verwendet. Arbeitet Ihre Praxis bereits mit einer Personalabrechnung, kann dieser vorhandene Weg die gemeldete Arbeitsunfähigkeit aufnehmen, den Abruf bearbeiten und die Rückmeldung dem Personalvorgang zuordnen. Der Arbeitgeberdatenaustausch nach § 109 SGB IV bildet die rechtliche Grundlage.
Eine klare Zuständigkeit vereinfacht den Alltag: Die Leitung gibt die Meldung mit Person und Beginn weiter. Die Personalabrechnung nutzt diese Angaben für den Nachweis und meldet das Ergebnis an die dafür zuständige Person zurück. Personalnachweise gehören in den vorgesehenen geschützten Personalweg; der Empfang benötigt für seine Aufgabe die betroffenen Termine und die organisatorisch relevante Abwesenheit.
Die Praxisleitung nimmt die Meldung entgegen, die Personalabrechnung bearbeitet den eAU-Abruf und der Empfang organisiert die betroffenen Patiententermine. Die behandelnde Arztpraxis übermittelt den Nachweis an die Krankenkasse; die Personalabrechnung fordert ihn dort an. Die Rückgabe des Ergebnisses gehört zum Personalvorgang. Diese Rollen ergeben einen verständlichen Weg vom gemeldeten Ausfall zum passenden Nachweis.
Vor jeder Anfrage Person, Zeitraum und Krankenkasse prüfen
Der Abruf bezieht sich auf ein bestehendes Beschäftigungsverhältnis im angefragten Zeitraum und eine gemeldete Arbeitsunfähigkeit mit voraussichtlicher Dauer. Maßgeblich ist die Krankenkasse, bei der die Person zum angefragten Zeitpunkt versichert war. Die vorhandenen Personaldaten und der gemeldete Beginn liefern damit den konkreten Bezug für die Anfrage.
Bei einer Neuerkrankung ist der erste gemeldete Krankheitstag der Ausgangspunkt. Ein späterer Versandtag des Abrufs ändert diesen Bezug nicht. Die aktuell geltende GKV-Verfahrensbeschreibung, Version 3.2 empfiehlt wegen der Übermittlungszeit eine Abfrage frühestens einen Kalendertag nach der ärztlichen Feststellung. Im Beispiel mit Feststellung am Montag passt deshalb der Abruf ab Dienstag.
Für privatversicherte Beschäftigte ist derzeit kein elektronischer Arbeitgeberabruf über eine gesetzliche Krankenkasse vorgesehen; sie legen die Bescheinigung weiterhin selbst in Papierform vor, wie die Techniker für Arbeitgeber erläutert. Ein anderer Fall ist eine privatärztliche Feststellung bei gesetzlich Versicherten: Die GKV-Verfahrensbeschreibung, Version 3.2 sieht dafür den Rückmeldegrund „8 – Anderer Nachweis liegt vor“ vor. Er bestätigt das Vorliegen eines Nachweises, aber nicht dessen konkreten Zeitraum; die Beschäftigten legen die Bescheinigung deshalb weiterhin vor. § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz nennt außerdem ärztliche Feststellungen außerhalb der vertragsärztlichen Versorgung als abweichenden Nachweisfall.
Eine offene Rückmeldung als offene Aufgabe weiterführen
Die Rückmeldung wird der gemeldeten Arbeitsunfähigkeit zugeordnet, sobald sie vorliegt. Sie enthält unter anderem Beginn und voraussichtliches Ende, den Zeitpunkt der ärztlichen Feststellung sowie Erst- oder Folgemeldung. Eine Diagnose enthält die Rückmeldung nicht; die GKV-Feldbeschreibung für Arbeitgeberrückmeldungen führt die übermittelten Felder auf. Die Personalabrechnung kann den Nachweis damit am richtigen Zeitraum weiterführen.
Für die Personalübersicht helfen drei interne Arbeitsstände: Die Krankmeldung ist aufgenommen, die eAU ist angefragt und die Rückmeldung ist zugeordnet. Diese Einteilung zeigt, welcher Bearbeitungsschritt als Nächstes offen ist; die Krankenkasse verwendet für ihre Antwort eigene Rückmeldekennzeichen. Im Montagsbeispiel kann die Anfrage am Dienstag noch auf eine passende Antwort warten. So erkennt die zuständige Person den Stand, ohne den Personalnachweis mit der Terminliste zu vermischen.
Die Praxis kennt den gemeldeten Zeitraum.
Die Personalabrechnung hat den Abruf gestellt.
Die Rückmeldung ist beim Vorgang erfasst.
Interne Übersicht, keine Rückmeldecodes der Krankenkasse.
Ein verfrühter Abruf kann zunächst den Rückmeldegrund „04 – Nachweis liegt nicht vor“ auslösen. Die GKV-Verfahrensbeschreibung führt ihn als Zwischennachricht: Geht der ärztliche Nachweis innerhalb der folgenden 14 Kalendertage bei der Krankenkasse ein, kann sie die Daten noch nachmelden. Die Personalabrechnung führt den Vorgang deshalb zunächst offen und wartet die weitere Rückmeldung ab. Der Empfang bearbeitet währenddessen die Terminvereinbarungen. Ein offener eAU-Nachweis hält bereits bestätigte Patiententermine nicht auf.
Die betroffenen Termine auf einem eigenen aktuellen Stand halten
Für den Praxistag hilft der gemeinsame easymed-Kalender: Empfang und Behandler sehen die vorhandenen Besuche mit derselben zeitlichen Zuordnung. Tages- und Wochenansicht, Behandler- und Raumplanung machen passende Alternativen sichtbar. Die bestätigte neue Zeit wird am bestehenden Termin weitergeführt; eine noch offene Rückfrage bleibt bis zur Vereinbarung als solche behandelt.
Im Beispiel sind am Dienstag die Personalnachweise noch angefragt. Zwei Termine wurden nach bestätigter Rücksprache verschoben; eine weitere Anfrage zur Vertretung bleibt offen. Der Kalender zeigt damit bereits die vereinbarten neuen Zeiten, während die zuständige Person die letzte Terminfrage weiterbearbeitet. Für die Patientenkontakte zählt jeweils der tatsächliche Stand des eigenen Besuchs.
Personalvorgang daneben:
eAU noch angefragt
Eine alternative Zeit muss zur fachlichen Zuständigkeit, zum Behandler und zum Raum passen. Fragen Sie die betroffene Person, ob sie den Vorschlag wahrnehmen kann. Nach der Zustimmung wird daraus die neue Vereinbarung. Bereits passende Termine anderer Behandler laufen entsprechend ihrer vorhandenen Planung weiter.
Den Arbeitgeberweg im vorhandenen Arbeitsablauf weiterführen
Ein vertrauter Meldeweg und eine eindeutige Personalzuständigkeit reichen als Grundlage für die laufende Zusammenarbeit. Die Leitung nimmt den gemeldeten Ausfall auf, die Personalabrechnung betreut den Nachweis und der Empfang führt die Patiententermine weiter. Jede Rückmeldung ergänzt den Vorgang, zu dem sie gehört. Die nächste zuständige Person knüpft dadurch an den bereits vorhandenen Stand an.
easymed vereinfacht die Terminseite dieses Ablaufs: Das Team arbeitet im gemeinsamen Kalender mit vorhandenen Besuchen, Behandlern und Räumen. Über das Buchungsportal können Patienten Termine online buchen, verschieben oder absagen. Die Praxis bleibt organisatorisch handlungsfähig, während der Personalnachweis über den eingerichteten Arbeitgeberweg weiterläuft.
