Die elektronische Patientenakte (ePA) und die eigene Praxisakte erfüllen verschiedene Aufgaben. Die ePA bündelt wichtige Gesundheitsunterlagen für den Austausch zwischen beteiligten Einrichtungen; das Bundesgesundheitsministerium beschreibt die ePA für alle als versichertengeführte Akte für solche Informationen. Auch Physiotherapiepraxen können die ePA über die Telematikinfrastruktur nutzen, wenn ihre Praxis angebunden und für den konkreten Behandlungsfall zugriffsberechtigt ist. Die gematik nennt die ePA als TI-Dienst für Heilmittelpraxen; § 352 SGB V regelt den Zugriff zugelassener Heilmittelerbringender. Welche Informationen dort sichtbar sind, hängt von den geltenden Zugriffsrechten ab.
Die ePA ist kein vollständiges Abbild der täglichen Praxisdokumentation; die gematik ordnet die lokale Behandlungsdokumentation dem eigenen Praxisverwaltungssystem zu. Für den eigenen Behandlungsverlauf führt die Praxis weiter ihre eigene Akte. In easymed stehen dort Patientenstammdaten, Versicherung, Dokumente und Verlauf beim passenden Patienten; die Behandlungsdokumentation gehört zum jeweiligen Termin. Der Teamkalender zeigt die nächsten Behandlungsplätze, und Mitarbeiterrechte regeln, wer Bereiche sehen und bearbeiten darf. So kann das Team am vorhandenen Stand weiterarbeiten.
Was ein Bericht aus der ePA für den nächsten Kontakt bedeutet
Wenn ein Patient auf einen Bericht in der ePA hinweist, ordnen Sie ihn als externe Information ein. Bei vorhandenem TI-Zugang und passender Berechtigung kann die Physiotherapiepraxis die zugänglichen Unterlagen im Behandlungskontext nutzen. Halten Sie in der eigenen Akte den Bezug zum aktuellen Behandlungstermin fest; der im externen Bericht beschriebene Zeitraum bleibt ein eigener zeitlicher Bezug.
Die ePA ist eine Akte, keine direkt an eine bestimmte Kollegin gerichtete Nachricht. Wenn Sie eine Rückmeldung brauchen, nutzen Sie den vereinbarten direkten Kontaktweg; die gematik nennt KIM als Kommunikationsdienst für Heilmittelpraxen. So bleibt eine gezielte Rückfrage als eigener nächster Schritt erkennbar.
Die gemeinsame Praxisakte im Alltag nutzen
In easymed führt die digitale Patientenakte Stammdaten, Versicherungsinformationen, Dokumente und Behandlungsverlauf zusammen. Bei einem neuen Termin öffnen Sie denselben Patientenbezug und können an die bisherigen Sitzungen anschließen. Eine Kollegin kann eine eingegangene Unterlage zur Akte nehmen, während die behandelnde Person den zugehörigen Verlauf nutzt.
Diese Verbindung erleichtert eine häufige Situation: Eine Patientin bringt einen Bericht mit und hat zwei parallele Terminserien. Der Bericht gehört zu einem bestimmten Behandlungsanlass. Eine kurze Benennung von Anlass und Zeitraum macht die Unterlage für das Team verständlich. Der aktuell geöffnete Termin allein erklärt noch nicht, zu welcher Serie der Bericht inhaltlich gehört.
Patientinnen können digitale Anamnesefragebögen bei der Buchung oder im Patientenportal ausfüllen. Die Antworten stehen für die Vorbereitung in der Akte bereit. Der Teamkalender und die patientenbezogenen Unterlagen geben den gemeinsamen organisatorischen und fachlichen Bezug für den nächsten Kontakt.
Einen externen Bericht mit seinem eigenen Zeitbezug zuordnen
Ein externer Bericht kann einen früheren Behandlungszeitraum beschreiben und erst heute in Ihrer Praxis eingehen. Halten Sie deshalb drei Bezüge auseinander: den Zeitraum im Dokument, den Eingang in der Praxis und Ihre eigene aktuelle Beobachtung am Behandlungstermin. So erkennt das Team Herkunft und Reihenfolge der Informationen.
Herkunft und Zeitraum benennen
Für die digitale Praxisakte hilft bei einer externen Unterlage eine klare Quelle. Nennen Sie den erkennbaren Absender, die Dokumentart und den beschriebenen Zeitraum. Der Eingangstag gehört daneben als eigener zeitlicher Bezug. Eine kurze Bezeichnung verbindet die Unterlage mit dem passenden Patienten und erleichtert das Wiederfinden, ohne den Inhalt des Berichts als eigene Beobachtung erscheinen zu lassen.
Den Bezug zu mehreren Serien erklären
Bei zwei parallelen Serien betrifft der Bericht im Beispiel nur eine davon. Die Zuordnung nennt diesen Anlass ausdrücklich. Die Kollegin kann den Bericht dann mit der passenden Serie verbinden, statt den Zusammenhang aus dem zuletzt geöffneten Kalenderplatz abzuleiten. Der Name der Patientin bleibt der gemeinsame Personenbezug; Anlass und Zeitraum ergänzen den fachlichen Zusammenhang.
Eine spätere Fassung anschließen
Später erhält die Praxis eine überarbeitete Fassung. Sie wird mit ihrem neuen Eingang und dem erkennbaren Bezug zur früheren Unterlage aufgenommen. Der ältere Bericht erklärt weiterhin den damaligen Informationsstand. Die neue Fassung bildet die Grundlage für den aktuellen Kontakt, soweit sie dessen Anliegen betrifft.
Eine eigene Verlaufsnotiz kann kurz erklären, welche Information für die heutige Behandlung verwendet wurde. So stehen externe Unterlagen und eigene Beobachtungen in einer verständlichen Reihenfolge. Eine gezielte Rückfrage ist dort sinnvoll, wo eine konkrete Angabe des neuen Berichts für die Behandlung noch erläutert werden muss.
Vom Verlauf zum eigenen Bericht
Für einen eigenen Bericht stehen Auftrag, Zeitraum und relevante Behandlungsnotizen im Mittelpunkt. Wählen Sie die Sitzungen aus, die den beschriebenen Verlauf tatsächlich erklären. Eine wichtige externe Information kann fachlich hinzugenommen werden, während ihre Herkunft in der eigenen Darstellung erkennbar bleibt.
Das optionale KI-Therapiebericht-Modul von easymed erstellt einen Entwurf aus ausgewählten eigenen Dokumentationstexten und einer eigenen Berichtsvorlage. Die behandelnde Person liest den Entwurf, ergänzt die fachlich erforderlichen Angaben und gibt den Bericht frei. Der fertige Bericht wird anschließend in der Patientenakte abgelegt. Das Modul nutzt den KI-Zugang von aimbit oder den eines eigenen Anbieters.
Damit übernimmt easymed das erneute Zusammenstellen und Ausformulieren ausgewählter eigener Einträge. Das Team wählt weiterhin die passenden Sitzungen und die Vorlage für den konkreten Auftrag aus; die behandelnde Person prüft und vervollständigt den Entwurf.
§ 630f BGB verlangt eine Behandlungsakte in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Behandlung. Werden Einträge später berichtigt oder geändert, müssen der ursprüngliche Inhalt und der Zeitpunkt der Änderung erkennbar bleiben. Das betrifft Änderungen an der eigenen Behandlungsakte. Bei einer externen neuen Berichtsfassung geht es zusätzlich darum, ihren Eingang und den Bezug zur früheren Unterlage verständlich festzuhalten.
Unterlagen bei der Übergabe gemeinsam nutzen
In der gemeinsamen Praxisakte kann das Team den vorhandenen Informationsstand am nächsten Kontakt wieder aufnehmen. Ein Dokument mit verständlicher Bezeichnung, eine dazugehörige Notiz und der nächste Termin ergänzen sich. Die Übergabe benennt den tatsächlich nächsten Schritt, etwa eine erwartete Antwort zum externen Bericht oder den Beginn einer neuen Serie.
Für den internen Teamüberblick ordnet das easymed-Praxis-Postfach E-Mails dem Patienten zu. So kann eine Kollegin die Nachricht zusammen mit den vorhandenen Unterlagen und dem nächsten Termin einordnen.
Die eigene digitale Patientenakte in der Physiotherapie wird so zum Arbeitsort für den Verlauf der Praxis: Der externe Bericht behält Herkunft und Zeitbezug, die eigene Dokumentation bleibt dem Behandlungstermin zugeordnet, und das Team setzt die nächste Sitzung auf einer gemeinsamen Grundlage.
