Bei Ergotherapie hängt der nächste Schritt davon ab, wer die Behandlung veranlasst und über welchen Weg sie abgerechnet wird: gesetzliche Krankenversicherung, gesetzliche Unfallversicherung oder private Vereinbarung. Diese Wege sollten schon beim Erstkontakt auseinandergehalten werden. Die passende Unterlage, eine mögliche Zulassung und die zuständige Rückfrage sind je nach Kostenträger verschieden.
Mit easymed für Ergotherapie bleiben Stammdaten, Versicherungsangaben, Dokumente und Verlauf in der Patientenakte mit Terminen verbunden. Für private Behandlungen erstellen Sie Rechnungen aus den erfassten Leistungen und hinterlegten Preisen. Das Team kann damit an einem gemeinsamen Informationsstand weiterarbeiten, während die Kostenträgerfrage anhand der jeweiligen Verordnung oder Vereinbarung geklärt wird.
GKV, Unfallversicherung oder privat: den Kostenträgerweg klären
Fragen Sie bei einer neuen Anfrage zuerst, was die Person konkret vorhat und welche Grundlage bereits vorliegt. Ordnen Sie die Anfrage als GKV-Verordnung, Unfallversicherungsfall oder private Vereinbarung ein. Die Antwort bestimmt, welche Unterlage geprüft und welcher nächste Schritt vorbereitet wird.
- Gesetzliche Krankenversicherung: Die Ergotherapie wird nach der geltenden Heilmittel-Richtlinie auf Grundlage einer gültigen Verordnung erbracht. Die Heilmittel-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses und der aktuelle Ergotherapie-Vertrag des GKV-Spitzenverbands beschreiben Verordnungs- und Versorgungsregeln.
- Gesetzliche Unfallversicherung: Bei einem Arbeitsunfall oder einer Berufskrankheit werden die Angaben zur zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse sowie zum vorgesehenen Behandlungsweg wichtig. Dafür gelten eigene Voraussetzungen der Unfallversicherung.
- Private Behandlung: Die Praxis erläutert die vereinbarte Leistung, den Preis und den Rechnungsweg. Die versicherte Person klärt mit ihrer privaten Versicherung oder Beihilfestelle, welche Erstattung für den konkreten Fall gilt.
Ein Foto oder eine knappe Notiz der vorhandenen Verordnung hilft dem Team, eine offene Angabe gezielt zu benennen: etwa „Ausstellungsdatum fehlt auf der Kopie“ statt „Kostenträger unklar“. Halten Sie die offene Frage und den erwarteten nächsten Schritt bei der Anfrage fest. So kann die Person die passende Unterlage nachreichen, ohne dass der Empfang den gesamten Fall neu aufnehmen muss.
GKV-Zulassung: Praxisstart und Angebot anhand der Anforderungen planen
Wenn Ihre Ergotherapiepraxis Leistungen mit gesetzlichen Krankenkassen abrechnen soll, braucht sie die Zulassung nach § 124 SGB V. Der Vertrag zur Versorgung mit Ergotherapie nach § 125 SGB V legt unter anderem fachliche, räumliche und organisatorische Anforderungen fest. Die aktuelle Vertragsseite des GKV-Spitzenverbands führt die geltenden Vertragsunterlagen, die Zulassungsanlage und notwendige Angaben auf der Heilmittelverordnung zusammen.
Für die Praxisplanung ist die Zulassungsanlage besonders konkret: Sie nennt eine gesamte Therapiefläche von mindestens 20 m² und grundsätzlich einen Therapieraum von mindestens 12 m² für jede gleichzeitig tätige Leistungserbringerin oder jeden gleichzeitig tätigen Leistungserbringer. Bei nicht überschneidenden Therapiezeiten sieht die Anlage eine Ausnahme von der einzelnen Raumvorgabe vor. Sie enthält außerdem Pflichtausstattung für Ergotherapiepraxen. Prüfen Sie diese Liste, bevor Sie Räume verbindlich aufteilen oder eine zusätzliche parallele Behandlungszeit planen.
Ein hilfreicher Startplan verbindet drei Angaben: Welche Angebote werden in der Praxis erbracht? Welche fachliche und räumliche Grundlage ist für den jeweiligen Versorgungsweg erforderlich? Welche Bestätigung liegt dazu bereits vor? Ein für den GKV-Start vorbereiteter Raum lässt sich direkt einplanen. Eine noch offene Zulassungsfrage zur Erweiterung geht gezielt an die verantwortliche Person. Der Empfang kann die freigegebenen Angebote bereits klar kommunizieren.
GKV-Verordnung: Ausstellungsdatum und Dringlichkeit beim Termin beachten
Nach dem aktuellen Ergotherapie-Vertrag muss die Behandlung grundsätzlich innerhalb von 28 Kalendertagen nach Ausstellung der Verordnung beginnen. Ist ein dringlicher Behandlungsbedarf vermerkt, gilt eine Frist von 14 Kalendertagen. Für Verordnungen aus dem Entlassmanagement ist der Behandlungsbeginn innerhalb von sieben Kalendertagen nach der Krankenhausentlassung vorgesehen. Diese Fristen stehen in § 6 des GKV-Vertrags für Ergotherapie.
Für die Terminvergabe heißt das: Notieren Sie das Ausstellungsdatum und prüfen Sie, ob die Verordnung als dringlich oder als Entlassmanagement gekennzeichnet ist. Ordnen Sie den ersten Behandlungstermin dieser Frist zu. Die Patientin oder der Patient erhält so eine konkrete Aussage, ob der angebotene Termin zum verordneten Behandlungsweg passt. In easymed erfassen Sie Verordnungsangaben in der Patientenübersicht und verbinden die Behandlung mit dem gemeinsamen Kalender; das Team findet die Informationen am passenden Patientenkontakt.
Arbeitsunfall: den DGUV-Weg getrennt aufnehmen
Eine Person kann beim Erstkontakt ihre Krankenversicherung nennen und zugleich von einem Arbeitsunfall berichten. Das reicht allein noch nicht, um den Abrechnungsweg festzulegen. Fragen Sie, ob die Anfrage über eine Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse geführt wird, welche ärztliche Verordnung vorliegt und wer bei einer noch offenen Freigabe Auskunft geben kann.
Die DGUV-Information zur Ergotherapie beschreibt die besonderen Voraussetzungen für diesen Versorgungsbereich. Ergotherapie nach einem Unfall kann der Durchgangsarzt oder der beteiligte Handchirurg verordnen; bei anderen Ärztinnen und Ärzten braucht es zuvor die Einwilligung des zuständigen Unfallversicherungsträgers. Auch an die behandelnden Therapeutinnen und Therapeuten werden besondere fachliche, räumliche und apparative Anforderungen gestellt. Prüfen Sie deshalb für das eigene Angebot die DGUV-Unterlagen und halten Sie bei einer Anfrage den zuständigen Träger sowie die vorhandene Verordnung fest.
Ein praktischer nächster Schritt ist eine genaue Notiz, zum Beispiel: „Verordnung vom Durchgangsarzt liegt vor; Rückfrage zur zuständigen Unfallkasse ist offen.“ Die Vertretung sieht, was bereits geklärt ist und an welcher Stelle die Anfrage fortgesetzt werden kann. Kontaktdaten und Dokumente bleiben in der easymed-Patientenakte auffindbar.
Private Ergotherapie-Angebote und Erstattung verständlich trennen
Bei einer privaten Behandlung beschreibt die Praxis die vereinbarte Leistung, den Preis und die vorgesehene Rechnungsstellung. Für die Anfrage bei der Versicherung helfen konkrete Angaben: Bezeichnung und Umfang der Leistung, Dauer oder Anzahl der Termine, Einzelpreis und geplanter Zeitraum. Damit kann die Person ihre Erstattungsfrage auf das tatsächliche Angebot beziehen.
Die Zusage oder Höhe einer Erstattung beantwortet die jeweils zuständige Versicherung oder Beihilfestelle. Die Praxis kann die nötigen Kosteninformationen bereitstellen und die eigene Rechnung nachvollziehbar ausweisen. Für den Bundesbereich veröffentlicht das Bundesverwaltungsamt ein Merkblatt zu Heilmitteln mit einer Übersicht der beihilfefähigen Höchstbeträge. Nutzen Sie die für die betroffene Person geltenden Unterlagen, statt aus einem Beispielwert eine allgemeine Erstattungszusage abzuleiten.
Ein Beispiel: Eine Person möchte vor einer privaten ergotherapeutischen Leistung wissen, welche Kosten sie einreichen kann. Die Praxis gibt ihr die Leistungsbeschreibung und den vereinbarten Preis mit. Die Person fragt damit bei ihrer Versicherung nach. Kommt die Antwort zurück, ordnet das Team sie der Person, Leistung und dem besprochenen Zeitraum zu. Die private Vereinbarung und die Antwort zur Erstattung bleiben so nachvollziehbar beieinander.
Zwei Kostenträgerwege derselben Person auseinanderhalten
Eine bekannte Patientin kann nach einer abgeschlossenen GKV-Behandlung mit einer neuen privaten Anfrage zurückkommen. Die vorhandene Patientenakte enthält weiterhin die Kontaktdaten, frühere Dokumente und den bisherigen Verlauf. Für die neue Leistung ergänzt das Team die neuen Preisabsprachen, Unterlagen und Termine, sodass sie zum aktuellen Vorgang gehören.
Das ist besonders hilfreich, wenn zwei Anfragen zeitlich nah beieinanderliegen. Eine frühere Verordnung bleibt dem früheren Behandlungsfall zugeordnet. Eine private Zusatzanfrage bekommt ihren eigenen Leistungs- und Rechnungsbezug. Die Zuordnung verhindert, dass eine neue private Rechnung versehentlich mit einer älteren Verordnung oder Terminserie zusammengeführt wird.
Verständliche Namen für Leistung und Unterlage helfen dabei: etwa „GKV-Verordnung, Ersttermin am …“ und „Privatangebot, Preisabsprache vom …“. Das Team erkennt im Gespräch, auf welche Behandlung sich eine Rückfrage bezieht. Die Ergotherapie-Praxissoftware von easymed verbindet Patientenakte, Termine und Privatabrechnung in derselben Verwaltung.
Eine neue Ergotherapieleistung vor der ersten Anfrage vorbereiten
Bevor Sie ein neues privates Angebot veröffentlichen, legen Sie fest, wie Sie es im Gespräch beschreiben: Welche Leistung ist enthalten, wie lange dauert ein Termin, welcher Preis gilt und wie wird die Rechnung gestellt? Ergänzen Sie die Information, die Interessierte vor ihrer Entscheidung brauchen. Bei einer erwarteten Erstattung kann die Person mit genau diesen Angaben vorab ihre zuständige Stelle fragen.
Wenn Sie eine neue GKV-Leistung planen, prüfen Sie zusätzlich, wie sie zum aktuellen Vertrag, zur Zulassung der Praxis und zur Qualifikation der Behandelnden passt. Eine fachlich geplante Erweiterung und eine bereits bestätigte Abrechnungsgrundlage sind unterschiedliche Stände. Eine kurze Angebotsübersicht für das Team kann beides sichtbar machen: vorhandene Leistungen für die Terminvergabe und eine offene Anforderung mit der zuständigen Ansprechperson.
Patientenakte, Termine und private Rechnungen gemeinsam nutzen
In easymed stehen Versicherung, Verlauf, Dokumente und Hinweise in der Patientenakte bereit; der gemeinsame Kalender führt die Behandlungstermine. Für Ergotherapie können Sie Muster-13-Verordnungen mit Diagnose, Menge und Frequenz erfassen. Bei privaten Behandlungen erstellen Sie die Rechnung aus dem Termin, der erfassten Leistung und dem hinterlegten Preis; offene Rechnungen und Zahlungserinnerungen bleiben in derselben Verwaltung sichtbar. Digitale Selbstauskunft und Einwilligungen helfen bei der Vorbereitung der Aufnahme.
Der HMV-Katalog für Ergotherapie und die zugehörige Kassenabrechnung sind auf der aktuellen easymed-Seite für Ergotherapie als in Vorbereitung beschrieben. Für den GKV-Weg zählen deshalb weiterhin die geltende Zulassung, der aktuelle Vertrag und die jeweilige Verordnung. Für den Praxisalltag verbindet easymed schon jetzt Patienteninformationen, Terminorganisation und private Rechnungen, damit Ihr Team beim nächsten Schritt auf den vorhandenen Stand zurückgreifen kann.
