Eine Franchise-Praxis zu kündigen, zu übertragen oder unter eigener Marke fortzuführen, sind unterschiedliche Übergänge. Entscheiden Sie zuerst, was am Ende bestehen bleibt: ein Betrieb mit neuer Inhaberin im System, Ihr eigener Betrieb unter anderer Marke oder ein geschlossener Standort. Danach lassen sich Vertrag, Räume, Marke, Termine und Unterlagen einem konkreten nächsten Schritt zuordnen.
Wenn der neue Betrieb mit easymed arbeitet, organisiert das Team Termine im gemeinsamen Kalender, hält Stammdaten, Verlauf, Dokumente und Hinweise in der Patientenakte fest und dokumentiert Behandlungen je Termin. Rechte je Mitarbeiter lassen sich nach den Aufgaben verteilen. So kann das Team seinen künftigen Praxisalltag früh abbilden; für bestehende Behandlungsunterlagen werden Aufbewahrung, Zuständigkeit und berechtigter Zugriff passend zum Übergang geklärt.
Systemvertrag, Praxisbetrieb und Räume folgen oft unterschiedlichen Vereinbarungen und Zeitplänen. Die Zustimmung des Franchisegebers entscheidet daher nicht automatisch über Mietvertrag, Geräte oder Dienste. Umgekehrt beendet der Markenwechsel nicht von selbst alle laufenden Verpflichtungen. Ein Übergabeplan hält diese Entscheidungen getrennt und führt sie zum geplanten Stichtag zusammen.
Das gewünschte Ergebnis vor der Kündigung benennen
Unterscheiden Sie drei Ziele: Eine Nachfolgerin führt den Betrieb im Franchise-System weiter, Sie bleiben selbstständig unter eigener Marke am Standort oder die Praxis schließt. Für jedes Ziel ändern sich Beteiligte, notwendige Bestätigungen und Aufgaben. Ein Markenwechsel ist keine Systemnachfolge; bei einer Schließung wird wiederum kein neuer Praxisbetrieb am Ort eingerichtet.
Im Beispiel übernimmt eine Nachfolgerin den Betrieb und beantragt die vorgesehene Systemzustimmung. In einem zweiten Fall führt die bisherige Inhaberin die Praxis unter eigener Marke weiter. Bei einer Schließung werden Standort und Angebote beendet. Schreiben Sie deshalb von Beginn an auf, ob eine Systemnachfolge, die Weiterführung unter eigener Marke oder die Schließung geplant ist.
Legen Sie für den gewählten Weg einen Stichtag und eine kurze Aufgabenübersicht an. Jede Zeile nennt den benötigten Beschluss oder Nachweis, eine verantwortliche Person und den nächsten Termin. Ein klarer Status wie „bestätigt“, „Unterlage angefragt“ oder „Rückmeldung offen“ macht den Fortschritt sichtbar. Ändert sich das Ziel, prüfen Sie nur die betroffenen Vereinbarungen und Schritte erneut.
Franchisevertrag und Beendigungsfolgen konkret prüfen
Lesen Sie die unterschriebene Vertragsfassung samt Nachträgen. Markieren Sie Laufzeit und Frist, Voraussetzungen einer Übertragung, Form der Zustimmung, Pflichten bis zum Ende, offene Gebühren sowie die Rückgabe von Unterlagen oder Ausstattung. Halten Sie außerdem fest, welche Rechte für Marke, Schulungsmaterial und Systemzugänge nach dem vereinbarten Ende gelten.
Die IHK Elbe-Weser beschreibt Franchiseverträge als individuell ausgestaltete Verträge und empfiehlt, die Folgen der Beendigung konkret festzuhalten. Deshalb gibt es für Ihren Übergang keinen verlässlichen Ersatz für die tatsächlich unterschriebenen Bedingungen. Fragen Sie die Zentrale schriftlich, welche Unterlagen sie für eine Übertragung benötigt und welche Schritte sie bis zum Ende des Vertrags erwartet.
Führen Sie neben offenen Fragen auch bestätigte Antworten mit Datum und Bezug zur Vertragsstelle. So ist bei der Übergabe nachvollziehbar, ob beispielsweise noch Materialien, Geräte oder Zugangsdaten zurückzugeben sind und welche Verpflichtungen bis zum Stichtag bestehen. Eine mündliche Abstimmung wird für alle Beteiligten leichter nutzbar, wenn ihr Ergebnis kurz schriftlich festgehalten ist.
Nachfolgerin und künftigen Betrieb vorbereiten
Bei einer Nachfolge sind zwei Dinge auseinanderzuhalten: die Zustimmung zum neuen Systempartner und die Bereitschaft, den Praxisalltag zu übernehmen. Fragen Sie den Franchisegeber nach konkreten Kriterien, benötigter Einarbeitung und einem möglichen neuen oder angepassten Vertrag. Die künftige Betreiberin plant zugleich Personal, Finanzierung, Öffnungszeiten und die benötigten Abläufe am Standort.
Im Beispiel stellt die Nachfolgerin ihren geplanten Betrieb und die vorgesehene Besetzung vor. Die Zentrale prüft ihre Systemkriterien; Vermieter und Geräteanbieter erhalten nur die für ihre Vereinbarung benötigten Informationen. Führen Sie Fristen nicht unter einem einzigen Sammelpunkt, sondern notieren Sie, welche Bestätigung von wem abhängt. So lässt sich früh erkennen, ob eine geplante Übernahme am vorgesehenen Tag umgesetzt werden kann.
Einen endgültigen Übergabetermin verbinden Sie mit den Voraussetzungen, die dafür tatsächlich erfüllt sein müssen: etwa Systemzustimmung, wirksame Vereinbarung und geklärter Raumweg. Ist ein Punkt noch offen, benennen Sie die fehlende Unterlage, die zuständige Person und einen realistischen Rückmeldetermin. Das gibt der bisherigen Inhaberin und der Nachfolgerin eine gemeinsame Grundlage für ihre Planung.
Systemzustimmung und Raumübernahme getrennt bestätigen
Prüfen Sie den Miet- oder Pachtvertrag einzeln. Wer darf die Räume übernehmen, muss der Vermieter zustimmen und welche Unterlagen benötigt er? Klären Sie auch, ab wann die Nachfolgerin Miete, Nebenkosten oder vereinbarte Umbauten übernimmt. Vereinbaren Sie den Umgang mit Kaution, Schlüsseln und möglichen Rückbaupflichten anhand des konkreten Vertrags.
Im Beispiel liegt die Systemzustimmung vor, während die Raumübernahme noch offen ist. Die Nachfolgerin klärt Vermieter, benötigte Unterlagen und Zeitpunkt der Rückmeldung. Die Übergabe bleibt offen, bis beide Bestätigungen vorliegen und der Praxisbetrieb am vereinbarten Ort beginnen kann.
Dasselbe Prinzip hilft bei Leasing, Wartungsverträgen, Telefonie und anderen laufenden Diensten. Notieren Sie für jeden Vertrag, ob er übernommen, beendet oder neu abgeschlossen wird und wer dafür zuständig ist. Der Schlüsselwechsel ersetzt keine Vereinbarung mit dem jeweiligen Vertragspartner. Ein kurzer Statusvermerk verhindert, dass eine fällige Rate oder ein notwendiger Termin erst nach dem Betreiberwechsel auffällt.
Markenlizenz und öffentliche Kontaktpunkte abstimmen
Bei der eigenen Weiterführung unter neuer Marke richten Sie die Planung nach dem Ende der tatsächlichen Lizenz aus. Das DPMA nennt bei Markenlizenzen mögliche Beschränkungen nach Gegenstand, Gebiet und Zeit. Prüfen Sie deshalb die konkrete Vereinbarung: Welche Leistungen und welcher Standort sind umfasst, wer darf die Marke nutzen und bis wann? Die Registrierung einer Lizenz ersetzt diese Prüfung des Vertrags nicht.
Erstellen Sie anschließend eine Liste der tatsächlich genutzten Kontaktpunkte: Beschilderung, Website, Buchungsseite, Informationsblätter und lokale Profile. Weisen Sie jedem Kanal eine verantwortliche Person und einen Änderungstermin zu. Neue Angaben sollten die richtige Telefonnummer, Adresse, Öffnungszeiten und den vorgesehenen Buchungsweg nennen. Bei einer Systemnachfolge klären Sie mit der Zentrale, welche dieser Kanäle weitergeführt und wer sie künftig pflegt.
Ändert sich das Angebot, führen Sie die Änderung auf jedem betroffenen Kanal nach. Eine neue Startseite hilft Patienten wenig, wenn ein örtliches Profil weiterhin auf eine nicht mehr zuständige Person verweist. Prüfen Sie deshalb nicht nur den sichtbaren Namen, sondern auch Kontaktwege und Informationen, über die Menschen Termine anfragen.
Termine und offene Patientenanliegen zuordnen
Ordnen Sie bestätigte Termine, offene Rückfragen und neue Anfragen jeweils einer erreichbaren Person zu. Notieren Sie den vorgesehenen nächsten Kontakt und das Datum, ab dem die neue Zuständigkeit gilt. Bei bestätigten Terminen sollte klar sein, wer ihre Durchführung übernimmt und wie die betroffene Person bei einer Änderung informiert wird.
Im Beispiel arbeitet das Team eine Liste der offenen Anliegen durch. Für einen bestätigten Termin wird die zuständige Therapeutin benannt; eine noch offene organisatorische Rückfrage erhält einen Kontakt und einen Termin für die Antwort. Neue Anfragen bekommen den künftig gültigen Buchungsweg. So werden laufende Kommunikation und öffentliche Umstellung aufeinander abgestimmt.
Falls sich Öffnungszeiten, Team oder Leistungsangebot ändern, teilen Sie nur die Änderung mit, die für den jeweiligen Termin oder die Anfrage wichtig ist. Ein allgemeiner Markenhinweis ersetzt keinen konkreten nächsten Schritt. Halten Sie die verantwortliche Person im Teamplan fest, damit Rückfragen vor und nach dem Wechsel am passenden Ort ankommen.
Behandlungsunterlagen: Aufbewahrung und Nutzung auseinanderhalten
§ 630f BGB verlangt grundsätzlich, eine Behandlungsakte zu führen und sie zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit keine andere Frist gilt. Planen Sie für die Übergabe, wer die jeweiligen Unterlagen verwahrt, wo sie erreichbar sind und welche Person auf sie zugreifen darf. Die Weiterbehandlung in einer neuen Praxis ist eine gesonderte Frage der Berechtigung und des tatsächlichen Übergangs.
Die Datenschutzaufsicht Niedersachsen erläutert in ihrer Orientierung zum Verkauf einer Arztpraxis, dass der Kauf allein keine Berechtigung zur Nutzung der Patientendaten für eigene Zwecke begründet. Sie beschreibt getrennte Verwahrung und eine Einwilligung, wenn die Nachfolgepraxis Daten zur Weiterbehandlung nutzen soll. Die FAQ behandelt an dieser Stelle ausdrücklich den Verkauf einer Arztpraxis; für eine Franchise-Therapiepraxis sind die eigenen Verantwortlichkeiten und Bedingungen zu klären. Die Orientierung macht den wichtigen Unterschied zwischen Aufbewahrung und neuer Verwendung sichtbar.
Erfassen Sie für den konkreten Bestand, welche Akten weiterhin verwahrt werden, wer Anfragen dazu bearbeitet und wie ein zulässiger Zugriff im Übergangsfall dokumentiert wird. Wenn Behandlungen fortgesetzt werden, klären Sie, welche Informationen dafür benötigt werden und wie die betroffenen Personen erreicht werden. Die bestehende Praxisdokumentation bleibt so mit einer benannten Zuständigkeit verbunden, während neue Behandlung und alte Aufbewahrung getrennt geplant werden.
Digitale Zugänge und Kontaktangaben gemeinsam umstellen
Listen Sie die verwendeten Konten und Systeme auf: Website, Buchungszugang, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefon, lokale Profile und Zugänge zum Praxisverwaltungssystem. Notieren Sie den Vertragsinhaber, die künftige zuständige Person und den bestätigten Wechselweg. Prüfen Sie außerdem, welche Teamrollen nach dem Übergang weiterhin benötigt werden und welche Berechtigungen zum bisherigen Betrieb gehören.
Im Beispiel wird die öffentliche Kontaktinformation zum vereinbarten Termin umgestellt. Offene Anliegen und Termine bleiben einer benannten Person zugeordnet. Der alte Systemzugang endet nach der bestätigten Übergabe; eine Abschlussprüfung gleicht Website, Buchungsweg, Zuständigkeiten und berechtigte Zugriffe miteinander ab.
Prüfen Sie vor dem Stichtag, ob die neuen Kontaktangaben funktionieren und die verantwortlichen Teammitglieder Zugriff auf ihre künftigen Arbeitsbereiche haben. Beenden Sie alte Zugänge erst entsprechend dem bestätigten Übergabeweg. So bleiben Website, Terminannahme und Verantwortlichkeiten im gleichen Stand, während nicht mehr benötigte Berechtigungen geordnet auslaufen.
Den Übergang mit klaren Zuständen abschließen
Fassen Sie am Ende die bestätigte Übernahme oder Beendigung, den Raumweg, den Markenstand, die Zuständigkeit für Unterlagen und die offenen Vorgänge zusammen. Zu jedem Restpunkt gehören eine verantwortliche Person und ein nächster Termin. Der Abschluss muss nicht bedeuten, dass jede spätere Rückfrage schon erledigt ist; wichtig ist, dass sie ihren klaren Ansprechpartner behält.
Im Beispiel sind nach dem Betreiberwechsel noch zwei Fragen zu früheren Rechnungen offen. Sie bleiben beim benannten Kontakt mit einem festgelegten Prüftermin. Die übrigen Vereinbarungen und öffentlichen Angaben sind bestätigt. Der Übergabeplan zeigt dadurch, welche Aufgaben abgeschlossen sind und welche im normalen Praxisbetrieb weiterlaufen.
Ein geordneter Franchise-Übergang beginnt mit dem gewünschten Ziel und verbindet anschließend Vertrag, Räume, Marke, Kontakte und Unterlagen mit nachvollziehbaren Zuständen. Wenn Sie früh eine künftige Praxissoftware auswählen, kann das Team den neuen Termin- und Dokumentationsablauf ebenfalls vorbereiten.
