Zwei Therapeutinnen möchten gemeinsam eine Praxis gründen. Fachlich verstehen sie sich gut und teilen die Vorstellung einer freundlichen Arbeitsumgebung. Beim Gespräch über den Betrieb zeigt sich jedoch ein Unterschied: Eine möchte früh ein Team aufbauen, die andere zunächst selbst behandeln und ihre Arbeitswoche begrenzen. Für eine gemeinsame Praxisgründung zählt deshalb, ob beide aus ihren persönlichen Zielen einen tragbaren Startumfang mit klaren Aufgaben und Zuständigkeiten ableiten können.
Vergleichen Sie Ihre Ziele, bevor Sie Räume, Ausstattung und einen umfangreichen Businessplan vorbereiten. Ähnliche Wünsche sind hilfreich, doch die konkreten Zeitanteile und Führungsaufgaben zeigen, wie die Zusammenarbeit im Alltag aussehen soll. Eine frühe Klärung macht sichtbar, welche Teile des Praxisstarts bereits gemeinsam beschlossen sind und wo eine Entscheidung noch fehlt.
Für die spätere Ablaufprobe bietet der easymed-Teamtarif für Praxen mit mehreren Behandlern einen gemeinsamen Kalender mit einer Spalte je Behandler. Patientenakte und Behandlungsdokumentation je Termin liegen ebenfalls in der Praxissoftware. Damit können Sie einen geplanten Terminweg anhand der vereinbarten Arbeitszeiten und Rollen durchgehen. Die easymed-Funktionen zeigen, wie diese Bereiche zusammenarbeiten.
Jede Person beschreibt zunächst ihren eigenen gewünschten Betrieb
Beginnen Sie mit zwei getrennten Notizen. Jede Person beantwortet dieselben Fragen: Welche Leistungen soll die Praxis anbieten? Wie viel der eigenen Woche soll auf Behandlung, Organisation und Führung entfallen? Welche Aufgaben möchte sie selbst übernehmen? Wann soll eine mögliche Teamerweiterung beginnen? Welche persönliche Grenze ist verbindlich, welche Vorliebe verhandelbar und welche Frage noch offen?
Im Beispiel möchte die erste Gründerin neben der Behandlung früh Mitarbeitende gewinnen und die fachliche Entwicklung des Teams begleiten. Die zweite möchte zunächst selbst behandeln, ihre eigene Woche begrenzen und gemeinsame Praxisführung in wenigen festen Abschnitten organisieren. Die Notizen zeigen zwei gewünschte Rollen, bevor die Gründerinnen daraus einen gemeinsamen Startplan ableiten.
Beschreiben Sie einen gewünschten Alltag statt nur ein Schlagwort. „Mehr Freiheit“ kann eigene fachliche Entscheidungen, eine begrenzte Behandlungswoche oder die Gestaltung eines Teams meinen. Schreiben Sie auf, woran Sie dieses Ziel im Praxisbetrieb erkennen würden: etwa an den eigenen Arbeitszeiten, am Entscheidungsspielraum oder an einer klar verteilten Leitungsaufgabe.
Halten Sie persönliche Grenzen so fest, dass sie für die Planung verständlich sind. Die andere Person muss nicht sämtliche privaten Gründe für eine Zeitgrenze kennen. Wichtig ist, wann jemand zuverlässig verfügbar ist und welchen eigenen Beitrag sie übernehmen möchte. Das macht die Rollenklärung konkret und lässt persönliche Einzelheiten bei der jeweiligen Person.
Gemeinsamkeiten und Unterschiede an denselben Fragen vergleichen
Legen Sie beide Notizen nebeneinander und vergleichen Sie dieselben Bereiche: das fachliche Startangebot, die eigene Behandlungszeit, die Praxisorganisation, den gewünschten Zeitpunkt eines Teamaufbaus und die Entscheidungen, die beide gemeinsam treffen wollen. Halten Sie den geplanten Anfang von der späteren Entwicklung getrennt. So vergleichen Sie dieselbe Praxisphase und sehen, welche Erwartungen tatsächlich voneinander abweichen.
Im Beispiel stimmen beide beim fachlichen Anfangsangebot überein. Unterschiedlich sind der gewünschte Zeitpunkt des Teamaufbaus und die verfügbare Zeit für Praxisführung. Offen bleibt, wer die zusätzliche Personalgewinnung und spätere Einarbeitung übernehmen würde. Die Gründerinnen notieren deshalb ein gemeinsames Startangebot, unterschiedliche Entwicklungsvorstellungen und eine offene Führungsaufgabe.
Die IHK Reutlingen empfiehlt in ihrem Leitfaden zur Teamgründung, gemeinsame Ziele und Erwartungen sowie Rollen und Aufgaben früh zu klären. Sortieren Sie Ihre Notizen entsprechend in drei Bereiche: gemeinsam beschlossen, unterschiedlich gewünscht und noch zu entscheiden. Dadurch sehen beide, worauf sie bereits aufbauen können.
Fragen Sie bei jedem Unterschied nach seiner konkreten Bedeutung. „Ich möchte ein Team“ lässt offen, ob eine zusätzliche Person gleich zum Start oder erst später vorgesehen ist. „Ich möchte begrenzt arbeiten“ sagt noch nicht, welche Organisationsaufgaben in die verfügbare Woche passen. Unterscheiden Sie verbindliche Bedingungen, verhandelbare Vorlieben und fehlende Informationen. Ein schneller Mittelwert wie „irgendwann im ersten Jahr“ löst die Aufgabenfrage nicht, wenn niemand den dafür nötigen Beitrag übernehmen kann.
Einen wichtigen Unterschied bis zu seinen praktischen Folgen verfolgen
Bearbeiten Sie zuerst den Unterschied, der weitere Vorbereitungen beeinflusst. Ein früher Teamaufbau umfasst beispielsweise die Suche nach einer passenden Person, die Vorbereitung ihres Einstiegs und die anschließende Zusammenarbeit im Alltag. Die gemeinsame Idee eines Teams verteilt diese Aufgaben noch nicht. Benennen Sie den eigenen Beitrag, der für jeden Schritt gebraucht wird.
Das Existenzgründungsportal des Bundeswirtschaftsministeriums erläutert zur Teamgründung, dass Verantwortung und Entscheidungsbereiche früh festgelegt und Absprachen samt späterer Änderungen schriftlich festgehalten werden sollen. Übertragen Sie diese Fragen auf Ihre Praxis: Wer bereitet Personalfragen vor? Welche Entscheidungen kann eine Person im vereinbarten Rahmen selbst treffen? Was stimmen beide gemeinsam ab? Wie erfährt die andere vom Ergebnis?
Für jede wichtige Aufgabe halten Sie vier Punkte fest: verantwortliche Person, eigener Entscheidungsspielraum, erforderliche Abstimmung und Zeitpunkt für eine erneute gemeinsame Durchsicht. Bei einer Einstellung kann zum Beispiel eine Gründerin die Vorauswahl übernehmen, während beide über die Besetzung entscheiden. Das ist eine mögliche Aufteilung, die beide ausdrücklich vereinbaren können.
Prüfen Sie anschließend, ob die Aufgabe in den persönlichen Wochenplan passt. Wer Mitarbeitende einarbeiten möchte, plant dafür Zeit neben der eigenen Behandlung ein. Wer die eigene Woche begrenzt, benennt, welche regelmäßigen Organisationsaufgaben darin Platz haben. Bleibt die Arbeitsmenge für beide nachvollziehbar, können Sie den Startumfang darauf abstimmen. Eine noch unzugeordnete Aufgabe bleibt als offene Frage sichtbar.
Zwei Startmöglichkeiten anhand des persönlichen Beitrags betrachten
Formulieren Sie zwei tatsächlich unterscheidbare Möglichkeiten und vergleichen Sie sie mit derselben Grundlage: gleiche fachliche Ausrichtung, gleicher vorgesehener Praxisstart und dieselben persönlichen Grenzen. Ändern Sie zunächst nur die Entscheidung, die Sie klären möchten. Sonst lässt sich schwer erkennen, welcher Teil der Planung den Unterschied im eigenen Arbeitsbeitrag ausmacht.
In Möglichkeit A tragen beide ihre eigene Behandlung und die vereinbarten gemeinsamen Organisationsabschnitte. Den Teamaufbau betrachten sie nach ersten eigenen Erfahrungen erneut. In Möglichkeit B plant die erste Gründerin zusätzlich Personalaufbau und Einarbeitung ein und übernimmt dafür weniger eigene Behandlung. Die zweite bestätigt den eigenen, klar benannten Beitrag zur Zusammenarbeit.
Vergleichen Sie beide Möglichkeiten entlang derselben Fragen: Welche Aufgaben entstehen? Wer übernimmt sie? Welche eigene Zeit ist dafür vorgesehen? Welche Entscheidungen trifft eine Person allein, welche treffen beide? Welche Informationen fehlen noch? Lassen Sie Unbekanntes offen, bis die Gründerinnen es geklärt haben.
Bitten Sie anschließend jede Person, die gewählte Möglichkeit in eigenen Worten zu erklären. Was wird beim Start vorbereitet? Welche eigene Aufgabe kommt hinzu? Welche Entwicklung wird später erneut betrachtet? Weichen die Antworten voneinander ab, klären Sie genau diesen Punkt, bevor Sie weitere Vorbereitungen auf unterschiedlichen Annahmen aufbauen.
Ein späterer Teamaufbau kann ein gemeinsames Entwicklungsziel bleiben, auch wenn er nicht zum ersten Startumfang gehört. Vereinbaren Sie einen konkreten Anlass für die erneute Entscheidung, zum Beispiel nachdem beide erste Erfahrungen mit Behandlungs- und Organisationszeit gesammelt haben. So bleibt die Entwicklung sichtbar und der tatsächliche Startumfang verständlich.
Eine gemeinsame Entscheidung mit den verbleibenden Fragen festhalten
Schreiben Sie nach dem Gespräch eine kurze Entscheidungsnotiz. Sie hält fest, welchen Startumfang beide gewählt haben, welchen eigenen Beitrag jede Person übernimmt und welche Punkte noch eine Klärung brauchen. Damit gehen Businessplan, Aufgabenverteilung und weitere Gründungsschritte von derselben Planung aus.
Notieren Sie das fachliche Startangebot, die geplanten Arbeitsanteile, die Zuständigkeiten und die Entscheidungen, die beide gemeinsam treffen. Ergänzen Sie offene Fragen um die benötigte Information, eine Person, die sie beschafft, und den nächsten Abstimmungsanlass. Eine kurze Notiz genügt, wenn sie zeigt, was feststeht und was als nächstes zu tun ist.
Im Beispiel entscheiden sich die Gründerinnen zunächst für einen Start zu zweit. Beide übernehmen die benannten Organisationsaufgaben innerhalb ihrer verfügbaren Zeit. Sie halten fest, wann sie den Teamaufbau erneut betrachten und welche Erfahrungen aus der Anfangsphase dafür wichtig sind. Der Wachstumswunsch bleibt Teil ihrer gemeinsamen Planung, sein Zeitpunkt und die Aufgaben dafür sind noch offen.
Wenn die Ziele vorerst nicht zusammenpassen, benennen Sie die Bedingung, die eine Einigung verhindert. Vielleicht möchte eine Person den frühen Teamaufbau selbst verwirklichen, während die andere den dafür nötigen gemeinsamen Beitrag nicht übernehmen kann. Dann können Sie den Startumfang neu entwerfen oder den nächsten verbindlichen Schritt zurückstellen, bis beide ein gemeinsames Vorhaben beschreiben.
Für die wirtschaftliche und vertragliche Vorbereitung verwenden Sie die bestätigten Rollen und den ausgewählten Umfang als gemeinsame Ausgangslage. Markieren Sie Annahmen, die noch nicht geklärt sind. So können die folgenden Entscheidungen an einem konkreten Praxisbild ansetzen.
Die ausgewählte Zusammenarbeit an einem digitalen Ablauf prüfen
Nach der Zielklärung gehen Sie einen passenden Praxisablauf durch: Eine Patientin verschiebt einen Termin, die Behandlerzeiten werden angepasst und die Behandlung wird anschließend dokumentiert. Legen Sie anhand Ihrer Entscheidungsnotiz fest, wer die Änderung aufnimmt, wer die betroffene Zeit prüft und welche Person den Verlauf nach dem Termin dokumentiert. So wird die Rollenverteilung an einer wiederkehrenden Aufgabe greifbar.
Im easymed-Teamkalender stehen die Behandler in eigenen Spalten. Patientenakte und Behandlungsdokumentation halten Stammdaten, Verlauf und Befund je Termin fest. An diesem Terminweg können Sie sehen, ob die vereinbarten Arbeitszeiten und der dokumentierte nächste Schritt zu den Rollen passen, die Sie für Ihre gemeinsame Praxis gewählt haben.
Wenn der Ablauf eine Lücke zeigt, ergänzen Sie sie in Ihrer Notiz. Muss eine Person an einem Tag erreichbar sein, an dem sie laut Zielplanung nicht arbeitet, passen Sie Zeitfenster oder Zuständigkeit bewusst an. Prüfen Sie anschließend gemeinsam, ob der geänderte Beitrag weiterhin zu den persönlichen Zielen und zum geplanten Startumfang passt.
Ihre gemeinsame Praxisgründung wird konkreter, wenn Sie erst die eigenen Ziele verstehen, sie an denselben Fragen vergleichen und Aufgaben samt offenen Punkten festhalten. Beginnen Sie mit dem Unterschied, der Ihren Startumfang am stärksten beeinflusst.
