Ein gemeinsamer Infoabend von Apotheke und Therapiepraxis lässt sich gut planen, wenn beide Einrichtungen eine Frage beantworten, die Besucher tatsächlich verbindet. Klären Sie zuerst, was die Gäste am Ende wissen oder als Nächstes tun können sollen. Daraus ergeben sich Thema, Beiträge, Anmeldung und der richtige Kontakt für individuelle Anliegen.
Ein passender Schwerpunkt kann zum Beispiel lauten: „Gut vorbereitet zum nächsten Gesundheitskontakt“. Die Apotheke erklärt ihr Beratungsangebot, die Praxis ihren Aufnahmeweg. Jede Seite spricht über das eigene Angebot; eine Moderation verbindet die Beiträge und hält Zeit sowie Fragen im Blick.
Wenn aus dem Abend ein persönlicher Behandlungstermin in der Therapiepraxis entstehen soll, kann easymed den nächsten Praxisschritt abbilden: Patientinnen und Patienten buchen, verschieben oder sagen Termine im Buchungsportal der Praxis ab. Die Veranstaltung selbst erhält einen eigenen Anmeldeweg. So bleibt eine Platzreservierung klar von einem Behandlungstermin getrennt. Mehr zur Online-Terminbuchung für Therapiepraxen.
Ein gemeinsames Thema mit einem verständlichen Ergebnis wählen
Beginnen Sie mit einer Frage aus dem Alltag der Besucher, nicht mit einer langen Liste möglicher Vorträge. Überlegen Sie, welche Information beide Teams aus ihrer jeweiligen Zuständigkeit beitragen können. Mögliche Schwerpunkte sind die Vorbereitung auf einen nächsten Gesundheitskontakt, der Zugang zu einem Beratungsangebot oder die Frage, welche Unterlagen bei einer ersten Kontaktaufnahme hilfreich sind.
Im Veranstaltungsbeispiel lautet das Ergebnis: Gäste wissen, welchen Kontakt sie für ihr Anliegen nutzen und was sie zu einem vereinbarten Termin mitbringen können. Die Einladung sagt dieses Ergebnis in einem Satz. Eine konkrete Beschreibung hilft Interessierten bei der Entscheidung und gibt den Referierenden zugleich eine Grenze: Was gehört zum angekündigten Thema, was bleibt ein eigener Gesprächstermin?
Wenn der Abend pharmazeutische Dienstleistungen behandelt, stimmt die Apotheke vorab ab, welches ihrer Angebote sie tatsächlich vorstellt und an wen Besucher sich wenden können. Die ABDA bündelt Informationen zu pharmazeutischen Dienstleistungen, stellt Materialien für Patientengruppen bereit und nennt für eine kommerzielle Nutzung ihrer Dokumente auf Veranstaltungen eine Abdruckgenehmigung. Das erleichtert die Vorbereitung mit passenden Fachmaterialien; Inhalte, Kontakt und gegebenenfalls Nutzungsfreigabe bleiben bei der jeweils verantwortlichen Einrichtung.
Gesundheitsthemen sollten sich in wenigen klaren Aussagen vermitteln lassen. Das Bundesministerium für Gesundheit nennt für die Inhalte von gesund.bund.de verständliche Sprache, nutzerfreundliche Struktur, Barrierefreiheit, neutrale Formulierungen und grafische Unterstützung als Qualitätskriterien. Als redaktionelle Übertragung für den Infoabend empfiehlt sich deshalb ein klarer Schwerpunkt, gut lesbare Folien und ein sichtbarer Kontaktweg. Das ist eine praktische Gestaltungsidee für die Veranstaltung, keine örtliche Veranstaltungsregel.
Die Rollen der Referierenden und der Moderation festlegen
Ordnen Sie jedem Abschnitt eine verantwortliche Person zu. Die Apotheke übernimmt ihren fachlichen Beitrag, die Praxis ihren beschriebenen Teil. Die Moderation führt durch den gemeinsamen Weg, achtet auf die Zeit und ordnet Fragen dem passenden Abschnitt zu.
Im Beispiel arbeiten zwei Referierende und eine moderierende Person zusammen. Die Referierenden stimmen ihre Übergänge vorab ab. Die Moderation hält fest, welcher Kontakt für persönliche Fragen nach dem Abend genannt wird. Allgemeine organisatorische Fragen kann sie direkt beantworten.
| Rolle | Konkrete Aufgabe |
|---|---|
| Apotheke | Eigenes Angebot, Zugang und passende Informationsmaterialien bestätigen |
| Therapiepraxis | Aufnahmeweg, Terminarten und benötigte Unterlagen erklären |
| Moderation | Beiträge verbinden, allgemeine Fragen zuordnen und Zeit im Blick behalten |
| Veranstaltungskoordination | Einladung, Anmeldung, Raum und bestätigte Kontakte zusammenführen |
Legen Sie fest, wer die gemeinsame Einladung und die Kontaktangaben freigibt. Beide Einrichtungen prüfen nur die Aussagen über das eigene Angebot. Vor dem Versand stimmen sie außerdem Titel, Ort, Beginn und Anmeldeweg ab. So lässt sich eine gemeinsame Veranstaltung ankündigen, ohne die Zuständigkeit für einzelne Inhalte zu verwischen.
Klären Sie auch, wer am Veranstaltungstag organisatorische Fragen beantwortet und wie die Referierenden den Raum erreichen. Halten Sie dafür einen aktuellen Kontakt fest. Die Gäste brauchen vor allem eine eindeutige Ansprechperson für Anmeldung und Ankunft; interne Zuständigkeiten können auf einem kurzen Ablaufblatt stehen.
Einen ruhigen Ablauf mit ausreichend Zeit für Übergänge planen
Geben Sie dem Abend einen Anfang, einen erkennbaren Wechsel zwischen den Beiträgen und einen Abschluss mit Kontaktmöglichkeiten. Legen Sie vorab fest, welche Frage nach jedem Teil in den offenen Austausch gehört. Die Moderation kann den Übergang mit einem Satz vorbereiten: „Wir haben gerade den Beratungsweg der Apotheke gehört; jetzt erklärt die Praxis, wie ein erster Kontakt dort abläuft.“
Im Beispiel dauert der gemeinsame Teil 75 Minuten: zehn Minuten Begrüßung, zwanzig Minuten Apothekenbeitrag, zwanzig Minuten Praxisbeitrag, fünfzehn Minuten allgemeine Fragen und zehn Minuten Abschluss mit Kontaktmöglichkeiten. Die Beiträge beziehen sich auf denselben angekündigten Schwerpunkt.
| Teil im Veranstaltungsbeispiel | Zeit |
|---|---|
| Begrüßung | 10 Minuten |
| Apothekenbeitrag | 20 Minuten |
| Praxisbeitrag | 20 Minuten |
| Allgemeine Fragen | 15 Minuten |
| Abschluss und Kontakte | 10 Minuten |
Erproben Sie den Wechsel mit den Folien oder Materialien, die tatsächlich gezeigt werden. Ein gemeinsames Blatt zum Patientenweg kann die Beiträge verbinden: Es benennt die erste Kontaktstelle, den nächsten Schritt und die dazugehörige Ansprechperson. Die Moderation kündigt an, wer übernimmt und wann allgemeine Fragen Platz haben.
Planen Sie Aufbau, Tonprüfung und Ankunft vor dem angekündigten Beginn des gemeinsamen Teils. Diese Vorbereitungszeit gehört in den internen Kalender, nicht in den 75-Minuten-Ablauf für Besucher. Wenn Beiträge unterschiedliche technische Anforderungen haben, klären Sie vorher, wer Laptop und Präsentation bedient.
Raum und Anmeldung auf das tatsächliche Format abstimmen
Die Raumwahl richtet sich nach der angekündigten Personenzahl und der Art der Beiträge. Achten Sie darauf, dass die Gäste Präsentationsfläche und Referierende sehen, die Fragen verständlich hören und den Raum gut erreichen können. Ein klarer Weg vom Eingang zu den Plätzen erleichtert die Ankunft.
Im Beispiel werden zwanzig Plätze mit gut sichtbarer Präsentationsfläche geplant. Ein kleiner Tisch hält die gemeinsamen Kontaktblätter bereit. Die Teilnehmenden müssen nicht für jeden Abschnitt in eine neue Ecke wechseln. Der ruhige Aufbau unterstützt den gemeinsamen Gedankengang.
KI Generiert
Nutzen Sie für die Platzreservierung einen eindeutigen Anmeldeweg und benennen Sie den Kontakt, der Zu- und Absagen zusammenführt. Wenn Anmeldung über mehrere Kanäle möglich ist, wird ein gemeinsamer aktueller Stand geführt. Eine Platzanfrage ist dabei von einer bestätigten Teilnahme zu unterscheiden. Prüfen Sie die Raumplanung anhand der tatsächlichen Rückmeldungen und der vorgesehenen Bestuhlung.
Die Anmeldung zum Infoabend und der persönliche Praxistermin erfüllen verschiedene Zwecke. Ein Gast meldet sich über den angekündigten Veranstaltungsweg für einen Platz an. Möchte er anschließend einen Termin in der Therapiepraxis vereinbaren, kann das easymed-Buchungsportal für die freigegebenen Praxisangebote genutzt werden; die Praxis kann den Buchungsweg nach Neu- und Bestandspatienten unterscheiden. Die Praxis verlinkt das Portal auf ihrer Website. Die Veranstaltungskoordination bleibt für die Gästeliste zuständig.
Das Kontaktblatt sollte auch ohne Smartphone verständlich sein. Nennen Sie Einrichtung, Anlass und Kontakt in gut lesbarer Form. Ein QR-Code kann zusätzlich auf eine passende Informationsseite führen, ersetzt aber keine klare Bezeichnung des dahinterliegenden Angebots. Wenn die Apotheke eigene Informationsmaterialien verwendet, wird auf dem Blatt erkennbar, von welcher Einrichtung sie stammen.
Fragen des Publikums verständlich einordnen
Die Moderation sammelt allgemeine Fragen zum gemeinsamen Schwerpunkt und ordnet sie dem passenden Beitrag zu. Fragen nach dem Ablauf, dem Anmeldeweg oder mitzubringenden Unterlagen lassen sich meist im Raum beantworten, sobald die Einrichtungen ihre Angaben bestätigt haben. Eine Frage, die eine persönliche Einschätzung erfordert, bekommt einen eigenen Kontakt.
Benennen Sie diese Gesprächsformen schon zu Beginn freundlich. Ein möglicher Moderationssatz lautet: „Allgemeine Fragen zum Ablauf beantworten wir gern hier. Für ein persönliches Anliegen nennen wir Ihnen nach dem Beitrag den passenden Kontakt.“ So wissen Gäste, wann eine Frage in den gemeinsamen Teil passt und wann ein Einzelgespräch hilfreicher ist.
Im Beispiel fragt eine Person nach einer Änderung ihrer eigenen Arzneimittelangaben. Die Apotheke nennt den Zugang für den persönlichen Beratungskontakt. Eine andere Frage zur Raumadresse wird direkt geklärt. Beide Anliegen führen zu einem konkreten nächsten Schritt, obwohl sie unterschiedliche Gesprächsformen benötigen.
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persönlichen Beratungskontakt
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Raumadresse wird direkt geklärt
Legen Sie Kontaktblätter so aus, dass die Besucher die Zuständigkeit erkennen. Für die Apotheke und die Praxis stehen jeweils der passende Kontakt und der Anlass für den nächsten Schritt. Ein allgemeiner gemeinsamer QR-Code reicht nicht, wenn dahinter nur eine unklare Startseite steht. Die Information soll auch ohne Smartphone verständlich bleiben und den tatsächlich angebotenen Kontakt nennen.
Nach dem Abend den Informationsweg verbessern
Besprechen Sie zeitnah, was Gäste wiederholt gefragt haben und an welcher Stelle sie nach einem Kontakt gesucht haben. War der Schwerpunkt aus der Einladung im Ablauf wiederzuerkennen? Waren der Übergang zwischen den Beiträgen und die Kontaktangaben verständlich? Diese Fragen zeigen konkret, ob Einladung, Zeitplan oder Kontaktblatt angepasst werden sollte.
Halten Sie eine kleine Änderung mit einer zuständigen Person fest. Wenn mehrere Besucher nach dem Unterschied zwischen Platzanmeldung und Praxistermin fragen, kann der Hinweis in der Bestätigung oder auf der Abschlussfolie deutlicher stehen. Wenn der Raumkontakt gesucht wurde, ergänzen Sie einen Wegweiser oder eine klare Zeile in der Einladung.
Für eine nächste Veranstaltung prüfen beide Teams, ob Thema, Raum und personeller Aufwand zum Interesse und zum eigenen Angebot passen. Ein gelungener Abend muss nicht automatisch größer werden. Ein verständlicher Patientenweg, bestätigte Rollen und erreichbare Kontakte bilden eine gute Grundlage für eine weitere Zusammenarbeit.
Ein gemeinsamer Infoabend wird für Besucher überschaubar, wenn ein gemeinsames Thema, klare Beiträge und ein erreichbarer Anschluss zusammenpassen. Ein Beispielzeitplan gibt Orientierung; die jeweilige Einrichtung bleibt für ihre Inhalte zuständig. Für den persönlichen Praxistermin kann easymed anschließend den Buchungsschritt übernehmen, während die Veranstaltung ihren eigenen Anmeldeweg behält.
