Das Honorar für eine selbstständige Ernährungsberatung sollte die ganze Leistung abbilden: neben dem Gespräch auch Vorbereitung, Protokollauswertung, Dokumentation und vereinbarte Rückmeldungen. In easymed kann die Praxis eine private Rechnung aus dokumentierten Leistungen erstellen und offene Rechnungen im Blick behalten. Die Preise und den angebotenen Leistungsumfang legt die Praxis selbst fest.
Ein praktischer Kalkulationsweg beginnt deshalb bei einer klaren Leistungseinheit und führt über ihren tatsächlichen Zeitbedarf zur Jahresplanung. Anschließend wird vor dem Termin verständlich vereinbart, was enthalten ist. So passen Angebot, erbrachte Leistung und Privatrechnung zusammen.
Beratungsleistungen als klare Einheiten beschreiben
Ein Erstgespräch, ein Folgetermin und die Auswertung eines Ernährungsprotokolls können unterschiedliche Arbeitsschritte enthalten. Beschreiben Sie zuerst, was die Person für das vereinbarte Honorar erhält. Bei einem Erstgespräch kann das die Sichtung vorhandener Unterlagen, das Gespräch und eine kurze Dokumentation des vereinbarten nächsten Schritts umfassen. Beim Folgetermin kommen je nach Angebot die Sichtung des Verlaufs, das Gespräch und die nächste Vereinbarung hinzu.
Bei einer Protokollauswertung sollte klar sein, welchen Zeitraum und welche Unterlagen Sie betrachten und ob die Besprechung der Ergebnisse dazugehört. Sie können sie als eigene Leistung anbieten oder in ein Beratungspaket einschließen. In beiden Fällen hilft eine konkrete Leistungsbeschreibung dabei, Doppelberechnungen zu vermeiden: Eine bereits im Paket enthaltene Auswertung wird nicht zusätzlich als Einzelposition angesetzt.
Prüfen Sie pro Einheit, welche Ergebnisse für den nächsten Kontakt bereitstehen sollen. Dazu können eine fachliche Zusammenfassung, eine Dokumentation der besprochenen Inhalte oder eine vereinbarte Rückmeldung gehören. Der Umfang richtet sich nach dem tatsächlichen Angebot und Ihrer Qualifikation. Diese Beschreibung ist später die gemeinsame Grundlage für die Zeitplanung, das Angebot und die Rechnung.
Vor- und Nachbereitung in den Gesamtzeitaufwand aufnehmen
Die Gesprächsdauer allein zeigt nicht, wie viel Arbeitszeit eine Leistung beansprucht. Erfassen Sie auch, wie lange Sie Unterlagen sichten, ein Ernährungsprotokoll auswerten, den Verlauf dokumentieren und eine vereinbarte Rückmeldung vorbereiten. Bei wiederkehrenden Angeboten können Sie die Zeiten zunächst über mehrere Fälle beobachten und danach einen realistischen Durchschnitt für die Kalkulation bilden.
Im Beispiel beansprucht ein Erstgespräch 60 Minuten. Die Beraterin benötigt zusätzlich 20 Minuten, um vorhandene Unterlagen zu sichten, 20 Minuten für die Verlaufsdokumentation und 20 Minuten für die vereinbarte kurze Rückmeldung. Die Einheit umfasst damit zwei Stunden tatsächliche Arbeit, auch wenn das persönliche Gespräch eine Stunde dauert.
Eine Leistung läuft über den Terminrand hinaus
Auch das Schreiben der Rechnung kostet Praxiszeit. Diese wiederkehrende Verwaltungsarbeit muss nicht zwangsläufig als eigene Patientenposition auftauchen. Nehmen Sie sie in die allgemeine Jahresplanung auf oder berücksichtigen Sie sie über den Zeitbedarf Ihrer Angebote. So bleibt eine Rechnung nachvollziehbar, ohne jede interne Tätigkeit einzeln aufzuführen.
Jahresbedarf und verfügbare Einheiten in einer Beispielrechnung verbinden
Für die Kalkulation brauchen Sie zwei Planwerte: den Jahresbedarf, den Ihre Praxis mit ihren Leistungen decken soll, und die realistische Zahl an Leistungseinheiten, die Sie dafür tatsächlich anbieten können. Im Jahresbedarf können laufende Praxiskosten, das geplante Einkommen und Rücklagen berücksichtigt werden. Bei der Kapazität zählen die Arbeitsstunden für das gesamte Angebot, einschließlich der jeweils zugehörigen Vor- und Nachbereitung. Verwaltungszeit, Fortbildung und freie Zeiten dürfen nicht so behandelt werden, als wären sie durchgehend verkäufliche Beratungsstunden.
Die von der KfW unterstützte Gründerplattform empfiehlt ebenfalls, realistisch abrechenbare Arbeitszeit und die Kosten des eigenen Geschäftsmodells gemeinsam zu betrachten. Für eine Ernährungspraxis lässt sich diese Planung auf konkrete Leistungseinheiten herunterbrechen: Einbezogen wird nicht nur die Zeit im Termin, sondern der vereinbarte Gesamtaufwand pro Fall (Stundensatz berechnen: Gründerplattform).
Im Zahlenbeispiel plant die Praxis einen Jahresbedarf von 72.000 Euro und 1.200 Arbeitsstunden für ihre Beratungsleistungen ein. Bei zwei Stunden Gesamtarbeit je Einheit entstehen rechnerisch 600 Einheiten im Jahr. 72.000 Euro geteilt durch 600 Einheiten ergeben 120 Euro als Planwert je Einheit.
Beispielrechnung · Jahresplanung
Alle Beträge sind Beispielwerte. Der Planwert verteilt den Jahresbedarf auf den beschriebenen Arbeitsumfang.
Wird in einer anderen Einheit zusätzlich eine halbe Stunde Protokollauswertung vereinbart, dauert sie zweieinhalb Stunden. Bei derselben jährlichen Zeitkapazität passen dann 480 solcher Einheiten in den Plan; derselbe Jahresbedarf entspricht 150 Euro je Einheit. Die Zahlen zeigen, wie stärkerer Zeitaufwand die Kalkulation verändert. Sie sind Beispielwerte, keine allgemeine Honorarempfehlung.
Vergleichen Sie die Planwerte mit dem tatsächlichen Aufwand und der Nachfrage nach Ihrem Angebot. Wenn eine Leistung regelmäßig länger dauert als vorgesehen, können Sie den Umfang, die Abläufe oder den Preis für künftige Vereinbarungen anpassen. Ein Preisvergleich kann zusätzlich helfen, die eigene Positionierung einzuordnen; er ersetzt nicht die Rechnung mit Ihren Kosten und Ihrer verfügbaren Zeit.
Privathonorar und vereinbarte GKV-Vergütung getrennt betrachten
Das private Honorar der Praxis ist kein allgemeiner Marktpreis und lässt sich nicht pauschal aus einer einzelnen Verbandsliste übernehmen. Der GKV-Spitzenverband veröffentlicht für Ernährungstherapie nach § 125 SGB V eine eigene Vergütungsvereinbarung mit festgelegten Leistungen und Preisen für diesen Vertragsbereich. Sie betrifft den entsprechenden zugelassenen GKV-Weg und ist keine Preisliste für jedes private Beratungsangebot (Vergütungsvereinbarung Ernährungstherapie).
Wenn eine Person mit einem möglichen Zuschuss ihrer Krankenkasse plant, stimmen Sie die voraussichtlichen Kosten und den angebotenen Umfang vor dem Start ab. Der VDOE empfiehlt, Interessierte vorab über Ablauf und Kosten zu informieren und auf Wunsch einen Kostenvoranschlag zu erstellen. Eine Rückmeldung der Kasse ist ein eigener Finanzierungsschritt; sie ersetzt nicht die klare Vereinbarung Ihres Praxishonorars (Hinweise des VDOE).
Für einen Behandlungsvertrag verpflichtet § 630c Absatz 3 BGB den Behandelnden in bestimmten Fällen, vor Beginn in Textform über die voraussichtlichen Kosten zu informieren, wenn eine vollständige Kostenübernahme durch Dritte nicht gesichert ist. Das ist ein guter Anlass, die eigene Kosteninformation in den Ablauf einzubauen und nicht erst mit der späteren Rechnung zu beginnen (§ 630c BGB).
Leistungsumfang und Kosten vor dem Termin vereinbaren
Ein klares Angebot nennt die Leistung, ihre Dauer oder den vereinbarten Umfang, den Preis und die Bestandteile, die bereits eingeschlossen sind. Für ein Beratungspaket können Sie etwa Ersttermin, eine vereinbarte Protokollauswertung und ein Folgetreffen einzeln aufführen oder als Gesamtpaket beschreiben. Entscheidend ist, dass die Person erkennen kann, welche Termine und Arbeiten der genannte Gesamtpreis umfasst.
Benennen Sie zusätzliche Arbeiten, wenn sie außerhalb des besprochenen Umfangs liegen. Soll eine umfangreiche Protokollauswertung hinzukommen, klären Sie vor der Auswertung, welche Unterlagen und welcher Aufwand vorgesehen sind und welches Honorar dafür gilt. Eine neue Rückmeldung, die über die ursprüngliche Vereinbarung hinausgeht, stimmen Sie ebenfalls ab, bevor Sie sie einplanen.
Bei einer Kostenschätzung für mehrere Termine hilft eine kurze Übersicht mit Zahl der Kontakte, enthaltenen Vor- und Nacharbeiten und möglichen Zusatzleistungen. Der VDOE beschreibt die Kosteninformation und einen Kostenvoranschlag auf Wunsch als Teil des Ablaufs vor einer Ernährungsberatung. So kann die Person die geplante Leistung einordnen, bevor sie sich für den Umfang entscheidet.
Die Privatrechnung an der dokumentierten Leistung ausrichten
Nach der Beratung ordnen Sie die tatsächlich erbrachte Leistung der richtigen Person und dem Kontakt zu. Halten Sie Datum, Leistungsart und den vereinbarten Umfang so fest, dass der spätere Rechnungsbetrag daran anschließen kann. In easymed kann die Praxis aus dokumentierten Leistungen eine private Rechnung erstellen und offene Rechnungen im Blick behalten.
- Kontakt
- richtige Person
- Datum
- Leistungszeitpunkt
- Leistung
- vereinbarter Umfang
Der Praxispreis folgt der vorherigen Vereinbarung. Die Rechnung führt die dokumentierte Leistung weiter.
Die Rechnungsangaben sollten zur erbrachten Leistung passen. Für Rechnungen, auf die § 14 UStG anzuwenden ist, nennt das Gesetz unter anderem die vollständigen Namen und Anschriften, Ausstellungsdatum und Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, den Leistungszeitpunkt, das Entgelt sowie die zutreffende Steuerangabe (§ 14 UStG). Bei einer Paketleistung lässt sich die Rechnung an der vorher vereinbarten Beschreibung ausrichten; bei getrennt vereinbarten Positionen werden die jeweiligen Leistungen einzeln erkennbar.
Die Praxis legt weiterhin fest, welche Angebote sie zu welchem Preis erbringt. easymed unterstützt den Übergang von der dokumentierten Leistung zur Privatrechnung und den Überblick über offene Rechnungen. Eine Honorarkalkulation oder ein Preisvorschlag ist damit nicht verbunden: Die Praxis entscheidet über Leistungsumfang, Vereinbarung und Honorar.
