Jobsharing am Praxisempfang teilt eine gemeinsame Stelle auf zwei Teilzeitkräfte. Für eine durchgehend betreute Empfangszeit zählen deshalb die einzelnen Arbeitsfenster und ihre Überschneidung. Das Beispiel 9 bis 13 Uhr und 12 bis 16 Uhr zeigt den Unterschied: Acht Personenstunden ergeben sieben Stunden Empfangsabdeckung.
easymed unterstützt den gemeinsamen Alltag mit Teamkalender und Patientenakte. Beide Kolleginnen finden die vereinbarten Termine und die dazugehörigen Patienteninformationen am selben Praxisstand; Mitarbeiterrechte lassen sich passend zu den Aufgaben festlegen. Patientinnen und Patienten können freie Zeiten online buchen und erhalten eine automatische Bestätigung. Die Übergabe konzentriert sich so auf die tatsächlich offene Frage.
Die gemeinsame Rolle mit einem erreichbaren Ergebnis beschreiben
Die gemeinsame Empfangsrolle verbindet einen betreuten Empfangsweg, einen nachvollziehbaren Bearbeitungsstand und den passenden Kontakt für Praxisfragen. Im Beispiel teilen sich zwei Verwaltungskräfte diesen Aufgabenbereich. Therapeutische Entscheidungen bleiben bei den jeweiligen Fachpersonen.
Beide können die vereinbarten Verwaltungsaufgaben übernehmen: Termine im gemeinsamen Kalender finden, eine organisatorische Frage aufnehmen und den nächsten Schritt weitergeben. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales nennt regelmäßige Abstimmung und Informationsaustausch als Voraussetzungen für Jobsharing. Bei langen Servicezeiten kann Arbeitsplatzteilung helfen, die Betreuung abzudecken. Das BMAS beschreibt das Modell und seine Voraussetzungen.
§ 13 Teilzeit- und Befristungsgesetz bezeichnet die vereinbarte Aufteilung eines Arbeitsplatzes als Arbeitsplatzteilung. Bei einer Verhinderung besteht eine Vertretungspflicht, wenn die andere Person im Einzelfall zugestimmt hat oder der Arbeitsvertrag eine Vertretung bei dringenden betrieblichen Gründen vorsieht und sie im Einzelfall zumutbar ist. Halten Sie deshalb Empfangsaufgaben, vereinbarte Zeiten und Vertretungsbedingungen ausdrücklich fest.
Arbeitszeit und betreute Abdeckung getrennt rechnen
Im Tagesbeispiel arbeitet Person A von 9 bis 13 Uhr und Person B von 12 bis 16 Uhr. Beide haben jeweils vier Stunden, zusammen acht Personenstunden. Von 9 bis 16 Uhr ergeben sich sieben Stunden Empfangsabdeckung; zwischen 12 und 13 Uhr sind beide gemeinsam da.
Die gemeinsame Stunde gehört zu beiden Arbeitsfenstern, verlängert aber die abgedeckte Tageszeit nicht. Zeichnen Sie diese Fenster neben die gewünschten Empfangszeiten ein. Tatsächliche Pausen und deren Betreuung ergänzen den vollständigen Tagesplan.
Zeichnen Sie zusätzlich die Zeiten ein, zu denen der Empfang persönlich oder telefonisch erreichbar sein soll. So wird sichtbar, ob die gemeinsame Anwesenheit Raum für die Übergabe lässt und ob an einem Rand des Tages noch eine Lücke bleibt. Wenn der Empfang von 9 bis 16 Uhr betreut sein soll, ist die Beispielrechnung rechnerisch geschlossen; Pausen und weitere Unterbrechungen kommen in den konkreten Plan.
Während der Überschneidung gemeinsam entscheiden
Die gemeinsame Zeit hilft bei einer wirklich offenen Frage. Im Beispiel vergleichen beide Kolleginnen einen Änderungswunsch mit der bestätigten Rückmeldung und vereinbaren die nächste organisatorische Handlung. Der aktuelle Stand bleibt am vorgesehenen Vorgang verständlich.
Für die Übergabe genügen vier Angaben: welcher Termin betroffen ist, was bereits bestätigt wurde, welche Frage noch offen ist und wer als Nächstes handelt. Bei einer Terminänderung ist dann klar, ob die neue Zeit schon feststeht oder noch eine Rückmeldung aussteht. Eine Kollegin bleibt für den laufenden Empfang ansprechbar; die andere kann die offene Frage klären.
Für einen bereits gebuchten Termin schauen beide im gemeinsamen Kalender nach dem aktuellen Stand. Die Patientenakte hält die zugehörigen Stammdaten, Dokumente und Hinweise je Patient bereit, soweit die jeweilige Mitarbeiterrolle darauf zugreifen darf. So konzentriert sich die Abstimmung auf das noch Nötige, statt bekannte Angaben erneut zu übertragen.
Zugriffe und gemeinsame Regeln vor dem Start erproben
Nutzen Sie für den Start einen Terminwunsch als gemeinsamen Testfall: Person A ordnet ihn im Kalender zu und hält die offene Frage fest; Person B findet mit dem eigenen Zugang die für ihre Aufgabe vorgesehene Patienteninformation und nennt den nächsten Schritt.
Die Rechte lassen sich je Mitarbeiter festlegen. Prüfen Sie, ob beide Kolleginnen mit ihren Zugängen die benötigten Termine und Patienteninformationen finden. Fehlt eine Angabe, vereinbaren Sie, wer sie ergänzt und wie der neue Stand für die nächste Übergabe erkennbar ist.
Abwesenheit als geplanten dritten Zustand aufnehmen
Im Abwesenheitsbeispiel fällt Person A aus. Person B behält zunächst ihr vereinbartes Fenster von 12 bis 16 Uhr; für 9 bis 12 Uhr wird die zusätzliche Abdeckung oder der geänderte Kontaktweg festgelegt. Der Tagesplan zeigt die tatsächlich betreute Zeit.
Vereinbaren Sie die Vertretungsbedingungen ausdrücklich. § 13 nennt die Zustimmung zur Vertretung im Einzelfall sowie eine arbeitsvertraglich vorgesehene, im Einzelfall zumutbare Vertretung bei dringenden betrieblichen Gründen. Eine klare Vereinbarung macht den passenden Abwesenheitsweg für beide verständlich.
Ein dauerhafter Ausfall ist gesondert zu behandeln: Das BMAS hält fest, dass der verbliebene Jobsharer dann nicht verpflichtet werden kann, dauerhaft als Vertretung einzuspringen. Scheidet eine Person aus, ist der frei gewordene Teilzeitplatz neu zu besetzen. Die BMAS-Handlungshilfe zu Teilzeit grenzt diesen Fall von der laufenden Vertretungsabsprache ab.
Nach dem Start Abdeckung und gemeinsame Aufgaben prüfen
Betrachten Sie nach den ersten Tagen den tatsächlichen Tagesplan und eine gewöhnliche Übergabe. Konnten beide Kolleginnen den Termin und die zugehörige Praxisinformation finden? Passte die betreute Zeit zu Ihrem Kontaktweg? Eine einzelne Anpassung kann direkt an diesem Beispiel erklärt werden.
Lernen Sie den gemeinsamen Praxisablauf mit easymed an einem Empfangsvorgang kennen. Prüfen Sie dabei, wie Teamkalender und Patientenakte den Wechsel zwischen den vereinbarten Empfangszeiten unterstützen.
