Für die Kassenzulassung Ergotherapie sollten Sie drei Punkte gemeinsam belegen: die berufliche Qualifikation, eine geeignete Praxis mit der vereinbarten Raum- und Sachausstattung sowie die Anerkennung der geltenden Ergotherapie-Verträge. Diese Grundlage steht in § 124 SGB V; über die Zulassung entscheidet die zuständige Arbeitsgemeinschaft für Ihr Bundesland. Starten Sie deshalb mit deren aktuellem Antragsformular und gleichen Sie es mit der bundesweiten Ergotherapie-Vereinbarung ab.
Der GKV-Spitzenverband führt auf dieser Seite den ab 1. April 2026 geltenden Vertrag sowie die Anlagen 5 und 6 auf. Anlage 5 enthält die aktuellen Ergotherapie-Raum- und Ausstattungsanforderungen. Die Zulassungsinformationen des GKV-Spitzenverbands verweisen für den Antrag an die zuständige Arbeitsgemeinschaft und deren Unterlagen.
Für den späteren Praxisbetrieb zeigt easymed Termine im Teamkalender nach Behandlern und optional nach Räumen. Patientenakte, Dokumente, Hinweise und Behandlungsverlauf bleiben beim jeweiligen Patienten. Der HMV-Katalog für Ergotherapie und die GKV-Abrechnung sind in easymed in Vorbereitung. So können Sie den Zulassungsantrag anhand der zuständigen Stelle planen und zugleich den späteren Praxisalltag im Blick behalten.
Mit dem passenden Antragsstand beginnen
Laden Sie zuerst die Vertragsfassung und Zulassungsunterlagen herunter, die aktuell auf der Ergotherapie-Seite des GKV-Spitzenverbands und bei Ihrer zuständigen Arbeitsgemeinschaft stehen. Prüfen Sie besonders Anlage 5 mit den räumlichen und sachlichen Anforderungen sowie Anlage 6 mit der Anerkenntniserklärung. Verwenden Sie den Stand, der für Ihr geplantes Antragsdatum gilt, und notieren Sie Quelle und Fassungsdatum in Ihrer Arbeitsübersicht. So können Sie eine spätere Rückfrage direkt dem verwendeten Dokument zuordnen.
Die Arbeitsgemeinschaft nach § 124 SGB V entscheidet über die Zulassung. Suchen Sie die zuständige Stelle über die GKV-Zulassungsinformationen, laden Sie deren Berichtsbogen und Anerkenntniserklärung herunter und übernehmen Sie die dort verlangten Nachweise in Ihre Liste. Die bundesweite Anlage 5 beschreibt die fachlichen Vertragsanforderungen; das aktuelle Formular Ihrer Arbeitsgemeinschaft zeigt, welche Belege Sie für den konkreten Antrag einreichen sollen.
Die Unterlagen in sinnvolle Bereiche gliedern
Trennen Sie Ihre Sammlung nach Praxisdaten, beteiligten Personen, Räumen und Ausstattung sowie antragsbezogenen Erklärungen. Verwenden Sie sprechende Dateinamen. Eine Datei mit Person, Nachweisart und Stand ist leichter zuzuordnen als ein automatisch vergebener Scanname.
Legen Sie zu jedem verlangten Nachweis fest, wer ihn beschafft und wer ihn prüft. Gerade bei einer gemeinsamen Gründung kann dieselbe Aufgabe sonst mehrfach erledigt werden, während ein anderer Nachweis fehlt.
Verwenden Sie für die Bearbeitung einfache Statusangaben: noch zu beschaffen, vorhanden, geprüft und eingereicht. Ein Dokument kann vorhanden sein, ohne vollständig oder gut lesbar zu sein. Diese Unterscheidung verhindert, dass eine scheinbar abgeschlossene Unterlagenliste zu früh als fertig gilt.
Als regionales Beispiel, nicht als bundesweit verbindliche Liste: Ein veröffentlichter Berichtsbogen der ARGE Heilmittelzulassung Saarland mit Stand 26. Juni 2026 nennt unter anderem folgende Belege:
- Qualifikationsurkunde oder anerkannten Berufs- beziehungsweise Studienabschluss
- ausgefüllten Berichtsbogen und unterschriebene Anerkenntniserklärung
- Nachweis, dass Sie die Praxisräume nutzen dürfen
- Raumskizze mit Fläche und Deckenhöhe je Raum sowie eine Liste der vorhandenen Geräte und Einrichtungsgegenstände
- je nach Rechtsform einen Registerauszug oder vergleichbaren Nachweis und die Bestätigung zum Institutionskennzeichen.
Nutzen Sie diese Beispiele als Orientierung für Ihre eigene Sammlung. Maßgeblich ist die aktuelle Liste Ihrer zuständigen Arbeitsgemeinschaft; sie kann zusätzliche Angaben für eine Verlegung oder Übernahme vorsehen. Der Saarland-Berichtsbogen zeigt zugleich, wie Raumangaben und Ausstattung in einem konkreten Zulassungsverfahren abgefragt werden.
Raumplanung und Ausstattung zusammenführen
Ordnen Sie die geplanten Arbeitsbereiche Ihrer Ergotherapiepraxis im Grundriss eindeutig zu. Tragen Sie relevante Angaben so ein, dass sie mit Ihrer Unterlagenliste und den vorgesehenen Tätigkeiten zusammenpassen. Für die konkreten Anforderungen bleibt der aktuelle Zulassungsstand maßgeblich.
Die aktuelle Anlage 5 zur Ergotherapie-Vereinbarung verlangt insgesamt mindestens 20 m² Therapiefläche. Bei gleichzeitig stattfindenden Behandlungen ist grundsätzlich für jede Leistungserbringerin und jeden Leistungserbringer ein Therapieraum von mindestens 12 m² erforderlich; die Anlage nennt eine Ausnahme, wenn sich die Therapiezeiten nicht überschneiden. Therapieräume sollen keine Durchgangsräume sein, außer die dahinterliegenden Räume werden während der Therapie nicht genutzt. Für Therapieräume nennt die Anlage eine lichte Höhe von 2,40 m als Richtwert. Alle Räume müssen angemessen be- und entlüftbar, beheizbar und beleuchtbar sein; Arbeitsstättenverordnung und Landesbauordnung sind ebenfalls zu beachten.
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Angenommen, Sie ändern kurz vor der Einreichung die Nutzung zweier Räume. Aktualisieren Sie dann Grundriss, Beschreibungen und zugehörige Angaben gemeinsam. In einem früheren Grundriss steht noch die bisherige Bezeichnung, während die Ausstattungsliste bereits aktualisiert wurde. Die Person, die das Antragspaket zusammenstellt, vergleicht deshalb die betroffenen Unterlagen gemeinsam. Der aktuelle Raumname und seine vorgesehene Nutzung sollen darin übereinstimmend beschrieben werden. Ein einzelner korrigierter Plan reicht organisatorisch nicht, wenn weitere Unterlagen noch den vorherigen Stand zeigen.
Die Pflichtausstattung umfasst mehr als Möbel. Anlage 5 führt eine Therapiematte oder -liege, einen adaptierbaren Arbeitstisch und Arbeitsstuhl, einen Tisch für ergotherapeutische Mittel und einen Spiegel auf. Dazu kommen therapeutisches Material für alle Altersstufen, Aktivitäten des täglichen Lebens oder Alltagshilfen, Wahrnehmungstraining, psychomotorische und graphomotorische Übungen sowie Werkzeug und Materialien für ergotherapeutische Mittel. Erfassen Sie diese Bereiche in der Ausstattungsliste so, dass der Bezug zu den Räumen erkennbar bleibt. Computerausstattung, Schienenmaterial nach Bedarf sowie Assessment- und Screeningausstattung nennt die Anlage als optionale Zusatzausstattung. Für Hausbesuche ist das jeweils zu Therapieinhalt und -ziel passende Material mitzuführen.
Prüfen Sie den Plan am tatsächlichen Ort: stimmen Raumname, gemessene Fläche, vorgesehene Nutzung und Ausstattung überein? Die Arbeitsgemeinschaft darf nach § 124 Absatz 3 SGB V die vertraglich vereinbarten räumlichen, sachlichen und personellen Voraussetzungen überprüfen. Wenn eine konkrete Raumfrage offenbleibt, ordnen Sie sie dem betroffenen Bereich und dem aktuellen Plan zu und halten Sie fest, welche Antwort Sie für Ihre Entscheidung verwenden.
Praxisdaten an einer Stelle pflegen
Führen Sie in einer zentralen Übersicht den Namen der Praxis, die vollständige Anschrift, Rechtsform, Kontakt, Eröffnungsdatum, Institutionskennzeichen und die beteiligten Leistungserbringenden. Falls eine fachliche Leitung benannt werden muss, halten Sie deren Qualifikationsnachweis und die benötigte Beschäftigungsangabe bereit. Übertragen Sie dieselben Schreibweisen in Berichtsbogen, Raumskizze und weitere Belege.
Der Saarland-Berichtsbogen fragt diese Praxisangaben in eigenen Feldern ab; für bestimmte Rechtsformen nennt er zusätzlich einen Registerauszug. Das ist ein konkretes Beispiel für die Abfrage, kein Ersatz für den Vordruck Ihres Bundeslands. Prüfen Sie dort, welche Felder und Nachweise auf Ihre Gründung, Gesellschaftsform oder Praxisübernahme zutreffen. Wenn sich vor der Einreichung Adresse, Name oder fachliche Leitung ändert, aktualisieren Sie die betroffenen Unterlagen gemeinsam.
Vor der Einreichung einen vollständigen Durchgang machen
Gehen Sie die aktuelle Anforderungsliste Zeile für Zeile durch. Öffnen Sie jeden Nachweis und kontrollieren Sie Lesbarkeit, Vollständigkeit und Zuordnung. Vergleichen Sie Personenangaben, Praxisanschrift und Raumbezeichnungen über die Dokumente hinweg.
Speichern Sie den eingereichten Stand als nachvollziehbares Paket. Halten Sie Einreichungsdatum und nächsten erwarteten Schritt fest. Nachforderungen erhalten eine eigene Aufgabe mit Frist, damit sie nicht zwischen anderen Gründungsthemen verschwinden.
Kontrollieren Sie vor dem Versand, ob alle verlangten Unterschriften vorliegen und die beigefügten Dateien den im Berichtsbogen genannten Namen entsprechen. Legen Sie die abgeschickte Fassung und die Eingangsbestätigung gemeinsam ab. So bleibt klar, auf welchen Antragsstand sich eine spätere Rückmeldung bezieht.
Eine Nachforderung als begrenzte Aufgabe bearbeiten
Nach der Einreichung kann eine bestimmte Unterlage erneut benötigt werden. Die zuständige Person hält fest, welches Dokument angefragt wurde und auf welchen Antrag sich die Rückmeldung bezieht. Sie beschafft beziehungsweise ergänzt genau diesen Nachweis und kontrolliert Lesbarkeit sowie Personen- und Praxisbezug.
Die weitere Übermittlung bleibt beim ursprünglichen Antragsvorgang auffindbar. Eine Vertretung soll erkennen können, welcher Stand zuerst eingereicht und welche Ergänzung später übermittelt wurde. So wird aus mehreren Dateien ein nachvollziehbarer Bearbeitungsverlauf.
Ergänzen Sie in der Aufgabenzeile die zuständige Rolle. Eine allgemeine Notiz wie „Nachforderung erledigen“ lässt offen, was als Nächstes zu tun ist. Dokument, Bearbeitungsschritt und benötigter Zeitpunkt geben dem nächsten Beteiligten einen verständlichen Auftrag. So kann ein Teammitglied die Ergänzung übernehmen und dem vorhandenen Antrag zuordnen.
