Die Kassenzulassung Physiotherapie planen Sie vom konkreten Leistungsangebot aus: Welche Heilmittel möchten Sie anbieten, wie viele Leistungserbringer arbeiten gleichzeitig und welche Räume passen dazu? § 124 SGB V verlangt die passende berufliche Qualifikation, eine zweckmäßige Praxisausstattung und die Anerkennung des geltenden Versorgungsvertrags. Die Details stehen in der Anlage 5 zum Physiotherapievertrag.
Für den Alltag nach dem bestätigten Praxisstart können Sie in easymed für Physiotherapie Termine im gemeinsamen Kalender nach Behandlern oder Räumen planen. Die Patientenakte bündelt Stammdaten, Versicherung, Verlauf, Dokumente und Hinweise; Befund und Verlauf werden je Termin dokumentiert. So findet das Team die Terminplanung und die für den Kontakt benötigten Angaben im selben Arbeitsablauf.
Mit zuständiger Zulassungsstelle und aktuellen Unterlagen beginnen
Über den Antrag entscheidet die zuständige Arbeitsgemeinschaft (ARGE) nach § 124 Absatz 2 SGB V. Der GKV-Spitzenverband erklärt das Zulassungsverfahren und verlinkt die zuständigen Stellen der Bundesländer. Beginnen Sie deshalb mit dem Antragsweg und den Unterlagen Ihrer ARGE. Dort erhalten Sie die für Ihre Praxis geltenden Formulare und reichen auch die Anerkenntniserklärung zum Vertrag ein.
Der GKV-Spitzenverband veröffentlicht den Physiotherapievertrag mit seinen Anlagen und den jeweiligen Änderungsständen auf der Seite Vereinbarungen im Bereich Physiotherapie. Legen Sie Ihrer Arbeitsübersicht den aktuellen Stand zugrunde. Notieren Sie neben jeder Anforderung die Fundstelle und das Datum der verwendeten Unterlage; so erkennen alle Beteiligten, nach welcher Fassung sie arbeiten.
Aufgaben nach Abhängigkeit ordnen
Legen Sie zuerst fest, welche Leistungen zum Start angeboten werden und wie viele Personen gleichzeitig behandeln. Daraus ergeben sich die geplante Raumnutzung und die benötigte Ausstattung. Erst wenn diese Entscheidungen stehen, lässt sich ein Grundriss sinnvoll mit dem aktuellen Anforderungssatz abgleichen.
Ein Beispiel: Soll gerätegestützte Krankengymnastik zum Angebot gehören, nennt Anlage 5 zusätzlich einen Behandlungsbereich von mindestens 30 m² und eine dafür vorgesehene Geräteausstattung. Diese Vorgabe verändert die Raumplanung schon vor der ersten Bestellung. Prüfen Sie daher die Anforderungen für jede geplante Leistungsart, bevor Sie Räume fest anmieten oder größere Geräte anschaffen.
Ordnen Sie jeder Aufgabe eine verantwortliche Person und ein überprüfbares Ergebnis zu. Statt „Räume erledigen“ kann dort stehen: „Raumplan mit Nutzung, Flächen und gleichzeitig tätigen Leistungserbringern anhand der zutreffenden Anlage geprüft.“ Das Ergebnis zeigt, welche Folgeaufgabe möglich ist und welche Entscheidung noch offenbleibt.
Räumliche Anforderungen und Ausstattung aus Anlage 5 ableiten
Nach der Anlage 5 zum Physiotherapievertrag braucht eine physiotherapeutische Praxis insgesamt mindestens 23 m² Therapiefläche: ein Behandlungsbereich muss mindestens 15 m², ein weiterer mindestens 8 m² umfassen. Für jeden zusätzlichen gleichzeitig in der Praxis tätigen Leistungserbringer ist ein weiterer Behandlungsbereich von mindestens 8 m² vorgesehen. Diese Werte beschreiben Therapieflächen, nicht die gesamte Nutzfläche der Praxis. Räume oder Behandlungsbereiche dürfen keine Durchgangsräume sein, außer dahinter liegen ausschließlich Räume, die während der Therapie nicht für den Praxisbetrieb genutzt werden. Außerdem sind unter anderem eine lichte Höhe von mindestens 2,40 m, angemessene Be- und Entlüftung sowie die Möglichkeit zur Handdesinfektion gefordert.
Übertragen Sie die Anforderungen auf den tatsächlichen Grundriss: Kennzeichnen Sie die vorgesehene Nutzung und Fläche jedes Behandlungsbereichs und halten Sie fest, welche Personen dort gleichzeitig arbeiten sollen. Prüfen Sie auch die weiteren Anforderungen für das konkrete Angebot, etwa an Boden, Nassbereich oder Spezialausstattung. So vergleichen Sie Räume nicht nur nach ihrer Gesamtgröße, sondern nach den Bedingungen, die für Ihre Leistungen gelten.
Unterlagen vollständig und konsistent zusammenstellen
Nach einer Besichtigung erhält ein geplanter Raum eine andere Nutzung. Passen Sie daher die Raumbezeichnung im Grundriss an und prüfen Sie anschließend, ob Ausstattungsübersicht und Wochenplan dieselbe Nutzung beschreiben. Für eine Rückfrage nennen Sie die konkrete Fassung des Plans, auf die sich Ihre Angaben beziehen.
Führen Sie eine Unterlagenliste und ordnen Sie sie nach den Punkten im aktuellen Antrag, etwa Praxisdaten, Qualifikationen, Räume, Ausstattung und verlangte Erklärungen. Notieren Sie je Anforderung den geforderten Nachweis, seine Fundstelle, die verantwortliche Person und den Bearbeitungsstand. Verwenden Sie Statusangaben wie offen, vorhanden, geprüft oder eingereicht und ergänzen Sie bei offenen Punkten den nächsten Schritt.
Prüfen Sie die Lesbarkeit und gleichen Sie Namen, Praxisanschrift und Angaben in den betroffenen Unterlagen ab. Speichern Sie den tatsächlich eingereichten Stand mit Datum und den zugehörigen Rückmeldungen. Eine lokal vervollständigte Zeile ist nachvollziehbar; ob eine Angabe für den Antrag ausreicht, ergibt sich aus den geltenden Anforderungen und der Rückmeldung der zuständigen Stelle.
Rückfragen gezielt nachhalten
Planen Sie mögliche Klärungen als einzelne Aufgaben, statt eine allgemeine Bearbeitungsdauer anzunehmen. Für jede Rückfrage reichen zunächst Thema, Datum, zuständige Person, betroffene Unterlage und der erwartete nächste Schritt. So ist bei einer Vertretung ersichtlich, worauf die Antwort Bezug nehmen soll.
Wenn eine Rückmeldung eingeht, verbinden Sie sie mit der ursprünglichen Frage und markieren Sie das konkrete Ergebnis. Ändert sich dadurch die Raumnutzung oder ein Nachweis, prüfen Sie nur die davon betroffenen Angaben erneut. Nicht erledigte Punkte bleiben mit eigener Zuständigkeit sichtbar.
Raumorganisation und Verwaltung im Alltag verbinden
Mit bestätigtem Start wird aus dem geplanten Raumkonzept ein Wochenablauf. In easymed zeigt der gemeinsame Kalender Tages-, Wochen- und Monatsansichten, Serientermine und Pufferzeiten. Sie planen mit einer Spalte je Behandler oder mit einer Raumansicht, in der mehrere Plätze berücksichtigt werden. In der Patientenakte liegen unter anderem Versicherung, Verlauf, Dokumente und Hinweise; die Behandlungsdokumentation hält Befund und Verlauf je Termin fest.
Angenommen, zwei Behandelnde sollen denselben Raum nacheinander nutzen. In der Raumansicht sehen Sie die vorgesehenen Termine zusammen und berücksichtigen den Puffer für den Wechsel. Wer Material vorbereitet oder den Raum übernimmt, vereinbart das Team selbst. Der gemeinsame Kalender zeigt, wann der Raum belegt ist, und hilft, Material und Wechsel entlang dieses vereinbarten Ablaufs zu planen.
Der Raumplan für die Zulassung und die tägliche Terminplanung erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Beide sollten aber dieselbe geplante Raumnutzung beschreiben. Wenn sich der Einsatz eines Raums ändert, passen Sie den Planungsstand und die davon betroffenen Unterlagen gemeinsam an.
Zulassungsstand und Praxisstart abstimmen
Eine Interessentin fragt nach dem ersten GKV-Termin, während die Zulassung noch bearbeitet wird. Für den Empfang ist entscheidend, was die zuständige Stelle tatsächlich bestätigt hat. Die Versorgung gesetzlich Versicherter setzt nach § 124 SGB V eine Zulassung voraus. Trennen Sie daher eine unverbindliche Interessentenanfrage von einer bestätigten Terminvereinbarung und nennen Sie einen Starttermin erst, wenn er für Ihren Fall feststeht.
Formulieren Sie eine kurze interne Antwortgrundlage: Welche Auskunft ist bereits gesichert, welche Frage ist noch offen und wer meldet sich dazu zurück? Sobald sich der bestätigte Stand ändert, aktualisieren Sie diese Information bei den Personen, die Anfragen entgegennehmen. So erhalten Interessierte eine klare Antwort, ohne dass aus einer erwarteten Entwicklung schon eine feste Zusage wird.
Einen geänderten Grundriss über die betroffenen Dokumente verfolgen
Wenn die zuständige Stelle zu einer geänderten Raumnutzung nachfragt, bereiten Sie den betroffenen Grundriss und die zugehörige Ausstattungsübersicht vor. Markieren Sie, welche Raumbezeichnung oder Funktion sich geändert hat, und nennen Sie die konkrete Fassung des Plans. So kann die Rückfrage denselben Vorschlag betreffen, den Sie geprüft und eingereicht haben.
KI Generiert
Bewahren Sie den zur Prüfung verwendeten Stand getrennt von Arbeitsversionen auf. Wenn Sie erneut nachfragen, nennen Sie die konkrete Planfassung und beschreiben Sie, welche Raumfunktion geändert wurde. Halten Sie danach fest, welche Folgeentscheidung die Antwort ermöglicht und welche Frage weiter offenbleibt.
Einen Rückfragefall bis zum nächsten Arbeitsschritt begleiten
Bei einer Nachforderung ordnen Sie die Frage der betreffenden Zeile Ihrer Übersicht zu. Benennen Sie, was bereits übermittelt wurde und welche neue Information benötigt wird. Geht eine Antwort ein, prüfen Sie deren Bezug zur ursprünglichen Rückfrage. Eine einzelne neue Datei soll nicht versehentlich einen gesamten offenen Themenbereich als abgeschlossen erscheinen lassen.
Bei einem ersten Patientenfall mit noch ausstehender organisatorischer Rückmeldung halten Sie die konkrete Frage beim Patienten fest. Bestätigte Termine stehen im Kalender der Physiotherapie-Praxissoftware; eine offene Aufnahmefrage bleibt als Hinweis in der Akte erkennbar. Die nächste Kollegin sieht die offene Frage in derselben Patientenakte und führt das Gespräch mit dem dokumentierten Stand weiter. Zulassungsunterlagen und Patientenaufnahme haben dabei jeweils ihren passenden Bezug.
