Wer die Eröffnungskosten einer Physiotherapiepraxis vorbereiten will, beginnt mit dem geplanten Angebot und dem tatsächlichen Startbedarf. Erst daraus ergeben sich die passende Fläche, notwendige Ausstattung, digitale Arbeitsplätze und laufenden Kosten. Eine allgemeine Gesamtsumme verrät nicht, ob eine Praxis mit ihrem eigenen Behandlungsangebot und Team starten kann.
Die digitale Grundausstattung lässt sich ebenfalls am Arbeitsablauf prüfen: easymed führt den Teamkalender, die Patientenakte und die Behandlungsdokumentation zusammen. In der Demo kann das Team den Weg vom Termin zur Akte und zur Dokumentation nachvollziehen. Die GKV-Heilmittelabrechnung ist ein Zusatzmodul; die Gebühren des gewählten Abrechnungszentrums kommen separat hinzu. Führen Sie diese Positionen im Kapitalbedarf getrennt auf.
Startangebot und tatsächlichen Bedarf festhalten
Notieren Sie zuerst, welche Leistungen Sie ab dem ersten Praxistag anbieten möchten, wie viele Behandelnde gleichzeitig arbeiten und welche Räume sie nutzen. Ergänzen Sie die Aufgaben am Empfang und in der Verwaltung. Eine konkrete Liste macht sichtbar, welche Anschaffung dafür erforderlich ist und welche Ausstattung erst zu einem später geplanten Angebot gehört.
Kennzeichnen Sie jede Position als erforderlich, vorgesehen oder noch offen. So bleibt die Behandlungsliege für den Start von einem zusätzlichen Trainingsgerät unterscheidbar, das erst mit einem späteren Leistungsangebot gebraucht wird. Vermerken Sie außerdem, wer ein Angebot einholt, welche Voraussetzung noch geklärt werden muss und wann die Ausgabe voraussichtlich fällig wird.
GKV-Raumfläche und Ausstattung aus Anlage 5 ableiten
Wenn Sie gesetzlich Versicherte behandeln möchten, ist die aktuelle Vertragsübersicht des GKV-Spitzenverbands der Ausgangspunkt. Dort ist Anlage 5 mit den Zulassungsvoraussetzungen aufgeführt. Sie nennt für eine Physiotherapiepraxis mindestens 23 m² Therapiefläche: ein Behandlungsbereich muss mindestens 15 m², ein weiterer mindestens 8 m² umfassen. Für jeden zusätzlichen gleichzeitig tätigen Leistungserbringer ist mindestens ein weiterer Behandlungsbereich von 8 m² erforderlich. Diese Angaben helfen, Grundriss, Mietfläche und mögliche Umbauten vor einer Entscheidung einzuordnen.
Die Anlage 5 als PDF enthält neben der Fläche weitere Raumbedingungen: Behandlungsbereiche dürfen grundsätzlich keine Durchgangsräume sein, müssen angemessen be- und entlüftbar, beheizbar und beleuchtbar sein; die lichte Deckenhöhe darf 2,40 m nicht unterschreiten. Der Boden muss trittsicher und leicht zu reinigen sein. Zur Pflichtausstattung gehören unter anderem zwei höhenverstellbare Behandlungsliegen, geeignetes Lagerungsmaterial, Geräte für Übungsbehandlungen, Kurzzeituhren sowie die vorgesehenen Möglichkeiten für Kälte- und Wärmeanwendungen. Die Auswahl geeigneter Übungsgeräte richtet sich nach der Leistungsbeschreibung und der fachlichen Kompetenz der behandelnden Person.
Gerätegestützte Krankengymnastik verändert die Flächenplanung zusätzlich: Anlage 5 verlangt dafür einen zusätzlichen Behandlungsbereich von mindestens 30 m². Jedes weitere Gerät neben der Mindestausstattung erhöht die zusammenhängende Fläche um 4 m²; zwischen Geräten ist grundsätzlich ein Abstand von 1 m erforderlich. Wenn dieses Angebot nicht zum Start gehört, planen Sie die Zusatzfläche und Geräte getrennt, statt sie unbemerkt in den allgemeinen Grundbedarf einzurechnen.
Anschaffungen an konkreten Arbeitsschritten ausrichten
Ein Beispiel ist die erste Anfrage am Empfang: Die zuständige Person braucht den Kalender, eine passende Eingabemöglichkeit und die für diesen Arbeitsschritt vorgesehenen Informationen. Beschreiben Sie diesen Ablauf, bevor Sie einen bestimmten Computer oder Arbeitsplatz auswählen. Fragen Sie anschließend: Wo steht das Arbeitsmittel, wer nutzt es und welche weiteren Voraussetzungen sind nötig?
Nehmen Sie danach die Aufgaben im Behandlungsraum hinzu. Welche Ausstattung wird bei den geplanten Leistungen tatsächlich gebraucht, wo wird sie aufbewahrt und wer richtet sie ein? Diese Fragen verbinden die fachliche Planung mit dem Lieferumfang. Eine Gerätebezeichnung auf einer Liste sagt noch nicht, ob Größe, Menge und Bereitstellung zum Start passen.
Auch gemeinsam genutzte Ressourcen brauchen einen festen Platz im Tagesablauf. Wenn mehrere Personen einen Raum oder ein Gerät verwenden, halten Sie fest, wie die Nutzung im Kalender geplant und eine Änderung kommuniziert wird. So lassen sich erforderliche Ausstattung und spätere Ergänzungen anhand eines echten Arbeitstags unterscheiden.
Kapitalbedarf über den Kaufpreis hinaus planen
Der Kapitalbedarfsplan des Existenzgründungsportals des Bundeswirtschaftsministeriums trennt formale Gründungskosten, Investitionen für die betriebliche Anlaufphase, laufende Ausgaben, private Lebenshaltung und Finanzierung. Für die Anlaufphase nennt das Portal vier bis sechs Monate als Orientierung und empfiehlt, die branchenübliche Dauer zu prüfen. Das ist ein Planungsansatz, keine pauschale Vorgabe für jede Physiotherapiepraxis.
Nutzen Sie die Kapitalbedarfs-Checkliste des Bundeswirtschaftsministeriums, um neben Miete und Ausstattung auch Personal, Versicherungen, Beratung, Leasing, eine Reserve, Unternehmerlohn sowie Zinsen und Tilgung zu erfassen. Trennen Sie einmalige Anschaffungen von monatlichen Beträgen und notieren Sie, wann welche Zahlung anfällt. Der Zeitraum bis zum ersten Geldeingang ist eine eigene Planungsposition; er lässt sich nicht aus dem Kaufpreis einer Liege oder eines Computers ablesen.
Halten Sie für jede Ausgabe vier Angaben fest: den geplanten Zweck, den Preis und enthaltenen Umfang, den Fälligkeitstermin und ob sie einmalig oder wiederkehrend anfällt. Ergänzen Sie den Stand des Angebots und eine offene Frage. Damit können Sie den Kapitalbedarf aktualisieren, wenn sich Raum, Leistungsangebot oder Liefertermin ändern.
Angebote nach Lieferumfang und Nutzung vergleichen
Ein Lieferangebot kann ein Arbeitsmittel samt Zubehör nennen, ohne Einrichtung, Konfiguration oder Teameinführung einzuschließen. Klären Sie diese Bestandteile, bevor Sie Preise vergleichen. Eine niedrigere Summe kann einen kleineren Leistungsumfang abdecken und weitere Aufgaben für die Praxis offenlassen.
Bitten Sie jeden Anbieter um Angaben zum gleichen Einsatz und Startumfang. Fragen Sie nach Lieferung, Aufbau, Anschluss, erforderlicher Konfiguration, Einweisung, Garantie oder Wartung, Zahlungszeitpunkten und wiederkehrenden Kosten. Notieren Sie auch, welche Voraussetzungen die Praxis selbst bereitstellt. So vergleichen Sie zwei Angebote für dieselbe Aufgabe und erkennen, welche Tätigkeiten bereits eingeschlossen sind.
Bei Geräten können Neuanschaffung, Gebrauchtkauf und Leasing unterschiedliche Zahlungszeitpunkte haben. Vergleichen Sie jeweils den vollständigen Umfang und die Laufzeit der Zahlungen. Der Hinweis auf eine monatliche Rate allein zeigt noch nicht, welche Folgekosten bis zur Nutzung oder über die vereinbarte Laufzeit entstehen.
Digitale Arbeitsplätze und Folgekosten mitdenken
Leiten Sie die Zahl der benötigten Geräte aus den Rollen und Arbeitsschritten ab: Empfang, Behandlung und Verwaltung brauchen nicht automatisch dieselbe Ansicht. Mit dem easymed-Teamkalender, der Patientenakte und der Behandlungsdokumentation sind Termin, zugehörige Patientendaten und Behandlungsverlauf an einer Stelle erreichbar. Das Team legt seinen Kalender, die Nutzerzugänge und den Ablauf fest; die behandelnde Person dokumentiert den tatsächlichen Befund und Verlauf.
Für die Kostenplanung bleiben Software und optionale Leistungen unterscheidbar. Notieren Sie den gebuchten Tarif, gegebenenfalls das Zusatzmodul für die GKV-Heilmittelabrechnung und die Gebühren des Abrechnungszentrums als eigene Positionen. Prüfen Sie außerdem, welche vorhandenen Computer oder Tablets die geplanten Arbeitsplätze abdecken und welche Anschaffung tatsächlich noch fehlt.
Lieferung, Einrichtung und erste Nutzung vorbereiten
Spielen Sie vor der Eröffnung einen vollständigen Arbeitsweg an dem dafür vorgesehenen Arbeitsplatz durch: Die zuständige Person meldet sich an, bearbeitet einen Termin, öffnet den zugehörigen Datensatz und hält den vorgesehenen Dokumentationsschritt fest. Nutzen Sie dafür einen vorbereiteten Testfall und notieren Sie, an welcher Stelle Zugang, Einrichtung oder Einweisung noch fehlt.
KI Generiert
Ein Paket im Raum bedeutet noch nicht, dass die Ausstattung für die Aufgabe bereitsteht. Das vorhandene Motiv zeigt einen verpackten Monitor neben Tastatur und Kabeln; es veranschaulicht den Unterschied zwischen Lieferung und eingerichteter Nutzung. Prüfen Sie auch, ob der Arbeitsplatz am vorgesehenen Einsatzort funktioniert und die zuständige Person den erforderlichen Zugang findet.
Planen Sie die Einführung mit den Personen, die den jeweiligen Ablauf übernehmen. Halten Sie fest, welche Einrichtung noch aussteht, wer eine Rückfrage klärt und welche Tätigkeiten bereits parallel vorbereitet werden können. Eine kurze Ablaufprobe bringt konkrete Anpassungen hervor, bevor der erste Praxistag beginnt.
Bei Lieferverzug den betroffenen Schritt aktualisieren
Wenn ein wichtiges Arbeitsmittel später eintrifft, benennen Sie zunächst die Aufgabe, die davon abhängt. Welche Vorbereitung kann weiterlaufen und welcher Schritt kann erst nach Lieferung oder einem bestätigten Ersatz stattfinden? Ein später geplantes Zusatzangebot ist anders betroffen als eine unverzichtbare Ausstattung für den Start.
Nehmen Sie eine Alternative erst in den Plan auf, wenn ihr Einsatz für die vorgesehene Aufgabe geklärt ist. Aktualisieren Sie anschließend den Eröffnungsplan, die betroffenen Ausgaben und deren Fälligkeit. Halten Sie bestätigte Änderungen und noch offene Annahmen getrennt, damit Angebote und Kapitalbedarf denselben aktuellen Stand abbilden.
Die Startliste vor der Bestellung vervollständigen
Führen Sie zu jeder geplanten Anschaffung ihren Einsatz, die Raumvoraussetzung, den bestätigten Liefer- und Leistungsumfang, den Fälligkeitstermin und die Finanzierung im Kapitalbedarfsplan zusammen. Markieren Sie offene Fragen und spätere Ergänzungen. Ändern sich Angebot, Raum oder Lieferzeit, passen Sie die betroffenen Positionen gemeinsam an. So beruht die Entscheidung auf derselben aktuellen Praxisplanung.
