Eine gute Kurzanleitung hilft einem neuen Teammitglied bei einer konkreten Aufgabe. Der gemeinsame Kalender von easymed bietet Tages-, Wochen- und Monatsansicht sowie Termine mit Patienten- und Behandlerbezug. Eine Anleitung kann an diesem vertrauten Zusammenhang beginnen: die richtige Woche öffnen und den bekannten Termin finden.
Im Beispiel soll eine neue Kollegin einen bereits vereinbarten Donnerstagstermin in einer bekannten Woche finden. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie dafür die Aufgabe eingrenzen, die Schritte ordnen und einen Bildausschnitt wählen, der Orientierung gibt. Eine Kurzanleitung erklärt den benötigten Weg, nicht jede Funktion der Praxissoftware.
Mit einer einzelnen wiederkehrenden Aufgabe beginnen
Wählen Sie eine Aufgabe, die im Team tatsächlich vorkommt. Legen Sie Startpunkt und gewünschtes Ergebnis fest, bevor Sie die Schritte formulieren. Im Beispiel kennt die Kollegin den Donnerstagstermin und die Woche; sie braucht den Weg zum vorhandenen Besuch im Kalender.
Ein Titel wie „Donnerstagstermin in der Wochenansicht finden“ sagt, wann die Anleitung hilft. Wenn eine Aufgabe von einer bestimmten Ansicht oder einem Mitarbeitendenzugang abhängt, benennen Sie das am Anfang. Im Beispiel passt die Wochenansicht, weil Wochentag und Datum gemeinsam Orientierung geben. Beschreiben Sie den Zugang, den das betreffende Teammitglied tatsächlich nutzt. Eine neue Terminserie oder Raumänderung erhält bei Bedarf eine eigene Erklärung.
Ausgangspunkt, Handlung und Ergebnis knapp beschreiben
Eine Kurzanleitung braucht drei Informationen: Wo beginnt die Person, was tut sie, und woran erkennt sie das Ergebnis? Für den vorhandenen Donnerstagstermin lässt sich der Weg in drei kurzen Sätzen schreiben.
- Öffnen Sie den gemeinsamen Kalender in der Wochenansicht.
- Wählen Sie die bekannte Woche und den Donnerstag mit seinem Datum.
- Öffnen Sie den vorhandenen Besuch der betreffenden Person.
Jeder nummerierte Punkt sollte eine hauptsächliche Handlung enthalten. Nennen Sie zuerst den Ort oder die Ansicht und dann die Handlung. Die Google Developer Documentation Style Guide empfiehlt außerdem, ein Ergebnis direkt nach einer Handlung zu nennen, wenn es beim nächsten Schritt Orientierung gibt. Hier ist das Ergebnis der geöffnete, bereits vereinbarte Termin.
Benennen Sie Ansichten und Schaltflächen so, wie sie im verwendeten Ablauf heißen. Wenn die Oberfläche mehrere Eingabewege unterstützt, passen neutrale Verben wie „wählen“ und „öffnen“ für verschiedene Geräte. Die Microsoft-Leitlinie für Anweisungen empfiehlt solche eingabeunabhängigen Verben. Ein langer Satz mit mehreren unabhängigen Aktionen lässt sich meist besser teilen.
Einen Bildausschnitt mit brauchbarer Orientierung wählen
Ein Bildausschnitt soll die Handlung erklären. Im Kalenderbeispiel sind Wochenbezug, Donnerstag mit Datum und die Stelle des betreffenden Besuchs hilfreich. Ein Ausschnitt nur um das Terminrechteck zeigt zu wenig, wenn die Kollegin die Woche zuerst auswählen muss.
Ein Screenshot hilft besonders, wenn eine Stelle in der Oberfläche schwer zu finden ist. Schreiben Sie die tatsächliche Bezeichnung in den Schritt; „oben rechts“ allein ist ungenau und für Menschen mit einem Screenreader kaum hilfreich. Die Google-Leitlinie empfiehlt bei schwer auffindbaren Bedienelementen eine Abbildung und rät von reinen Positionsangaben ab.
Erhalten Sie im Ausschnitt den nötigen Kalenderkontext: Datumszeile, passenden Wochentag und Terminbereich. Prüfen Sie, ob die Datumsangabe in der Größe des verwendeten Bildes lesbar bleibt. Ein Screenshot ist hilfreich, wenn er eine Frage beantwortet; er muss nicht jeden einzelnen Schritt wiederholen.
Der Alternativtext beschreibt, was die Abbildung zur Aufgabe beiträgt. Die W3C-WAI-Bildanleitung empfiehlt, die wesentliche Information zu nennen; für komplexe Diagramme soll eine vollständige Texterklärung verfügbar sein. Die Microsoft-Styleguide-Beispiele für Alt-Text zeigen, dass der Text bei einem Screenshot knapp bleiben kann, wenn die Schritte die Bedienelemente bereits erklären. Ein passender Alt-Text könnte lauten: „Wochenansicht mit Datumszeile und markiertem Terminbereich.“
Einen hilfreichen Hinweis am konkreten Stolperpunkt ergänzen
Ist im ersten Bild der Donnerstag sichtbar, aber seine Datumszeile abgeschnitten, erweitern Sie genau diesen Ausschnitt. Die ergänzte Orientierung beantwortet die konkrete Frage nach der richtigen Woche. Eine neue Bildserie zu allen Kalenderfunktionen ist dafür unnötig.
Richten Sie eine Ergänzung an der Rückfrage aus: Fehlt die Orientierung zur Woche, zeigen Sie Wochentag und Datum. Wird eine Bezeichnung anders verstanden, erklären Sie den Begriff an der Stelle, an der er vorkommt. Die schematische Darstellung im Artikel zeigt, wie ein gezielter Ausschnitt den Zusammenhang wiederherstellt.
Personenbezogene Angaben im Bildausschnitt begrenzen
Für eine allgemeine Schulungsanleitung eignen sich Testdaten. Prüfen Sie vor der Aufnahme, welche sichtbaren Angaben für den beschriebenen Arbeitsschritt nötig sind. Beim Kalenderbeispiel können Wochentag, Datum und Terminbereich die Orientierung zeigen; Name oder weitere Besuchsdetails gehören nicht automatisch dazu. Kontrollieren Sie vor dem Weitergeben auch den Rand des Ausschnitts.
Die Leitlinien des Europäischen Datenschutzausschusses zur Datenminimierung empfehlen, weniger oder weniger detaillierte personenbezogene Angaben zu verwenden, wenn sich derselbe Zweck damit erreichen lässt. Für eine allgemeine Kurzanleitung heißt das praktisch: Verwenden Sie geeignete Testdaten und zeigen Sie nur den Teil der Kalenderansicht, der den Weg verständlich macht.
Die Anleitung bei einer tatsächlichen Änderung pflegen
Ändert sich der verwendete Weg oder eine relevante Bezeichnung, passen Sie den betreffenden Text und Ausschnitt an. Eine Person im Team übernimmt diese Pflege. Die Anleitung bleibt dadurch kurz und an der realen Aufgabe orientiert.
Eine konkrete Rückfrage kann ebenfalls zeigen, welche Zeile oder welcher Bildbereich noch fehlt. Nach der Änderung sollte die Ansicht wieder zum tatsächlichen Arbeitsweg und zum Zugang des Zielteams passen. Im Beispiel ist das Ergebnis klar: Die Kollegin findet den bekannten Donnerstagstermin in der passenden Woche und öffnet den vorhandenen Besuch.
