Lange Terminserien lassen sich leichter organisieren, wenn alle am gleichen aktuellen Kalender arbeiten. easymed unterstützt Serientermine, eigene Arbeitszeiten und eine Spalte je Behandler. Patienten können über das Buchungsportal verschieben oder absagen; Erinnerungen per E-Mail oder WhatsApp begleiten die vereinbarten Besuche. Wird ein Termin frei, bietet die Smart-Warteliste ihn automatisch passenden Wartenden an.
Für Ferien und andere Abwesenheiten genügt eine klare Absprache zum betroffenen Zeitraum und zum nächsten Besuch. Im Beispiel kommt eine Familie regelmäßig montags um 15 Uhr. In Woche drei und vier ist sie verreist, in Woche fünf findet der nächste vereinbarte Besuch wieder statt. Die einzelnen Daten machen Pause und Wiedereinstieg für Familie und Team verständlich.
Die regelmäßige Vereinbarung mit ihren Einzelterminen verbinden
Eine Terminserie verbindet Rhythmus, Einzeltermine und Kontaktperson. Der Rhythmus beschreibt die wiederkehrende Vereinbarung, beispielsweise Montag um 15 Uhr. Die Einzeltermine zeigen deren konkrete Daten. Die Kontaktperson übernimmt die organisatorische Abstimmung. Diese Informationen erklären gemeinsam die bestätigte Planung.
Der Kalender in easymed zeigt Tages-, Wochen- und Monatsansichten sowie eine Spalte je Behandler. Wahlweise kann nach Räumen mit mehreren Plätzen geplant werden. Das Team sieht dadurch die vorhandene Serie und ihre einzelnen Besuche in derselben Planung, auch wenn eine Kollegin eine Rückfrage übernimmt.
Bei Kindern kann easymed die Bezugsperson mit den verknüpften Kindern verbinden. Deren Kontakt und Portalzugang gelten für die Kinder, während diese eigene Akten behalten. Für die Terminabstimmung ist damit verständlich, welches Kind, welches Datum und welche gewünschte Änderung gemeint sind.
Abwesenheiten am tatsächlich betroffenen Zeitraum abstimmen
Eine einfache Frage lautet: „Gibt es im vorgesehenen Zeitraum bereits bekannte Abwesenheiten?“ Die Familie nennt die betroffenen Daten oder den begrenzten Reisezeitraum. Das Team verbindet diese Angabe mit den vorhandenen Einzelterminen der Serie. Aus dem allgemeinen Ferienhinweis wird eine klare Planung für die tatsächlich betroffenen Besuche.
Bei einer vertragsärztlichen GKV-Verordnung ist die Therapiefrequenz auf dem Rezept für die Therapeutin oder den Therapeuten bindend. Ein abweichender Rhythmus ist nur nach vorheriger Abstimmung mit der verordnenden Person zulässig und wird auf der Verordnung dokumentiert. Wird die Behandlung länger als 14 Kalendertage ohne angemessene Begründung unterbrochen, verliert die Verordnung ihre Gültigkeit. Eine begründete Unterbrechung dokumentiert die Praxis; sie muss sicherstellen, dass das Therapieziel dadurch nicht gefährdet wird (Heilmittel-Richtlinie des G-BA, § 16 Abs. 3–4).
Für die Physiotherapie benennt der Vertrag nach § 125 SGB V Ferien oder Urlaub der versicherten Person oder des Leistungserbringers als möglichen Grund für eine Unterbrechung von mehr als 14 Tagen. Die Praxis dokumentiert den Anlass auf der Verordnung und bewertet, ob die Pause das Therapieziel gefährdet (Physiotherapievertrag des GKV-Spitzenverbands, § 7 Abs. 3). Fand die letzte Behandlung am Montag in Woche zwei statt und folgt der Wiedereinstieg am Montag in Woche fünf, liegen 21 Kalendertage dazwischen. Prüfen Sie deshalb den Abstand zwischen den tatsächlich durchgeführten Einheiten, bevor Sie die Fortsetzung bestätigen.
Im Beispiel sind die Montagstermine in Woche drei und vier betroffen. Beide Besuche werden entsprechend der Vereinbarung bearbeitet. Die Rückmeldung benennt diese beiden Termine und den bestätigten Wiedereinstieg in Woche fünf. Die weiteren Besuche bleiben mit ihrem jeweiligen vereinbarten Stand im Kalender erhalten.
Auch eine bekannte Abwesenheit der behandelnden Person gehört zur Abstimmung. Patientenseitige Reise und Praxisurlaub haben unterschiedliche Anlässe, können aber denselben Besuch betreffen. Die gemeinsame Kalendergrundlage erleichtert die passende Ersatzzeit oder eine vereinbarte Pause.
Einzeländerung und Änderung mehrerer Besuche ausdrücklich benennen
Eine Einzeländerung betrifft genau ein Datum. Eine Änderung mehrerer Besuche benennt deren Daten oder den neu vereinbarten Rhythmus. Die kurze Rückmeldung nennt denselben Umfang wie die anschließend bearbeitete Planung. So wird ein einzelner verschobener Besuch verständlich neben den unveränderten Folgeterminen geführt.
Die Bestätigung des Reisebeispiels kann lauten: „Die beiden Montagstermine in Woche drei und vier entfallen. Der nächste vereinbarte Besuch ist Montag in Woche fünf um 15 Uhr.“ Für die tatsächliche Nachricht werden die konkreten Daten verwendet. Die Wochenzählung dient hier dazu, das Serienbeispiel übersichtlich zu erklären.
Ein Wunsch nach einem dauerhaft anderen Rhythmus wird mit der passenden Verfügbarkeit abgestimmt. Die neue Vereinbarung benennt Beginn und betroffene Folgetermine. Eine noch offene größere Anfrage bleibt als Wunsch verständlich, während eine bereits bestätigte Einzeländerung im aktuellen Kalender steht.
Pause und Wiedereinstieg zusammen bestätigen
Die Ferienabsprache verbindet die betroffenen Besuche, den nächsten bestätigten Termin und den Kontaktweg. Im Beispiel pausieren Woche drei und vier; Montag in Woche fünf um 15 Uhr bleibt als nächster Besuch vereinbart. Die Familie kennt damit die Pause und den Wiedereinstieg in einem Zusammenhang.
Die Bestätigung nennt den nächsten Besuch mit konkretem Datum, Uhrzeit, Ort, Terminart und behandelnder Person. Das Team führt die vereinbarten Folgetermine im gemeinsamen Kalender weiter. Die verordnete Frequenz bleibt der Maßstab für die therapeutische Planung.
Bei einer Rückfrage kann das Team am Kalender ablesen, was vereinbart ist und wie die Serie weitergeht. Patienten und Bezugspersonen erhalten dieselbe bestätigte Information.
Die freigewordenen Plätze automatisch anbieten lassen
Bei einer Absage wird die freie Zeit in easymed an die Smart-Warteliste angeschlossen. Das System sucht passende Wartende nach Leistung, Behandler, Wochentag und Zeitfenster. Das Angebot geht per E-Mail oder WhatsApp heraus. Wer zuerst zusagt, bekommt den Termin. Eine Anrufrunde für diesen freien Platz entfällt.
Im Beispiel kann eine wartende Person nur den freien Besuch in Woche drei nutzen. Ihre bestätigte Buchung gehört zu diesem Datum. Der Besuch in Woche vier hat seinen eigenen verfügbaren Platz; der reguläre Wiedereinstieg der ursprünglichen Familie in Woche fünf bleibt bestehen. Ein einzelnes Angebot überträgt damit nicht die gesamte wiederkehrende Vereinbarung.
Das Team nutzt denselben Kalender für die ursprüngliche Serie und den bestätigten Ersatz. Es kann beide Besuche mit ihren jeweiligen Personen und Daten erklären. Die Warteliste übernimmt das passende Angebot, während die längerfristige Serienabsprache verständlich bleibt.
Änderungen über den gemeinsamen Kontaktweg annehmen
Eine Nachricht nennt die betroffene Person, das Datum und den gewünschten nächsten Schritt. Wenn eine Bezugsperson mehrere Kinder oder Besuche organisiert, hilft diese konkrete Angabe besonders. „Am Montag klappt es nicht“ wird etwa zur Anfrage für den benannten Besuch eines Kindes.
WhatsApp Business in easymed bietet Erinnerungen und einen gemeinsamen Praxis-Posteingang. Das Team kann eine organisatorische Rückfrage dort beantworten. Über den Verwaltungslink können Patienten ihren Besuch selbst verschieben oder absagen. Der vorhandene Terminbezug trägt die weitere Kalenderarbeit.
Die kurze Bestätigung benennt anschließend die tatsächlich vereinbarte Änderung. Das kann ein einzelner neuer Zeitpunkt oder eine Pause mit festem Wiedereinstieg sein. Die Familie und die Kollegin am Empfang erhalten denselben aktuellen Stand.
Geplante Pause, offene Rücksprache und Serienende unterscheiden
Eine geplante Pause hat einen abgestimmten Zeitraum und einen nächsten Besuch. Eine offene Rücksprache enthält eine noch zu beantwortende Frage. Ein Serienende bedeutet, dass weitere Besuche nicht wie bisher vereinbart fortgeführt werden. Die jeweiligen Informationen werden aus der Absprache übernommen und nicht allein aus leeren Kalenderplätzen abgeleitet.
Geplante Pause
Zeitraum abgestimmt,
nächster Besuch vereinbart
Offene Rücksprache
Eine Frage zur weiteren
Planung wartet auf Antwort
Serienende
Weitere Besuche werden
nicht wie bisher fortgeführt
Im Reisebeispiel ist die Rückkehr in Woche fünf bestätigt. Ist der Rückkehrzeitpunkt dagegen noch unbekannt, wird ein passender nächster Kontakt vereinbart. Das Team hält den tatsächlichen Stand am gemeinsamen Patientenfall fest. Eine neue Vereinbarung kann anschließend mit ihren konkreten Daten im Kalender weitergeführt werden.
easymed verbindet Serienplanung, Bezugspersonenkontakt, Erinnerungen und automatische Wartelistenangebote. Ihre Praxis stimmt den konkreten Zeitraum und den nächsten Besuch ab. Eine lange Serie bleibt dadurch für Patienten, Bezugspersonen und Team am gleichen aktuellen Plan verständlich.
