Ein persönlicher Unterstützungstermin während eines Praxistages braucht zwei organisatorische Absprachen: den Zeitraum einschließlich der Wege und die Aufgaben, die in dieser Zeit weiterlaufen. Persönliche Angaben bleiben im vertraulichen Gespräch. Die Arbeitszeitplanung in easymed zeigt hinterlegte Behandlerzeiten; im gemeinsamen Kalender stehen Behandlungen, Behandelnde und Räume. So kann die Leitung den angefragten Zeitraum am vorhandenen Praxisplan prüfen.
Den bereits gewünschten nächsten Schritt aufnehmen
Nehmen Sie die konkrete Anfrage freundlich auf: „Ich habe einen Unterstützungstermin gefunden und brauche dafür am Mittwoch einen Zeitraum.“ Fragen Sie, welcher Zeitraum einschließlich der Wege gebraucht wird und welche organisatorische Unterstützung gewünscht ist. So startet das Gespräch bei dem nächsten Schritt, den die Kollegin selbst gewählt hat.
Vereinbaren Sie einen vertraulichen Kontakt und einen erreichbaren Zeitpunkt für die Antwort. Ein ruhiges Gespräch außerhalb des offenen Empfangs gibt der Anfrage den passenden Rahmen. Die Kollegin weiß, mit wem sie die Zeit abstimmt und wann sie weiterplanen kann.
Die WHO empfiehlt Führungskräften offene Kommunikation und aktives Zuhören. Unterstützung soll sich an den Bedürfnissen und Wünschen der beschäftigten Person orientieren. Fragen Sie deshalb nach dem gewünschten organisatorischen Anschluss, statt aus einer Terminanfrage persönliche oder medizinische Gründe abzuleiten.
Hat die Kollegin noch keine Anlaufstelle gefunden, nennt das Gesundheitsportal des Bundes die Hausarztpraxis, Beratungsstellen und sozialpsychiatrische Dienste als erste Kontaktmöglichkeiten. Für eine psychotherapeutische Sprechstunde verweist es auf die 116 117 und den eTerminservice der Kassenärztlichen Vereinigungen. Die Praxis kann in der Zwischenzeit die benötigte Zeit und den betrieblichen Anschluss klären.
Den benötigten Zeitraum einschließlich der Wege klären
Im Fallbeispiel arbeitet die Therapeutin mittwochs von 8 bis 15 Uhr. Ihr Termin dauert von 10.45 bis 12.15 Uhr. Hinweg und Rückkehr brauchen jeweils 30 Minuten. Sie fragt deshalb den Zeitraum von 10.15 bis 12.45 Uhr an: insgesamt zweieinhalb Stunden einschließlich beider Wege.
Dieser gesamte Zeitraum gehört zur organisatorischen Abstimmung. Die Leitung sieht ihn am vorhandenen Praxisplan an und bespricht die betroffenen Aufgaben. Mit easymed sind die vereinbarten Teamzeiten und die Terminzuordnung gemeinsam im Blick. Die Frage lässt sich damit am tatsächlichen Dienst beantworten.
Die Leitung stimmt die betriebliche Zeitregelung ausdrücklich mit der Kollegin ab. Ein konkreter angefragter Zeitraum führt zur passenden Vereinbarung. Die Kollegin erhält anschließend den bestätigten Stand und weiß, ab wann sie für den Weg und den persönlichen Termin planen kann.
Eine klare Rückmeldung lautet im Fallbeispiel: „Mittwoch 10.15 bis 12.45 Uhr bestätigt; die Terminänderungen übernimmt die Teamkoordination.“ Sie verbindet Zeit und zuständige Rolle in einem Satz. Ist noch ein Punkt offen, nennen Sie Kontakt und Rückmeldezeit.
Persönliche Angaben und den gemeinsamen Kalenderstand trennen
Im vertraulichen Gespräch kann die Kollegin erläutern, was ihr für die Anfrage wichtig ist. Im gemeinsamen Plan stehen nur Zeitfenster und betroffene Aufgaben, etwa „Abwesenheit von 10.15 bis 12.45 Uhr“ und die vereinbarte Übergabe. Die persönliche Erklärung bleibt im vereinbarten vertraulichen Kontakt.
Stimmen Sie mit der Kollegin eine neutrale Anzeige ab, die ihre Verfügbarkeit erklärt. Für dieses Fallbeispiel genügt „Abwesenheit, 10.15–12.45 Uhr“; der Anlass und persönliche Gesprächsinhalte gehören nicht in den gemeinsamen Plan.
Die WHO-Leitlinie betont den Schutz der Privatsphäre bei Unterstützungsmaßnahmen und beschreibt, dass Anpassungen auch ohne Offenlegung gegenüber dem weiteren Kollegenkreis umgesetzt werden können. Für die Teamplanung lässt sich daraus eine praktische Regel ableiten: Informieren Sie nur die Personen, die Zeitraum oder Übergabe organisieren müssen, und verwenden Sie denselben abgestimmten Informationsumfang in Hinweisen und Benachrichtigungen.
Betroffene Praxisaufgaben mit einer konkreten Rolle abdecken
Im Fallbeispiel liegen zwei Behandlungstermine und ein Empfangsabschnitt im angefragten Zeitraum. Die Teamkoordination betreut die nötigen Terminänderungen. Eine bereits eingeteilte Empfangskollegin übernimmt nach Abstimmung den organisatorischen Abschnitt. Jede Aufgabe hat damit einen passenden Kontakt.
Der gemeinsame Kalender in easymed zeigt den Bezug zu Termin, behandelnder Person und Raum. Die Koordination kann an diesem bestehenden Plan arbeiten, während die Praxisleitung den Zeitrahmen mit der Kollegin vereinbart. So bleiben Arbeitszeitabstimmung und betroffene Praxisaufgaben in einem verständlichen Zusammenhang.
Für die Übergabe reicht eine konkrete Beschreibung: „Empfang 10.15 bis 12.45 Uhr bei Frau B.; Rückrufliste übergeben.“ Sie nennt Aufgabe, Zeit und Person. Die Behandlungstermine erhalten über den zuständigen Kontakt ihren vereinbarten Anschluss. Das Team kann den geänderten Dienst damit verständlich fortführen.
Einen zusätzlichen Gesprächsbedarf gesondert aufnehmen
Ein vereinbarter Termin klärt die konkrete Zeitfrage. Wenn die Kollegin zusätzlich eine Belastung bei der Arbeit anspricht, nehmen Sie diesen Punkt separat auf. Das Gesundheitsportal des Bundes nennt unter anderem Arbeitsbelastung, Gestaltung der Arbeitszeit, Handlungsspielraum und das soziale Umfeld als Faktoren, die sich auf die psychische Gesundheit auswirken können.
Fragen Sie, ob sie dazu ein eigenes Gespräch wünscht und welche konkrete Änderung sie besprechen möchte. Wenn sie etwa eine ungünstige Schichtfolge nennt, vereinbaren Sie einen passenden Zeitpunkt, um die Arbeitsplanung anzusehen. Die persönliche Kontaktstelle oder medizinische Gesprächsinhalte sind für diese organisatorische Prüfung nicht erforderlich.
Eine klare Rückmeldung geben und weitere Termine planen
Geben Sie die Antwort über den vereinbarten Kontakt. Bestätigter Zeitraum und zuständige Rolle für die nötigen Änderungen erklären das Ergebnis. Im Fallbeispiel steht der Zeitraum von 10.15 bis 12.45 Uhr fest. Der Empfang ist für diesen Abschnitt benannt, und die beiden Behandlungstermine werden durch die Teamkoordination weitergeführt.
Ändert sich die Uhrzeit des persönlichen Termins, meldet die Kollegin den neuen benötigten Zeitraum über denselben Kontakt. Die Leitung betrachtet die nun betroffenen Aufgaben erneut am vorhandenen Plan. Bei wiederkehrendem Bedarf vereinbart sie mit der Kollegin einen passenden Rahmen und hält die betreffenden Teamzeiten aktuell.
Die Arbeitszeitplanung in easymed unterstützt den Blick auf hinterlegte Teamzeiten und Abwesenheiten. Lernen Sie in einer persönlichen easymed-Vorführung die gemeinsame Arbeitszeit- und Terminplanung kennen. Der bestätigte Praxisplan erleichtert Absprachen, Vertretung und die organisatorische Rückmeldung.
