In einer Therapiepraxis steht die Organisationsbesprechung wie immer am Freitagnachmittag. Eine Kollegin arbeitet dann nicht, am Empfang laufen Patientenkontakte, und mehrere Punkte bestehen aus Informationen, die jede Person selbst lesen könnte. Die gemeinsame Praxiszeit ist knapp. Entscheidend ist deshalb, welche Aufgabe tatsächlich gleichzeitige Anwesenheit braucht.
New Work im Praxisteam wird bei unterschiedlichen Arbeitszeiten konkret: Wer bringt welche notwendige Sicht ein, was kann innerhalb der jeweiligen Arbeitszeit vorbereitet werden, und wann sind die für eine Entscheidung nötigen Personen erreichbar? Die Arbeitszeit- und Urlaubsplanung in easymed zeigt die hinterlegten Arbeitszeiten und genehmigten Abwesenheiten je Behandler. So kann die Praxis eine mögliche Überschneidung für die betreffende Woche erkennen; Zweck, Teilnehmende und Abdeckung legt das Team fest.
Die gemeinsame Anwesenheit an einem konkreten Zweck prüfen
Fragen Sie zuerst, was in der bisherigen Besprechung geschieht: Soll nur eine Information an alle weitergegeben werden, vergleichen Beteiligte unterschiedliche Beobachtungen oder muss eine Frage entschieden werden? Diese drei Aufgaben brauchen unterschiedliche Formen des Austauschs. Eine verständliche Öffnungszeit können die Mitarbeitenden vorab lesen. Ein widersprüchlicher Vorschlag zum Erstkontakt benötigt dagegen die Menschen, die den betreuten Weg tatsächlich kennen und freigeben.
Im Beispiel möchte eine Physiotherapiepraxis ihren organisatorischen Hinweis zum ersten Termin überarbeiten. Der Empfang kennt wiederkehrende Fragen nach mitzubringenden Unterlagen. Eine Therapeutin sieht, welche vorbereitenden Angaben für den Ablauf gebraucht werden. Die Leitung entscheidet, welche öffentliche Information die Praxis verbindlich verwendet. Alle drei bringen eine andere Perspektive zu derselben Aufgabe ein.
Die Beteiligten sollen nicht gemeinsam jeden Satz von Grund auf schreiben. Der Zweck des Treffens lautet enger: einen offenen Widerspruch im vorbereiteten Hinweis klären. Im Entwurf steht, fehlende Unterlagen würden immer erst beim ersten Besuch besprochen. Der Empfang fragt, wie eine vorherige organisatorische Rückfrage dann bearbeitet werden soll. Diese Frage braucht eine gemeinsame Entscheidung über den betreuten Weg.
Eine qualitative Untersuchung in drei kanadischen Hausarztzentren beobachtete, wie Zeitpläne und Arbeitsorte die Zusammenarbeit zwischen medizinischen, therapeutischen und administrativen Rollen prägten. In einem der Zentren konnten Beschäftigte aus dem administrativen Team nicht an der wöchentlichen Besprechung teilnehmen, nachdem die Praxis während der Mittagszeit geöffnet blieb. Für Ihre eigene Organisationsfrage ist das ein konkreter Prüfpunkt: Wenn das Wissen des Empfangs gebraucht wird, muss die Empfangsarbeit während der Besprechung trotzdem abgedeckt sein. Die Studie zu Zeit und Zusammenarbeit in der Primärversorgung beschreibt solche örtlichen Beobachtungen; sie liefert keinen festen Besprechungsrhythmus für jede Praxis.
Benennen Sie das gewünschte Ergebnis vor der Terminwahl. „Wir klären den Rückfragekontakt und den gültigen Hinweis“ erklärt, wozu die Beteiligten zusammenkommen. Ein allgemeiner Auftrag wie „Wir müssen besser kommunizieren“ macht weder die nötige Anwesenheit noch den späteren Abschluss verständlich. Der Zweck begrenzt außerdem, welche weiteren Themen in dieses Treffen gehören.
Vorbereitende Beiträge innerhalb der jeweiligen Arbeitszeit ermöglichen
Geben Sie jeder beteiligten Rolle eine kleine passende Vorbereitung. Im Beispiel sammelt der Empfang die zwei wiederkehrenden organisatorischen Fragen. Die Therapeutin liest den vorbereiteten Hinweis anhand des tatsächlich betreuten Erstterminablaufs. Die Leitung prüft den vorgeschlagenen Kontakt und die derzeitige öffentliche Information. Jeder Beitrag entsteht am vorgesehenen geschützten Arbeitsort.
Diese Vorbereitung wird mit tatsächlicher Arbeitszeit verbunden. Eine Kollegin soll nicht erst am freien Nachmittag einen Text lesen, damit sie im gemeinsamen Treffen sofort antworten kann. Schauen Sie auf ihre vorhandenen Zeitfenster und die übrigen Aufgaben. Wenn die Vorbereitung dort keinen Platz hat, ändern Sie den Umfang oder planen sie bewusst ein.
Vereinbaren Sie einen gemeinsamen Ort für Entwurf und Rückfragen. Die Beteiligten brauchen dieselbe Fassung mit erkennbarem Stand. Drei private Kopien können unterschiedliche Änderungen enthalten und erzeugen im Treffen eine zusätzliche Suchaufgabe. Ein verständlicher Entwurf mit einer offenen Frage reicht für die ausgewählte Entscheidung aus.
Fragen Sie nach der tatsächlichen Nutzbarkeit. Kann die Kollegin den Stand während ihrer geplanten Arbeitszeit finden und ihre Beobachtung ergänzen? Weiß sie, welcher Punkt noch entschieden wird? Eine bloße Aufforderung zu mehr digitaler Zusammenarbeit beantwortet diese Fragen nicht. Das Team gestaltet die Vorbereitung an den Bedingungen, unter denen die Arbeit ausgeführt werden soll.
Flexibilität für das Team planbar gestalten
Bei New Work kommt es darauf an, wer die Flexibilität steuert. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin unterscheidet in ihrer Arbeitszeitbefragung zwischen zeitlichem Handlungsspielraum der Beschäftigten und betrieblich veranlassten Flexibilitätsanforderungen. 2023 berichteten 18 Prozent der Beschäftigten in medizinischen und nichtmedizinischen Gesundheitsberufen von häufigen kurzfristigen Arbeitszeitänderungen; über alle Berufe waren es 11 Prozent. Die Befragung behandelt keine Besprechungstermine, macht aber einen relevanten Unterschied für deren Planung sichtbar: Ein kurzfristig auf die freie Zeit einer Kollegin gelegtes Treffen ist keine von ihr mitgestaltete Flexibilität. Stimmen Sie den Termin rechtzeitig mit den betroffenen Personen ab und planen Sie die Vorbereitung innerhalb ihrer vorgesehenen Arbeitszeit. Die BAuA-Ergebnisse zur Arbeitszeitflexibilität 2023 erläutern die erhobenen Handlungsspielräume und Anforderungen.
Ein erreichbares gemeinsames Zeitfenster statt einer Gewohnheit wählen
Vergleichen Sie anschließend die Anwesenheit der Personen, die für die konkrete Entscheidung gebraucht werden. Im Beispiel ist der Empfang am Dienstag von 8 bis 14 Uhr eingeteilt, die Therapeutin von 9 bis 13 Uhr und die Leitung von 12 bis 16 Uhr. Ihr gemeinsamer Zeitraum liegt zwischen 12 und 13 Uhr. Daraus wird zunächst ein möglicher kurzer Besprechungsabschnitt ausgewählt.
Die Praxis prüft Dienstag 12.45 bis 13 Uhr. Das sind 15 Minuten gemeinsamer Zeit. Vor der Bestätigung wird geklärt, wie der Empfang währenddessen betreut wird und ob die Therapeutin ihren vorherigen Arbeitsabschnitt tatsächlich abschließen kann. Ein Schnittpunkt im Plan zeigt die Möglichkeit; die Abdeckung macht daraus ein verwendbares Treffen.
Mit der Arbeitszeit- und Urlaubsplanung in easymed können Sie die vorgesehenen Zeitfenster und genehmigten Abwesenheiten für die konkrete Woche heranziehen. Gehen Sie danach den tatsächlichen Ablauf durch. Ein geplanter Termin mit drei Namen ist nur sinnvoll, wenn die Personen und die nötige Unterstützung im Praxisalltag verfügbar sind.
Passt der vorgeschlagene Dienstag nicht, prüfen Sie ein anderes gemeinsames Fenster oder bereiten Sie die Entscheidung passend vor. Die freie Zeit einer Kollegin wird nicht still zur Reserve für die Organisationsbesprechung. Ebenso wenig muss der vollständige bisherige Freitagtermin nur auf einen anderen Wochentag verschoben werden. Zuerst wurde geklärt, welche Arbeit überhaupt gemeinsam stattfinden soll.
Im Gespräch den offenen Unterschied wirklich entscheiden
Beginnen Sie das Treffen mit der bereits benannten Frage. Die Beteiligten kennen den vorbereiteten Hinweis und ihre jeweiligen Beobachtungen. Der Empfang erklärt, welche organisatorische Rückfrage vor dem Ersttermin wiederkehrt. Die Therapeutin benennt den benötigten Ablaufbezug. Die Leitung entscheidet mit diesen Beiträgen über die gültige öffentliche Aussage und den dafür betreuten Kontakt.
Im Beispiel lautet das Ergebnis: Der Hinweis beschreibt den vorhandenen Erstterminweg und nennt den Empfang als Kontakt für organisatorische Fragen zu den benötigten Unterlagen. Fachliche Einordnungen erhalten ihre zuständige Ansprechstelle. Die verantwortliche Person übernimmt die freigegebene Fassung an den vorgesehenen öffentlichen Ort und bestätigt die Änderung anschließend.
Prüfen Sie das Ergebnis an einer kurzen Frage: „Eine Person liest den Hinweis und möchte vor ihrem ersten Besuch etwas Organisatorisches klären. Welchen Kontakt findet sie?“ Die Beteiligten sollen denselben nächsten Schritt beschreiben. Wenn sie unterschiedliche Antworten geben, ist die Entscheidung noch nicht verständlich genug, auch wenn alle den allgemeinen Vorschlag gut finden.
Weitere Themen werden mit einem eigenen nächsten Schritt aufgenommen. Eine neue Behandlungsart oder eine Änderung der Öffnungszeit braucht möglicherweise andere Beteiligte und eine andere Entscheidung. Der 15-Minuten-Abschnitt bleibt für die ausgewählte Frage nutzbar. Eine klare Grenze schützt den Zweck, den das Team für dieses gemeinsame Treffen festgelegt hat.
Den bestätigten Arbeitsweg für alle Beteiligten zugänglich halten
Halten Sie nach dem Treffen die Entscheidung und ihre Umsetzung knapp fest. Im Beispiel gehören dazu die freigegebene Aussage, der organisatorische Kontakt und die Person, die den öffentlichen Hinweis pflegt. Daneben steht, wann die Änderung übernommen wurde. Der frühere offene Entwurf erhält seinen neuen Stand, damit nicht zwei Fassungen als aktuell verwendet werden.
Eine Kollegin, die für diese Entscheidung nicht dabei sein musste, soll den gültigen Hinweis später finden und verwenden können. Das ist eine andere Aufgabe als die persönliche Anwesenheit im Treffen. Prüfen Sie mit einer Vertretung eine gewöhnliche Anfrage zum ersten Termin. Sie erklärt anhand der verwendeten Information, wie der Kontakt fortgesetzt wird.
Die easymed-Funktionsübersicht hilft Ihnen, den dazugehörigen Termin- und Patientenweg anzusehen. Die schriftliche Teamvereinbarung und die öffentliche Information werden am dafür vorgesehenen Ort gepflegt. Die Praxissoftware gibt dem Gespräch einen konkreten Arbeitsbezug; die Entscheidung über Wortlaut und Zuständigkeit bleibt bei Ihren benannten Rollen.
Berichten Sie dem Team auch, wie die Zusammenarbeit verändert wurde. Vorbereitende Beiträge entstehen innerhalb der jeweiligen geplanten Arbeitszeit, der offene Unterschied wird in einem passenden gemeinsamen Fenster entschieden und die gültige Fassung bleibt auffindbar. Diese Beschreibung ist greifbarer als ein allgemeines Versprechen, künftig viel flexibler zu sein.
Die neue Zusammenarbeit an der nächsten Aufgabe auswerten
Nach der nächsten ähnlichen Entscheidung schauen Sie auf die tatsächliche Verwendung. Waren die vorbereitenden Beiträge vorhanden? Blieb im Treffen ausreichend Zeit für den offenen Unterschied? Konnte die Vertretung den bestätigten Hinweis anschließend finden? Die Antworten zeigen, an welcher Stelle der neue Rahmen noch angepasst werden sollte.
Vielleicht war die Vorbereitung zu umfangreich, während die gemeinsame Entscheidung nur eine kleine Kontaktfrage betraf. Dann begrenzen Sie den Auftrag besser. Vielleicht lag das gewählte Treffen zwar in der gemeinsamen Anwesenheit, aber die Empfangsabdeckung war nicht ausführbar. Dann wird die zeitliche Absprache mit den betroffenen Personen erneut geprüft.
Fragen Sie auch die Mitarbeitenden nach ihrem Einfluss auf den Ablauf. Konnten sie eine tatsächlich schwierige Bedingung benennen, und wurde daraus eine nachvollziehbare Änderung? Eine gemeinsam gestaltete Arbeitsweise entsteht durch solche konkreten Beiträge. Ein neuer Name für die alte Freitagsrunde verändert die Bedingungen noch nicht.
Beginnen Sie mit einer einzigen wiederkehrenden Organisationsentscheidung. Trennen Sie Vorbereitung, notwendiges Gespräch und anschließende Verwendung. Betrachten Sie mit easymed die tatsächlichen Zeitfenster und den betreffenden Praxisweg. So wird New Work im Praxisteam zu einer ausführbaren Form der Zusammenarbeit, in der gemeinsame Anwesenheit einen klaren Zweck erfüllt.
