Eine Not-to-do-Liste für die Therapiepraxis hilft, überholte Routinen gezielt zu beenden. Schreiben Mitarbeitende freitags bestätigte Termine noch einmal in einen internen Wochenbericht, obwohl die Leitung mit demselben Teamkalender plant, werden Informationen doppelt aufbereitet. Prüfen Sie zuerst, welche Entscheidung der Bericht unterstützt und welche Angaben bereits aktuell im Kalender stehen.
easymed zeigt Tages-, Wochen- und Monatsansichten sowie eine Spalte je Behandler. Die Leitung kann den bestätigten Terminstand damit direkt für die Wochenplanung nutzen. Der folgende Beispielablauf zeigt, wie Sie doppelte Terminabschriften von offenen organisatorischen Fragen trennen, den neuen Weg kurz testen und die Änderung verständlich im Team verankern.
Den Wochenbericht auf doppelte Kalenderangaben prüfen
Gehen Sie den Bericht mit der Leitung und ein oder zwei Verfassenden durch. Markieren Sie jede Rubrik als bestätigte Terminangabe, offene organisatorische Entscheidung oder weiterhin benötigte Information. Fragen Sie bei jeder Zeile: Welche konkrete Entscheidung oder nächste Aufgabe hängt davon ab? So sehen Sie, welcher Teil bereits im Kalender steht und welcher einen eigenen Übergabeweg braucht.
Im Beispiel schreiben vier Teammitglieder freitags jeweils ungefähr zehn Minuten an einem zusätzlichen organisatorischen Bericht. Zusammen sind das 40 Personenminuten pro Woche für Terminübersichten, die bereits im Kalender stehen. Die Leitung öffnet für die Wochenplanung denselben Kalender. Die vier Zeitstücke liegen bei unterschiedlichen Mitarbeitenden und bilden kein zusammenhängendes 40-Minuten-Fenster. Jede Person kann ihren eigenen Abschnitt für die nächste anstehende Aufgabe nutzen.
Benennen Sie den entfallenden Teil so, dass alle ihn erkennen: „Freitagsbericht mit bereits eingetragenen Terminangaben.“ Fachliche Dokumentation und weitere benötigte Unterlagen behalten ihren gewohnten Arbeitsweg. Offene Entscheidungen erhalten eine zuständige Person und ihren benötigten Zeitpunkt.
Bestätigte Termine und offene Fragen getrennt weitergeben
Für bestätigte Termine nutzt die Leitung die passende Kalenderansicht. Die easymed-Teamansicht bietet Tages-, Wochen- und Monatsansichten sowie eine Spalte je Behandler. Bei der Wochenplanung kann das Team dadurch direkt prüfen, welche Zeiten und Zuordnungen eingetragen sind. Verwenden Sie die Ansicht, die zur anstehenden Planungsfrage passt.
Eine noch ungeklärte Raumzuordnung ist keine bestätigte Kalenderangabe. Geben Sie sie über den vereinbarten Teamweg mit dem betroffenen Termin, der konkreten Frage, der zuständigen Person und dem Zeitpunkt weiter, bis zu dem die Entscheidung gebraucht wird. Nach der Klärung übernehmen Sie die bestätigte Raumangabe am Termin.
Liegt eine bestätigte Änderung bisher nur in der alten Freitagsnachricht, übernehmen Sie sie einmal in den Kalender, bevor diese Berichtzeile entfällt. Die Leitung prüft anschließend den aktuellen Stand am betreffenden Termin. Der Kalender trägt die bestätigte Information; die konkrete Frage läuft bis zur Klärung über ihren vorgesehenen Weg.
Den neuen Wochenweg in einem kurzen Test prüfen
Legen Sie mit den direkt betroffenen Personen fest, was der Test klären soll. Als Beispiel entfallen die doppelten Terminzeilen für ein oder zwei Freitage. Beobachten Sie, ob die Leitung die bestätigten Termine in der passenden Woche findet und ob eine offene Frage rechtzeitig die zuständige Person erreicht. Fragen Sie außerdem, ob eine Angabe fehlte oder jemand den alten Bericht nachfordern musste.
Dieser kurze Lernzyklus entspricht dem Plan-Do-Study-Act-Prinzip (PDSA): Änderung planen, im kleinen Umfang ausprobieren, Beobachtungen mit der Erwartung vergleichen und den Ablauf anpassen. Das Institute for Healthcare Improvement empfiehlt, frühe Tests möglichst klein zu planen und unerwartete Beobachtungen festzuhalten; die Agency for Healthcare Research and Quality nennt kurze Zyklen und eine kleine Testgruppe als praktische Orientierung (IHI: Änderungen testen, AHRQ: PDSA-Arbeitsblatt). Halten Sie nur die Rückmeldung fest, die diese Prüfpunkte beantwortet.
Wenn ein Termin nicht auffindbar war oder eine offene Entscheidung zu spät ankam, passen Sie den betreffenden Kalender- oder Übergabeweg an und testen Sie erneut. Wenn die Leitung den Kalenderstand findet und offene Fragen rechtzeitig bearbeitet werden, vereinbaren Sie den Kalenderweg als neue Routine. Die Beobachtungen aus dem Test zeigen, welche Anpassung noch gebraucht wird.
Das Ende der Routine für Team und Vertretung klären
Schreiben Sie die Vereinbarung in einem Satz auf: „Ab dem vereinbarten Freitag entfällt der Wochenbericht mit bereits bestätigten Kalenderangaben. Die Leitung plant mit dem Teamkalender; offene organisatorische Fragen gehen mit Terminbezug, zuständiger Person und benötigtem Zeitpunkt über den vereinbarten Weg.“
Informieren Sie die Verfassenden und die Leitung gemeinsam und passen Sie den alten Eintrag auf der Aufgabenhilfe an. Zeigen Sie auch einer Vertretung, welche Kalenderansicht für die Woche gilt und wo eine offene Frage geklärt wird. So passt die Einarbeitung zur vereinbarten Routine.
Wenn bestätigte Termine im Teamkalender sichtbar sind und offene Fragen ihren eigenen Übergabeweg haben, kann die Leitung die Wochenplanung am gemeinsamen Stand ausrichten. Die Kalenderfunktionen von easymed bündeln Termine in Tages-, Wochen- und Monatsansichten mit einer Spalte je Behandler.
