Ein Patientenaufnahme-Teamworkshop sollte mit einer kurzen, brauchbaren Arbeitsanweisung enden: Was geschieht vom ersten Kontakt bis zur Vorbereitung des ersten Termins, wer übernimmt welche Aufgabe und wie geht das Team mit einer fehlenden Angabe um? Gehen Sie dafür einen typischen Beispielvorgang gemeinsam durch. Für Übungen verwenden Sie keine echten Patientenangaben.
easymed kann Teile dieses Aufnahmewegs bereits zusammenführen: Patienten füllen Stammdaten und Einwilligungen vor dem Termin über die digitale Selbstauskunft aus. Eigene Anamnesefragebögen können über Buchung, Portal oder Empfang ausgefüllt werden; die Antworten stehen in der Patientenakte. Der Teamkalender hält den Termin bereit, und Mitarbeiterrechte steuern, wer welche Bereiche sehen und bearbeiten darf. Ihr Team entscheidet weiterhin, welche Fragen zur Praxis passen, wer eine Rückfrage übernimmt und welche Angaben fachlich besprochen werden.
Den Aufnahmeweg an einem Beispiel durchgehen
Wählen Sie einen typischen Erstkontakt, etwa eine Person, die einen Termin vereinbart und eine Unterlage erst später nachreichen kann. Verfolgen Sie den Weg Schritt für Schritt: Anfrage, Terminvereinbarung, Selbstauskunft, erstes Gespräch und gegebenenfalls die spätere Rückmeldung. So sieht das Team, wo eine Angabe gebraucht wird und wo der nächste Arbeitsschritt beginnt.
Notieren Sie an jeder Übergabe drei Dinge: Welche Information liegt schon vor? Wer braucht sie als Nächstes? Welche Aufgabe bleibt offen? Beginnen Sie mit dem tatsächlichen Ablauf Ihrer Praxis. Wenn Angaben in easymed bereits in der Patientenakte stehen, muss der Empfang sie für die Übergabe nicht erneut aus einem Formular zusammensuchen. Ergänzt wird nur, was für den nächsten Schritt noch fehlt.
Beschränken Sie die Workshopnotizen auf diesen organisatorischen Weg. Für einen Beispielsatz reichen Kontaktrolle, fehlende Unterlage und nächster Handgriff. Medizinische Einzelheiten gehören nicht auf das gemeinsame Workshopblatt; das Team kann den Ablauf mit Beispielangaben besprechen und die fachliche Information in der vorgesehenen Akte einordnen.
Kontaktrollen und Behandlungsaufgaben trennen
Eine Bezugsperson kann einen Termin organisieren, während eine andere Person behandelt wird. Halten Sie im Beispiel deshalb getrennt fest, wer die organisatorische Absprache erhält und auf welche Person sich die Aufnahme bezieht. Eine gemeinsame E-Mail-Adresse beschreibt noch nicht, wer antworten oder eine offene Aufgabe weiterführen soll.
Ordnen Sie den Handgriff der passenden Rolle zu: Der Empfang hält Termin und organisatorischen Kontakt bereit; die behandelnde Person prüft, welche Antworten für das erste Gespräch wichtig sind. Wenn eine Rückfrage eine fachliche Einschätzung braucht, benennen Sie sie als Frage an die behandelnde Person. So muss der Empfang keine medizinische Bedeutung aus einem leeren oder unklaren Feld ableiten.
In easymed sind Kalender, Patientenakte und Anamneseantworten am Patientenbezug verfügbar. Die Rechte je Mitarbeiter legen fest, wer die jeweiligen Bereiche sehen und bearbeiten darf. Im Workshop klären Sie ergänzend, wer den offenen Vorgang übernimmt und wie die Vertretung den nächsten Schritt erkennt.
Aufnahmefragen nach ihrem Zweck ordnen
Prüfen Sie jede Frage danach, wofür sie gebraucht wird: für die Terminorganisation, für die Vorbereitung des Gesprächs oder für eine fachliche Klärung. Fragen Sie auch, ob die Formulierung verständlich sagt, was die Patientin oder der Patient eintragen soll. Ähnliche Fragen an mehreren Stellen können Sie zusammenführen, wenn dadurch kein notwendiger Inhalt verloren geht.
Ein ausgefüllter Fragebogen zeigt, dass Antworten eingegangen sind. Er entscheidet nicht, welche Angabe für die Behandlung wichtig ist. Das Bürgerliche Gesetzbuch verlangt für die Aufklärung vor einer Einwilligung ein verständliches mündliches Gespräch durch den Behandelnden oder eine entsprechend qualifizierte Person; Unterlagen können ergänzen. Die Behandlungsakte hält die aus fachlicher Sicht wesentlichen Informationen und Ergebnisse fest, darunter die Anamnese. Für den Aufnahmeweg heißt das: Selbstauskunft bereitet vor, das Gespräch und die fachliche Einordnung bleiben Aufgabe der dafür zuständigen Person (§ 630e BGB, § 630f BGB).
Nutzen Sie die konfigurierbare Anamnese für die Fragen, die Ihr Team tatsächlich stellen möchte. Der Workshop legt fest, was auf dem Formular steht, welche Antwort vor dem Termin hilfreich ist und was im persönlichen Gespräch geklärt wird. Eine kurze, klare Frage erleichtert die Vorbereitung und gibt dem Team einen konkreten Anlass für die Rückfrage.
Eine fehlende Unterlage mit einem nächsten Schritt verbinden
Wenn eine Angabe nicht vorliegt, benennen Sie die konkrete Rückfrage. Wer kontaktiert wen, welche Antwort wird gebraucht und wann folgt die Rückmeldung? Ein leeres Feld ist nicht automatisch eine verneinte Antwort. Diese drei Angaben machen aus dem fehlenden Eintrag eine bearbeitbare Aufgabe.
Im Beispiel steht der erste Termin bereits im Kalender. Der Empfang vereinbart mit dem organisatorischen Kontakt, wann die Unterlage nachgereicht wird. Die Notiz hält fest, wer die Rückmeldung erwartet und wann das Team erneut darauf schaut. Die Vertretung kann daran anschließen, statt die Aufnahme nochmals von vorn zu beginnen.
Aktualisieren Sie den Stand, sobald die Rückfrage erledigt ist. Eine Nachricht oder Weiterleitung kann ein Zwischenschritt sein; für die Vorbereitung zählt, ob die Unterlage nun vorliegt oder welcher nächste Kontakt vereinbart wurde. So bleibt erkennbar, was noch offen ist und wer weiterarbeitet.
Vereinbarung ausprobieren und gezielt verbessern
Fassen Sie das Ergebnis in einer kurzen Arbeitsanweisung zusammen: Welche Fragen werden vor dem Termin gestellt? Wo stehen die Antworten? Wer prüft eine fehlende Unterlage, wer führt das Gespräch und wie findet eine Vertretung den nächsten Schritt? Eine Kollegin, die nicht am Workshop teilgenommen hat, sollte den ausgewählten Beispielvorgang damit weiterführen können.
Gehen Sie den Fall einmal gemeinsam durch, als wäre der Termin am nächsten Tag. Der Empfang findet Termin und Kontakt, die behandelnde Person sieht die vorliegenden Antworten, und die Vertretung erkennt die offene Rückfrage. Wenn dabei unklar bleibt, ob eine Frage beantwortet oder noch fachlich zu klären ist, ändern Sie genau diese Formularfrage oder Übergaberegel.
Als Praxis-QM-Orientierung beschreibt die KBV, Ziele gemeinsam im Team festzulegen, Zuständigkeiten und Vertretungen klar zu regeln und die Umsetzung später zu überprüfen. Für Ihren Aufnahmeweg kann ein einfaches Prüfkriterium genügen: Erkennt die nächste Kollegin bei einer fehlenden Unterlage, wer wen mit welcher Frage kontaktiert und wann der Vorgang wieder aufgenommen wird? Prüfen Sie das nach den ersten Anwendungen und passen Sie eine unklare Stelle gezielt an (Hinweise der KBV zum Qualitätsmanagement in Praxen).
Mit easymed stehen digitale Selbstauskunft, Anamneseantworten, Patientenakte und Teamkalender für diesen Aufnahmeweg bereit. Sehen Sie sich an, wie diese Funktionen zu den Zuständigkeiten Ihrer Praxis passen, und entwerfen Sie im Team eine Übergabe, die auch bei einer offenen Rückfrage verständlich bleibt.
