Bei der Gründung einer Physiotherapiepraxis laufen mehrere Vorgänge nebeneinander: die berufliche Erlaubnis, gegebenenfalls die Zulassung für Behandlungen gesetzlich Versicherter, die steuerliche Erfassung und die Absicherung des geplanten Angebots. Ein Gründungsordner hilft, wenn Sie zu jeder Unterlage den Zweck, den zuständigen Kontakt und den aktuellen Bearbeitungsstand sehen.
Für den späteren Behandlungsalltag führt easymed für Physiotherapie bestätigte Termine im gemeinsamen Kalender. Dokumente und Hinweise liegen in der Patientenakte; Befund und Verlauf werden dem jeweiligen Termin zugeordnet. So kann das Team die laufende Patientenorganisation im System weiterführen, während Berufs-, Zulassungs-, Steuer- und Versicherungsunterlagen ihrem jeweiligen Gründungsvorgang zugeordnet bleiben.
Notieren Sie zu Beginn, was Sie tatsächlich planen: Welche Leistungen bieten Sie an, wo arbeiten Sie, wer behandelt und möchten Sie gesetzlich Versicherte behandeln? Diese Angaben bilden die gemeinsame Grundlage für Ihre Anfragen und zeigen, welche Vorgänge für Ihren Start wichtig sind.
Berufsberechtigung und Ausbildungsnachweise ablegen
Wer die Berufsbezeichnung „Physiotherapeutin“ oder „Physiotherapeut“ führen möchte, benötigt grundsätzlich die entsprechende Erlaubnis nach § 1 des Masseur- und Physiotherapeutengesetzes. Legen Sie den Nachweis dieser Erlaubnis zentral ab. Falls die zuständige Behörde noch Unterlagen prüft, ordnen Sie Antrag, Nachforderung und Antwort demselben Vorgang zu.
KI Generiert
Prüfen Sie eine digitale Fassung direkt nach dem Scan: Sind alle Seiten und Rückseiten enthalten, sind Namen und Dokumentangaben lesbar und stimmen sie mit dem Original überein? Benennen Sie die Datei nach Dokument und Stand, zum Beispiel Berufserlaubnis_aktuelle-Fassung. Bewahren Sie Original und digitale Arbeitsfassung an den dafür vorgesehenen Orten auf.
Verfahrensfragen an den richtigen Kontakt geben
Halten Sie Berufserlaubnis, GKV-Zulassung und steuerliche Erfassung getrennt fest. Eine Zulassung nach § 124 SGB V gehört nur dazu, wenn Sie Behandlungen zu Lasten der gesetzlichen Krankenkassen planen. Dokumentieren Sie bei jedem Vorgang dieselben Punkte: Frage, eingereichte Unterlagen und Antwort der zuständigen Stelle.
GKV-Zulassung: Nach § 124 SGB V dürfen Heilmittel für gesetzlich Versicherte nur von zugelassenen Leistungserbringern abgegeben werden. Die Zulassung beantragen Sie bei der für Ihr Bundesland zuständigen Arbeitsgemeinschaft. Der GKV-Spitzenverband nennt die zuständigen Zulassungsstellen und veröffentlicht den Physiotherapievertrag mit seinen Anlagen. Dazu gehören die Zulassungsvoraussetzungen in Anlage 5 und die Anerkenntniserklärung in Anlage 6. Halten Sie Ihre eingereichten Angaben, die verwendete Fassung der Anlagen und den Zulassungsbescheid im selben Vorgang. Prüfen Sie die aktuellen Anforderungen an Qualifikation, Räume und Ausstattung, bevor Sie Räume festlegen oder umbauen.
Steuerliche Erfassung: Die Betriebseröffnung oder Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit teilen Sie dem Finanzamt grundsätzlich innerhalb eines Monats elektronisch mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung mit. Die ELSTER-Hilfe führt zum passenden Formular und beschreibt die elektronische Übermittlung. Speichern Sie eine Kopie des ausgefüllten Fragebogens, die Versandbestätigung und später das Schreiben mit der Steuernummer. Notieren Sie den tatsächlichen Beginn Ihrer Tätigkeit, damit der Vorgang einen klaren zeitlichen Bezug hat.
Tragen Sie pro Vorgang die offene Frage und den zuständigen Kontakt ein. Ordnen Sie eingereichte Unterlagen und die Rückmeldung samt Datum demselben Vorgang zu. Ein Eintrag wie „GKV-Zulassung – aktuelle Anlage 5 eingereicht – Rückmeldung der zuständigen Arbeitsgemeinschaft ausstehend“ ist leichter weiterzuführen als ein Sammelpunkt wie „Behörden klären“.
Tätigkeitsprofil und Absicherung gemeinsam ordnen
Für ein Gespräch zur beruflichen Absicherung beschreiben Sie Ihr geplantes Angebot und die tatsächlichen Arbeitsorte. Notieren Sie, ob Sie ausschließlich in eigenen Praxisräumen arbeiten, Hausbesuche anbieten oder weitere Tätigkeiten planen. Wenn weitere Therapeutinnen oder Therapeuten beteiligt sind, halten Sie auch diese Rollen fest.
Der Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft erläutert die Berufshaftpflicht als Versicherung für Schäden, die im Zusammenhang mit einer beruflichen Tätigkeit entstehen können. Welche Tätigkeiten, Orte und Personen ein konkreter Vertrag umfasst, ergibt sich aus den vereinbarten Bedingungen. Ordnen Sie deshalb die Police, die Versicherungsbedingungen und schriftliche Erläuterungen demselben Tätigkeitsprofil zu.
Vergleichen Sie Angebote anhand derselben Fragen: Auf welches Tätigkeitsprofil bezieht sich die Auskunft? Sind die geplanten Arbeitsorte und Leistungen beschrieben? Welche Punkte sind im Vertrag geregelt, und welche Rückfrage ist noch offen? Notieren Sie die Antwort zusammen mit dem jeweiligen Angebotsstand. So vergleichen Sie die tatsächliche Vereinbarung und nicht nur Produktnamen oder Beitragshöhen.
Fallbeispiel: Ein nachträglich ergänzter Hausbesuch
Eine Gründerin plant zunächst Behandlungen in eigenen Praxisräumen. Nach einem Beratungsgespräch möchte sie zusätzlich Hausbesuche anbieten. Die bisherige Rückmeldung zur Absicherung bezog sich auf das frühere Tätigkeitsprofil.
Aktualisieren Sie in dieser Situation zuerst das Tätigkeitsprofil. Ordnen Sie die bisherige Auskunft weiterhin dem damaligen Stand zu und fragen Sie den Versicherer, welche zusätzlichen Angaben zur Einbeziehung von Hausbesuchen benötigt werden. Wenn sich zugleich die für eine GKV-Zulassung angegebenen Arbeitsorte oder Praxisbedingungen ändern, klären Sie mit der zuständigen Arbeitsgemeinschaft, ob sie neue Angaben benötigt. Die neue Antwort erhält einen Bezug zum aktualisierten Profil; die frühere Fassung bleibt als damaliger Gesprächsstand nachvollziehbar.
Den Ordner nach dem Praxisstart weiter nutzbar halten
Richten Sie vier Bereiche ein: Berufserlaubnis und Qualifikation, GKV-Zulassung, steuerliche Erfassung sowie Absicherung. Führen Sie den GKV-Bereich nur, wenn Sie die Versorgung gesetzlich Versicherter planen. Eine einfache Übersicht kann für jeden Vorgang Kontakt, benötigte Information, eingereichte Unterlagen, Rückmeldung und nächsten Schritt enthalten.
Unterscheiden Sie dabei den Dateibestand vom Verfahrensstand. Eine lesbare Arbeitsfassung kann bereits vorliegen, obwohl eine Stelle noch eine bestimmte Form bestätigt oder eine Zulassung noch nicht erteilt hat. Halten Sie deshalb fest, ob eine Unterlage nur vorhanden, bereits eingereicht oder für den konkreten Zweck bestätigt ist.
Geben Sie Dateien Namen, die Dokumentart und Fassung erkennen lassen, und führen Sie eine aktuelle Hauptfassung pro Unterlage. Bei einer Rückfrage notieren Sie den Kontakt, den Bezug zur eingereichten Fassung und die Antwort beim passenden Vorgang. So muss ein Dokument nicht in mehreren Ordnern kopiert werden, und eine Vertretung kann erkennen, wofür es gesammelt wurde.
Vor dem Start gehen Sie die offenen Vorgänge einmal durch: Liegt die Berufserlaubnis vor? Ist die GKV-Zulassung beantragt oder für Ihr Angebot nicht vorgesehen? Wurde der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung übermittelt? Bezieht sich die vereinbarte Absicherung auf die tatsächlich geplanten Tätigkeiten und Arbeitsorte? Aus den Antworten ergibt sich eine kurze, konkrete Liste der nächsten Schritte für Ihre Physiotherapiepraxis.
