Private Physiotherapiepreise kalkulieren Sie aus dem vollständigen Zeitbedarf einer Leistung, der realistisch erbrachten Menge und den Kosten Ihrer Praxis. In easymed legen Sie Selbstzahlerleistungen mit eigenen Preisen an; die Rechnung entsteht aus den erfassten Leistungen. So kann Ihr kalkuliertes Angebot im Praxisablauf weitergeführt werden.
Für den Praxisstart verbinden Sie vier Planungsfragen: Welche Zeit beansprucht ein vollständiger Termin? Wie viele Leistungen werden Sie voraussichtlich tatsächlich erbringen? Welcher Erlösbedarf ergibt sich aus Betrieb, persönlichem Unternehmerbedarf und geplanten Investitionen? Und wie passt das Ergebnis zu Ihrem konkreten Angebot und dem lokalen Markt? Die folgenden Beispielrechnungen zeigen, wie Sie daraus einen nachvollziehbaren Preisansatz ableiten.
Privatpreise und Erstattung auseinanderhalten
Der Preis Ihrer Praxis und die Erstattung durch eine private Versicherung oder Beihilfe sind zwei verschiedene Größen. Der Bundesverband selbstständiger Physiotherapeuten (IFK) weist darauf hin, dass Praxen Privatpreise an ihren individuellen Bedingungen ausrichten können. Beihilfe-Höchstsätze zeigen, welcher Betrag Beihilfeberechtigten erstattet wird; sie sind keine betriebswirtschaftliche Preisliste für Ihre Praxis. Standort, Räume, Ausstattung und der Umfang Ihres Angebots gehören deshalb in die eigene Kalkulation. Vergleichen Sie Ihren Kostenansatz zusätzlich mit ähnlichen Angeboten vor Ort und beschreiben Sie, was Ihre Leistung umfasst. So wird erkennbar, ob ein Preisunterschied auf Behandlungszeit, enthaltenen Bestandteilen oder Ausstattung beruht. Der IFK erläutert die Preisgestaltung für Privatpatienten.
Vereinbaren Sie Leistungsumfang und Preis vor der Behandlung verständlich. Wenn Sie wissen oder konkrete Anhaltspunkte dafür haben, dass ein Dritter die Behandlungskosten nicht vollständig übernimmt, verlangt § 630c Absatz 3 BGB, Patientinnen und Patienten vor Behandlungsbeginn in Textform über die voraussichtlichen Kosten zu informieren. Die Kosteninformation schafft eine klare Grundlage für das Gespräch über die Erstattung, die der Patient mit seinem Versicherer klärt. § 630c Absatz 3 BGB regelt diese Information.
Mit verfügbarer Zeit und erwarteter Auslastung rechnen
Beginnen Sie bei der Arbeitswoche, die Sie tatsächlich anbieten möchten. Neben Behandlungen gehören Dokumentation, Verwaltung, Pausen und Vorbereitung dazu. Für die Jahresbetrachtung berücksichtigen Sie Urlaub und Fortbildung. Der gemeinsame Kalender in easymed bietet Arbeitszeiten, Serientermine und Pufferzeiten sowie Ansichten nach Behandler oder Raum.
Unterscheiden Sie die angebotene Kapazität von den erwarteten erbrachten Leistungen. Eine Beispielpraxis kann 100 passende Arbeitsblöcke bereitstellen und für die Anlaufphase 80 belegte und erbrachte Leistungen annehmen. Der Kostenbedarf wird dann auf diese 80 Leistungen bezogen. Die weiteren 20 verfügbaren Möglichkeiten helfen bei der Planung, erzeugen aber noch keinen Erlös.
Halten Sie die angenommene Auslastung direkt neben der Kapazität fest. Für den Beginn und den eingespielten Betrieb können Sie unterschiedliche Mengen verwenden. So sehen Sie, welche Zahl Ihrer Rechnung zugrunde liegt und wo spätere Praxiserfahrungen die Planung ergänzen.
Die Leistung als vollständigen Arbeitsblock beschreiben
Ein Beispieltermin besteht aus 40 Minuten direktem Kontakt und weiteren 10 Minuten organisatorischer Arbeit. Der vollständige Arbeitsblock beansprucht damit 50 Minuten. Vorbereitung, Dokumentation und Nacharbeit haben einen Platz, statt zwischen zwei Kontakten unsichtbar zu werden.
KI Generiert
Beschreiben Sie Erstaufnahme und Folgekontakt getrennt, wenn ihr Zeitbedarf unterschiedlich ist. Ein zusätzliches Gespräch oder ein ergänzendes Angebot bekommt ebenfalls einen klaren Umfang. Das erleichtert sowohl die Planung als auch die Erklärung des eigenen Preises.
easymed unterstützt die Behandlungsdokumentation mit Befund und Verlauf je Termin und Textvorschlägen aus bisherigen Formulierungen. Die Patientenakte und die erfassten Leistungen verbinden den Kontakt mit der Rechnung. Das Team kann vorhandene Angaben für die Abrechnung weiterverwenden; für die Kalkulation verwenden Sie weiterhin den Zeitbedarf Ihres eigenen Angebots.
Die betrieblichen Kosten einmal vollständig erfassen
Stellen Sie laufende betriebliche Kosten nach ihrem Zweck zusammen. Miete, Darlehenszinsen und Versicherungsprämien fallen unabhängig von der Auslastung an; Verbrauchsmaterial oder zusätzliche Arbeitsstunden können mit der Leistungsmenge steigen. Die IHK Frankfurt am Main erläutert diese Unterscheidung für die Gründungsplanung und nennt außerdem Personal, Räume, Versicherungen, Verwaltung und Abschreibungen als mögliche Kostenpositionen. Die Kostenplanung der IHK Frankfurt hilft, die eigene Liste systematisch durchzugehen.
Bei einer eigenen Praxis gehört neben dem betrieblichen Aufwand auch der persönliche Unternehmerbedarf in die Erlösplanung: etwa der Betrag, den Sie für den Lebensunterhalt und eigene Versicherungen benötigen, sowie ein Ansatz für Rücklagen und Ersatzinvestitionen. Führen Sie diese Planungsgröße getrennt von den betrieblichen Kosten. So erkennen Sie, ob die erwarteten Einnahmen beides tragen sollen. Das Existenzgründungsportal des Bundes beschreibt dafür einen einfachen Ansatz: den erforderlichen Erlös auf tatsächlich produktive Stunden beziehen und nichtproduktive Zeiten sowie private Entnahmen und Investitionen einplanen.
Eine grobe Kontrollrechnung teilt den Erlösbedarf für Betrieb, geplanten Unternehmerbedarf und Reserve durch die erwartete Zahl tatsächlich erbrachter Leistungen im selben Zeitraum. So wird sichtbar, welcher Erlös je Leistung für diese Positionen vorgesehen ist. Variable Kosten je Behandlung ergänzen Sie je Einheit, wenn sie nicht schon in der Bedarfssumme enthalten sind. Das Ergebnis ist ein Kostenanker je Angebot, noch nicht automatisch Ihr fertiger Privatpreis. Wenn Sie mit Mitarbeitenden planen, gehören deren Löhne zum betrieblichen Aufwand; die eigene private Entnahme bleibt eine separate Planungsposition.
Notieren Sie zu jedem Betrag den enthaltenen Umfang. Ein Vertrag mit Einrichtung und laufendem Betrieb lässt sich so von einer reinen Monatsgebühr unterscheiden. Größere Anschaffungen halten Sie außerdem in der Liquiditätsplanung fest: Wann muss die Praxis das Geld bereitstellen? Für die Preisüberlegung betrachten Sie den zum gewählten Zeitraum gehörenden Kostenanteil.
Einen reinen betrieblichen Kostenanteil mit unterschiedlichen Mengen rechnen
Die Beispielrechnung setzt für denselben Zeitraum 2.800 Euro gleichbleibende betriebliche Kosten und vier Euro variable Kosten pro erbrachter Leistung an. Bei 100 Leistungen verteilen sich die gleichbleibenden Kosten mit 28 Euro auf jede Leistung. Zusammen mit vier Euro ergibt das 32 Euro.
Bei 80 Leistungen sind es 35 Euro gleichbleibender Kostenanteil plus vier Euro variable Kosten, insgesamt 39 Euro je Leistung. Die kleinere Menge verteilt denselben Kostenblock auf weniger erbrachte Leistungen.
| Angenommene Menge | Anteil der gleichbleibenden Kosten | Variable Kosten je Leistung | Summe dieser Kostenanteile |
|---|---|---|---|
| 100 Leistungen | 28 Euro | 4 Euro | 32 Euro |
| 80 Leistungen | 35 Euro | 4 Euro | 39 Euro |
Die 32 beziehungsweise 39 Euro zeigen nur die Anteile dieser Beispielpositionen. Persönlicher Unternehmerbedarf, Investitionen und weitere Kostenpositionen ergänzen Sie in Ihrer Erlösplanung. Die Darstellung macht sichtbar, warum die erwartete tatsächlich erbrachte Menge für den Preisansatz entscheidend ist.
Mehr Zeitbedarf auf die Kapazität beziehen
Im bisherigen Beispiel dauert ein vollständiger Arbeitsblock 50 Minuten. Für ein anderes Angebot planen Sie 60 Minuten. Bei einem verfügbaren Fenster von 600 Minuten passen zwölf Blöcke zu 50 Minuten oder zehn Blöcke zu 60 Minuten hinein.
Der längere Zeitbedarf verändert zuerst die mögliche Menge. Anschließend entscheiden Sie, welche Kombination aus Angebotsumfang, Verteilung und Preis zur Praxis passt. Erstaufnahme und Folgekontakt können jeweils mit ihrer eigenen Dauer eingehen.
Berücksichtigen Sie dabei auch die benötigten Räume. Eine freie Zeit bei einer Person und ein passender Behandlungsplatz gehören für die nutzbare Kapazität zusammen. Die Kalenderansicht nach Räumen hilft, die Planung am vorgesehenen Arbeitsplatz nachvollziehbar zu ordnen.
Doppelte Kostenpositionen am enthaltenen Umfang erkennen
Im Beispiel enthält die Sammelposition „digitale Verwaltung“ bereits bestätigte Softwarekosten. Werden dieselben Kosten in einer zweiten Einzelzeile nochmals eingetragen, wären sie doppelt angesetzt. Die kurze Inhaltsangabe bei der Sammelposition macht das leicht erkennbar.
Führen Sie denselben Betrag für denselben Zweck einmal in der Kalkulation. Enthält eine Fremdleistung bereits die Einrichtung, ergänzen Sie nur weitere tatsächlich benötigte Aufgaben. Bei Personalkosten beschreibt ein zusätzlicher Zeitansatz klar, welche Größe er abbildet. So bleibt die Rechnung verständlich und lässt sich später fortführen.
Den eigenen Preis in Angebot und Rechnung verwenden
Beschreiben Sie Leistungsname, vereinbarten Umfang und Preis so, dass Ihr Team den Betrag erklären kann. Wenn eine Sitzung aus mehreren Bestandteilen besteht, machen Sie erkennbar, was im Preis enthalten ist und wann ein Zusatzangebot hinzukommt. So stimmen Preisabsprache und spätere Rechnungsposition überein.
Bei privat versicherten Personen kann die vertragliche Erstattung vom vereinbarten Praxispreis abweichen. Die Patientin oder der Patient klärt mit dem Versicherer, welcher Anteil im eigenen Tarif vorgesehen ist. Ihre Praxis legt den Leistungsumfang und Preis verständlich fest und informiert vor Beginn, wenn die vollständige Erstattung nicht gesichert ist.
In easymed führen Sie Selbstzahlerleistungen mit eigenen Preisen. Für die Rechnung dienen die am Termin erfassten Leistungen als Grundlage. Das verbindet die Preisliste mit dem tatsächlichen Termin und der Abrechnung. Eine geklärte Leistungsbezeichnung und eine nachvollziehbare Preisabsprache unterstützen dabei die Kommunikation mit dem Team und den Patientinnen und Patienten.
Die Startplanung mit dem tatsächlichen Betrieb fortführen
Nach dem Start vergleichen Sie die angenommene Belegung mit den erbrachten Leistungen und den angefallenen Kosten. Liegt die Menge darunter, unterscheiden Sie Nachfrage, verfügbare Kapazität und Zeitbedarf. Sie können dadurch den passenden Ansatz verändern, etwa die Terminverteilung oder die Information über Ihr Angebot.
Behalten Sie die ursprüngliche Planung als Vergleich. Die Statistiken nach Behandler, Kasse und Termintyp in easymed ergänzen Ihren Blick auf den Praxisbetrieb. Mit den eigenen Kostenangaben und Beobachtungen entwickeln Sie die Kalkulation weiter. So bleiben private Preise nachvollziehbar, während das vereinbarte Angebot im gemeinsamen Kalender und in der Abrechnung nutzbar ist.
