Wer eine Physiotherapiepraxis eröffnen möchte, sollte Angebot, Teamgröße und Versorgungsweg klären, bevor ein Mietvertrag oder größere Anschaffungen feststehen. Für eine geplante GKV-Versorgung sind Zulassung, Therapiefläche und Ausstattung früh zu prüfen. Danach lassen sich Kosten, steuerliche Erfassung und erste Praxiswoche gezielt planen.
Für den laufenden Betrieb verbindet easymed für Physiotherapie den Teamkalender, die Online-Terminbuchung, Patientenakte und Behandlungsdokumentation je Termin. Das Team richtet Arbeitszeiten und Terminarten ein; Patientinnen und Patienten buchen freigegebene Termine online. Die Praxis behält die fachlichen Entscheidungen und dokumentiert Befund und Verlauf am jeweiligen Termin.
Die Reihenfolge hilft, Räume und Geräte passend zum Startangebot auszuwählen und spätere Erweiterungen nachvollziehbar einzuordnen.
Etappe eins: Angebot, Team und GKV-Zulassung klären
Notieren Sie, welche physiotherapeutischen Leistungen zum Start gehören, wie viele Personen gleichzeitig behandeln und ob Sie gesetzlich Versicherte zulasten der GKV versorgen möchten. Halten Sie spätere Erweiterungen getrennt fest. So lässt sich die Raum- und Geräteplanung am tatsächlichen Anfangsangebot ausrichten.
Für GKV-Leistungen verlangt § 124 SGB V eine Zulassung. Zu den Voraussetzungen gehören die berufliche Qualifikation, eine zweckmäßige Praxisausstattung und die Anerkennung des maßgeblichen Vertrags nach § 125 SGB V. Die Zulassung beantragen Sie bei der für Ihr Bundesland zuständigen Arbeitsgemeinschaft; der GKV-Spitzenverband erklärt den Zulassungsweg und verweist auf die zuständigen Stellen.
Schauen Sie vor der verbindlichen Raumzusage in den aktuellen Physiotherapie-Vertrag mit seinen Anlagen. Wenn die geplante Nutzung, eine zusätzliche Leistung oder eine vorhandene Raumaufteilung offen ist, klären Sie genau diese Frage mit der zuständigen Arbeitsgemeinschaft. Ein Grundriss mit Maßen und eingezeichneter Behandlungssituation macht die Rückfrage konkret.
Skizzieren Sie außerdem eine Beispielwoche pro Behandler: Behandlungen, Dokumentation, Telefonzeiten, Pausen und gegebenenfalls Hausbesuche samt Wegezeiten. Die geplante Zahl gleichzeitig tätiger Leistungserbringer beeinflusst die benötigte Therapiefläche. Für die Startphase genügt eine übersichtliche Verteilung mit klaren Zuständigkeiten für Anfragen, Unterlagen und Kalenderänderungen.
Etappe zwei: Therapieräume vor der Zusage vermessen
Die räumlichen Mindestvoraussetzungen für GKV-Zulassung stehen in Anlage 5 zum Physiotherapie-Vertrag. Sie fordert insgesamt mindestens 23 m² Therapiefläche: einen Behandlungsbereich mit mindestens 15 m² und einen mit mindestens 8 m². Für jede zusätzliche Person, die gleichzeitig in der Praxis Leistungen erbringt, ist ein weiterer Behandlungsbereich von mindestens 8 m² vorgesehen.
Behandlungsräume und -bereiche dürfen grundsätzlich keine Durchgangsräume sein. Sie müssen angemessen be- und entlüftbar, beheizbar und beleuchtbar sein; die lichte Deckenhöhe darf 2,40 m nicht unterschreiten. Der Boden muss trittsicher sowie leicht zu reinigen und zu desinfizieren sein. In jedem Behandlungsbereich muss die Möglichkeit zur Handdesinfektion bestehen.
Planen Sie gerätegestützte Krankengymnastik von Beginn an, kommt nach Anlage 5 ein zusätzlicher Behandlungsbereich von mindestens 30 m² hinzu. Für weitere Geräte oberhalb der Mindestgeräteausstattung wächst die zusammenhängende Fläche um jeweils 4 m²; zwischen den Geräten ist grundsätzlich ein Meter Sicherheitsabstand vorgesehen. Diese Vorgaben wirken sich auf den Zuschnitt des Raums aus und sollten deshalb vor der Mietentscheidung in den Grundriss eingezeichnet werden.
Notieren Sie für jede Besichtigung die nutzbare Therapieraumfläche, die Zahl gleichzeitig tätiger Personen, Türen, Laufwege und geplante Umbauten. Legen Sie den bemaßten Plan neben das Startangebot und die Anlage 5. Stimmen Sie die konkrete Raumaufteilung mit der zuständigen Zulassungsstelle ab und halten Sie die vereinbarte Praxisnutzung sowie notwendige Veränderungen mit dem Vermieter fest.
Etappe drei: Pflichtausstattung und Zusatzangebot zuordnen
Anlage 5 unterscheidet die Pflichtausstattung von zusätzlicher Ausstattung für einzelne Behandlungen. Zur Pflichtausstattung gehören zwei höhenverstellbare Behandlungsliegen, geeignetes Lagerungsmaterial für jede Liege, Geräte für Übungsbehandlungen beziehungsweise Krankengymnastik, ausreichend Kurzzeituhren, technische Möglichkeiten für Eisanwendungen, ein Wärmetherapiegerät einschließlich mindestens eines Geräts für strahlende Wärme sowie genügend Laken, Tücher und weiteres Lagerungsmaterial.
Eine akustische Notrufanlage ist in den Behandlungsbereichen vorgesehen, in denen Leistungen erbracht werden, die keine ständige Präsenz des Leistungserbringers erfordern. Für Hausbesuche führen Leistungserbringer die notwendige Ausstattung passend zu den individuellen Therapieinhalten und -zielen mit. Prüfen Sie die Liste deshalb gemeinsam mit Ihrem Startangebot und kennzeichnen Sie, welche Geräte und Materialien tatsächlich zur geplanten Versorgung gehören.
Erstellen Sie daraus eine Bestellübersicht mit Menge, Angebot, Liefertermin, Aufbau und laufenden Wartungs- oder Verbrauchskosten. Bei der Raumaufteilung zählt nicht nur die Stellfläche: Liegen, Geräte und freie Wege müssen zur vorgesehenen Nutzung passen. Eine dokumentierte Inventarliste macht sichtbar, welche Anschaffungen vor dem Start gebraucht werden und was erst mit einem konkreten Ausbau hinzukommt.
Etappe vier: Anlaufkosten, Steuer und Versicherung einplanen
Trennen Sie einmalige Ausgaben von laufenden Kosten. In die Startübersicht gehören beispielsweise Kaution, Umbau, Behandlungsliegen, Geräte, Ausstattung, Ersteinrichtung der Praxisverwaltung und Verbrauchsmaterial. Für den laufenden Betrieb erfassen Sie Miete, Nebenkosten, Versicherungen, Wartung, Material, Personal und die geplanten eigenen Lebenshaltungskosten.
Verbinden Sie jeden Betrag mit dem Zeitpunkt, zu dem eine Zahlung voraussichtlich fällig wird. Kennzeichnen Sie Angebote, bestätigte Preise und Beispielansätze unterschiedlich. Ein monatlicher Liquiditätsplan macht sichtbar, ob Miete und Einrichtung schon bezahlt werden, während die Praxis noch vorbereitet wird, und welche Einnahmen für die ersten Monate geplant sind. Bei einer Finanzierungsanfrage können Sie die Übersicht direkt mit Angeboten, Eigenmitteln und dem Startangebot ergänzen.
Bereiten Sie auch die steuerliche Erfassung rechtzeitig vor. Laut ELSTER ist der elektronische Fragebogen zur steuerlichen Erfassung innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit an das zuständige Finanzamt zu übermitteln. Legen Sie vor dem Start fest, wer die erforderlichen Angaben zusammenträgt und den Fragebogen übermittelt.
Selbstständige Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten gehören laut BGW zur Gruppe der pflichtversicherten Unternehmerinnen und Unternehmer. Die Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit ist bei der BGW anzumelden. Nehmen Sie den Beitrag deshalb als eigenen laufenden Kostenpunkt in die Praxisplanung auf.
Etappe fünf: Die erste Woche durchspielen
Beginnen Sie mit einem typischen Praxistag und einem Beispieltermin. Kalender, vorhandene Akte und benötigtes Material liefern die Grundlage für den Ablauf. Ein kurzfristiger Terminwechsel lässt sich am betreffenden Kontakt besprechen.
Im Beispiel verwendet das Team zwei unterschiedliche Bezeichnungen für dieselbe Leistung. Vereinbaren Sie eine gemeinsame Terminbezeichnung und die passende Dauer. Die abgestimmte Terminliste unterstützt anschließend die gemeinsame Planung.
Für die Eröffnungswoche genügt ein bekannter Ansprechpartner für organisatorische Fragen. Eine konkrete Verbesserung wird beim betreffenden Arbeitsschritt aufgenommen. Bereits vorbereitete Abläufe bleiben die Grundlage.
In easymed werden die Arbeitszeiten der Behandler und Terminarten im gemeinsamen Kalender geführt. Die Online-Terminbuchung ermöglicht Patientinnen und Patienten, freigegebene Termine zu buchen, zu verschieben oder abzusagen. Stammdaten, Versicherung, Verlauf, Dokumente und Hinweise finden sich in der Patientenakte; Befund und Verlauf werden je Termin dokumentiert. Das Team richtet die Buchungsregeln ein und ergänzt die fachlichen Angaben im Behandlungsverlauf.
Spielen Sie den Weg vom ersten Kontakt bis zur Dokumentation mit einem Beispieltermin durch. Prüfen Sie, ob die angebotene Zeit zum richtigen Behandler gehört, eine Änderung im gemeinsamen Kalender sichtbar ist und eine berechtigte Person die vorhandenen Angaben für die Übergabe findet. Führen Sie den Probelauf mit Testdaten statt mit Patientendaten durch.
Einen Eröffnungsablauf mit überprüfbaren Übergängen planen
Jede Etappe liefert ein greifbares Ergebnis für die folgende Aufgabe: beschriebenes Startangebot, geklärte Raumfragen, bestätigte Ausstattung und eine gemeinsam vorbereitete Kalenderwoche. Diese Ergebnisse machen Ihre Checkliste zur Eröffnung der Physiotherapiepraxis übersichtlich.
Übernehmen Sie den bekannten Stand für den nächsten Schritt. Eine einzelne offene Voraussetzung erhält die zuständige Person und ihren Anschluss. Die übrigen Aufgaben können auf der vorhandenen Grundlage weiterlaufen.
Mit einem verzögerten Ausbauschritt umgehen
Im Beispiel wird eine vereinbarte Raumarbeit später fertig. Stimmen Sie die davon abhängige Einrichtung und den kommunizierten Start auf den neuen Termin ab. Die Vorbereitung Ihrer Praxisverwaltung kann parallel weiterlaufen.
Eine betroffene Bestellung und eine verbundene Zusage erhalten den aktualisierten Zeitraum. Die Personen für Anfragen verwenden denselben bestätigten Stand. So genügt eine gezielte Anpassung der betreffenden Aufgaben.
Vorgemerkte Anfragen bleiben mit ihrem nächsten Kontakt verfügbar. Sobald der mögliche Start feststeht, können die passenden Termine vereinbart werden.
Vor der ersten Anfrage eine vollständige Übungsaufnahme durchführen
Ein Beispiel umfasst einen Erstkontakt und zwei Folgetermine. Die Person kann nur an bestimmten Nachmittagen kommen; ein geplanter Kontakt trifft auf eine bekannte Praxisabwesenheit. Wählen Sie die passenden Zeiten im gemeinsamen Kalender und stimmen Sie den betroffenen Vorschlag neu ab.
- Erstkontakt
- Folgetermin 1
- Folgetermin 2
Die benötigten Angaben stehen in der Patientenakte für Vorbereitung und Dokumentation bereit. Eine weitere berechtigte Person übernimmt an diesem vorhandenen Stand und führt den nächsten Kontakt weiter.
Lernen Sie diesen Weg in easymed anhand Ihrer Terminarten kennen. Die Vorführung der Physiotherapie-Praxissoftware macht die gemeinsame Organisation vom ersten Kontakt bis zur Nachbereitung anschaulich.
Den Arbeitsumfang der Eröffnungswoche überschaubar halten
Planen Sie neben Behandlungen etwas Zeit für neue Materialien, organisatorische Rückfragen und die Erfahrungen aus den ersten Kontakten. Der Kalender verbindet diese Zeiten mit Ihrer vorgesehenen Arbeitswoche.
Wünsche nach weiteren Angeboten sammeln Sie mit ihrem Anlass für die spätere Planung. Ihr Startangebot bleibt verständlich, während sich die Praxis auf der vorbereiteten Grundlage entwickelt.
Nach den ersten Kontakten gezielt weiterentwickeln
Nutzen Sie konkrete Beobachtungen aus dem Alltag: eine hilfreiche zusätzliche Kontaktangabe, eine passendere Vorbereitungszeit oder einen bekannten Ansprechpartner für eine Rückfrage. Eine kleine Anpassung kann direkt in den betreffenden Schritt einfließen.
Mit easymed bleiben Terminplanung, Patientenakte und Dokumentation dabei verbunden. Ihr Team verwendet die vorhandenen Informationen weiter und baut die gemeinsame Routine vom ersten Praxistag an aus.
