Bei einer Praxisübernahme sollen Patienten ihre bestätigten Termine wahrnehmen können und das Team am vorhandenen Stand weiterarbeiten. easymed unterstützt den technischen Softwarewechsel mit eigenen Übernahme-Assistenten für Simplimed, eTermin und Billfox. Sie ordnen Behandler und Leistungen zu, prüfen die Vorschau und sehen das Ergebnis im Übernahmeprotokoll. Welche Informationen aus dem bisherigen System mitkommen, hängt vom Ausgangssystem ab.
Ein Übergangsplan verbindet diesen Softwarewechsel mit den Zuständigkeiten am Stichtag: Wer führt die Praxis, welche laufenden Vereinbarungen gelten weiter und welche Aufgaben sind noch offen? Wichtig ist, die technische Datenübernahme von der Frage zu trennen, wer welche Patientenunterlagen einsehen darf. So wird der erste Arbeitstag planbar, ohne den gesamten Praxisbetrieb in Probetagen nachzustellen.
Den Übergabeumfang auf den ersten Arbeitstag ausrichten
Legen Sie den Stichtag und den vereinbarten Umfang der Übernahme fest. Dazu gehören etwa Räume und Ausstattung, laufende Verträge, Personal, Praxissoftware, Erreichbarkeit und die künftige Organisation des Empfangs. Kaufpreis und Vertragsbedingungen gehören in die Übernahmevereinbarung. Der Betriebsplan beschreibt anschließend, wie das Team ab diesem Zeitpunkt arbeitet und für Patienten erreichbar ist.
Bei der Prüfung vor dem Kauf geht es oft um sensible Praxis-, Mitarbeiter- und Patientendaten. Der IFK empfiehlt, vor der Herausgabe von Praxisinformationen eine Verschwiegenheitserklärung zu vereinbaren und anfangs nur so viel offenzulegen wie für den nächsten Schritt nötig ist. Eine solche Vereinbarung schafft einen klaren Umgang mit vertraulichen Angaben während der Verhandlung.
Wenn mit dem Kauf ein Betrieb oder Betriebsteil übergeht, können bestehende Arbeitsverhältnisse nach § 613a BGB auf die neue Inhaberin oder den neuen Inhaber übergehen. Die betroffenen Beschäftigten sind vor dem Übergang in Textform über Zeitpunkt, Grund und Folgen zu informieren. Klären Sie früh, ob die Regelung für den konkreten Übernahmeweg greift und wie Aufgaben, Arbeitszeiten und Ansprechpersonen ab dem Stichtag verteilt sind.
Unterscheiden Sie bereits entschiedene Punkte von einer konkreten offenen Vereinbarung. Ist die Raumnutzung geklärt, braucht sie keine tägliche neue Bestätigung. Fehlt noch ein Schlüssel, ein Zugang oder die Zuständigkeit für einen Anbieter, benennen Sie genau diese Aufgabe und die Person, die sie bis wann erledigt.
Vorhandene Daten für die Weiterarbeit übernehmen
Der Wechsel zu easymed beginnt mit dem passenden Ausgangssystem. Im Übernahme-Assistenten ordnen Sie bisherige Behandler und Leistungen den neuen Einträgen zu. Die Vorschau zeigt die vorgesehenen Zuordnungen, das Übernahmeprotokoll dokumentiert das Ergebnis. Für andere Ausgangssysteme wird der passende CSV- oder API-Weg vereinbart. Welche Daten übernommen werden können, richtet sich nach dem bisherigen System.
Der Import ist der technische Schritt. Er klärt nicht, welche Patientenunterlagen die neue Inhaberin oder das neue Team verwenden darf. Legen Sie deshalb vor dem Import fest, welche Daten für die vereinbarte Weiterbehandlung gebraucht werden und wer darauf zugreifen darf. Bei einer fehlenden Information ergänzen Sie nur den konkreten Vorgang; einen bereits vorhandenen Patientendatensatz müssen Sie dafür nicht erneut anlegen.
Patientenunterlagen und Zugänge passend weiterführen
Patientenunterlagen sind keine gewöhnlichen Praxisbestände. § 203 StGB schützt Geheimnisse, die Angehörigen staatlich geregelter Heilberufe anvertraut werden. Für eine Praxisübernahme heißt das: Halten Sie mit der bisherigen Inhaberin fest, welche Akten auf welcher Grundlage für eine Weiterbehandlung zugänglich sind und wer die übrigen Unterlagen verwahrt. Ein Kaufvertrag oder ein erfolgreicher Softwareimport beantwortet diese Zugriffsfrage nicht automatisch.
Auch abgeschlossene Behandlungen brauchen einen geordneten Aufbewahrungsweg: § 630f BGB sieht grundsätzlich eine Aufbewahrung der Behandlungsakte für zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung vor, soweit keine anderen Vorschriften eine andere Aufbewahrungsfrist vorsehen. Patienten können nach § 630g BGB Einsicht in ihre Behandlungsakte verlangen. Trennen Sie daher die Zuständigkeit für ältere Akten von den Unterlagen, die das neue Team für eine laufende Behandlung tatsächlich braucht. Bleibt ein Zugriff ungeklärt, wird die betreffende Akte separat verwahrt, bis die Zuständigkeit feststeht.
In easymed legen Mitarbeiterrechte fest, wer welche Bereiche sehen und bearbeiten darf. Richten Sie persönliche Zugänge nach den übernommenen Aufgaben ein. Der Empfang braucht die Informationen für Anmeldung und Terminorganisation; die fachliche Dokumentation gehört in den jeweiligen Behandlungsbereich. Prüfen Sie außerdem, welche bisherigen Nutzerzugänge zum Stichtag enden und welche neuen Teammitglieder für ihre Arbeit Zugang benötigen. Rechnungen und Mitteilungen führen Sie mit der zutreffenden Praxiszuordnung weiter.
Einen offenen Rückruf über den Übergabetag führen
Vor der Übergabe hat die bisherige Inhaberin einer Patientin einen Rückruf zugesagt. Am Stichtag ist die Frage noch offen. Die Zusage bleibt bestehen; eine benannte Person im neuen Team übernimmt die Antwort. In der Übergabe stehen das Anliegen, die bereits bekannte Information und der erwartete Rückruf. Die Patientin muss ihr Thema dafür nicht vollständig neu schildern.
KI Generiert
Ist eine fachliche Auskunft nötig, wird die passende behandelnde Person einbezogen. Geht es um einen Termin, arbeitet der Empfang mit dem vorhandenen Kalenderstand. Die Rückmeldung schließt das konkrete Anliegen ab. Bei einer Praxisübernahme lassen sich offene Rückrufe damit einzeln weiterführen, ohne abgeschlossene Kontakte erneut durchzugehen oder für alle Patienten neue Übergabegespräche anzusetzen.
Bestätigte Termine im gemeinsamen Kalender weiterführen
Der Kalender zeigt den bestätigten Stand zum Übergabetag. Eine bisherige Terminserie kann künftig anders bezeichnet sein; die zugesagten Einzeltermine bleiben die Grundlage der Kommunikation mit den Patienten. Wurde ein einzelner Termin bereits verschoben, zählt dessen aktuelle Vereinbarung. Im Beispiel betrifft die Änderung nur diesen einen Kontakt innerhalb der Serie.
Eine ältere Papierübersicht erklärt gegebenenfalls die frühere Planung. Für die Weiterarbeit nutzt das Team jedoch den aktuell bestätigten Kalenderstand. Wenn zwei Angaben voneinander abweichen, klären Sie genau den betroffenen Termin. Das vermeidet unnötige Anrufe bei Personen, deren Vereinbarungen bereits eindeutig sind.
easymed bietet Tages-, Wochen- und Monatsansicht, Serientermine und Pufferzeiten. Behandler haben eigene Arbeitszeiten und Leistungen; wahlweise wird der Kalender nach Räumen mit mehreren Plätzen dargestellt. Hinterlegen Sie die neuen Arbeitszeiten passend zum tatsächlichen Angebot. Verwaltungszeit und Raumwechsel gehören in die Planung, damit der erste übernommene Praxistag zum verfügbaren Team passt.
Team und Patienten klar über den Übergang informieren
Das Team braucht einen gemeinsamen Stand zu Erreichbarkeit, Aufgabenverteilung und dem Stichtag. Eine kurze Mitteilung erklärt den Patienten, wer künftig die Praxis führt, wie bestätigte Termine weiterlaufen und wohin sie sich mit Fragen wenden können. Wechseln Telefonnummer oder Ansprechpartner, nennen Sie die neue Kontaktmöglichkeit direkt.
Für die ersten Tage genügt ein klarer Anlaufpunkt für offene Übergabefragen. Die zuständige Person ergänzt fehlende Informationen am jeweiligen Vorgang und hält das Ergebnis für das Team verfügbar. Dieser Austausch betrifft die tatsächlichen Lücken. Der normale Empfangs- und Behandlungsablauf läuft am übernommenen Stand weiter.
Den Start mit wenigen konkreten Rückmeldungen begleiten
Nach den ersten Arbeitstagen lohnt ein kurzer Blick auf die offenen Übergabethemen: Ist der zugesagte Rückruf erfolgt? Wurde die abweichende Terminangabe geklärt? Steht die benötigte Unterlage inzwischen zur Verfügung? Erledigte Punkte werden abgeschlossen. Eine wiederkehrende Frage kann Anlass sein, die Zuständigkeit oder eine Patienteninformation verständlicher zu formulieren.
Damit bleibt der Übergangsplan praktisch: Die Übernahme gibt den Rahmen vor; easymed unterstützt den technischen Systemwechsel, während bestätigte Termine, offene Anliegen und passende Zugriffsrechte die Weiterarbeit am ersten Praxistag ordnen.
