Wenn Sie eine Physiotherapiepraxis übernehmen, sollen Termine, Patientenkontakt und offene Vorgänge für das Team verständlich weiterlaufen. Beginnen Sie deshalb mit den Arbeitswegen, die täglich vorkommen: Wie kommt eine Anfrage an, wie wird daraus ein Termin, wo liegt die zugehörige Information und wer führt eine offene Rückmeldung weiter?
easymed verbindet den Teamkalender, die Patientenakte, die Behandlungsdokumentation und die Privatabrechnung. Ein berechtigtes Teammitglied öffnet den Patienten direkt aus dem Termin und kann den zugehörigen Vorgang am gemeinsamen Praxisstand weiterführen. So lässt sich die organisatorische Übergabe an den Aufgaben zeigen, die im Alltag tatsächlich anfallen.
Den bestehenden Praxisalltag gemeinsam kennenlernen
Beginnen Sie mit einem normalen Behandlungstag. Das bisherige Team zeigt, wie Erstkontakte eingehen, Termine vereinbart und die zugehörigen Unterlagen genutzt werden. So lernen Sie bewährte Praxisabläufe an einer konkreten Aufgabe kennen. Besprechen Sie dabei, wer Empfang, Behandlung und Rechnungsfragen übernimmt.
In easymed öffnen Sie den Patienten direkt aus dem Termin und haben die zugehörige Akte im Zugriff. Frühere Angaben, Behandlungsdokumentation und hinterlegte Unterlagen erleichtern den Einstieg in den laufenden Vorgang. Das Team kann den Arbeitsweg gemeinsam zeigen und anschließend im selben System weiterarbeiten.
Die Übergabe lebt auch vom Wissen der Mitarbeitenden: Welcher Kontaktweg wird gern genutzt, welche Terminart braucht Vorbereitung und welche Regel hat sich bewährt? Sammeln Sie diese Hinweise kurz und verständlich. Die gemeinsame Software gibt den organisatorischen Rahmen; die Erfahrung des Teams füllt ihn mit den Besonderheiten Ihrer Praxis.
Eine laufende Serie und eine alte Rückfrage sind zwei Übernahmeaufgaben
Im Beispiel reicht eine Terminserie über den Übergabetag hinaus. Zugleich liegt eine Rückfrage zu einem früheren Verwaltungsvorgang vor. Die nächsten Termine bleiben mit ihrem Serienbezug im Kalender sichtbar; für die ältere Frage halten Sie den betroffenen Vorgang und die Person fest, die ihn weiterbearbeitet.
Mit easymed bearbeiten Sie die Terminfolge im Kalender und finden patientenbezogene Unterlagen in der gemeinsamen Akte. Eine Rechnungsfrage gehört zum zugehörigen Rechnungsvorgang. So erhält jedes Anliegen einen verständlichen Anschluss und das neue Team kann die Praxisübernahme mit laufender Terminserie geordnet fortsetzen.
Besprechen Sie vor dem Übergabetag die wenigen noch offenen Anliegen. Ein kurzer Vermerk zum nächsten Schritt reicht oft: „Rückmeldung zum vereinbarten Termin geben“ oder „Frage zum bereits versandten Beleg beantworten“. Die Zuständigkeit wird einmal vereinbart und bleibt für die weitere Bearbeitung klar.
Bestandsregeln und neue Kontaktwege einfach verbinden
Eine neue Arbeitsregel nach der Praxisübernahme lässt sich an einem konkreten Vorteil ausrichten. Wurden Terminwünsche bisher aus einem persönlichen Postfach mündlich weitergereicht, können Sie künftig die Online-Terminbuchung von easymed nutzen. Patienten wählen aus den von Ihnen angebotenen freien Zeiten; die Buchung gehört direkt zum Praxiskalender.
Bislang mündlich weitergegeben
Für den Übergang übernehmen Sie die noch offenen Terminwünsche aus dem bisherigen Eingang in die gemeinsame Bearbeitung. Neue Buchungen gehen anschließend über den vereinbarten Weg ein. Das Team sieht, welche Anfragen bereits bearbeitet sind und welche Person die verbleibende Rückmeldung übernimmt.
Veröffentlichen Sie den aktuellen Kontaktweg auf der Website und informieren Sie Patienten verständlich über die neue Ansprechperson. Eine kurze, freundliche Nachricht schafft Orientierung: Die vereinbarten Termine bleiben bestehen und für neue Wünsche ist der neue Buchungsweg erreichbar. Bewährte Regeln können Sie daneben weiterführen.
Bieten Sie neben der Onlinebuchung weiterhin eine andere Möglichkeit zur Terminvereinbarung an. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt Heilberufspraxen ausdrücklich, neben digitalen Terminen einen alternativen Weg bereitzuhalten. Wird ein externer Terminverwaltungsdienst genutzt, prüfen Sie außerdem, welche Angaben für den einzelnen Termin nötig sind: Eine pauschale Übermittlung aller früheren Patientenstammdaten an den Dienstleister ist nach dem Positionspapier im Regelfall nicht erforderlich (DSK-Positionspapier zur Terminverwaltung).
Eigene Zugänge und passende Rollen einrichten
Beim Rollenwechsel während der Praxisübernahme legen Sie die Rechte je Mitarbeiter passend zur Aufgabe fest. In easymed bestimmen Sie, welche Bereiche ein Teammitglied sehen und bearbeiten darf. Empfang und Behandlung arbeiten so mit einer gemeinsamen Grundlage und den für ihre Aufgaben passenden Rechten.
Zeigen Sie den jeweiligen Arbeitsweg direkt am System: Der Empfang öffnet einen Termin, die behandelnde Person die zugehörige Dokumentation. So sieht jede Rolle am konkreten Vorgang, welche Information für den nächsten Handgriff gebraucht wird. Eine kurze Einführung vermittelt die tägliche Bedienung an der Aufgabe, die das Team anschließend selbst erledigt.
Planen Sie den Zugriff auf ältere Patientenakten getrennt vom technischen Softwareumzug: Ein Import macht Altakten nicht automatisch für die übernehmende Person einsehbar. Die Datenschutzaufsicht Rheinland-Pfalz nennt für die Praxisübergabe zwei Wege: eine informierte Einwilligung zur Weitergabe oder eine Verwahrung, bei der die übernehmende Person erst nach fallbezogener Freigabe Einsicht erhält (Praxistipp „Praxisübergabe“). Klären Sie vor dem Übergang, wer die Unterlagen aufbewahrt und wie Einwilligungen dokumentiert werden. § 630f BGB nennt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren nach Behandlungsabschluss, soweit keine andere Vorschrift eine abweichende Frist vorsieht (§ 630f BGB).
Eine Patientenrückfrage am Übergangstag
Eine Patientin möchte einen Termin ändern und fragt nach einer früher versandten Rechnung. Der Empfang öffnet die Terminfolge in easymed und vereinbart die neue Zeit. Die Rechnung wird mit ihrem eigenen Vorgangsbezug bearbeitet; bei einer Frage zum bisherigen Bestand übernimmt die dafür vereinbarte Ansprechperson.
Der Empfang passt die vereinbarte Zeit im Kalender an.
Die vereinbarte Ansprechperson bearbeitet den zugehörigen Beleg.
Die Patientin erhält eine klare Rückmeldung: Der Termin ist angepasst, und die Rechnungsfrage geht an die zuständige Person. Im gemeinsamen Arbeitsweg bleiben beide Anliegen auffindbar. So kann das Team auch an einem Übergangstag freundlich und zielgerichtet helfen.
Den Softwarewechsel mit easymed vorbereiten
Wenn Sie mit der Übernahme zugleich die Software wechseln möchten, gibt es für Simplimed, etermin und Billfox eigene Migrations-Assistenten; bei anderen Systemen erfolgt die Datenübernahme per CSV oder API. Bei den unterstützten Umzügen wird die Zuordnung am Export festgelegt und eine Sample-Analyse vor dem vollständigen Import geprüft. Welche Daten aus dem bisherigen System mitkommen, hängt von dessen Export ab. Der Praxissoftware-Wechsel mit easymed beschreibt die einzelnen Wege.
Legen Sie den Startzeitpunkt gemeinsam mit dem Team fest und führen Sie die wichtigsten Arbeitswege ein: Termin öffnen, Patientenakte nutzen, dokumentieren und eine Privatrechnung erstellen. easymed bündelt diese Schritte in einer Oberfläche. Die Einführung kann sich dadurch auf die Aufgaben konzentrieren, die Sie täglich brauchen.
Die Praxissoftware für Physiotherapie zeigt Ihnen den verbundenen Ablauf. Bei einer persönlichen Vorführung können Sie sich Terminorganisation, gemeinsame Akte und Privatabrechnung für Ihre künftige Praxis zeigen lassen. So starten Sie die organisatorische Übergabe mit einer klaren Vorstellung von Ihrem neuen Praxisalltag.
