Wie erklären Sie der Steuerkanzlei, woraus ein Praxisumsatz besteht? Nennen Sie Preislogik, Angebotsumfang und Leistungszeitraum. Drei Selbstzahlerbehandlungen zu je 70 Euro ergeben 210 Euro nach den erbrachten Terminen; ein Gruppenkurs kann drei Termine zum Gesamtpreis von 120 Euro pro Person bündeln. So wird sichtbar, wie der jeweilige Rechnungsbetrag aus dem Angebot entsteht.
Bei aktivierter Lexware-Office-Anbindung übergibt easymed die abgeschlossene Rechnung automatisch. Lexware vergibt die Rechnungsnummer, easymed übernimmt sie vor dem PDF und meldet vollständig bezahlte Rechnungen täglich zurück. Ihr Team hält weiterhin die Vereinbarung, tatsächlich ausgeführten Termine und Zahlungseingänge nachvollziehbar bereit. Die Anbindung ist ein Zusatzmodul; für die Kanzlei lässt sich daneben der unabhängige DATEV-Export verwenden.
Preis und Umfang zuerst auseinanderhalten
Beginnen Sie mit der Vereinbarung: Wird je Behandlung ein Einzelpreis angesetzt oder gilt ein Gesamtpreis pro teilnehmender Person für den ganzen Kurs? Die Zahl der Termine allein erklärt den Rechnungsbetrag noch nicht. Sie sollte gemeinsam mit dem Umfang und dem Zeitpunkt der Abrechnung genannt werden.
Für ein Gespräch mit der Kanzlei genügen der passende Auftrag oder die Kursbeschreibung, der Rechnungsbeleg und die tatsächlichen Leistungsdaten. Nennen Sie auch, wer die Teilnahme bestellt, wer Rechnungsempfänger ist und wann die Zahlung eingeht. Diese Angaben machen einen konkreten Vorgang verständlich, ohne dass Sie allgemeine Praxisabläufe oder therapeutische Inhalte ausführen müssen.
Verwenden Sie für denselben Angebotsweg eine gleichbleibende kaufmännische Beschreibung am Empfang und bei der Belegablage. So kann Ihr Team eine Rückfrage mit dem bekannten Preis und Umfang beantworten, und die Kanzlei findet den dazugehörigen Beleg. Bei einer Änderung ergänzen Sie nur den betroffenen Vorgang.
Eine einzeln bepreiste Behandlungsserie erklären
Im ersten Beispiel vereinbart eine Selbstzahlerin drei Einzelbehandlungen zu jeweils 70 Euro. Die Praxis rechnet die drei erbrachten Leistungen nach dem letzten Termin gemeinsam ab. Die Beispielrechnung beträgt 210 Euro: drei Einzelpreise werden in einer Rechnung zusammengeführt.
Die kurze Erklärung lautet: „Drei Behandlungen zu je 70 Euro, gesammelt nach dem letzten Termin.“ Damit sind Preis und Rechnungszeitpunkt verständlich. Die gemeinsame Rechnung bündelt die Leistungen, während der vereinbarte Preis je Behandlung erhalten bleibt.
Die Leistungsdaten zeigen, welche Termine tatsächlich abgerechnet wurden. Zusammen mit dem Rechnungsdatum lässt sich so der Behandlungszeitraum dem Beleg zuordnen. Eine zweite, allgemeine Übersicht über Ihre Terminorganisation ist dafür nicht nötig.
Ändert sich die Serie, beziehen Sie die Rechnung auf die tatsächlich erbrachten Leistungen und die Vereinbarung. Bei einem ausgefallenen Termin wird nicht die geplante, sondern die abgerechnete Leistung beschrieben. Weicht der Preis oder Umfang vom ursprünglichen Angebot ab, halten Sie die Änderung im selben Fall kurz fest.
Einen Teilnehmerpreis für den ganzen Kurs beschreiben
Im zweiten Beispiel umfasst ein Gruppenkurs drei Kurstermine. Vereinbart sind 120 Euro pro teilnehmender Person für den gesamten Kurs. Die Rechnung entsteht vor dem ersten Kurstermin; die vereinbarte Zahlung ist vor Kursbeginn vorgesehen. Die drei Termine gehören zu diesem einen Teilnehmerpreis.
Der Betrag von 120 Euro gilt im Beispiel also für den Kursumfang insgesamt, nicht je Termin. Die Erklärung kann genauso kurz sein: „Drei Kurstermine, insgesamt 120 Euro pro Person, Rechnung und Zahlung vor Kursbeginn.“ Damit wird verständlich, warum das Rechnungsdatum vor den Leistungsdaten liegt.
Nutzen Sie die Angebotsbeschreibung für diese Angaben. Sie zeigt, welche Termine im Preis enthalten und welcher Zahlungszeitpunkt vereinbart ist. Wenn eine Person früher bezahlt als eine andere, wird der tatsächliche Zahlungseingang jeweils am passenden Vorgang festgehalten.
Wird ein Kurstermin verlegt, ergänzen Sie den neuen Termin beim bestehenden Angebot. Ändern sich Umfang oder Preis, nennen Sie diese Änderung ebenfalls. So bleibt der Bezug zwischen Vereinbarung, Leistung und Rechnung klar, ohne alle Angaben von vorn zu erfassen.
Rechnungsdatum, Leistungszeitraum und Zahlung getrennt notieren
Für die Kanzlei halten Sie vier Angaben getrennt bereit: die Vereinbarung mit Umfang und Preis, das Rechnungsdatum und die Nummer, die tatsächlich durchgeführten Termine sowie den Zahlungseingang mit Datum und Betrag.
§ 14 UStG führt unter anderem Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung sowie deren Zeitpunkt als eigene Rechnungsangaben auf. Für Entgelt, das vor Ausführung einer Leistung eingeht, gelten die Regeln für Voraus- oder Teilzahlungen. § 13 UStG knüpft den Zeitpunkt der Umsatzsteuer je nach Besteuerungsart an die ausgeführte Leistung oder an den Zahlungseingang. Die gesetzlichen Angaben zu Rechnungen in § 14 UStG und zur Entstehung der Umsatzsteuer in § 13 UStG zeigen, warum Rechnungsdatum, Leistungszeit und Zahlung unterschiedliche Informationen liefern.
Beim Kursbeispiel kann die Rechnung vor dem ersten Termin entstehen, obwohl die Leistung erst über mehrere Wochen erbracht wird. Legen Sie deshalb die Vereinbarung, die tatsächlich durchgeführten Termine und die Zahlungseingänge jeweils zum passenden Beleg. Die Kanzlei kann den Vorgang damit dem für Ihre Praxis vereinbarten Besteuerungs- und Buchungsweg zuordnen.
Anmeldung, Rechnungsempfang und Zahlung zuordnen
Ordnen Sie den Rechnungsempfang der tatsächlichen Preisvereinbarung zu. Wer die Teilnahme organisiert, an wen die Rechnung geht und wer bezahlt, sind drei Angaben, die beim selben Angebot auseinanderfallen können. Eine Kontaktperson kann die Anmeldung koordinieren, während die teilnehmende Person selbst zahlt.
Im Kursbeispiel meldet sich eine Person für ihre eigene Teilnahme an und zahlt die vereinbarten 120 Euro. Ihre Rechnung gehört zu diesem Teilnehmerbetrag. Bestellt eine Firma ein eigenes Angebot, erhält dieser Auftrag den vereinbarten Vertragspartner und Rechnungsempfang. Die Rechnung sollte zum Auftrag passen, statt allein an die Person zu gehen, die organisatorisch erreichbar ist.
Bei aktivierter Lexware-Office-Anbindung meldet der tägliche Abgleich vollständig bezahlte Rechnungen nach easymed zurück. Das Team sieht den Zahlungsstand direkt am Rechnungsbezug und muss diese Zahlung nicht noch einmal von Hand abhaken. Bei Kursen bleiben die tatsächlich durchgeführten Termine und der vertragliche Umfang trotzdem eigene Angaben.
Den Beleg mit dem Angebotsrahmen verbinden
Rechnungsbeleg und Angebotsbeschreibung ergänzen einander. Der Beleg zeigt die abgerechneten Angaben; die Beschreibung erklärt Umfang, Preis und Leistungszeitraum. Im ersten Beispiel sind das drei einzeln bepreiste Behandlungen, im zweiten ein Teilnehmerpreis für den ganzen Kurs.
Beim Rechnungsabschluss übergibt easymed den Beleg an Lexware Office. Lexware vergibt die Rechnungsnummer, easymed übernimmt sie und erstellt anschließend das PDF. Übertragen werden unter anderem Rechnungsdatum, Betrag, Empfängername und Anschrift sowie eine zusammengefasste Position und die hinterlegte Steuerart. Die gemeinsame Nummer verbindet Praxisrechnung und Buchhaltungsbeleg.
Sie verwenden damit den vorhandenen Rechnungsbeleg für die Zusammenarbeit. Wo die Kanzlei den Angebotszusammenhang benötigt, ergänzen Sie die kurze Beschreibung von Umfang, Preis und Leistungszeitraum. Eine zweite manuelle Belegerfassung entfällt bei diesem verbundenen Rechnungsweg.
Der DATEV-Export ist ein eigener Übergabeweg und bleibt unabhängig von Lexware Office. Stimmen Sie mit der Kanzlei ab, welcher Weg für die laufende Zusammenarbeit genutzt wird. Für die Rechnungserstellung können Sie die Privatabrechnung in easymed in einer persönlichen Vorführung kennenlernen.
Zwei tatsächliche Angebotswege gemeinsam durchgehen
Für das Gespräch genügt ein aktueller Fall mit einzeln bepreisten Behandlungen und ein Kursbeleg mit Teilnehmerpreis. Nehmen Sie zu beiden Fällen die Vereinbarung, Rechnung, tatsächlichen Leistungsdaten und den Zahlungsstand hinzu. Wenn sich Termine oder Preise geändert haben, zeigen Sie die Fassung, die für den jeweiligen Beleg gilt.
Lernen Sie den Rechnungsweg von easymed in einer persönlichen Vorführung kennen und sehen Sie, wie die Lexware-Office-Anbindung die wiederkehrende Übergabe unterstützt. Umfang und tatsächlich ausgeführte Kurstermine ordnet Ihr Team weiterhin am passenden Vorgang ein.
