Der Übergang in den Ruhestand muss nicht an einem einzigen Tag stattfinden. Manche Praxisinhaber reduzieren zunächst Behandlungen, führen eine Zeit lang weiter organisatorische Aufgaben und steigen später vollständig aus. Der Teamkalender von easymed macht vereinbarte Praxiszeiten dabei für das Team sichtbar: mit Tages-, Wochen- und Monatsansicht, Serienterminen, Pufferzeiten und einer Spalte je Behandler. So lassen sich Behandlungstage und feste Aufgabenblöcke für die nächste Phase gemeinsam planen.
Ein guter Plan beschreibt mehrere konkrete Phasen. Welche Aufgaben übernehmen Sie jeweils, welcher Betrag steht dem Haushalt zur Verfügung und welche Zahlungen verändern sich? Trennen Sie den Praxisbetrieb von der privaten Monatsrechnung. Für diese zählt der Betrag, der nach Praxiskosten tatsächlich für den Haushalt verfügbar ist, nicht der frühere Umsatz oder eine unveränderte Entnahme.
Für jede Phase die eigene Rolle konkret beschreiben
Beginnen Sie mit den Aufgaben, die Sie nach einer ersten Reduzierung weiter übernehmen möchten. Behandlung, fachliche Verantwortung und organisatorische Leitung benötigen unterschiedliche Zeitfenster. Beschreiben Sie den geplanten Umfang und die zuständige Rolle für die übrigen Aufgaben. „Nur noch etwas mitarbeiten“ ist für eine Zahlungs- und Kapazitätsplanung zu ungenau.
Im Beispiel umfasst Phase eins 24 Monate mit reduzierter Behandlung und fest eingeplanter Leitungszeit. In Phase zwei werden für zwölf Monate nur noch bestimmte vereinbarte Übergangsaufgaben übernommen. In Phase drei endet die eigene laufende Mitarbeit. Diese drei Phasen erhalten Beginn und Ende, bevor eine private Rechnung erstellt wird.
Machen Sie aus der Rolle einen Wochenplan: Welche Behandlungstage bleiben, wann findet Leitung statt und wer bearbeitet Rückfragen an den übrigen Tagen? Tragen Sie diese Zeitfenster zusammen mit der zuständigen Person ein. So wird früh sichtbar, ob die gewünschte Reduzierung mit den tatsächlich verbleibenden Aufgaben zusammenpasst.
Für eine fortgesetzte Tätigkeit nach einer Übergabe braucht es eine konkrete Vereinbarung über Aufgaben, Zeitrahmen und Vergütung. Für die private Rechnung verwenden Sie den dafür vorgesehenen Betrag. Das frühere Praxisergebnis oder der alte Entnahmebetrag wird nicht unverändert als neue Vergütung übernommen.
Private Vergütung und Haushaltsbedarf je Phase verbinden
Ermitteln Sie den privaten Bedarf für jede Phase. Eine größere Reise, ein Umzug oder veränderte Wohnkosten können zu unterschiedlichen Monatsbeträgen führen. Führen Sie laufenden Bedarf und größere einzelne Ausgaben getrennt, damit die Phasenrechnung verständlich bleibt.
Im Beispiel beträgt der laufende Bedarf in allen drei Phasen 3.200 Euro monatlich. Für Phase eins werden 2.400 Euro aus der eigenen Tätigkeit und 400 Euro weitere verfügbare Einnahmen angesetzt. Damit bleiben 400 Euro monatlich offen: 3.200 minus 2.400 minus 400. Für 24 Monate ergibt sich ein zusätzlicher Bedarf von 9.600 Euro.
In Phase zwei werden 1.000 Euro aus den vereinbarten Übergangsaufgaben und 1.700 Euro verfügbare Renten beziehungsweise weitere Einnahmen angesetzt. Die offene Position steigt damit auf 500 Euro monatlich und beträgt über zwölf Monate 6.000 Euro. In Phase drei entfallen die 1.000 Euro Tätigkeitsvergütung; die dort angesetzten laufenden Einnahmen von 2.200 Euro lassen 1.000 Euro monatlichen Bedarf offen.
Die Rechnung zeigt den Unterschied zwischen einer zeitlich begrenzten Brücke und einer später dauerhaft offenen Position. Phase eins und zwei benötigen im Beispiel zusammen 15.600 Euro für ihre Laufzeiten. Die 1.000 Euro in Phase drei werden dagegen mit den dafür vorgesehenen längerfristigen Versorgungsbausteinen verbunden.
Führen Sie für jeden Betrag eine kurze Zeile mit Quelle, monatlicher Höhe sowie Anfangs- und Endmonat. Wenn sich eine private Leistung oder Vergütung erst später ändert, wird die Lücke bis dahin separat sichtbar. Dadurch lässt sich eine befristete Reserve von einer dauerhaften Monatsposition unterscheiden, ohne dieselbe Ausgabe mehrfach anzusetzen.
Rentenbeginn nicht pauschal an das Ende jeder Arbeit binden
Prüfen Sie die Beginnoptionen jedes Versorgungsträgers und Vertrags separat. Eine gesetzliche Altersrente, ein Versorgungswerksanspruch und ein privater Vertrag können unterschiedliche Bedingungen haben. Verbinden Sie anschließend den vorgesehenen Leistungsbeginn mit der tatsächlichen Arbeitsphase.
Seit 2023 gibt es bei gesetzlichen Altersrenten keine Hinzuverdienstgrenze mehr, auch nicht bei einer vorgezogenen Altersrente. Die Deutsche Rentenversicherung erläutert Hinzuverdienst, Beiträge und Rentenbeginn. Der Wegfall der Grenze beseitigt jedoch keine Abschläge, die mit einem früheren Rentenbeginn verbunden sind: Die DRV beschreibt diese als dauerhaft. Rechnen Sie deshalb die tatsächliche Rentenhöhe der gewählten Variante und den erwarteten Hinzuverdienst als getrennte Positionen.
Eine gesetzliche Rente beginnt nicht automatisch. Die DRV empfiehlt, den Antrag ungefähr drei Monate vor dem gewünschten Rentenbeginn zu stellen. Notieren Sie im Phasenplan deshalb den Zeitpunkt für den Antrag und den gewünschten Rentenbeginn getrennt. Für die Haushaltsrechnung zählt außerdem der Zahlungseingang, mit dem Sie tatsächlich planen können.
Setzen Sie bei einer gesetzlichen Rente nicht ungeprüft den Betrag aus einer Brutto-Auskunft als frei verfügbares Haushaltsgeld ein. Laut DRV werden in der Regel Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge von der Rente einbehalten, die Steuern jedoch nicht. Planen Sie daher den voraussichtlichen Betrag nach Versicherungsbeiträgen ein und führen Sie die mögliche Steuerzahlung als eigene Position in Ihrer Monatsrechnung.
Wenn Sie eine Leistung später beginnen lassen möchten, rechnen Sie auch diese Variante. Welche Einnahmen fehlen bis dahin, und welche späteren Leistungen werden nach den tatsächlichen Bedingungen vorgesehen? Der Vergleich zeigt die Auswirkungen auf den Haushalt über die Zeit und nicht nur eine einzelne spätere Monatszahl.
Weiterlaufende Vorsorgebeiträge zur veränderten Praxiszeit prüfen
Listen Sie Pflichtbeiträge, laufende Verträge und flexible Sparzahlungen getrennt. Prüfen Sie für jede Position, ob sie sich mit dem Wechsel in die nächste Phase ändert. Eine private Sparrate und ein gesetzlicher Pflichtbeitrag sind unterschiedliche Zahlungswege und gehören getrennt in die Rechnung.
Im Beispiel sollen zusätzliche Beiträge von 300 Euro monatlich während Phase eins weiterlaufen. Über 24 Monate ergeben sie 7.200 Euro. Sind diese Beiträge im genannten Haushaltsbedarf von 3.200 Euro bereits enthalten, werden sie nicht nochmals zum Brückenbetrag addiert. Sind sie bisher außerhalb der Rechnung geführt, wird die gesamte Monatsposition entsprechend ergänzt.
Bei selbstständigen Therapiepraxen sollte die gesetzliche Versicherungspflicht nicht pauschal mit der privaten Vorsorge gleichgesetzt werden. Die DRV nennt für selbstständige Krankengymnastinnen Versicherungspflicht, wenn sie überwiegend auf ärztliche Anweisung arbeiten und keine versicherungspflichtige Arbeitskraft beschäftigen. Ordnen Sie Ihre tatsächliche Tätigkeit und Beschäftigungslage ein und führen Sie einen daraus folgenden Pflichtbeitrag als eigene Monatsposition. Eine flexible private Sparrate planen Sie daneben nur in der Höhe, die tatsächlich weiterlaufen soll.
Eine ältere Hochrechnung kann von einem anderen Beitragsverlauf ausgehen als Ihre neue Planung. Notieren Sie daher, welcher Beitrag in welcher Phase vorgesehen ist, und stellen Sie ihm die dazugehörige aktuelle Auskunft gegenüber. So bleibt die 300-Euro-Beispielrate erkennbar eine Zusatzsparrate und wird weder mit einer Pflichtzahlung verwechselt noch doppelt gezählt.
Die Woche im Kalender mit der tatsächlich verfügbaren Rolle abgleichen
Eine kleinere Praxiswoche braucht freie Zeit genauso wie klar belegte Arbeitszeit. Legen Sie Behandlungstage, Verwaltungsfenster und vereinbarte Leitungsaufgaben fest. Prüfen Sie anschließend, ob Rückfragen oder zusätzliche Aufgaben den früheren Umfang stillschweigend wiederherstellen.
Im easymed-Kalender können Sie Termine und organisatorische Zeiten in Tages-, Wochen- und Monatsansichten planen. Serientermine, Pufferzeiten und die Spalte je Behandler helfen, die vereinbarten Behandlungs- und Aufgabenzeiten für das Team sichtbar zu halten. Ergänzen Sie diese Wochenplanung um die private Monatsrechnung und die gewählte Rentenvariante.
Eine Aufgabenübergabe benennt, wer eine Aufgabe übernimmt und über welchen Weg eine Rückfrage kommt. Vereinbarte Übergangsaufgaben bleiben mit ihrem Zeitrahmen im Plan. Nach den ersten Wochen können Sie die tatsächlich benötigte Zeit mit der vorgesehenen Rolle abgleichen und den Wochenplan anpassen, wenn eine Aufgabe anders verteilt wurde.
Verzögerungen und Rückkehrspielraum mit einer Reserve verbinden
Testen Sie, was passiert, wenn eine Phase länger dauert oder ihre Vergütung geringer ausfällt. Dafür wird die betroffene Monatsposition mit der geänderten Dauer gerechnet. Andere bereits bestätigte Einnahmen bleiben mit ihren tatsächlichen Terminen erhalten.
Verlängert sich im Beispiel Phase zwei um sechs Monate bei 500 Euro offener Position, entstehen weitere 3.000 Euro Bedarf. Steigt die offene Position in diesen sechs Monaten auf 800 Euro, beträgt der zusätzliche Bedarf 4.800 Euro. Die Differenz von 1.800 Euro zeigt die Wirkung der zugleich veränderten Monatsrechnung.
Ordnen Sie solchen Varianten eine Reserve zu, die im jeweiligen Zeitraum tatsächlich verfügbar ist. Ein später erwarteter Praxiszufluss trägt frühere Monate erst dann, wenn er eingegangen ist. Falls Sie vorübergehend mehr arbeiten möchten, rechnen Sie die dafür verfügbare Kapazität, vereinbarte Rolle und Vergütung in derselben Variante mit.
Bei einem jährlichen Phasencheck aktualisieren Sie Arbeitsumfang, private Monatspositionen, Beitragsweg und Rententermine. Eine Änderung wird dort eingetragen, wo sie entsteht: in der Woche, im Zahlungsplan oder beim vorgesehenen Leistungsbeginn. So bleiben zeitlich begrenzte Lücken, laufende Beiträge und spätere monatliche Bedarfe getrennt nachvollziehbar.
