Eine Privatpraxis für Physiotherapie lässt sich vom ersten Kontakt an übersichtlich organisieren. In easymed verbinden Sie angebotene Termine, Patientenakte, Dokumentation und private Rechnungen. Patienten können freie Zeiten selbst buchen; der Termin steht direkt im Kalender und wird automatisch bestätigt. Ihr Team erklärt das Angebot, vereinbart die Leistung und führt den vorhandenen Praxisvorgang weiter.
Beschreiben Sie dafür den Startumfang Ihrer Privatpraxis verständlich: Welche Leistungen bieten Sie an, welche Preise werden vereinbart und wer beantwortet persönliche Fragen? Ein konkretes Angebot gibt Terminbuchung und Empfang denselben Ausgangspunkt. Zusätzliche Ideen können später auf dieser gemeinsamen Organisation aufbauen.
Das private Angebot verständlich beschreiben
Halten Sie fest, welche Leistungen angeboten und welche Anliegen aufgenommen werden sollen. Verwenden Sie verständliche Begriffe und erläutern Sie den vorgesehenen Kontaktweg. Eine Person ohne Kenntnis Ihrer Arbeitsweise sollte erkennen, wann eine betreute Rückfrage sinnvoll ist.
Erläutern Sie den vereinbarten Leistungsumfang und das Honorar. Die eigene Vereinbarung und eine mögliche individuelle Erstattung durch die Versicherung bleiben unterschiedliche Zusammenhänge. Ist eine vollständige Kostenübernahme durch einen Dritten nicht gesichert oder gibt es dafür konkrete Anhaltspunkte, informieren Sie Patientinnen und Patienten vor Behandlungsbeginn in Textform über die voraussichtlichen Kosten (§ 630c Abs. 3 BGB). Bei einer Kostenfrage benennen Sie, ob sie den Betrag, das Angebot oder die Kostenübernahme betrifft; die Antwort erhält genau diesen Bezug.
Benennen Sie intern, wer fachliche Fragen beantwortet und welche Angaben der Empfang aufnehmen kann. Die Darstellung des Angebots muss zur tatsächlichen Terminorganisation passen. Sonst entsteht am Übergang zwischen Praxisauftritt und Vereinbarung neue Unsicherheit.
Die erste Anfrage in einen passenden Termin führen
Beschreiben Sie, wo Anfragen eingehen und wer sie bearbeitet. Eine digitale Kontaktmöglichkeit benötigt ebenso eine Zuständigkeit wie ein Telefonanruf. Das Team sollte erkennen können, ob eine Anfrage übernommen wurde und welcher nächste Schritt noch offen ist.
Über die Online-Terminbuchung von easymed wählen neue Patienten eine angebotene Terminart und eine freie Zeit. Bestätigung und Terminerinnerung folgen über den vorgesehenen Kommunikationsweg. Für ein noch ungeklärtes Anliegen nennen Sie einen persönlichen Praxiskontakt; nach der fachlichen Klärung vereinbart das Team den passenden Termin.
Angenommen, eine Person fragt nach einem Angebot und nennt später ein zusätzliches Anliegen. Der Ablauf braucht eine passende Klärung und eine nachvollziehbare neue Vereinbarung. Halten Sie fest, wer entscheidet und wie das Ergebnis wieder in die Terminorganisation gelangt.
Vereinbarungen organisatorisch zuverlässig handhaben
Legen Sie fest, wann die zum vereinbarten Angebot gehörenden Unterlagen bereitgestellt und besprochen werden. In easymed können Behandlungsverträge digital geführt und auf Wunsch auf dem Tablet unterschrieben werden. Für eine persönliche Rückfrage steht die zuständige Person fest; die besprochene Vereinbarung wird beim Patienten festgehalten.
Dokumente und Hinweise gehören in easymed zur Patientenakte. Halten Sie dort den vereinbarten Leistungsumfang, das Honorar und den benötigten Unterlagenstand zusammen. Eine berechtigte Vertretung findet denselben Bezug, statt sich die Information aus mehreren persönlichen Ablagen zusammenzusuchen.
Eine Rückfrage vor dem ersten Termin wird am vorhandenen Patientenbezug weitergeführt. Die Antwort verbindet den konkreten Gegenstand mit dem besprochenen Ergebnis. Beim nächsten Kontakt kann das Team daran anknüpfen.
Dokumentation vom ersten Kontakt an einordnen
Befund und Verlauf stehen in easymed beim jeweiligen Termin; Dokumente und Hinweise bleiben in derselben Patientenakte. Die Leistungserfassung hält Diagnosen und Behandlungstexte am Terminbezug fest. Die fachlich verantwortliche Person dokumentiert die tatsächliche Behandlung und ergänzt später nötige Informationen dort. § 630f BGB verlangt eine Behandlungsakte in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Behandlung; sie umfasst die fachlich wesentlichen Maßnahmen und Ergebnisse. § 630f BGB nennt zehn Jahre Aufbewahrung nach Behandlungsabschluss, soweit andere Vorschriften keine abweichende Frist festlegen.
Mitarbeiterrechte legen fest, welche Bereiche eine Person sehen und bearbeiten darf. Geben Sie der berechtigten Vertretung den passenden Zugang für ihre Aufgabe. Sie arbeitet damit am vorhandenen Stand weiter.
Bei der Übergabe genügt die konkret offene Frage mit ihrem Patienten- und Terminbezug. Die nächste Person findet Vereinbarung, Dokumente und Verlauf in der gemeinsamen Akte.
easymed läuft im Browser. Sie benötigen keine lokale Installation und keinen eigenen Praxisserver für den laufenden Betrieb. Für eine konkrete technische Frage nutzen Sie den vorgesehenen Supportweg und nennen den betroffenen Praxisvorgang.
Private Rechnungen direkt aus Leistungen erstellen
Private Leistungen und Selbstzahler-Angebote führen Sie in easymed mit eigenen Preisen. Die Rechnung entsteht aus den erfassten Leistungen und kann als PDF per E-Mail versandt werden. Vereinbarte Leistung, tatsächliche Behandlung und Beleg behalten dadurch ihren gemeinsamen Patientenbezug.
Bei einer späteren Nachfrage öffnet die zuständige Person den betreffenden Beleg und die zugehörige Vereinbarung. Sie beantwortet die konkrete Frage zur Bezeichnung oder zum besprochenen Umfang und hält das Ergebnis dort fest. Offene Rechnungen bleiben im vorhandenen Verwaltungsweg sichtbar.
Die private Abrechnung mit easymed gehört so zum laufenden Praxisalltag: Leistung erfassen, den passenden Beleg erstellen und die anschließende Rückfrage am gleichen Bezug bearbeiten. Der Empfang und die behandelnde Person arbeiten mit derselben vereinbarten Grundlage.
Eine Anfrage ohne eindeutigen Leistungswunsch
Eine Interessentin schreibt, sie möchte „einen Termin für Physiotherapie“, nennt aber kein klar zugeordnetes Angebot. Der Empfang kann den Kontakt aufnehmen und die vorgesehenen organisatorischen Fragen klären. Welche fachliche Leistung in ihrem Fall passend und unter welchen Voraussetzungen möglich ist, beurteilt die dafür zuständige Person. Ein freies Kalenderfeld beantwortet diese Frage nicht.
Für eine Anfrage ohne eindeutige Leistung in der Privatpraxis braucht Ihr Ablauf deshalb einen verständlichen Übergang. Benennen Sie, wer die nötige Klärung übernimmt und was danach als Termin vereinbart werden kann. Die Antwort sollte weder eine fachliche Beurteilung durch den Empfang vorwegnehmen noch die Anfrage unbestimmt liegen lassen. Eine nachvollziehbare offene Aufgabe hilft bei der weiteren Bearbeitung.
KI Generiert
Prüfen Sie die Darstellung Ihres Angebots an diesem Beispiel. Erkennt eine neue Person, welche Terminarten erläutert werden und wann eine Rückfrage nötig ist? Wenn alle Bezeichnungen nur für Fachpersonen verständlich sind, kann die Aufnahme unnötig viele ähnliche Rückfragen erzeugen. Eine klarere Beschreibung erleichtert die Zuordnung, ohne eine individuelle fachliche Einschätzung zu ersetzen.
Die Vereinbarung vor dem ersten Kontakt wiederfinden
Für den Musterfall wurde nach der Klärung eine konkrete private Leistung mit dem dazugehörigen Honorar besprochen. Eine andere Person übernimmt die organisatorische Vorbereitung des ersten Termins. Sie muss erkennen können, welcher Umfang vereinbart wurde und welche Unterlagen hierfür bereitgestellt werden sollen. Eine Notiz „Privatpatientin“ enthält dafür zu wenig Information.
Für die erste private Behandlung liegen die zum besprochenen Angebot gehörenden Unterlagen beim Patienten bereit. Ergänzen Sie eine spätere Vereinbarung mit ihrem konkreten Umfang, damit früherer und neuer Kontakt jeweils verständlich bleiben. Welche Leistung vereinbart wurde und welcher Preis dazu gehört, kann die zuständige Person so unmittelbar wiederfinden.
Nehmen Sie nun eine Rückfrage zu den Kosten auf. Die zuständige Person erklärt den vereinbarten Umfang und unterscheidet ihn von einer möglichen individuellen Erstattung. Halten Sie das tatsächliche Ergebnis der Rückfrage fest. Ein pauschaler Vermerk „Preis erklärt“ zeigt einer späteren Bearbeitung nicht, ob die Person nach dem Betrag, dem Leistungsumfang oder der Versicherung gefragt hat.
Ein zusätzliches Angebot ist nicht der ursprüngliche Termin
Vor dem nächsten Kontakt möchte die Patientin im Musterfall ein weiteres Angebot besprechen. Die bisherige Terminvereinbarung bleibt zunächst das, was sie war. Die fachlich zuständige Person bestimmt den zusätzlichen Umfang und erläutert die dazugehörige Vereinbarung. Der neue Termin erhält die dafür passende Leistung und den vereinbarten Preis.
Damals vereinbarter Umfang bleibt zugeordnet.
Kalender, Informationen und Verwaltung erhalten den neuen Bezug.
Bei einer zusätzlichen Leistung in der Physiotherapie-Privatpraxis führen Sie den neu vereinbarten Umfang im gemeinsamen Kalender und bei den zugehörigen Patienteninformationen weiter. Der ältere Termin behält seine damalige Grundlage. Der neu vereinbarte Termin erhält seinen eigenen Leistungs- und Rechnungsbezug; eine geänderte allgemeine Angebotsbeschreibung überschreibt nicht die ursprüngliche Vereinbarung.
Den ersten Privatpraxisfall am gemeinsamen Bezug weiterführen
Im vollständigen Privatpraxis-Erstfall nimmt die Patientin den vereinbarten Termin wahr. Die behandelnde Person hält Befund und Verlauf beim Termin fest und erfasst die tatsächliche Leistung. Aus den erfassten Leistungen erstellt sie in easymed die private Rechnung. Einige Tage später fragt die Patientin nach einer Bezeichnung. Die zuständige Person öffnet Beleg und Vereinbarung am vorhandenen Patientenbezug und beantwortet genau diese Rückfrage.
Dieser gemeinsame Arbeitsweg hält die Information auch nach einer zeitlichen Unterbrechung zugänglich. Die Vertretung findet den betreffenden Termin, die dokumentierte Leistung und die Rechnung. Sie führt die neue Frage am bestehenden Vorgang weiter, statt den Erstkontakt erneut zu rekonstruieren.
Welche Information steht der nächsten Person bereit?
Ein nachvollziehbarer Termin, die besprochene Vereinbarung und die dokumentierte tatsächliche Leistung. Beim Patienten sind auch der Beleg und die beantwortete Rückfrage zugänglich. So kann die nächste berechtigte Person am erreichten Stand weiterarbeiten.
Was tun, wenn der Startumfang noch nicht feststeht?
Starten Sie mit den konkret feststehenden Angeboten und den dazugehörigen Terminarten. Weitere Ideen ergänzen Sie, sobald Inhalt, vereinbarter Umfang und organisatorischer Anschluss bestimmt sind. In easymed führen Sie diese Leistungen in der vorhandenen Kalender- und Patientenorganisation weiter.
