Psychotherapeutische Sitzungen mit Praxissoftware vorzubereiten heißt, vorab den relevanten fachlichen Stand zu öffnen und danach den Kontakt nachvollziehbar festzuhalten. easymed verbindet Patientenakte, Verlaufsdokumentation je Termin und Kalender: Verlauf und Dokumente stehen beim Patienten bereit; nach der Sitzung ergänzen Sie die Notiz am passenden Termin und führen die nächste Vereinbarung im gemeinsamen Kalender. Das gibt den Aufgaben einen festen Ort und erspart eine erneute Übertragung in eine zweite Terminliste. Die Funktionsübersicht von easymed zeigt diese Bereiche.
§ 630f BGB verlangt, eine Behandlungsakte in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Behandlung zu führen und fachlich wesentliche Maßnahmen sowie ihre Ergebnisse festzuhalten. Dazu zählen etwa Anamnese, Diagnosen, Befunde, Therapien und ihre Wirkungen sowie Einwilligungen und Aufklärungen. Die BPtK-Empfehlungen zur psychotherapeutischen Dokumentation ergänzen ein fachliches Orientierungsraster, das nach Person, Setting und Verfahren konkretisiert wird. Eine alltagstaugliche Routine verbindet deshalb gezielte Vorbereitung, eine passende Bildschirmnutzung und einen zeitnahen Verlaufsvermerk.
Vor dem Gespräch den relevanten Stand öffnen
Öffnen Sie den nächsten Termin und die passende Patientenakte. Lesen Sie den letzten fachlich relevanten Verlaufseintrag und prüfen Sie vereinbarte nächste Schritte. In easymed gehören Verlauf und Unterlagen zum Patientendatensatz; Sie beginnen damit an einem gemeinsamen Informationsstand.
Eine neu eingegangene Unterlage ordnen Sie dem Patienten zu und beziehen sie ein, wenn sie für den aktuellen Kontakt wichtig ist. Die BPtK empfiehlt, anamnestische und diagnostische Informationen fallbezogen auszuwählen. Beschwerden, Behandlungsziele, Setting und Verfahren bestimmen mit, welche Angaben für die nächste Sitzung relevant sind.
Ein Beispiel: Im letzten Eintrag steht eine vereinbarte nächste Aufgabe, inzwischen ist ein Bericht eingegangen. Für das Gespräch öffnen Sie die Vereinbarung und den relevanten Teil des Berichts. Eine offene Terminfrage klären Sie am Kalender; sie wird nicht zur fachlichen Sitzungsnotiz.
Die Bildschirmnutzung bewusst entscheiden
Eine verfügbare digitale Akte bedeutet nicht, dass Sie während der gesamten Sitzung am Bildschirm arbeiten müssen. Entscheiden Sie passend zu Ihrer fachlichen Arbeitsweise, ob ein Punkt unmittelbar festgehalten wird oder in die anschließende Dokumentation gehört.
Ein kurzer Blick für eine konkrete Information kann zum Gespräch passen. Falls Sie direkt tippen, erklären Sie den Schritt bei Bedarf knapp und richten die Aufmerksamkeit danach wieder auf die Person. Ein geeigneter Geräteplatz erleichtert den Wechsel zwischen Gespräch und Eingabe.
Wenn Sie handschriftliche Arbeitsnotizen verwenden, übertragen Sie die fachlich relevanten Inhalte zeitnah in den zugeordneten Verlaufseintrag. Halten Sie dort fest, was für den weiteren Behandlungsverlauf gebraucht wird. So findet sich die entscheidende Vereinbarung beim späteren Wiedereinstieg in der Akte wieder.
Den Kontakt in zeitlichem Zusammenhang dokumentieren
Planen Sie für die Nachbereitung ein passendes Zeitfenster, damit Sie den neuen Eintrag nahe am Termin abschließen können. Dokumentieren Sie den Kontakt am zugeordneten Termin und halten Sie fest, was sich seit dem letzten relevanten Eintrag verändert hat.
KI Generiert
Die BPtK nennt als Orientierung für die sitzungsbezogene Dokumentation administrative Angaben wie Datum, Beginn und Ende oder Dauer, Behandlungsform und gegebenenfalls weitere Teilnehmende. Fachlich gehören durchgeführte Interventionen und ihre Ergebnisse, relevante Veränderungen im psychischen Befund und wichtige Entwicklungen des Behandlungsverlaufs dazu. Welche Punkte für den einzelnen Kontakt zählen, richtet sich nach Person, Ziel, Setting und Verfahren.
Für den späteren Rückblick helfen drei konkrete Fragen: Welche wesentliche Intervention oder Maßnahme fand statt? Was war ihr Ergebnis oder was änderte sich? Welcher nächste Schritt wurde vereinbart? Die BPtK empfiehlt außerdem, Telefonate oder E-Mails zu dokumentieren, wenn ihr Inhalt über eine reine Terminvereinbarung hinaus wichtige diagnostische oder therapeutische Aspekte betrifft.
Wird ein Eintrag später berichtigt, müssen der ursprüngliche Inhalt und der Zeitpunkt der Änderung erkennbar bleiben. Das gilt laut § 630f BGB auch für elektronisch geführte Akten. Patienten können nach § 630g BGB grundsätzlich auf Verlangen die vollständige, sie betreffende Behandlungsakte einsehen und eine Abschrift erhalten; die erste Abschrift ist unentgeltlich. Das Gesetz nennt Ausnahmen bei erheblichen therapeutischen Gründen oder Rechten Dritter und verlangt dann eine Begründung der Ablehnung.
Unterlagen und Rückfragen passend zuordnen
Benennen Sie Dokumente so, dass Art, Datum oder Herkunft beim nächsten Zugriff erkennbar sind. Die Unterlage bleibt als Dokument beim Patienten; eine fachliche Einordnung oder ein vereinbarter nächster Schritt gehört in den Verlauf. In easymed stehen die Dokumente am Patientendatensatz bereit und lassen sich für die nächste Vorbereitung wieder öffnen.
Kommt zwischen zwei Sitzungen eine Berichtanfrage ein, ordnen Sie das Anliegen der Akte zu und klären den nächsten Arbeitsschritt. Die angefragte Unterlage bleibt beim Patienten; eine fachlich relevante Rückmeldung halten Sie am Kontakt fest.
Eine Rückfrage mit therapeutischer oder diagnostischer Bedeutung halten Sie im Behandlungsverlauf fest, auch wenn sie telefonisch oder per E-Mail eingeht. Die BPtK empfiehlt die Dokumentation solcher Kontakte, wenn ihr Inhalt über eine reine Terminvereinbarung hinaus wichtige fachliche Aspekte betrifft. Eine reine Terminfrage führen Sie am Kalender weiter. easymed verbindet dafür Patientenakte und Dokumentation mit dem gemeinsamen Terminplan, sodass der organisatorische Anschluss an derselben Stelle auffindbar bleibt.
Leistung und Rechnung als unterschiedliche Schritte verstehen
Die fachliche Verlaufsnotiz beschreibt den Kontakt und die therapeutisch relevanten Ergebnisse. Eine private Rechnung ordnet die tatsächlich erbrachte Leistung und die erforderlichen Rechnungsangaben dem Verwaltungsvorgang zu. easymed bietet dafür eine Privatabrechnung mit zugeordneten Leistungen; der Gesprächsinhalt bleibt in der Dokumentation.
Ein Beispiel: Der Verlauf ist abgeschlossen, im Rechnungsvorgang fehlt noch eine bestätigte Empfängerangabe. Ergänzen Sie diese dort. Die Sitzungsnotiz muss dafür nicht um eine administrative Prüfliste erweitert werden und bleibt am zugehörigen Kontakt nachvollziehbar.
Wenn Sie die Rechnung später erstellen, knüpfen Sie an die erfasste Leistung an. Die fachliche Dokumentation und der Rechnungsschritt behalten ihren jeweiligen Zweck. So lässt sich eine organisatorische Rückfrage bearbeiten, ohne den Gesprächsinhalt erneut aus dem Gedächtnis zusammenzustellen.
Ein Unterbrechungsfall zeigt die Qualität der Sitzungsroutine
Ein Beispiel: Der Kontakt ist dokumentiert, der Folgetermin aber noch nicht vereinbart. Eine andere Aufgabe kommt dazwischen. Beim Wiedereinstieg öffnen Sie den Verlauf und den Kalender: Der fachliche Eintrag ist abgeschlossen, die Terminfrage bleibt als eigener organisatorischer Schritt offen.
Bei aktivierter Online-Buchung kann der Patient eine angebotene Zeit im Praxisportal auswählen; easymed bestätigt die Buchung automatisch und führt den Termin im gemeinsamen Kalender. Die Praxis legt fest, welche Terminarten und Zeitfenster dafür zur Verfügung stehen. Wenn eine persönliche Absprache nötig ist, führen Sie sie am Kalenderkontakt weiter.
Die Trennung macht den nächsten Schritt sichtbar: Der Verlauf hält fest, was fachlich vereinbart wurde; der Kalender zeigt, wann der nächste Kontakt stattfindet. Eine automatische Buchungsbestätigung übernimmt dabei die organisatorische Nachricht für den Online-Termin.
Für einen Praxistest öffnen Sie einen Beispielkontakt, lesen den letzten relevanten Eintrag, ordnen eine neue Unterlage ein und ergänzen den Kontakt am Termin. Die easymed-Funktionsübersicht zeigt, wie Patientenakte, Verlaufsdokumentation, Kalender und private Abrechnung zusammenarbeiten. Sie entscheiden, welche Inhalte fachlich relevant sind und wann die Bildschirmarbeit zu Ihrer psychotherapeutischen Arbeitsweise passt.
