Welche Steuerarten bei der Praxisgründung relevant sind, hängt von Ihrer Rechtsform und den konkreten Leistungen ab. Für das erste Steuerberatungsgespräch hilft es, Gewinnbesteuerung, Umsatzsteuer und mögliche Gewerbesteuer getrennt zu betrachten. Die Begriffe allein beantworten noch nicht, was für Ihren Betrieb gilt. Entscheidend sind die tatsächliche Tätigkeit, die Personen, die sie ausüben, und die geplante Organisationsform.
Für den eigenen Rechnungslauf erstellt easymed Ausgangsrechnungen aus den erfassten Praxisleistungen und zeigt den Zahlungsstand. Mit der optionalen Lexware-Office-Anbindung gehen abgeschlossene Rechnungen als Belege an Lexware; vollständig bezahlte Rechnungen werden täglich an easymed zurückgemeldet. So bleibt der Rechnungsweg in der Praxisverwaltung sichtbar. Die steuerliche Einordnung Ihrer Angebote und der betreute Umfang der Steueraufgaben werden anhand Ihres konkreten Vorhabens vereinbart.
Die Fragen nach Steuerarten ordnen
Beginnen Sie mit drei Fragen: Wer versteuert den Gewinn in der geplanten Rechtsform? Wie ist jede angebotene Leistung umsatzsteuerlich einzuordnen? Welche Folge hat die Tätigkeit zusammen mit der gewählten Struktur für die Gewerbesteuer? Ergänzen Sie das geplante Startdatum und die Information, ob Sie allein, mit weiteren Behandelnden oder in einer Gesellschaft beginnen.
Die Antworten hängen zusammen, folgen aber nicht alle demselben Maßstab. Beschreiben Sie deshalb nicht nur die Praxis als „therapeutisch“, sondern die vorgesehenen Angebote, ihre Ausführung und die rechtliche Struktur. Mit dieser Übersicht kann die Steuerberatung die relevanten Steuerarten und nächsten Schritte an Ihrem Fall prüfen.
Einkommensteuer und Gewerbesteuer anhand von Tätigkeit und Rechtsform besprechen
§ 18 Einkommensteuergesetz führt die selbständige Berufstätigkeit unter anderem von Heilpraktikern, Krankengymnasten – der heutigen Berufsbezeichnung Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten – sowie ähnlichen Berufen als freiberufliche Tätigkeit auf. Wer fachlich vorgebildete Mitarbeitende einsetzt, muss nach dem Gesetz weiterhin auf Grundlage eigener Fachkenntnisse leitend und eigenverantwortlich tätig sein. Notieren Sie daher, wer welche Leistung erbringt, welche Qualifikation vorliegt und wie Sie die Tätigkeit fachlich führen. Den Gesetzestext zu § 18 EStG finden Sie hier.
§ 15 EStG unterscheidet gewerbliche Einkünfte von der Ausübung eines freien Berufs und anderen Formen selbständiger Arbeit. Die Gewerbesteuer knüpft an einen Gewerbebetrieb an; nach § 2 GewStG gilt die Tätigkeit einer Kapitalgesellschaft, etwa einer GmbH, stets und in vollem Umfang als Gewerbebetrieb. GmbHs gehören außerdem zu den Körperschaften, die § 1 Körperschaftsteuergesetz nennt. Wenn Sie Einzelpraxis, Zusammenarbeit oder GmbH vergleichen, besprechen Sie die Folgen für Einkommensteuer, Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer anhand der tatsächlichen Struktur. § 15 EStG, § 2 GewStG und § 1 KStG geben die gesetzlichen Ausgangspunkte wieder.
Umsatzsteuer nach jeder Leistung prüfen
§ 4 Nummer 14 Buchstabe a UStG befreit Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, wenn sie im Rahmen einer Tätigkeit als Physiotherapeutin oder Physiotherapeut beziehungsweise in einem ähnlichen Heilberuf erbracht werden. Für einen ähnlichen Heilberuf erläutert der Umsatzsteuer-Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums, dass Tätigkeit und berufliche Qualifikation geprüft werden. Die Umsatzsteuerbefreiung folgt damit einem eigenen Maßstab; die einkommensteuerliche Einordnung nach § 18 EStG entscheidet diese Frage nicht. § 4 UStG und der Umsatzsteuer-Anwendungserlass des BMF sind die passenden Ausgangstexte.
Legen Sie für jedes Angebot eine kurze Beschreibung an: Was geschieht, wer führt es aus, wem wird es angeboten und welchem Zweck dient es? Halten Sie bei Bedarf Qualifikation, Verordnung oder andere Grundlagen dazu fest. Beschreiben Sie eine therapeutische Behandlung getrennt von einem zusätzlichen Kurs, Workshop oder Informationsangebot, wenn Sie solche Leistungen planen. So kann die Beratung die Angebote einzeln einordnen, bevor sie in Preisübersichten und Rechnungsvorlagen übernommen werden.
Das gesamte Vorhaben zur Beratung mitbringen
Beschreiben Sie Ihre therapeutischen Leistungen und weitere vorgesehene Angebote einzeln. Ergänzen Sie, ob Sie allein, mit weiteren Behandelnden oder in einer Kapitalgesellschaft starten möchten. Bei den Räumen kann der Mietvertrag bereits unterschrieben sein, während für die Ausstattung noch zwei Angebote zur Wahl stehen. Halten Sie deshalb für jeden Punkt fest, ob er entschieden, beauftragt oder noch offen ist.
Ergänzen Sie den geplanten Beginn, erwartete Einnahmen, regelmäßige Kosten und größere Anschaffungen. Notieren Sie zu jedem Betrag, worauf er beruht und für welchen Zeitraum er gilt. Kennzeichnen Sie Schätzungen als solche und unterscheiden Sie sie von unterschriebenen Verträgen oder bestätigten Angeboten. Die Beratung kann so mit einem nachvollziehbaren Plan arbeiten, statt Annahmen als feste Entscheidungen zu lesen.
Unterlagen für das erste Steuerberatungsgespräch zur Therapiepraxis auswählen
Eine gute Gesprächsvorbereitung beginnt mit der Frage, die beantwortet werden soll, und nicht mit einem Ordner voller Dateien. Ordnen Sie zur geplanten Anschaffung das verwendete Angebot, den vorgesehenen Zweck und den Entscheidungsstand zusammen. Bei einer Zusammenarbeit gehören die Beteiligten und die vorgesehene Aufgabenverteilung dazu. Behalten Sie den Bezug zur jeweiligen Unterlage und trennen Sie Verträge von offenen Angeboten und eigenen Schätzungen.
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Im Beispiel steht der Mietvertrag für die Räume bereits fest, während die Ausstattung noch aus zwei Varianten besteht. Führen Sie deshalb nicht alle Beträge als verbindliche Investition. Eine einfache Übersicht kann drei Stände unterscheiden: entschieden, in Prüfung und noch zu klären. Notieren Sie dazu, welche Antwort Sie benötigen und welche Vorbereitung danach ansteht.
Bringen Sie außerdem die Fragen in der Reihenfolge mit, in der Entscheidungen anstehen. Wenn die Rechtsform noch offen ist, fragen Sie zuerst, welche Angaben für den Vergleich gebraucht werden. Wenn die Beschreibung eines Angebots seine steuerliche Einordnung beeinflusst, nehmen Sie genau diesen Ablauf und die beteiligten Personen mit. Das macht Rückfragen konkreter und hält die Beratung am vorgesehenen Betrieb.
Einmalige Gründungsfragen und laufende steuerliche Aufgaben getrennt vereinbaren
Klären Sie, welche Leistungen die Steuerberatung im Gründungszeitraum übernimmt und welche Informationen Ihre Praxis selbst zusammenstellt. Vereinbaren Sie, über welchen Weg Unterlagen übermittelt werden, wer Rückfragen zu fehlenden Angaben beantwortet und an wen neue Angebote oder Änderungen gehen. Halten Sie den vereinbarten Aufgabenumfang in Ihrer Praxisorganisation fest.
Trennen Sie die einmaligen Entscheidungen zur Eröffnung von wiederkehrenden Aufgaben im Betrieb. Die Zusammenstellung der Ausgangsdaten für die steuerliche Erfassung ist ein anderer Schritt als der laufende Belegweg oder eine Rückfrage zu einem späteren Bescheid. Legen Sie für die regelmäßig benötigten Unterlagen eine zuständige Person und einen passenden Zeitpunkt fest; die konkrete Abgabefrequenz richtet sich nach der steuerlichen Situation und dem vereinbarten Umfang.
Bestätigte steuerliche Einordnung in die Praxisverwaltung übertragen
Halten Sie nach dem Gespräch fest, welche Frage beantwortet wurde, auf welche Beschreibung sich die Antwort bezieht und welcher nächste Schritt daraus folgt. Prüfen Sie, ob Preisunterlagen, Leistungsbezeichnungen oder die Rechnungsvorbereitung betroffen sind. Damit können alle verwendeten Unterlagen auf derselben bestätigten Grundlage beruhen.
Ein Beispiel: Zu einem neuen Angebot liegt eine konkrete Antwort vor, in einer verwendeten Übersicht steht jedoch noch die frühere Planung. Gleichen Sie die betroffenen Fassungen ab und vermerken Sie, welche Entscheidung die Änderung auslöst. Die organisatorisch zuständige Person setzt den bestätigten Schritt um; eine neue oder veränderte Leistung wird mit ihrer tatsächlichen Beschreibung erneut zur Klärung vorgelegt.
Steuerliche Erfassung zum Start rechtzeitig übermitteln
Wer einen Betrieb eröffnet oder eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmt, muss die Mitteilung an das Finanzamt innerhalb eines Monats nach dem meldepflichtigen Ereignis erstatten. Die zusätzlichen Angaben zu den steuerlich erheblichen rechtlichen und tatsächlichen Verhältnissen sind grundsätzlich elektronisch zu übermitteln. ELSTER stellt dafür den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für die Aufnahme einer gewerblichen oder selbständigen, also auch freiberuflichen, Tätigkeit bereit. Legen Sie das Startdatum fest und bestimmen Sie, wer die Angaben zusammenstellt und den Fragebogen übermittelt. § 138 AO und der ELSTER-Fragebogen für Einzelunternehmen zeigen den vorgesehenen Ablauf.
Planen Sie die Übermittlung mit den übrigen Gründungsterminen ein. Wenn das Finanzamt danach eine Rückfrage oder ein Schreiben schickt, ordnen Sie es dem zugehörigen Vorgang zu und prüfen Sie, welche Handlung bis wann verlangt wird. Eine benötigte Unterlage erhält eine zuständige Person und einen konkreten Bearbeitungsschritt.
Eingehende Schreiben beim Praxisstart einem konkreten Auftrag zuordnen
Während der Gründung können mehrere Schreiben und Rückfragen gleichzeitig ankommen. Prüfen Sie den jeweiligen Vorgang und die geforderte Handlung: Eine Nachricht kann informieren, eine Antwort verlangen oder einen bestehenden Auftrag ergänzen. Ordnen Sie das Schreiben mit Datum und Thema ab, damit der Zusammenhang mit dem Vorhaben auffindbar bleibt.
Verbinden Sie einen bestätigten Termin mit der Vorbereitung, die davor nötig ist. Wenn eine Unterlage gebraucht wird, legen Sie fest, wer sie bereitstellt und bis wann sie vorliegen soll. So zeigt der Kalendertermin nicht nur das Gespräch, sondern auch den nächsten bearbeitbaren Schritt.
Den Rechnungsweg mit den vereinbarten Aufgaben verbinden
Für eigene Ausgangsrechnungen legen Sie fest, welcher Buchhaltungsweg zur Praxis passt. easymed erstellt die Praxisrechnung und hält Zahlungen im selben Arbeitsablauf nach. Mit der optionalen Lexware-Office-Anbindung wird eine abgeschlossene Rechnung als Beleg übertragen; Lexware vergibt die Rechnungsnummer, die easymed für PDF, Druck und Versand übernimmt. Vollständig bezahlte Rechnungen gleicht die Anbindung täglich ab.
Der DATEV-Export von easymed ist ein eigener Weg für Rechnungsdaten. Vereinbaren Sie mit Ihrer Beratung, welche Bereitstellung gebraucht wird. Verträge, Angebote und andere Gründungsunterlagen ordnen Sie weiterhin nach ihrer jeweiligen Frage; die Rechnungsanbindung überträgt diese zusätzlichen Unterlagen nicht automatisch.
