Bei der Praxisgründung hilft Steuerberatung dann am meisten, wenn Sie mit einem konkreten Vorhaben starten und den Auftrag klar abgrenzen. Bereiten Sie vor dem ersten Termin Leistungen, Startzeitpunkt, Zusammenarbeit und offene Entscheidungen vor. Fragen Sie, welche Gründungsfragen die Kanzlei übernimmt, welche Unterlagen sie braucht und welche Aufgaben später regelmäßig anfallen.
Wenn Sie private Leistungen abrechnen, kann easymed einen wiederkehrenden Schritt bereits abnehmen: Bei aktivierter Lexware-Office-Anbindung übergibt easymed abgeschlossene Praxisrechnungen automatisch und übernimmt die dort vergebene Rechnungsnummer. Lieferantenrechnungen, Mietunterlagen und andere Belege zur Gründung erhalten einen eigenen, mit der Steuerberatung abgestimmten Weg.
Ihr Vorhaben auf einer Seite erklären
Fassen Sie die geplante Praxis auf einer Seite zusammen: vorgesehene Leistungen, Standort, geplanter Start, eigene oder gemeinsame Praxisführung, Teamplanung und wichtige Anschaffungen. Notieren Sie auch, ob Sie aktuell angestellt sind oder weitere Tätigkeiten fortführen. Diese Angaben helfen der Steuerberatung, die richtigen Rückfragen zu stellen und den Beratungsbedarf einzuordnen.
Trennen Sie verbindliche Entscheidungen von Optionen. Ein unterschriebener Mietvertrag ist anders zu beurteilen als ein noch offenes Raumangebot; ein bestelltes Gerät unterscheidet sich von zwei verglichenen Angeboten. Halten Sie zu jedem Punkt fest, bis wann Sie entscheiden müssen und welche Frage dazu noch offen ist.
Schreiben Sie dazu, was Sie vom ersten Gespräch mitnehmen möchten. Geht es um die steuerliche Einordnung Ihrer geplanten Leistungen, den Start beim Finanzamt, die Zusammenarbeit im Team oder die Belegübergabe? Eine konkrete Frage führt schneller zu einem nächsten Schritt als eine ungeordnete Sammlung von Unterlagen.
Erfahrung und Arbeitsweise an Beispielen prüfen
Das amtliche Steuerberaterverzeichnis der Bundessteuerberaterkammer zeigt, ob eine Person oder Gesellschaft für die unbeschränkte Hilfeleistung in Steuersachen zugelassen beziehungsweise eingetragen ist. Es kann nach Ort oder Postleitzahl filtern, aber nicht nach einem Fachgebiet oder besonderen Qualifikationen. Fragen Sie deshalb direkt nach Erfahrung mit selbstständigen Therapie- und Heilmittelpraxen und danach, wer Sie im Alltag betreut.
Besprechen Sie einen typischen Vorgang. Angenommen, Sie kaufen Ausstattung vor der Eröffnung und erhalten später eine geänderte Rechnung. Wohin schicken Sie die Unterlagen? Wie kennzeichnen Sie den Zusammenhang? Wie erfahren Sie, ob noch etwas fehlt? Die Antwort zeigt, ob die geplante Kommunikation für Ihren Alltag verständlich ist.
Bitten Sie die Kanzlei, den Ablauf an Ihrer konkreten Frage zu erklären: Welche Informationen benötigt sie, wie bekommen Sie eine Rückmeldung und was wäre der nächste Arbeitsschritt? So prüfen Sie zugleich, ob Fachsprache verständlich erklärt wird und ob die Kontaktwege zu Ihrer Arbeitsweise passen.
Den Umfang der Beratung schriftlich festhalten
Unterscheiden Sie einmalige Unterstützung zur Gründung und regelmäßige Leistungen im laufenden Betrieb. Halten Sie fest, welche Aufgaben zum vereinbarten Umfang gehören, welche Unterlagen Sie liefern und welche Termine dafür gelten. Fragen Sie auch, wie zusätzliche Fragen oder Änderungen am Vorhaben bearbeitet werden.
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Nach § 33 des Steuerberatungsgesetzes berät und unterstützt die Steuerberatung im Rahmen des jeweiligen Auftrags in Steuersachen. Vereinbaren Sie daher konkret, ob die Kanzlei zum Beispiel den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung vorbereitet, die laufende Buchführung oder Steuererklärungen übernimmt und welche Rückfragen an Sie gehen. Wenn eine Frage außerhalb dieses Auftrags liegt, sollte die Kanzlei den nächsten zuständigen Kontakt benennen.
Für den Start hilft eine klare Aufteilung: Was klärt die Steuerberatung vor der Eröffnung? Welche Zahlen oder Verträge liefern Sie selbst? Wer kümmert sich um laufende Belege, Voranmeldungen, Jahresabschluss oder Lohnabrechnung, falls Mitarbeitende dazukommen? Notieren Sie auch, wie neue Leistungen, ein weiterer Standort oder eine geänderte Teamstruktur in die Planung eingehen.
Klären Sie das Honorar zusammen mit dem Umfang. Wenn eine Vergütungsvereinbarung von den gesetzlichen Gebühren abweicht, verlangt § 4 der Steuerberatervergütungsverordnung Textform und eine klare Bezeichnung von Art und Umfang des Auftrags. Bitten Sie um eine verständliche Aufstellung, welche einmaligen und regelmäßigen Arbeiten erfasst sind und wie zusätzliche Aufgaben berechnet werden.
Steuerliche Erfassung und Unterlagen rechtzeitig planen
Bei Aufnahme einer freiberuflichen Tätigkeit müssen Sie dem Finanzamt die Tätigkeit mitteilen und Angaben zu den steuerlich erheblichen Verhältnissen übermitteln. § 138 der Abgabenordnung nennt dafür eine Monatsfrist; ELSTER beschreibt den elektronischen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung und weist auf die Übermittlung innerhalb eines Monats nach Tätigkeitsaufnahme hin. Legen Sie daher vor dem Start fest, wer den Fragebogen vorbereitet, wer ihn abschickt und bis wann Sie die benötigten Angaben bereitstellen.
Zum Gespräch gehören dafür der geplante Beginn, die Tätigkeiten und die wesentlichen wirtschaftlichen Eckdaten Ihres Vorhabens. Fragen Sie, welche Angaben die Kanzlei von Ihnen benötigt und wann sie diese braucht. Wenn Sie mehrere Tätigkeiten verbinden oder die Einordnung Ihrer Tätigkeit offen ist, nehmen Sie genau diese Konstellation als Frage mit, statt die Antwort vorwegzunehmen.
Auch Anschaffungsbelege, Angebote und Verträge aus der Gründungsphase brauchen einen vereinbarten Übertragungsweg. Notieren Sie, welcher Vorgang zu welchem Beleg gehört und wer Rückfragen beantwortet. Damit bleiben diese Unterlagen auch dann auffindbar, wenn sich eine Bestellung oder Rechnung nach der Eröffnung noch ändert.
Praxisverwaltung und Buchhaltung aufeinander abstimmen
In easymed entsteht die private Rechnung aus den erfassten Leistungen. Bei aktivierter Lexware-Office-Anbindung geht der Beleg beim Rechnungsabschluss automatisch in die Buchhaltung. Lexware Office vergibt die Nummer, die easymed anschließend für PDF, Druck und Versand übernimmt. Beide Systeme verwenden damit denselben Rechnungsbezug.
Ein täglicher Abgleich übernimmt ausgeglichene Rechnungen aus Lexware Office als bezahlt in easymed. Sie erfassen den Beleg nicht doppelt und tragen diese Zahlungseingänge nicht nochmals von Hand ein. Für die Zusammenarbeit über DATEV gibt es einen eigenständigen Export. Stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab, welcher Weg zu deren Buchhaltungsablauf passt und welche ergänzenden Unterlagen Sie selbst weitergeben.
Einen Beleg mit Korrektur als gemeinsamen Testfall verwenden
Ein Beispiel umfasst eine vor der Eröffnung erhaltene Lieferantenrechnung und eine später zugegangene korrigierte Fassung. Ordnen Sie beide Dokumente derselben Anschaffung zu. Vereinbaren Sie, wie die Kanzlei diese Unterlagen erhält und eine Rückfrage an Sie richtet. Damit ist der Zusammenhang bereits verständlich, wenn die laufende Zusammenarbeit beginnt.
Für einen noch fehlenden Anschaffungsbeleg genügt eine konkrete Rückfrage mit Lieferant, Vorgang und zuständiger Person. Nach Eingang ergänzen Sie ihn bei der Anschaffung. Die regulären Ausgangsrechnungen folgen dagegen dem gewählten Softwareweg: Mit der Lexware-Office-Anbindung werden sie bereits beim Abschluss aus easymed übergeben.
Rechnungsbezug und fachliche Patientenakte getrennt halten
Ein Rechnungsdokument und eine ausführliche fachliche Verlaufsnotiz haben unterschiedliche Zwecke. Die Lexware-Office-Anbindung von easymed überträgt Rechnungsdatum, Betrag, Name und Anschrift, eine Sammelposition und die passende Steuerart. Diagnosen, einzelne GOÄ- oder GebüH-Ziffern sowie Dokumentation und Behandlungsverlauf bleiben in der Praxis. Die Buchhaltung erhält die benötigten Rechnungsangaben; die fachliche Patientenakte führt Ihre Behandlung weiter.
Auch die Adresse wird direkt am Beleg übergeben, sodass in Lexware Office keine zweite Patientenkartei gepflegt werden muss. Die Kanzlei kann eine Rechnungsfrage dadurch auf denselben Beleg beziehen, den Sie in der Praxisverwaltung sehen. Welche zusätzlichen Belege oder Erläuterungen sie für ihren Auftrag benötigt, halten Sie getrennt vom automatischen Rechnungsweg fest.
Änderungen am Gründungsvorhaben mit ihrem Anlass weitergeben
Wenn ein weiterer Standort, ein neues Angebot oder eine andere Zusammenarbeit hinzukommt, beschreiben Sie die Änderung gegenüber dem zuletzt besprochenen Stand. Nennen Sie die betroffene Tätigkeit, die Beteiligten, den vorgesehenen Zeitpunkt und die konkrete Frage. Kennzeichnen Sie, was bereits feststeht und was noch geprüft werden soll.
Halten Sie anschließend Ergebnis, zuständige Person und nächsten Termin fest. So sehen Sie, welche Unterlage noch fehlt, welche Entscheidung vorbereitet werden kann und ob der vereinbarte Auftrag angepasst werden muss. Diese kurze Notiz wird zur praktischen Grundlage für das nächste Gespräch und hält die Zusammenarbeit an Ihrer tatsächlichen Praxisgründung ausgerichtet.
