Die Umsatzplanung Ihrer Physiotherapiepraxis beginnt mit einer gut verständlichen Woche: Welche Behandlungen bieten Sie an, wie viel Zeit steht dafür bereit und welche Preise verwenden Sie? Aus diesen Angaben lässt sich eine erste Umsatzannahme bilden und später mit dem Praxisalltag vergleichen.
easymed macht die organisatorische Grundlage übersichtlich. Im gemeinsamen Kalender hinterlegen Sie Verfügbarkeiten, Terminarten und Puffer. Patienten buchen die angebotenen Zeiten online; digitale Anamnese, Dokumentation und Privatrechnung schließen am passenden Patienten an. So greifen Terminorganisation und Verwaltung ineinander.
Die Praxiswoche passend zu Ihrem Angebot gestalten
Legen Sie zuerst fest, wann Sie behandeln möchten. Innerhalb Ihrer Öffnungszeiten brauchen auch Vorbereitung, Dokumentation und kurze Rückfragen ihren Platz. Der easymed-Kalender unterstützt diesen Wochenrhythmus mit unterschiedlichen Terminarten und passenden Zeitfenstern.
KI Generiert
Für den Erstkontakt kann die digitale Anamnese bereits vorliegen. Sie finden die Antworten in der Patientenakte, ergänzen das persönliche Gespräch und dokumentieren anschließend direkt im zugehörigen Verlauf. Eigene Textvorschläge unterstützen wiederkehrende Formulierungen. Die Arbeit rund um den Termin bleibt damit im gemeinsamen Praxisablauf.
Für Ihre Kapazitätsannahmen unterscheiden Sie Erst- und Folgekontakte nach dem jeweiligen vollständigen Zeitbedarf. Die dafür verwendeten Werte stammen aus Ihrem eigenen Angebot. Mit dieser einfachen Grundlage wird deutlich, welcher Terminmix in die vorgesehene Woche passt.
Eine Wochenkapazität aus unterschiedlichen vollständigen Arbeitsblöcken rechnen
Die Beispielpraxis hat nach der allgemeinen Verwaltung und weiteren Aufgaben 24 Stunden für terminbezogene Arbeitsblöcke verfügbar. Das sind 1.440 Minuten. Ein Erstblock umfasst im Modell 60 Minuten, ein Folgeblock 50 Minuten, jeweils einschließlich der vorgesehenen organisatorischen Arbeit.
Vier Erstkontakte beanspruchen 240 Minuten. Dazu passen 24 Folgekontakte mit zusammen 1.200 Minuten. Beide Mengen nutzen die 1.440 Minuten vollständig; die Woche enthält damit 28 Kontakte.
Bei sechs Erstkontakten werden 360 Minuten verwendet. Von den verbleibenden 1.080 Minuten passen 1.050 Minuten zu 21 Folgeblöcken. Es bleiben 30 Minuten übrig. Dieser Terminmix ergibt 27 Kontakte mit einem kurzen Restfenster.
Im easymed-Kalender übertragen Sie die tatsächlich zu Ihrem Angebot passenden Terminarten in Ihre Woche. Vorbereitung und Puffer sind dabei bereits Teil der zeitlichen Planung. Der Vergleich erklärt, warum zwei gleich lange Praxiswochen bei unterschiedlichem Terminmix eine andere Kontaktmenge enthalten können.
Von der Wochenkapazität zu einer Umsatzannahme übergehen
Für den vereinfachten Vergleich werden vier Modellwochen angenommen. Beim ersten Mix ergeben sich 112 mögliche Kontakte. Bei einem einheitlichen Beispielpreis von 65 Euro pro erbrachtem Kontakt sind das bei voller Belegung 7.280 Euro. Werden 84 Kontakte erbracht, beträgt der Umsatz 5.460 Euro.
Bei einem gemischten Angebot rechnen Sie je Terminart die erwartete Zahl erbrachter Kontakte mit dem dafür vereinbarten Preis und addieren die Beträge. Die 65 Euro vereinfachen hier das Modell mit einem einheitlichen Beispielpreis. Für Ihre eigene Umsatzplanung verwenden Sie die tatsächlich verfügbaren Tage und Preise Ihrer Physiotherapiepraxis. In easymed hinterlegen Sie Ihre Privatleistungen und Preise; die Rechnung nutzt die erfasste Leistung und den zugehörigen Patientenbezug. So bleiben Planung und laufende Abrechnung verständlich verbunden.
Die IHK Region Stuttgart erläutert die Rentabilitätsplanung mit einem selbst gewählten normalen Planmonat und stellt geplante Umsätze den Kosten gegenüber. Vier Modellwochen sind hier nur ein Rechenschritt; für Ihren eigenen Plan benennen Sie Zeitraum, angenommene Belegung und Preise je Terminart. Nach dem Start vergleichen Sie die Annahme mit den tatsächlich erbrachten Leistungen und passen Ihr Modell gezielt an.
Verschiebung, Ausfall und Neubelegung im Zeitraum auseinanderhalten
Im Beispiel werden zwölf der 112 ursprünglichen Vereinbarungen verändert. Sieben Kontakte finden zu einer anderen Zeit innerhalb desselben Vergleichszeitraums statt, zwei werden in den folgenden Zeitraum verschoben und drei entfallen. Zwei passende freie Plätze werden neu vergeben und die neuen Kontakte durchgeführt.
Die Rechnung für den betrachteten Zeitraum lautet: 112 ursprüngliche Kontakte minus zwölf veränderte Vereinbarungen plus sieben durchgeführte Verschiebungen plus zwei durchgeführte Neubelegungen. Das ergibt 109 erbrachte Kontakte. Die zwei Kontakte im Folgezeitraum gehören zur dortigen Planung.
| Änderung im Beispiel | Zuordnung im betrachteten Zeitraum |
|---|---|
| Sieben Verschiebungen innerhalb des Zeitraums | Als durchgeführte Kontakte enthalten |
| Zwei Verschiebungen in den Folgezeitraum | Im folgenden Zeitraum berücksichtigen |
| Drei entfallene Kontakte | Aus der Menge der erbrachten Kontakte herausnehmen |
| Zwei durchgeführte Neubelegungen | Mit ihrem eigenen Vorgang enthalten |
Bei jeweils 65 Euro ergeben 109 Kontakte einen Umsatz von 7.085 Euro. Zur ursprünglichen Vollbelegung beträgt die Differenz 195 Euro. Die Menge bezieht sich jeweils auf die tatsächlich durchgeführten Kontakte; Kontaktversuche stehen daneben als Teil der Terminorganisation.
easymed erleichtert diese Organisation: Patienten können Termine im Portal selbst ändern oder absagen, der gemeinsame Kalender übernimmt die Änderung. Die Smart-Warteliste bietet frei gewordene passende Zeiten wartenden Patienten an. Das Team arbeitet dadurch mit dem aktuellen Stand und kann persönliche Rückfragen gezielt aufnehmen.
Ein freies Zeitfenster passend nutzen
Beim zweiten Wochenmix bleiben 30 Minuten übrig. Ein vollständiger Folgeblock braucht im Beispiel 50 Minuten. Die kurze freie Zeit eignet sich daher für eine passende andere Aufgabe oder eine Terminart mit entsprechendem Zeitbedarf.
Für eine neue Buchung berücksichtigen Sie Person, Raum, Zeitblock und Nachfrage. In easymed legen Sie dafür die jeweiligen Verfügbarkeiten fest. Die Online-Buchung zeigt die von Ihnen angebotenen Möglichkeiten. So werden freie Zeiten passend zu Ihrer Praxisorganisation nutzbar.
Einen Monat mit Abwesenheit verständlich planen
Für Urlaub oder Fortbildung nehmen Sie die tatsächlich verfügbaren Praxiszeiten in den Monatsplan auf. Weniger Öffnungstage verändern die Kapazität; eine geringere Belegung vorhandener Plätze verändert dagegen die angenommene Nachfrage. Diese beiden Angaben erklären unterschiedliche Ursachen und lassen sich getrennt anpassen.
Wenn eine Vertretung behandelt, verwenden Sie deren vereinbarte Zeiten und die verfügbaren Räume für das zusätzliche Arbeitsfenster. Die gemeinsame Kalenderplanung macht sichtbar, wie der Praxisbetrieb in diesem Zeitraum organisiert ist. Ihre Umsatzannahme verwendet den dazugehörigen Leistungsumfang und die jeweiligen Preise.
Für die Gesamtplanung ergänzen Sie die Umsatzannahme um laufende Kosten wie Miete, Personal, Arbeitsmittel und weitere regelmäßige Ausgaben. Bei einer Gründung führen Sie einmalige Investitionen wie Umbau und Praxisausstattung gesondert. Im KfW-Beispiel zur Gründung einer Physiotherapiepraxis stehen Umbau, Geräte und Einrichtung als Investitionen. Die Rentabilitätsplanung stellt erwartete Umsätze den Kosten gegenüber. Für die Liquidität zählen die monatlichen Zahlungseingänge und Ausgaben mit ihren Zeitpunkten; eine erbrachte Leistung und ihr späterer Zahlungseingang können in unterschiedliche Planmonate fallen. Die Liquiditätsvorschau des Existenzgründungsportals ordnet diese Ein- und Ausgaben dem jeweiligen Monat zu.
Eigene Annahmen mit dem tatsächlichen Praxisalltag vergleichen
Notieren Sie zu den wenigen wesentlichen Größen ihre Herkunft: eigene Terminlänge, vereinbarter Preis, Wochenzeiten und erwartete Belegung. Nach einer Praxisphase vergleichen Sie die entsprechenden Beobachtungen damit. Benötigen Erstkontakte einen anderen Zeitblock, ändern Sie diese Terminart; bei veränderten Öffnungstagen passen Sie das Wochenfenster an.
Der ursprüngliche Plan bleibt als Vergleich erhalten. So wird eine Abweichung zu einer konkreten Information für die nächste Planung. Die Kalender- und Rechnungswege in easymed bieten dafür einen gemeinsamen organisatorischen Bezug im Alltag.
Lassen Sie sich die Praxissoftware für Physiotherapie an einer typischen Woche zeigen: Online-Buchung, eine Terminänderung, die Patientenakte und die zugehörige Privatrechnung. Sie sehen direkt, wie easymed Ihre Terminorganisation vereinfacht und die Informationen für Ihren Praxisalltag zusammenführt.
