Eine Vertretung in der Hebammenpraxis braucht einen gemeinsamen Blick auf Termine, Zuständigkeiten und Erreichbarkeit. Ein vereinbarter Hausbesuch, eine planbare Sprechstunde, eine kurzfristige Rückfrage und Geburtsbereitschaft sind unterschiedliche Arbeitszustände. Wenn das Team diese Unterschiede vorab festhält, weiß jede Person, welche Betreuung sie übernimmt und an wen offene Anliegen weitergehen.
In easymed lassen sich geplante Termine im gemeinsamen Kalender nach Behandlern und Arbeitszeiten führen; Serientermine und Puffer bilden den regulären Wochenplan ab. Die Patientenakte hält den Verlauf, Dokumente und die Dokumentation am Termin zusammen. Rollenbezogene Rechte legen fest, welche Bereiche Mitarbeitende sehen und bearbeiten. So bleibt der administrative Stand auffindbar. Wer während einer Bereitschaft Anrufe übernimmt, welche Telefonnummer gilt und wer bei einem Dienstwechsel erreichbar ist, vereinbart das Team zusätzlich als klaren Bereitschaftsplan.
Planbare Termine und Geburtsbereitschaft getrennt führen
Für den Wochenplan hilft diese Trennung: Ein geplanter Besuch hat Patientin, Hebamme, Datum, Zeit und Einsatzort. Eine Sprechstunde ist ein festes Zeitfenster, in dem die zuständige Person vereinbarte Anfragen bearbeitet. Eine Geburtsbereitschaft ist ein Dienstfenster mit klarer Start- und Endzeit, einer zuständigen Hebamme und einer benannten Ersatzperson.
Patientin · Hebamme · Zeit · Einsatzort
Vereinbarte Anfragen in diesem Block bearbeiten
Eine Hebamme · eine Ersatzperson
Der Kalender zeigt, wann eine Hebamme für reguläre Besuche oder eine Sprechstunde eingeplant ist. Die Bereitschaft braucht zusätzlich einen aktuellen Dienstplan mit Beginn, Ende, Hauptkontakt und Ausweichkontakt. Wird eine Erreichbarkeit rund um die Uhr angeboten, legen Sie fest, welche Hebamme zu welchem Zeitabschnitt den Dienst übernimmt und wann die nächste Person bestätigt, dass sie erreichbar ist. Eine ununterbrochene Erreichbarkeit entsteht durch diese abgestimmte Dienstfolge, nicht durch einen einzelnen Eintrag im Wochenkalender.
Ein Beispiel aus der Praxiswoche: Die Hebamme übernimmt am Vormittag zwei vereinbarte Wochenbettbesuche und hält am Nachmittag eine feste Sprechstunde. Abends beginnt das vereinbarte Bereitschaftsfenster ihrer Kollegin. Das Team kann die Besuche und Arbeitszeiten gemeinsam im Kalender sehen; die Bereitschaftsübergabe benennt zusätzlich, wer gerade Anrufe annimmt und wer einspringt, falls diese Person gebunden ist.
Patientenzuständigkeit und Vertretungsumfang vorab klären
Prüfen Sie zunächst, welche Patientinnen während des Vertretungszeitraums einen bestätigten Besuch, eine Kurs- oder Sprechstundenvereinbarung oder einen offenen Rückruf haben. Für die Übergabe reichen die für den nächsten Arbeitsschritt nötigen Informationen: der nächste Termin mit Ort und Kontaktweg, der aktuelle Betreuungsstand, die letzte relevante Dokumentation, der vereinbarte nächste Schritt sowie offene Rückfragen mit zuständiger Person und Rückmeldezeit.
Halten Sie getrennt fest, wer die laufende Betreuung verantwortet und wer den nächsten Kontakt übernimmt. Die betreuende Hebamme kann die Patientin weiter als Hauptansprechperson führen, während die Kollegin einen einzelnen Wochenbettbesuch übernimmt. Wenn die Vertretung länger dauert, vereinbaren Sie, ob die Kollegin nur einzelne Termine übernimmt, für einen festgelegten Zeitraum die Ansprechperson ist oder neue Kontakte im Namen des Teams annimmt. Das erspart spätere Rückfragen darüber, ob eine Auskunft bereits verbindlich abgestimmt wurde.
Gehen Sie die Liste gemeinsam durch und legen Sie fest, welche Termine unverändert stattfinden können. Ein Besuch wird dann neu vergeben, wenn die bisherige Hebamme verhindert ist oder die Vertretung den vereinbarten Zeitraum nicht anbieten kann. Für Änderungen an einer Serie markieren Sie, ob nur ein Termin betroffen ist oder ob sich die Vereinbarung dauerhaft ändert. Die Vertretung sieht dadurch, welche Absprachen sie selbst bestätigen darf und welche zunächst zur verantwortlichen Hebamme zurückgehen.
Sprechstunde, dringende Anfrage und Bereitschaft erreichbar machen
Benennen Sie für jede Kontaktart einen Weg und eine zuständige Person. Eine Frage, die bis zur nächsten Sprechstunde warten kann, erhält dort einen festen Bearbeitungstermin. Für eine Anfrage, die nach dem vereinbarten Betreuungskonzept vorher beantwortet werden soll, bestimmen Sie eine erreichbare Hebamme und eine Ersatzperson. Die Vertretung muss wissen, welche Nummer sie nutzen kann, ob eine Rückmeldung erwartet wird und wie die Patientin erfährt, wer sich bis wann meldet.
Wenn die Praxis eine kurzfristige Erreichbarkeit außerhalb der üblichen Zeiten anbietet, nennen Sie in der Teamübergabe den Zeitraum, die diensthabende Person und den Weg zum Backup. Wenn Ihre Vereinbarung eine durchgehende 24/7-Erreichbarkeit umfasst, braucht jeder Abschnitt einen klaren Dienstwechsel. Eine Sprechstundenzeit oder ein freier Terminblock sagt für sich allein nicht, wer außerhalb dieses Zeitfensters ansprechbar ist.
Für den Ablauf genügt eine kurze Zuordnung am konkreten Anliegen: Was wurde gefragt, wer antwortet und wann soll die Rückmeldung erfolgen? Eine organisatorische Frage zur Terminzeit kann die Vertretung direkt weiterführen, wenn sie dazu befugt ist. Eine fachliche Rückfrage geht an die dafür benannte Hebamme. Steht die zuständige Person nicht zur Verfügung, übernimmt die vereinbarte Vertretung den Rückruf oder gibt zurück, wann die Hauptansprechperson erreichbar ist.
Geburtsbereitschaft mit einem klaren Dienstwechsel übergeben
Vor Beginn eines Bereitschaftsfensters stimmen Sie die laufenden Betreuungen, vereinbarten Besuche und bekannten Änderungen ab, die während des Dienstes relevant werden können. Die übernehmende Hebamme braucht den Zeitrahmen ihres Dienstes, den Hauptkontaktweg und die benannte Ersatzperson. Halten Sie außerdem fest, wer geplante Besuche neu abstimmt, wenn ein Geburtseinsatz den Kalender verändert. So bleibt die Telefonannahme nicht die einzige Person mit dem aktuellen Überblick.
Bei einem Wechsel während einer außerklinischen Geburt hält jede Hebamme fest, in welchem Zeitraum sie die Gebärende tatsächlich betreut hat. Die gemeinsame FAQ der Vertragspartner zum Hebammenhilfevertrag erläutert, dass jede Hebamme ihre eigene Betreuungszeit abrechnet. Die Hebamme, die bei der Geburt Hilfe leistet, kann auch die Grundpauschale abrechnen; ob und wie sie diese intern aufteilen, klären die Hebammen selbst.
Hilfe bei der Geburt
Die Hebamme, die zu diesem Zeitpunkt hilft, kann die Grundpauschale abrechnen. Eine interne Aufteilung stimmen die Hebammen miteinander ab.
Für die praktische Übergabe heißt das: Bei einem laufenden Einsatz nennen Sie den Zeitpunkt, an dem die Kollegin übernimmt, und halten den tatsächlichen Betreuungsbeginn und das Ende des eigenen Kontakts nachvollziehbar fest. Die nächste Hebamme führt ihre eigene Betreuungszeit weiter. Vereinbaren Sie anschließend intern, wer die Angaben für die gemeinsame organisatorische Abstimmung zusammenführt und wer noch eine offene Rückfrage beantwortet.
Terminänderungen über einen bestätigten Rückmeldeweg führen
Eine Terminänderung wird so geführt: Anfrage annehmen, eine zuständige Person festlegen, bestätigte Zeit an die betroffene Hebamme geben und die Änderung im Kalender abbilden. Bleibt die Rückmeldung aus, bekommt die Rückfrage eine zuständige Person und einen vereinbarten Zeitpunkt für den nächsten Kontakt.
Halten Sie im Kalender nur den bestätigten neuen Zeitpunkt als vereinbarten Termin fest. Bis eine Rückmeldung vorliegt, bleibt klar, dass die bisherige Vereinbarung gilt und noch ein Angebot offen ist. Bei einer einmaligen Verschiebung ändern Sie nur den betroffenen Termin; bei einer dauerhaft veränderten Terminserie gleichen Sie die folgenden Termine mit der bestätigten Vereinbarung ab. So erhält die Patientin keine widersprüchlichen Uhrzeiten aus dem Telefonat, einer Nachricht und dem Kalender.
Legen Sie fest, wer die Patientin über eine bestätigte Änderung informiert und wer den Eintrag im Kalender aktualisiert. Wenn dieselbe Person beides übernimmt, kann sie die Änderung direkt nach der Rückmeldung abschließen. Wenn eine Kollegin den Kontakt führt und eine andere die Planung pflegt, geben Sie die Bestätigung mit Datum, Uhrzeit und gegebenenfalls neuem Ort weiter. Ein Vorschlag bleibt als offene Aufgabe sichtbar, bis die Patientin geantwortet hat.
Patientenakte und tatsächliche Betreuungszeit fortschreiben
Fachliche Informationen gehören zum tatsächlichen Kontakt. § 630f BGB verlangt, wesentliche Maßnahmen und Ergebnisse zeitnah in der Behandlungsakte festzuhalten. Die Vertretung liest vor dem Besuch den relevanten Verlauf und dokumentiert nach dem Kontakt die selbst erbrachte Hilfe und das Ergebnis. Die Kollegin, die später übernimmt, kann dadurch an den dokumentierten Stand anschließen, ohne die Vorgeschichte neu zusammenzutragen.
Eine Terminverschiebung, ein noch ausstehender Rückruf oder die Übergabe des Bereitschaftstelefons ist eine organisatorische Aufgabe. Halten Sie dafür fest, wer den Punkt bearbeitet und was als nächstes passieren soll. Eine fachliche Beobachtung oder ein Behandlungsergebnis gehört dagegen in die Patientenakte. In easymed stehen Patientenverwaltung, Dokumentation und zugehörige Termine im selben Praxiszusammenhang; rollenbezogene Rechte lassen sich passend zur jeweiligen Aufgabe vergeben.
Geben Sie einer Vertretung Zugriff auf die Informationen, die sie für die übernommene Betreuung benötigt. Prüfen Sie die Berechtigung vor dem ersten übernommenen Kontakt und stimmen Sie ab, wer organisatorische Änderungen an Patientendaten weiterführen darf. Die Patientin behält so einen nachvollziehbaren Betreuungsstand, während das Team weiß, an welche Person eine offene Aufgabe zurückgeht.
Nach der Vertretung offene Aufgaben zurückgeben
Planen Sie zum Ende des Vertretungszeitraums eine kurze Rückgabe. Zusammen gehören bestätigte Terminänderungen, noch unbeantwortete Rückfragen, neue Dokumente, begonnene Betreuungen und eine geänderte Kontakt- oder Zuständigkeitsregel. Für jeden offenen Punkt notieren Sie, wer ihn weiterführt und welcher konkrete nächste Schritt ansteht. Erledigte Änderungen werden am richtigen Termin oder in der Patientenakte fortgeführt.
Beginnen Sie bei der Rückkehr mit den Kontakten, bei denen sich der nächste Besuch, die Ansprechperson oder der vereinbarte Verlauf geändert hat. Ein Rückruf ohne Antwort braucht die nächste zuständige Person und einen erneuten Kontaktzeitpunkt. Bei einem Geburtseinsatz fassen die beteiligten Hebammen zusammen, wer tatsächlich betreut hat und welche Information noch geklärt werden muss. Der übrige dokumentierte Verlauf bleibt verfügbar und muss nicht erneut mündlich wiederholt werden.
