Naturheilzentrum Schwerte
Eine gewachsene Naturheilpraxis zieht von Simplimed zu easymed um: 4.040 Patienten, 25.859 Diagnosen, 14 GB Dokumente. Dauer des gesamten Umzugs: unter einer Stunde, ohne einen Tag Betriebsunterbrechung.
4 040
Patientenakten
vollständig mit Historie
25 859
Diagnosen
inklusive ICD-Zuordnung
14 GB
Dokumente
Rezepte, MRTs, Wundfotos
< 1 h
Gesamtdauer
von Start bis Abnahme
Ausgangslage
Jahre an Dokumentation, die nicht verloren gehen durften
Das Naturheilzentrum Schwerte arbeitete mit Simplimed. Über die Jahre waren dort 4.040 Patientenakten und 25.859 Diagnosen zusammengekommen — dazu 14 GB an Anhängen: eingescannte Rezepte, MRT-Aufnahmen, Fotos von Wundverläufen.
Genau diese Anhänge sind bei einem Softwarewechsel das Problem. Ein CSV-Export bringt Namen, Termine und Diagnosen mit. Die Dateien bleiben dabei üblicherweise zurück oder landen als unsortierter Ordner neben dem System — und damit ist die Behandlungshistorie faktisch entwertet, auch wenn die Stammdaten angekommen sind.
Ablauf
Vier Schritte, ein Nachmittag
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1
Sample-Analyse
Vor dem eigentlichen Import liest der Wizard einen Ausschnitt des Simplimed-Exports und zeigt, was er erkennt: Behandler, Leistungsarten, Diagnoseschlüssel. Abweichungen werden zugeordnet, bevor ein einziger Datensatz geschrieben wird.
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2
Import in Blöcken
Die Daten laufen in Blöcken zu 500 Zeilen durch, mit Fortschrittsanzeige. Windows-1252-Umlaute werden automatisch nach UTF-8 gewandelt, Duplikate über E-Mail und Name erkannt.
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3
Anhänge zuordnen
Die 14 GB werden Datei für Datei übernommen und am richtigen Patienten aufgehängt — nicht in einen Sammelordner geschoben.
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4
Parallelbetrieb und Abnahme
Simplimed lief während des gesamten Imports weiter. Umgeschaltet wurde erst, nachdem die neue Instanz geprüft war. Nachträge ließen sich danach idempotent nachziehen, ohne etwas zu überschreiben.
Ergebnis
Vollständige Historie, keine Nacharbeit
Nach dem Import stand die neue Instanz mit der kompletten Historie: Jede Akte, jede Diagnose, jede Datei am richtigen Patienten. Es gab keine Betriebsunterbrechung und keine Liste an Dingen, die von Hand nachgetragen werden mussten.
Die Größe der Praxis hat den Ablauf dabei nicht verändert, nur die Laufzeit: Der Klick-Aufwand am Wizard ist bei 500 Patienten derselbe wie bei 4.040. Die Datenmenge geht blockweise durch, während man daneben weiterarbeitet.
Steht bei Ihnen ein Wechsel an?
Für Etermin, Simplimed und Billfox gibt es fertige Wizards, für alles andere den generischen CSV-Import — bei dem wir kostenlos helfen.