Eine neue KI-Anwendung soll in der Therapiepraxis Texte entwerfen, Informationen ordnen oder Bewerbungen vorsortieren. Für die Einordnung nach dem AI Act zählt nicht der Produktname, sondern der konkrete Einsatz: Welche Funktion ist vorgesehen, wer stellt das System bereit, welche Angaben fließen hinein und was geschieht mit dem Ergebnis?
Ein Entwurf aus bestätigten Öffnungszeiten und eine Rangfolge von Bewerbenden greifen an unterschiedlichen Stellen in den Praxisalltag ein. Mit einer kurzen Beschreibung dieser Arbeitsschritte lassen sich Zweck, Anbieterrolle und Entscheidungswirkung gezielter prüfen. Dieser Beitrag orientiert sich an der konsolidierten KI-Verordnung vom 27. Juli 2026.
Ein passender easymed-Ablauf zeigt, wie aus vorhandenen Praxisinformationen ein nutzbarer Entwurf wird: Im optionalen KI-Therapiebericht wählen Sie Behandlungstermine aus; easymed erstellt daraus einen strukturierten Bericht nach Ihrer Vorlage. Sie lesen und bearbeiten ihn, geben ihn frei und legen ihn in der Patientenakte ab. Das spart das erneute Zusammensetzen des Berichts aus einzelnen Behandlungstexten. Die Praxis bestimmt weiterhin, welche Termine einfließen und was freigegeben wird. Ablauf des KI-Therapieberichts ansehen. Dieses Beispiel beschreibt eine konkrete Funktion; die Einordnung eines anderen KI-Systems folgt weiterhin dessen tatsächlichem Zweck und Arbeitsweg.
Den vorgesehenen Einsatz in einem vollständigen Satz beschreiben
Formulieren Sie den Einsatz so, dass eine Person aus Ihrem Team ihn ohne zusätzliche Produktbeschreibung versteht: „Die zuständige Person nutzt [Anwendung und Anbieter] mit [konkreten Eingaben], um [Ausgabe] für [nächste Handlung] zu erhalten.“ Ergänzen Sie, wer den Inhalt vor dieser Handlung prüft. Damit wird aus „Wir testen KI“ ein beschriebener Ablauf, den Sie mit den Angaben des Anbieters vergleichen können.
Für den Beispieltext der Praxis lauten die vier Angaben: Ein externer Textdienst nutzt bestätigte Öffnungszeiten als Eingabe und erzeugt einen Textentwurf für eine allgemeine Nachricht. Eine zuständige Person prüft ihn vor der Veröffentlichung und vergleicht ihn mit den freigegebenen Zeiten. Die Prüfung folgt dem konkreten Kriterium, dass der Entwurf keine zusätzlichen Öffnungszeiten enthalten darf. So bleiben Anwendung, Eingabe, Ausgabe und Verwendung miteinander verbunden.
Lesen Sie für die Zweckbestimmung die bereitgestellte Anleitung sowie die technischen und verkaufsbezogenen Angaben des Anbieters. Artikel 3 der KI-Verordnung bezieht den vorgesehenen Zweck auf den konkreten Kontext und die Einsatzbedingungen, die der Anbieter beschreibt. Stellen Sie diesen Angaben Ihre geplante Aufgabe gegenüber: Ist die Funktion für interne Textentwürfe vorgesehen, für die Auswertung von Bewerbungen oder für einen anderen Schritt?
Halten Sie den Funktionsstand ebenfalls fest. Ein Werkzeug kann zusätzliche Funktionen bekommen, während Name und Oberfläche gleich bleiben. Eine automatische Zusammenfassung, ein Textentwurf und eine Bewerberbewertung sind verschiedene Einsätze, wenn Eingaben und nächste Handlung verschieden sind. Fragen Sie den Anbieter gezielt nach der offenen Funktion, statt eine allgemeine Aussage über „KI-Unterstützung“ auf alle geplanten Aufgaben zu übertragen.
Anbieterrolle und eigene Verwendung auseinanderhalten
Der AI Act unterscheidet unter anderem Anbieter und Betreiber. Anbieter ist nach Artikel 3, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt. Betreiber ist, wer ein KI-System unter eigener Verantwortung nutzt. Ob die Praxis in einer konkreten Konstellation eine dieser Rollen hat, hängt daher von den tatsächlichen Entwicklungs- und Nutzungsschritten ab.
Beim Entwurf der Öffnungszeiten-Nachricht stellt ein externer Anbieter den Textdienst bereit. Die Praxis wählt die bestätigten Eingaben, prüft den erzeugten Entwurf und bestimmt dessen organisatorische Verwendung. Im Kurzprotokoll stehen diese beiden Rollen getrennt: externer Anbieter und Praxis. Die Grafik fasst die Anbieteraufgabe und die Praxisverwendung für denselben Arbeitsweg zusammen.
Die Rechnung oder der Zugang allein beantwortet die Rollenfrage nicht. Prüfen Sie die Anbieterinformationen, wenn die Praxis eine Anwendung selbst entwickelt, entwickeln lässt oder unter eigenem Namen anbietet. Für die eigene Verwendung notieren Sie, wer Eingaben auswählt und welche Handlung dem Ergebnis folgt. Wenn diese Angaben noch fehlen, reicht eine konkrete Frage an den Anbieter oder die zuständige Person, um den beschriebenen Ablauf zu vervollständigen.
Benennen Sie außerdem eine Kontaktperson, die den aktuellen Funktionsstand und den internen Einsatz erklären kann. So kann das Team eine Rückfrage zur richtigen Funktion stellen, ohne jeden anderen KI-Einsatz der Praxis erneut zu untersuchen. Ein knapper Verweis auf Anleitung, Einsatzbeschreibung und zuständige Person hält die Information im Alltag auffindbar.
Die Wirkung des Ergebnisses auf die nächste Entscheidung prüfen
Fragen Sie bei jeder Funktion: Was macht die zuständige Person mit der Ausgabe als Nächstes? Ein Entwurf kann vor einer Veröffentlichung mit einer bestätigten Information abgeglichen werden. Eine Rangfolge von Bewerbenden kann dagegen beeinflussen, wer überhaupt zum Gespräch eingeladen wird. Diese Folgehandlung zeigt, ob das Ergebnis einen Menschen oder eine Entscheidung betrifft.
Beim Beispieltext vergleicht die zuständige Person den Textentwurf mit den Öffnungszeiten und gibt die Nachricht anschließend frei. Eine Bewerberrangfolge würde in die Auswahl von Menschen eingehen. Die beiden Wege bleiben deshalb in der Beschreibung getrennt: gleiche Softwareoberfläche oder derselbe KI-Anbieter machen aus den verschiedenen Zwecken noch keinen identischen Einsatz.
Anhang III der KI-Verordnung nennt für Beschäftigung unter anderem KI-Systeme zur Analyse und Filterung von Bewerbungen sowie zur Bewertung von Kandidaten. Artikel 6 ordnet diese Fälle grundsätzlich als hochriskant ein. Die Ausnahme in Artikel 6 Absatz 3 setzt voraus, dass das System kein erhebliches Risiko verursacht und die Entscheidungsfindung nicht wesentlich beeinflusst; sie knüpft außerdem an bestimmte eng umrissene Aufgaben an. Profiling natürlicher Personen bleibt ausdrücklich hochriskant.
Die Kommission nennt in ihren Beispielen für Beschäftigung eine Bewerberbewertung mit Rangfolge, die Einladungen beeinflusst, als Fall ohne diese Ausnahme. Als eng begrenzte Aufgabe kann dagegen eine Funktion eingeordnet werden, die Angaben aus Lebensläufen lediglich in einer internen Datenbank organisiert, die Recruiter durchsuchen können, sofern sie die Auswahl nicht wesentlich beeinflusst. Auch die Bestätigung eines beruflichen Nachweises gilt als verfahrensbezogen, wenn die Ausgabe nur „bestätigt“ oder „nicht bestätigt“ lautet und keine Auswahl lenkt. Für Ihre Praxis ist deshalb entscheidend, ob eine Funktion Informationen nur auffindbar macht oder Kandidaten bewertet, filtert oder priorisiert.
Auch der Produktweg des Artikels 6 Absatz 1 ist konkret begrenzt: Er betrifft ein KI-System, das selbst ein in Anhang I geregeltes Produkt ist oder darin eine sicherheitsrelevante Komponente bildet, wenn für das Produkt eine Konformitätsbewertung durch Dritte erforderlich ist. Die Nutzung in einer Therapiepraxis allein macht ein Verwaltungsprogramm nicht zu einem solchen Produkt. Beschreiben Sie zuerst die tatsächliche Funktion und deren nächste Wirkung, bevor Sie diesen Einordnungsweg heranziehen.
Die geltende Vorschrift mit ihrem eigenen Anwendungstermin verbinden
Die aktuelle Fassung nennt unterschiedliche Termine für unterschiedliche Regeln. Nach Artikel 113 gilt der 2. August 2026 grundsätzlich als Anwendungstermin der KI-Verordnung. Kapitel I und II galten bereits ab dem 2. Februar 2025; dazu gehört die Vorgabe zur Unterstützung von KI-Kompetenz in Artikel 4. Für einzelne Verbote aus Artikel 5 gelten gesonderte Übergangstermine.
Für die Hochrisikoregeln in Kapitel III, Abschnitte 1 bis 3, nennt Artikel 113 weitere Daten: Regeln für die in Artikel 6 Absatz 2 und Anhang III beschriebenen Hochrisikosysteme gelten ab dem 2. Dezember 2027. Für Systeme nach Artikel 6 Absatz 1 und Anhang I gilt der 2. August 2028. Artikel 6 Absatz 5 ist von dieser Verschiebung ausgenommen. Die Anwendungstermine im Wortlaut helfen dabei, eine gefundene Pflicht dem passenden Bereich zuzuordnen.
Die Termine verschieben nicht pauschal jede Vorgabe zur Nutzung von KI. Notieren Sie im Einsatzprotokoll deshalb die konkrete Vorschrift und den dazugehörigen Anwendungsbeginn. So wird aus einer allgemeinen Frage wie „Wann gilt der AI Act?“ eine beantwortbare Frage wie „Ab wann gelten die Hochrisikoregeln für diese Funktion in der Bewerberauswahl?“
Datenweg und Lernbedarf am freigegebenen Einsatz vorbereiten
Schreiben Sie für den beschriebenen Arbeitsweg auf, welche Angaben tatsächlich in die Anwendung eingegeben oder aus dem Praxisprogramm übernommen werden, wo das Ergebnis erscheint und wer damit weiterarbeitet. Beim Textentwurf können das bestätigte Öffnungszeiten, ein Entwurf und die Person sein, die den Inhalt freigibt. Ein anderer Einsatz mit Bewerbungsunterlagen oder Behandlungstexten erhält eine eigene Beschreibung der Eingaben und Empfänger. So sieht das Team, worüber die Anbieterangaben Auskunft geben müssen.
Für den easymed-Therapiebericht ist der Ablauf konkret: Die behandelnde Person wählt die Termine aus, easymed erstellt den strukturierten Entwurf anhand einer Vorlage und die Person kann den Text bearbeiten, bevor der freigegebene Bericht als Dokument in der Patientenakte liegt. Das optionale Modul nimmt damit einen Schreibschritt auf Grundlage der ausgewählten Dokumentation ab. Die Auswahl der Inhalte und die Freigabe bleiben beim Praxisteam.
Artikel 4 verlangt Maßnahmen, die KI-Kompetenz bei beteiligten Beschäftigten und anderen Personen unterstützen. Die aktuelle Fassung berücksichtigt dafür unter anderem Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung, den Nutzungskontext und die betroffenen Personen; sie verlangt nicht, für jede einzelne Person ein bestimmtes Kompetenzniveau zu garantieren. Übersetzen Sie das in eine kurze Erklärung am tatsächlichen Ablauf: Die Person, die einen Textentwurf erzeugt, sollte wissen, welche Eingaben sie verwenden darf und wie sie den Inhalt mit der Grundlage vergleicht. Wer den Einsatz festlegt, sollte Zweck und vorgesehene Verwendung erklären können.
Eine einfache Probe macht die Aufgabe sichtbar: Enthält die Nachricht plötzlich einen zusätzlichen Samstag, vergleicht die prüfende Person diese Angabe mit dem bestätigten Kalender, bevor sie etwas veröffentlicht. Bei einer Bewerberfunktion lautet die entscheidende Frage, ob eine Ausgabe die Reihenfolge oder Einladung beeinflusst. So übt das Team genau die Unterscheidung, die es später im Alltag benötigt.
Eine Entscheidung festhalten und bei Änderungen wieder öffnen
Halten Sie in einer kurzen Notiz fest: Funktionsname und Stand, Anbieterangabe, Zweck, Eingaben, Ausgabe, nächste Handlung, zuständige Kontaktperson und offene Frage. Verlinken Sie die verwendete Anleitung und schreiben Sie die konkrete Rechtsgrundlage samt Anwendungstermin dazu. Eine Kollegin kann damit nachvollziehen, welcher Einsatz tatsächlich beschrieben und geprüft wurde.
Öffnen Sie die Notiz erneut, wenn sich die Funktion, die Eingaben oder die nächste Handlung ändert. Aus einem Textentwurf kann eine automatisch versendete Nachricht werden; aus dem Organisieren von Bewerbungsunterlagen kann eine Rangfolge oder Bewertung werden. Auch ein neues Modell kann relevant sein, wenn es die vorgesehene Funktion ändert. Ein reiner Produktnamenswechsel ohne Änderung des Arbeitswegs ist dagegen für sich genommen noch keine neue Zweckbeschreibung.
So bleibt die KI-Einordnung an der Praxisaufgabe ausgerichtet: Beschreiben Sie, was die Anwendung in Ihrer Therapiepraxis tatsächlich tut, welche Rolle Ihr Team dabei hat und was mit der Ausgabe geschieht. Wenn Sie daneben Verwaltungswege in easymed kennenlernen möchten, sehen Sie sich den easymed-Praxistest an. Fragen Sie dabei auch, ob das optionale KI-Modul für Therapieberichte zu Ihrem Dokumentationsablauf passt.
