Ein privates Akupunkturangebot steht organisatorisch dann auf eigenen Beinen, wenn dieselbe Leistung von der ersten Anfrage bis zur Folgesitzung klar erkennbar bleibt: Was ist vereinbart, wie lange ist der Termin, welcher Preis gilt und wer übernimmt den nächsten Schritt? Dieser Ablauf verbindet Angebotsseite, Buchung, Aufnahme, Gespräch, Sitzungseintrag und Terminplanung.
Mit easymed können Sie eine eigene Leistung mit Preis und Dauer anlegen und für die Online-Buchung freigeben. Antworten aus einem eigenen digitalen Anamnesefragebogen erscheinen in der Patientenakte; Befund und Verlauf dokumentieren Sie je Termin, und die private Rechnung orientiert sich an der tatsächlich eingerichteten Leistung. Ihr Team legt Angebot und Ablauf fest. Die behandelnde Person klärt die fachlichen Fragen, führt das Gespräch vor der Maßnahme und ergänzt den fachlich wesentlichen Verlauf.
Vor dem ersten Termin: Zuständigkeit und Leistungsumfang für das Angebot festlegen
Benennen Sie zuerst, wer das Akupunkturangebot verantwortet und durchführt. Legen Sie fest, was die Leistung umfasst, welche Person vor dem Termin fachliche Rückfragen beantwortet und wer die organisatorische Anfrage bearbeitet. Eine klare Zuordnung hilft dem Empfang, Buchungsfragen direkt zu lösen und medizinische Fragen an die behandelnde Person weiterzugeben.
Für die berufsmäßige Ausübung von Heilkunde ohne ärztliche Approbation verlangt § 1 Heilpraktikergesetz eine Erlaubnis; die Norm umfasst auch eine Tätigkeit im Dienst anderer. Prüfen Sie vor der Veröffentlichung, dass die verantwortliche Person das konkrete Angebot in ihrer Berufsrolle ausüben darf. Eine Softwareeinrichtung oder ein Fortbildungsnachweis beantwortet diese Zuständigkeitsfrage nicht.
Beschreiben Sie den Umfang in Worten, die Patientinnen und Patienten vor der Buchung verstehen: Welche Leistung wird angeboten, wer führt sie durch und an wen können sie sich mit einer Frage wenden? Halten Sie interne Zuständigkeit und sichtbare Angebotsbeschreibung im Einklang. Der Empfang kann Terminwünsche aufnehmen und den vereinbarten Ablauf erklären; die fachliche Einordnung bleibt bei der behandelnden Person.
Leistung, Preis und Terminart in Website und Buchung gleich benennen
Erstellen Sie ein gemeinsames Leistungsprofil mit vier Angaben: verständlicher Name, Umfang, Dauer und Preis. Verwenden Sie dieselbe Bezeichnung auf der Praxiswebsite, im Online-Buchungsangebot, in der Terminbestätigung und im Kalender. So erkennt das Team bei einer Anfrage, welche Terminart gemeint ist, und die buchende Person sieht, welche Leistung sie ausgewählt hat.
Wenn sich Erstkontakt und Folgetermin tatsächlich in Dauer oder Umfang unterscheiden, können sie als getrennte Terminarten beschrieben werden. Entscheidend ist, dass die Bezeichnung den vereinbarten Ablauf wiedergibt. Eine Terminserie muss nicht als Paket erscheinen, wenn jede Sitzung einzeln vereinbart wird. Legen Sie außerdem fest, ob das Angebot direkt online buchbar ist oder ob vor der Buchung zunächst eine Rückfrage geklärt wird.
Die eigenen Leistungen in easymed lassen sich mit individuellem Preis und individueller Dauer führen und für die Online-Buchung freigeben. Auf der Seite zur Heilpraktiker-Praxissoftware und in der Übersicht zur Online-Terminbuchung finden Sie diese Bausteine. Die Praxis bestimmt den Namen, die Beschreibung, die buchbaren Zeiten und die zuständige Person; die Konfiguration macht das freigegebene Angebot im Praxisablauf auffindbar.
Wenn eine Anfrage nicht zum veröffentlichten Umfang passt, halten Sie die Frage zunächst bei der Anfrage fest und klären sie mit der verantwortlichen Person. Erst danach wählen Sie die passende Terminart. So landet weder ein abweichender Umfang in einem ungeeigneten Zeitfenster noch muss das Team eine fachliche Auslegung aus dem Buchungstitel ableiten.
Erstanfrage und Anamnese vor dem Behandlungstermin zusammenführen
Richten Sie die Erstanfrage auf den nächsten organisatorischen Schritt aus: Kontaktdaten, gewünschte Terminart und die Frage, ob die Person neu in der Praxis ist. Für die Vorbereitung erfragen Sie nur Angaben, die für das konkrete Angebot gebraucht werden. Der Empfang kann offene organisatorische Punkte sammeln; fachliche Angaben bespricht die behandelnde Person im vorgesehenen Gespräch.
Ein eigener digitaler Anamnesefragebogen kann die Aufnahme vorbereiten. In easymed können Praxen eigene Fragebögen nutzen; die Antworten stehen in der Patientenakte bereit. Senden Sie den Link vor dem Termin und legen Sie intern fest, wer die Rückläufe prüft. Das Team sieht dadurch, welche Angaben bereits vorliegen und welche organisatorischen Fragen noch offen sind.
Der Fragebogen ersetzt das persönliche Gespräch vor einer medizinischen Maßnahme nicht. Nutzen Sie ihn als Ausgangspunkt: Die behandelnde Person liest die eingegangenen Angaben, greift offene Punkte auf und führt die fachlich erforderliche Klärung selbst. Ein digitaler Bogen soll den tatsächlichen Gesprächsstand vorbereiten, nicht eine Zustimmung vorwegnehmen.
Falls die Person den Bogen nicht vorab ausfüllt oder eine Angabe erst beim Termin ergänzen möchte, ordnen Sie die Information dem passenden Kontakt zu. Vermeiden Sie doppelte Übertragung zwischen Formular, Papiernotiz und Akte. So bleibt erkennbar, welche Angaben vor dem Termin vorlagen und was im persönlichen Gespräch hinzugekommen ist.
Kosteninformation, Aufklärung und Einwilligung zeitlich richtig einordnen
Zeigen Sie den Preis und den enthaltenen Leistungsumfang bereits dort, wo die Person das Angebot auswählt. Das ist eine hilfreiche Angebotsgestaltung, beantwortet aber nicht allein die besondere gesetzliche Kosteninformationspflicht. Honorar, mögliche Erstattung durch Dritte und die konkrete Kosteninformation sind getrennte Fragen.
§ 630c Absatz 3 BGB greift in einer bestimmten Konstellation: Weiß der Behandelnde, dass eine vollständige Übernahme der Behandlungskosten durch einen Dritten nicht gesichert ist, oder bestehen dafür nach den Umständen hinreichende Anhaltspunkte, muss die Person vor Behandlungsbeginn in Textform über die voraussichtlichen Kosten informiert werden. Diese Voraussetzung sollte anhand des konkreten Falls beurteilt werden; sie lässt sich nicht pauschal auf jeden Selbstzahlertermin übertragen.
Vor einer medizinischen Maßnahme klärt die behandelnde Person die für die Einwilligung wesentlichen Umstände. § 630e BGB nennt insbesondere Art, Umfang und Durchführung sowie erwartete Folgen und Risiken, Notwendigkeit, Dringlichkeit, Eignung und Erfolgsaussichten. Alternativen gehören dazu, wenn mehrere gleichermaßen indizierte und übliche Methoden wesentlich unterschiedliche Belastungen, Risiken oder Heilungschancen haben können. Die Aufklärung muss mündlich, verständlich und so rechtzeitig stattfinden, dass eine überlegte Entscheidung möglich ist. Schriftliche Unterlagen können das Gespräch ergänzen.
Nach § 630d BGB wird die Einwilligung vor der Maßnahme eingeholt. Ihre Wirksamkeit setzt die vorausgegangene Aufklärung voraus; sie kann jederzeit formlos und ohne Begründung widerrufen werden. Eine Buchung oder Unterschrift unter einer allgemeinen Praxisvereinbarung ist deshalb nicht automatisch die Einwilligung in die konkrete Maßnahme. Unterzeichnete Aufklärungs- oder Einwilligungsunterlagen werden der Person in Abschrift ausgehändigt.
Für den Teamablauf heißt das: Die Buchung kann Angebot, Termin und Preis festhalten. Die behandelnde Person führt vor der Maßnahme das erforderliche Gespräch und holt die konkrete Einwilligung ein. Wenn eine wesentliche Frage offenbleibt oder sich der vereinbarte Umfang ändert, wird sie geklärt, bevor die Maßnahme beginnt. Ein Formular kann Inhalte bereitstellen; die Entscheidung entsteht im Gespräch.
Behandlungsakte unmittelbar nach der Sitzung nachvollziehbar ergänzen
§ 630f BGB verlangt eine Behandlungsakte in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Behandlung. Sie enthält alle aus fachlicher Sicht wesentlichen Maßnahmen und deren Ergebnisse, insbesondere Anamnese, Befunde, Therapien und ihre Wirkungen sowie Aufklärung und Einwilligung. Bei Änderungen müssen der ursprüngliche Inhalt und der Zeitpunkt der Änderung erkennbar bleiben. Die Akte wird grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt, soweit keine andere Vorschrift eine andere Frist bestimmt.
Legen Sie für den Sitzungseintrag eine einfache Reihenfolge fest: Bezug zum heutigen Termin, tatsächlich durchgeführte Leistung, fachlich wesentliche Beobachtungen und Ergebnisse sowie ein noch offener Punkt für den nächsten Kontakt. Schreiben Sie zeitnah, was tatsächlich besprochen und durchgeführt wurde. Eine spätere Ergänzung bleibt als solche datiert und wird nicht rückwirkend in einen früheren Eintrag umgeschrieben.
In easymed wird die Behandlungsdokumentation je Termin geführt. Die Praxis kann die tatsächlich erbrachte, zuvor eingerichtete Leistung für die private Rechnung heranziehen. So verbinden sich Termin, Eintrag und Rechnungsweg, während die behandelnde Person den fachlichen Inhalt des Eintrags verantwortet.
Folgetermine und Teamübergabe in einem wiederholbaren Ablauf führen
Wenn ein Folgetermin vereinbart wird, trägt der Empfang die konkrete Terminart und den verfügbaren Zeitpunkt in den Kalender ein. Die behandelnde Person hält im Verlauf fest, welche Information beim nächsten Kontakt relevant ist. So muss die Kollegin am Folgetag nicht aus der Buchung ableiten, was im vorherigen Gespräch besprochen wurde.
Für die Übergabe reichen zwei klare Bezugspunkte: Der Kalender zeigt, wann und bei wem der nächste Termin stattfindet; die Patientenakte zeigt den bisherigen fachlichen Verlauf. Die nächste behandelnde Person liest vor dem Kontakt den letzten Eintrag und ergänzt die Sitzung anschließend mit ihrem tatsächlichen Inhalt. Die Praxis kann dabei ihre Terminplanung, die Patientenakte und die Behandlungsdokumentation in easymed am selben Patientenfall nutzen.
Prüfen Sie den Ablauf einmal mit einer durchgängigen Anfrage: Ist die Leistung mit Preis und Dauer verständlich beschrieben? Kann das Team erkennen, ob die Anfrage direkt buchbar ist? Liegen die vorgesehenen Aufnahmeangaben rechtzeitig vor? Sind Kosteninformation, persönliches Aufklärungsgespräch und Einwilligung richtig eingeordnet? Wird die heutige Sitzung zeitnah dokumentiert und ein vereinbarter Folgetermin an die richtige Person übergeben? Mit diesen Punkten ist der Arbeitsweg vom ersten Kontakt bis zur nächsten Sitzung nachvollziehbar organisiert.
