Zusatzangebote in der Praxis digital organisieren heißt, vier Dinge vor der Buchung eindeutig zu machen: Inhalt, Terminzeit, nötige Vorbereitung und Preis. easymed führt Online-Terminbuchung, Kalender, digitale Anamnese, Patientenakte und private Abrechnung im selben Praxisprogramm zusammen. Sie richten die passende Terminart und buchbare Zeiten ein; Ihr Team nutzt die Antworten für die Vorbereitung, dokumentiert den tatsächlichen Verlauf und erfasst die erbrachte Leistung für die Rechnung.
Beschreiben Sie das Angebot so, dass Patientinnen und Patienten vor der Buchung wissen, was sie erwartet. Nennen Sie Anlass, Umfang, Dauer und erforderliche Vorbereitung. Legen Sie außerdem fest, für wen der Termin gedacht ist und ob er direkt online gebucht werden kann oder zunächst eine Rückfrage nötig ist. Dieselbe Bezeichnung auf der Praxiswebsite, im Buchungsportal und im Kalender erleichtert die Zuordnung für Patient und Team.
Das Angebot gegenüber bestehenden Leistungen einordnen
Formulieren Sie zunächst den Zweck des zusätzlichen Termins. Eine Beratung kann andere Erwartungen wecken als eine Behandlung. Schreiben Sie deshalb in die Beschreibung, welche Leistung enthalten ist und wie der Termin abläuft. Die fachlich verantwortliche Person benennt den Inhalt; der Empfang nutzt diese Beschreibung für die Terminabsprache und weiß, wen er bei fachlichen Rückfragen einbezieht.
In easymed können Sie buchbare Leistungen und Zeiten für das Online-Portal festlegen. Patientinnen und Patienten buchen, verschieben oder stornieren dort selbst; die Buchung unterscheidet zwischen Neu- und Bestandspatienten. So führt die Bezeichnung aus Ihrem Praxisangebot zur passenden Terminart und zu den Zeiten, die Ihr Team freigegeben hat.
Terminarten aus dem tatsächlichen Ablauf ableiten
Planen Sie für das Angebot die Kontaktzeit und passende Puffer für Vor- und Nachbereitung. Der easymed-Kalender führt Termine nach Behandlern oder Räumen zusammen. Die Terminplanung für eine Zusatzleistung nutzt dadurch dieselbe Übersicht wie Ihr bestehendes Angebot.
Angenommen, eine Person bucht einen Beratungstermin und erwartet zusätzlich eine weitere Leistung. Eine kurze Rückfrage vor dem Termin klärt den gewünschten Umfang. Die bestätigte Vereinbarung gehört in die Patientenakte; der Empfang kann einen passenden Termin dazu abstimmen.
Passen Sie nach dieser Klärung die Terminzeit an den vereinbarten Umfang an und halten Sie die Vereinbarung in der Akte fest. Das hilft dem Team, den Beratungsbesuch und eine eventuell zusätzlich gebuchte Leistung im Kalender auseinanderzuhalten. Für digitale Beratung kann easymed bei einer Video-Leistung automatisch einen Teams-Termin erstellen. Dafür verbinden Sie Microsoft 365.
Benötigte Unterlagen und Angaben gezielt aufnehmen
Leiten Sie Vorabfragen aus dem konkreten Anlass ab. Ein Angebot braucht nicht automatisch dieselben Angaben wie jede andere Behandlung. Nach Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sollen personenbezogene Daten dem Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt sein. Fragen Sie deshalb nur Informationen ab, die für Vorbereitung und Durchführung des Angebots erforderlich sind.
Digitale Anamnesebögen lassen sich in easymed bei der Buchung, im Portal oder am Empfang ausfüllen. Die Antworten stehen in der Patientenakte für die Vorbereitung bereit. Ordnen Sie vorhandene Dokumente ebenfalls der behandelten Person zu und verwenden Sie die Informationen, die für den vereinbarten Anlass benötigt werden.
Handelt es sich um eine Behandlung, muss der Behandelnde wesentliche Maßnahmen und Ergebnisse zeitnah in der Patientenakte dokumentieren. Dazu zählen nach § 630f BGB insbesondere Anamnese, Befunde, Therapie und deren Wirkungen sowie Einwilligungen und Aufklärungen. Ergänzen Sie nach dem Termin daher die tatsächlich erbrachte Leistung und die fachlich relevanten Ergebnisse. Behandlungsverträge und Aufklärung können Sie in easymed digital festhalten, auf Wunsch mit einer Unterschrift auf dem Tablet.
Vereinbarung und private Rechnung zusammenführen
Halten Sie vor dem Termin fest, welche Leistung vereinbart ist und welcher Preis dafür gilt. Bei einer Behandlung muss der Behandelnde Patientinnen und Patienten vor Beginn in Textform über die voraussichtlichen Kosten informieren, wenn eine vollständige Übernahme durch einen Dritten nicht gesichert ist oder dafür hinreichende Anhaltspunkte bestehen (§ 630c Absatz 3 BGB). So kann die Preisabsprache vor der Leistung im vereinbarten Ablauf berücksichtigt werden.
Nach dem Termin bilden die erfassten Leistungen die Grundlage für die private Rechnung. easymed unterstützt die Privatabrechnung mit den vorgesehenen Katalogen und Rechnungsangaben. Vereinbarung, erbrachte Leistung und Rechnung bleiben der behandelten Person zugeordnet. Offene Rechnungen behalten Sie im Blick; eine Zahlungserinnerung können Sie per Klick auslösen.
Das Zusatzangebot im Team weiterführen
Legen Sie fest, wer die Angebotsbeschreibung und buchbaren Zeiten pflegt, wer den fachlichen Umfang abstimmt und wer die Abrechnung übernimmt. Der Empfang vereinbart die passende Terminart. Die zuständige Fachperson bereitet das Gespräch mit den relevanten Angaben vor und dokumentiert den Verlauf. Die Verwaltung kann die erbrachte Leistung anschließend der privaten Rechnung zuordnen.
Die Mitarbeiterrechte in easymed unterstützen diese Aufgabenverteilung: Sie legen fest, wer welche Bereiche sehen und bearbeiten darf. Termin, Patientenakte, Dokumentation und Rechnung stehen im gemeinsamen Praxisprogramm bereit. Wenn ein Folgetermin sinnvoll ist, kann das Team die vorhandenen Angaben nutzen und den passenden Termin im Kalender vereinbaren.
Den verbundenen Ablauf kennenlernen
Die Funktionsübersicht von easymed zeigt Kalender, Patientenakte, digitale Anamnese und Dokumentation im Zusammenhang. Die Seite zur privaten Abrechnung erklärt den anschließenden Rechnungsweg. So können Sie ein Zusatzangebot mit dem vorhandenen Praxisablauf planen.
In einer persönlichen Vorführung sehen Sie den Weg an einem konkreten Zusatzangebot: passende Terminart und Buchungszeit, gezielte Aufnahmeangaben, Patientenakte und private Rechnung. Sie können dabei direkt besprechen, welche Schritte Ihr Team übernimmt und welche Informationen in easymed weitergeführt werden.
