Rechnung abschließen, Beleg automatisch übergeben und Zahlungseingänge im Praxisprogramm sehen: Mit der eingerichteten Lexware-Office-Anbindung von easymed gehören diese Schritte zu einem verbundenen Ablauf. Die zweite Eingabe derselben Rechnung und das manuelle Nachtragen ausgeglichener Rechnungen entfallen.
Das entlastet Ihr Team bei jedem passenden Rechnungsfall. Für gelegentliche Rückfragen genügt eine klare Zuständigkeit. Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie die automatische Übergabe nutzen und offene Anliegen unkompliziert im gewohnten Praxisweg weiterführen.
Den entfallenden Handgriff konkret benennen
Die Rechnung wird in easymed vorbereitet und beim Abschluss direkt an Lexware Office übergeben. Sie erfassen den Beleg für die Buchhaltung dadurch nicht ein zweites Mal. Die Leistungsangaben stehen im Praxisvorgang; eine spätere inhaltliche Rückfrage kann dort von der passenden Person beantwortet werden.
An Lexware Office gehen Rechnungsdatum, Betrag, Anschrift und eine Sammelposition. Einzelne Leistungen, Gebührenziffern, Diagnosen und Behandlungsberichte bleiben in easymed. Die Übergabe deckt den Buchhaltungsbeleg ab; eine Frage zum Leistungsinhalt beantwortet weiterhin die behandelnde Person. Der Umfang der Übergabe ist hier beschrieben.
Im früheren manuellen Weg wurden Rechnungsangaben übertragen, Unterlagen zusammengesucht und Zahlungen zurück in der Praxisverwaltung nachgetragen. Der verbundene Weg übernimmt Belegübergabe und täglichen Zahlungsabgleich. Die Entlastung lässt sich damit konkret erklären: Diese wiederkehrenden Handgriffe übernimmt die Anbindung.
Zeigen Sie der zuständigen Kollegin den neuen Rechnungsabschluss einmal an einem Beispiel. Sie kennt die Abrechnung bereits und lernt jetzt den kürzeren Weg kennen. Eine kurze Erklärung des Abschlusses und des sichtbaren Zahlungsstands reicht für den Einstieg in diese Änderung.
Den Rechnungsweg mit easymed und Lexware Office verstehen
Beim Rechnungsabschluss übergibt easymed den Beleg direkt an Lexware Office. Lexware Office vergibt die Nummer; easymed übernimmt sie als Rechnungsnummer. Danach stehen PDF, Druck und Versand mit dieser Nummer bereit. Der nächtliche Abgleich meldet ausgeglichene Rechnungen automatisch als bezahlt zurück nach easymed.
Bei Überweisungen sollte die genaue Rechnungsnummer auch im Verwendungszweck stehen. Lexware Office nennt die übereinstimmende Belegnummer als Erkennungsmerkmal für automatische Zuordnungsvorschläge für Bankumsätze (Lexware-Hilfe zur Zuordnung).
Ihr Team arbeitet dabei im vertrauten Praxisablauf weiter. Die Lexware-Office-Anbindung verbindet den Abschluss mit der Buchhaltung; für einen aktuellen Zwischenstand lässt sich der Abgleich zusätzlich manuell starten. Die Verwaltung sieht dadurch den Rechnungsstand, ohne denselben Beleg erneut einzugeben.
Ein Beispiel mit sechs abgeschlossenen Rechnungen zeigt den Nutzen: Nach dem nächsten Abgleich sind vier als bezahlt aktualisiert; zwei bleiben offen. Bei den vier bezahlten Rechnungen entfällt das Nachtragen. Die zuständige Kollegin kann sich auf die zwei offenen Vorgänge konzentrieren und bei Bedarf die passende Nachfrage stellen.
Offen heißt dabei nicht zwingend, dass noch gar nichts eingegangen ist: Bei Teilzahlungen zeigt Lexware Office den verbleibenden Betrag, bis die Rechnung vollständig ausgeglichen ist. easymed übernimmt den Status vollständig ausgeglichener Rechnungen täglich. Vor einer Nachfrage prüft die Kollegin daher den Lexware-Beleg und berücksichtigt einen möglichen Restbetrag (Lexware-Hilfe zu Teilzahlungen).
Drei verbleibende Aufgabenpakete sauber zuordnen
Die vorhandene Arbeitsteilung bleibt leicht verständlich: Die behandelnde Person bestätigt die Leistungsangaben, der Empfang beantwortet organisatorische Fragen und die Praxisleitung entscheidet über Anliegen, die den vereinbarten Rahmen überschreiten. Für diese drei Aufgaben ist jeweils eine passende Person erreichbar.
Bei einer Rückfrage genügt der Bezug zur Rechnung und die konkrete Frage. Die Kollegin sieht, was beantwortet werden soll, und führt den Vorgang weiter. Sie braucht dafür keine zusätzliche allgemeine Kontrollliste neben der Abrechnung.
Eine kurze Zuständigkeitsabsprache hilft auch der Vertretung. Eine Frage zum Termin beantwortet der Empfang; bei einer Änderung der abgerechneten Leistung wird die behandelnde Person einbezogen. Bereits geklärte Standardfälle laufen im bekannten Weg weiter.
Eine Ausnahme über ihren nächsten Schritt weiterführen
Eine Patientin fragt im Beispiel nach einer Position auf ihrer Rechnung. Der Empfang nennt den Rechnungsbezug und gibt die konkrete Frage an die zuständige Fachperson. Die Antwort führt diesen einen Fall weiter; die automatische Übergabe der übrigen Rechnungen bleibt Teil der Routine.
Soll der Rechnungsinhalt geändert werden, betrachtet die zuständige Person die gewünschte Korrektur am ursprünglichen Vorgang und nutzt den vorgesehenen Korrekturweg. Die Entscheidung betrifft genau diese Änderung. Der vorhandene Rechnungsbezug erklärt, welcher Beleg weiterbearbeitet wird.
Für den Versand verwenden Sie den abgeschlossenen Rechnungsstand mit der übernommenen Lexware-Nummer. Abschluss, PDF und Buchhaltungsbeleg gehören dadurch zusammen. Bei einer Frage zu diesem Schritt hilft derselbe Vorgang als eindeutiger Bezug.
Gewonnene Übersicht für eine sinnvolle Aufgabe nutzen
Die direkte Übergabe nimmt Ihrem Team wiederholte Belegeingaben ab. Der Zahlungsabgleich spart das Nachtragen ausgeglichener Rechnungen. Diese Entlastung entsteht im laufenden Abrechnungsweg und hilft der zuständigen Kollegin dort, wo sie bisher Angaben übertragen hat.
Im Beispiel sind vier Rechnungen bereits bezahlt. Statt deren Zahlungsstände einzeln zu übertragen, kümmert sich die Kollegin um eine offene Anfrage am Empfang und die zwei noch offenen Rechnungen. Die Übersicht zeigt direkt, welche Vorgänge jetzt Aufmerksamkeit brauchen.
Für den Kanzleiweg nutzen Sie die zu Ihrer Zusammenarbeit passende Übergabe. Auch ein DATEV-Export von Rechnungsdaten gehört zu den easymed-Funktionen. Eine einmal abgestimmte Bereitstellung führt Ihre vorhandene Zusammenarbeit weiter und verbindet die Praxisabrechnung mit der Buchhaltung.
Den neuen Arbeitsweg für Vertretungen verständlich halten
Eine Vertretung öffnet den Rechnungsfall und sieht Abschluss und Zahlungsstand. Gibt es eine konkrete Rückfrage, erhält sie den Rechnungsbezug und die zuständige Kontaktperson. Damit kann sie am aktuellen Vorgang weiterarbeiten.
Bei der Einweisung zeigen Sie einen abgeschlossenen Beleg und eine typische Rückfrage. Der erste Fall erklärt die automatische Übergabe, der zweite die kurze Zuständigkeitsabsprache. Eine verständliche Notiz zu diesem Weg erleichtert den Einstieg bei der nächsten Vertretung.
Lernen Sie den verbundenen Rechnungsweg von easymed in einer persönlichen Vorführung kennen: abschließen, Nummer übernehmen und bezahlte Rechnungen täglich zurückmelden lassen. Sie sehen direkt, welche Handgriffe Ihre Praxisverwaltung damit spart.
