Automatisierung im Praxisalltag beginnt bei einem wiederkehrenden Arbeitsschritt mit einem klaren Ergebnis. easymed verbindet zum Beispiel die Online-Terminbuchung mit dem gemeinsamen Kalender und kann einstellbare Terminerinnerungen versenden. Rechnungen lassen sich über das Zusatzmodul an Lexware Office übergeben; am Empfang ist eine Kartenzahlung per SumUp möglich. Wenn Sie einen Ablauf vereinfachen möchten, hilft zuerst eine Frage: Wo startet die Aufgabe, wer übernimmt sie, und woran erkennen Sie, dass sie erledigt ist?
Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie einen Praxisprozess auswählen, den bisherigen und den gewünschten Weg vergleichen und typische Ausnahmen einmal durchspielen. So erkennen Sie, welche wiederkehrende Arbeit eine Funktion übernimmt und was das Team weiterhin selbst entscheidet.
Den ersten wiederkehrenden Ablauf auswählen
Ein guter Einstieg kommt regelmäßig vor, hat einen klaren Auslöser und endet mit einem Ergebnis, das alle Beteiligten erkennen können. Dazu gehören etwa eine Terminvereinbarung, eine Erinnerung vor dem Termin oder die Übergabe einer fertigen Rechnung an die Buchhaltung. Beginnen Sie mit einem einzelnen Ablauf, der das Team häufig unterbricht oder bei dem dieselbe Information mehrfach erfasst wird.
Aufgaben mit fachlicher Einschätzung eignen sich dagegen nicht dazu, die Entscheidung an eine Automatik abzugeben. Bei der Behandlungsdokumentation bleibt die inhaltliche Einschätzung bei der behandelnden Person. Die Software kann den organisatorischen Zusammenhang unterstützen; sie ersetzt nicht die fachliche Entscheidung.
Notieren Sie für den ausgewählten Ablauf drei Punkte: Was löst ihn aus? Welche Information braucht der nächste Schritt? Welches sichtbare Ergebnis soll am Ende vorliegen? Diese kurze Beschreibung macht die Suche nach einer passenden Funktion konkreter als ein allgemeiner Wunsch nach „mehr Automatisierung“.
Den Ist-Ablauf mit Rollen und Übergaben skizzieren
Die Leitlinie des National Learning Consortium empfiehlt, zunächst den aktuellen Prozess abzubilden und danach einen gewünschten Ablauf zu entwerfen. Dabei helfen Aufgaben, Eingaben, Ergebnisse, Übergaben und Entscheidungspunkte: Workflow Process Mapping for EHR Implementation. Skizzieren Sie den Ist-Zustand in wenigen Schritten, ohne ihn gleich zu bewerten.
Für eine Terminvereinbarung können die Schritte so aussehen: Die Patientin meldet sich, der Empfang sucht eine passende Zeit, der Termin wird eingetragen und die Patientin erhält eine Rückmeldung. Ergänzen Sie bei jedem Schritt, wer ihn ausführt und welche Information benötigt wird. Markieren Sie, wenn dieselbe Angabe erneut übertragen wird oder eine Aufgabe zwischen Personen wechselt.
AHRQ beschreibt Arbeitsabläufe als zusammenhängende Aufgaben verschiedener Personen und weist darauf hin, dass sie auch nach einer IT-Einführung weiter betrachtet werden sollten: What is workflow?. Ein Ablaufbild ist daher eine praktische gemeinsame Orientierung, keine einmalige Systembeschreibung. Lassen Sie die Mitarbeitenden, die den Vorgang tatsächlich erledigen, die Skizze prüfen: Sie kennen die Rückfragen und Ausnahmen, die auf einer Funktionsliste oft fehlen.
Terminbuchung zwischen Telefon und Portal vergleichen
Bei der telefonischen Vereinbarung nimmt der Empfang den Anruf entgegen, sucht eine passende Zeit und trägt den Termin ein. Mit der Online-Terminbuchung von easymed können Patienten verfügbare Termine selbst buchen, verschieben oder absagen. Der gemeinsame Kalender führt die Terminorganisation zusammen; das Team legt weiterhin die angebotenen Zeiten und Leistungen fest.
KI Generiert
Für einen Vergleich reicht ein einfacher Blick auf die Schritte: Welche Aufgabe erledigt heute der Empfang, welche Information muss er übertragen, und was ändert sich, wenn die Patientin den Termin selbst verwaltet? easymed bietet außerdem zwei einstellbare Erinnerungen vor dem Termin per E-Mail oder WhatsApp. Damit übernimmt das System einen wiederkehrenden Kommunikationsschritt, während Ihre Praxis die passenden Zeitpunkte und Kontaktwege festlegt.
Ein Termin ist ein guter Ablauf für die erste Skizze, weil Patient, Empfang und Kalender erkennbar zusammenwirken. Beginnen Sie bei einer typischen Buchung und notieren Sie anschließend, was das Team bei einer Verschiebung oder Rückfrage noch tun muss. Der gemeinsame Kalender bleibt auch bei einer Rückfrage der Bezugspunkt für die Terminorganisation.
Terminänderungen am vorhandenen Vorgang bearbeiten
Wenn eine Patientin den Termin verschieben möchte, nutzt sie die angebotene Selbstverwaltung im Portal; bei einer telefonischen Rückfrage öffnet der Empfang den bestehenden Kalendertermin. In beiden Fällen bleibt der bestehende Termin der Bezugspunkt und der vereinbarte Zeitpunkt im Kalender nachvollziehbar.
AHRQ empfiehlt, in einem Ablaufbild Rollen, Übergaben und Entscheidungspunkte sichtbar zu machen und den Entwurf mit den Personen abzugleichen, die den Prozess ausführen: Flowchart. Für die Terminänderung ist die praktische Frage einfach: Nutzt die Patientin den Portalweg, oder bearbeitet der Empfang die telefonische Rückfrage? Der gemeinsame Kalender bleibt der Ort für den vereinbarten Termin.
Vier Eingabefälle mit demselben Zweck vergleichen
Eine kurze Einweisung wird anschaulicher, wenn sie neben dem normalen Fall auch wenige typische Abweichungen zeigt. Spielen Sie die Fälle einmal mit Beispieldaten oder in der easymed-Demo durch. Es geht nicht um eine zusätzliche tägliche Prüfliste, sondern darum, dass das Team den passenden nächsten Schritt kennt.
| Beispielfall | Nächster Schritt im Ablauf |
|---|---|
| Der Termin ist vollständig und bestätigt | Den vorhandenen Termin im Kalender öffnen und weiterarbeiten |
| Eine benötigte Kontaktangabe fehlt | Die konkrete Angabe in der Patientenakte ergänzen |
| Für den Termin liegen zwei unterschiedliche Zeiten vor | Den vereinbarten Zeitpunkt klären und im Kalender festhalten |
| Derselbe Anlass wird erneut bearbeitet | Zuerst den bereits vorhandenen Termin öffnen |
Die vier Karten in der Abbildung unterscheiden einen vollständigen Vorgang, eine fehlende Angabe, einen Widerspruch und eine erneute Bearbeitung. Der jeweilige Fall zeigt, ob das Team fortfahren, eine Information ergänzen, eine Vereinbarung klären oder einen bestehenden Eintrag weiterverwenden sollte.
Zuständigkeiten an den Übergaben sichtbar halten
Ein Prozess läuft oft über mehrere Rollen: Eine Patientin bucht, der Empfang beantwortet eine organisatorische Rückfrage, und die behandelnde Person dokumentiert die Behandlung. Legen Sie für die Einweisung fest, wer eine offene Terminfrage übernimmt und an welcher Stelle die aktuelle Information steht. Eine Vertretung kann dann am bestehenden Vorgang weiterarbeiten, statt den gesamten Ablauf neu zusammenzusuchen.
Die Aufgaben und Zugriffsrechte in easymed lassen sich nach den jeweiligen Mitarbeitenden ausrichten. Für die Prozessskizze genügt es, die benötigte Rolle zu benennen: Wer darf den Termin bearbeiten, wer sieht die Patientenakte, und wer erstellt die Rechnung? Klinische Entscheidungen bleiben bei der behandelnden Person; eine organisatorische Automatisierung sollte diese Grenze klar lassen.
Abrechnung mit dem Folgeprozess verbinden
Auch Rechnungsabläufe lassen sich anhand ihrer Übergaben betrachten. Mit der Lexware-Office-Anbindung, einem Zusatzmodul, werden Rechnungen als Belege an Lexware Office übertragen. Bezahlte Rechnungen werden täglich abgeglichen. So entfällt die erneute manuelle Übertragung dieser Belege; die Praxis bearbeitet weiterhin die Rechnungs- und Buchhaltungsvorgänge, die zu ihrem Arbeitsweg gehören.
Für Kartenzahlungen am Empfang kann ein Patient die Rechnung am Tablet mit einem SumUp-Kartenleser begleichen. Die Zahlung wird der Rechnung zugeordnet und eine vollständig bezahlte Rechnung als bezahlt markiert. Ordnen Sie die Funktion dem konkreten Empfangsablauf zu, den Ihre Praxis nutzt.
Eine Änderung nach dem automatischen Ergebnis nachverfolgen
Bei einer telefonischen Änderung öffnet der Empfang den betreffenden Kalendertermin und hält den vereinbarten Zeitpunkt dort fest. Nach einer Portaländerung bleibt der Vorgang am bestehenden Termin auffindbar, wenn später eine Frage dazu kommt.
Hat die Patientin bereits eine frühere Termininformation erhalten, nennen Sie ihr bei einer persönlichen Abstimmung den neuen Zeitpunkt klar: „Ihr Termin findet jetzt am Donnerstag um 10 Uhr statt.“ So passen die bisherige Nachricht und der Eintrag im Kalender zusammen; bei einer Änderung über das Portal kann sie den angebotenen Selbstverwaltungsweg nutzen.
Den Nutzen am gesamten Weg bewerten
Vergleichen Sie Ist- und Soll-Ablauf an konkreten Beobachtungen: Wird dieselbe Information noch doppelt eingetragen? Ist klar, wer eine Rückfrage übernimmt? Findet die Vertretung den bestehenden Termin oder die Rechnung? Eine wiederkehrende Frage kann zeigen, dass eine Übergabe oder Zuständigkeit noch unklar ist. Sie brauchen dafür keine pauschale Zeitersparnis zu schätzen.
Prüfen Sie den Ablauf nach der Einführung noch einmal mit den beteiligten Mitarbeitenden und passen Sie nur den Schritt an, der tatsächlich offenbleibt. Diese kurze Rückmeldung hält die Prozessskizze mit dem Praxisalltag in Einklang. AHRQ empfiehlt eine fortlaufende Workflow-Betrachtung auch nach der Einführung digitaler Werkzeuge (What is workflow?); so wird aus der ersten Automatisierung eine verständliche Arbeitsroutine.
Wählen Sie als Nächstes einen wiederkehrenden Ablauf aus und testen Sie ihn mit den beteiligten Rollen. So beginnt die Automatisierung mit einer konkreten Verbesserung für den Praxisalltag.
