Patienten buchen online, erhalten automatisch ihre Bestätigung und verwalten ihren Termin selbst. easymed verbindet den bestätigten Termin mit dem gemeinsamen Kalender, Antworten aus dem Anamnesebogen mit der Patientenakte und Zahlungen mit der jeweiligen Rechnung. So muss die Rezeption Angaben nicht aus Papier oder einer separaten Anwendung übertragen und kann sich persönlichen Rückfragen widmen.
Automatisierung in der Therapiepraxis zeigt sich vor allem bei wiederkehrenden Aufgaben: Regeln übernehmen Bestätigung und Datenerfassung; das Team bearbeitet die konkrete Ausnahme oder fachliche Entscheidung. An einem Terminweg, einer transparenten Beispielrechnung und einem Berichtsentwurf wird sichtbar, wo easymed Arbeitsschritte zusammenführt und wo die Fachperson gefragt bleibt.
Wiederkehrende Aufgaben einmal passend einrichten
Bei der Online-Terminbuchung von easymed bestimmen Sie, welche Terminarten und Zeitfenster angeboten werden. Patienten wählen einen verfügbaren Termin und erhalten die Bestätigung. Für die Erinnerungen stehen zwei einstellbare Zeitpunkte sowie E-Mail und WhatsApp zur Verfügung. Über den mitgeschickten Link können Patienten ihren Termin verwalten. Eine frei werdende Zeit lässt sich über die Warteliste wieder anbieten.
Die Praxis richtet diesen Weg passend zu ihrem Angebot ein. Wenn ein bestimmter Folgetermin öffentlich buchbar ist, wählen die Patienten ihn direkt aus. Am Empfang sehen die berechtigten Teammitglieder den gemeinsamen Kalenderstand. Die bestätigte Buchung ist damit der Einstieg für die weitere Planung, ohne dass eine Kollegin dieselben Daten noch einmal erfassen oder die Bestätigung selbst schreiben muss.
Auch vor dem ersten Kontakt lassen sich Arbeitsschritte zusammenführen. Sie legen Ihre eigenen Gesundheitsfragen an; Patienten beantworten sie zu Hause, im Portal oder am Tablet am Empfang. Die Antworten stehen anschließend in der Patientenakte. Für das Erstgespräch bleibt die fachliche Einordnung bei der behandelnden Person. Die bisherige Formularübertragung entfällt, und die vorhandenen Angaben können unmittelbar als Gesprächsgrundlage dienen.
Terminerinnerungen sinnvoll einstellen
Eine Erinnerung kann einen Termin ins Gedächtnis rufen und Patienten noch Zeit für eine Änderung lassen. In einer randomisierten Studie in zwei ambulanten Physiotherapieabteilungen mit 679 Teilnehmenden wurden 11 Prozent der Patienten mit SMS-Erinnerung ohne vorherige Absage nicht wahrgenommen, gegenüber 16 Prozent ohne Erinnerung. Bei den Absagen und den tatsächlich wahrgenommenen Terminen fand die Studie keinen Unterschied. Taylor et al. (2012).
Eine zweite randomisierte Studie verglich in 25 hausärztlichen Kliniken eine Erinnerung drei Tage vorher, eine am Vortag und beide Zeitpunkte. Bei zwei Erinnerungen wurden 4,4 Prozent der Termine versäumt, gegenüber 5,8 Prozent mit einer Erinnerung drei Tage vorher und 5,3 Prozent mit einer Erinnerung am Vortag. Steiner et al. (2018).
Für Termine mit genügend Vorlauf können Sie als Startpunkt drei Tage vorher und erneut am Vortag erinnern; diese Kombination wurde in der zweiten Studie getestet. In easymed lassen sich zwei Erinnerungen per E-Mail oder WhatsApp zeitlich einstellen; der Link führt zur Terminverwaltung, in der Patienten verschieben oder absagen können. Vergleichen Sie im Kalender getrennt, wie viele Termine stattfinden, rechtzeitig abgesagt oder verschoben werden und wie schnell frei gewordene Zeiten über die Warteliste nachbesetzt werden. So sehen Sie, welche Zeitpunkte zu Ihren Terminarten passen.
Eine konkrete Ausnahme gezielt klären
Fallbeispiel: Eine Patientin bucht einen angebotenen Folgetermin und meldet anschließend ein Anliegen, bei dem sie zur Auswahl der Terminart eine Rückfrage hat. Die Empfangskraft führt diesen Kontakt am vorhandenen Patienten weiter. Sie hält fest, welche Auswahl noch geklärt wird, und stimmt die passende Vereinbarung mit der zuständigen Person ab.
Buchung mit passendem Anschluss
Der Kalender verbindet beide Wege.
Angebotenen Termin auswählen.
↓ Bestätigte Vereinbarung im Kalender
Konkrete Frage zur Terminart.
↓ Am vorhandenen Termin klären
Die praktische Frage lautet hier: Welche Terminart passt zu diesem Anliegen? Der gebuchte Termin bleibt der gemeinsame Bezug während der Klärung. Nach der Abstimmung wird die vereinbarte Änderung im Kalender erfasst und der Patientin mitgeteilt. Die nächste Kollegin kann daran anschließen, statt einen zweiten unabhängigen Terminvorschlag zu beginnen.
Für eine Übergabe an die Vertretung genügt ein kurzer konkreter Hinweis zur offenen Frage und zum nächsten Kontakt. Umfangreiche zusätzliche Falllisten würden die vorhandene Zuordnung wieder auseinanderziehen. Wenn ähnliche Rückfragen häufiger vorkommen, verbessert die Praxis die betreffende Terminbezeichnung oder die angebotene Auswahl. Eine verständlichere Buchungsregel erleichtert dann bereits den Einstieg für die nächsten Patienten.
Patienten selbst ausfüllen und bezahlen lassen
Am Empfangsterminal kann der Patient neben Gesundheitsfragen auch seine Kontaktdaten ergänzen und vorgesehene Einwilligungen bearbeiten. Die Angaben stehen direkt am Patienten bereit. Das Tablet bringt die Erfassung dorthin, wo die Information entsteht; die Rezeption muss sie anschließend nicht aus einem Papierbogen abschreiben.
Für die Selbstzahlung verbinden Sie das Terminal mit einem SumUp-Kartenlesegerät. Der Patient sieht seine offene Rechnung und bezahlt am Kartenleser. Die Rückmeldung wird mit der Rechnung verknüpft, sodass deren Zahlungsstand im System ankommt. Tablet und Kartenleser unterstützen damit einen durchgehenden Empfangsweg, während sich die Rezeption um persönliche Fragen kümmern kann.
Auch die Lexware-Office-Anbindung führt den vorhandenen Rechnungsbezug weiter: Beim Abschluss wird die Rechnung an Lexware Office übertragen und die dortige Rechnungsnummer zurückgegeben. easymed fragt den Zahlungsstand täglich über Nacht ab und übernimmt bezahlte Rechnungen entsprechend. Diese automatischen Schritte sparen wiederholtes Übertragen und Nachsehen in zwei Anwendungen.
Den Aufwand mit einem verständlichen Beispiel vergleichen
Eine Beispielrechnung macht den Unterschied zwischen Bearbeitung und zusätzlicher Klärung greifbar. Betrachtet werden sechs wiederkehrende Terminabsprachen. Für die vollständig manuelle Bearbeitung setzt die Beispielpraxis je drei Minuten an: zusammen 18 Minuten. Im angenommenen digitalen Ablauf bleiben je eine Minute Bearbeitung, also sechs Minuten, und fünf Minuten für eine gemeinsame Kontrolle dieser Gruppe. Das ergibt elf Minuten.
| Arbeitsweg im Beispiel | Bearbeitung | Kontrolle und Rückfrage | Summe |
|---|---|---|---|
| Manuelle Terminabsprache | 18 Minuten | enthalten | 18 Minuten |
| Digitaler Weg mit Kontrolle | 6 Minuten | 5 Minuten | 11 Minuten |
| Digitaler Weg mit zusätzlicher Ausnahme | 6 Minuten | 10 Minuten | 16 Minuten |
Damit beträgt die Differenz im Beispiel sieben Minuten. Kommt eine zusätzliche Ausnahme mit fünf Minuten Abstimmung hinzu, steigt die digitale Summe auf 16 Minuten. Die sechs betrachteten Vorgänge bleiben dieselben. Die zusätzliche Zeit entsteht durch die eine Klärung.
Die Minutenwerte sind Annahmen dieser Beispielrechnung. Die angesetzten fünf Kontrollminuten sind ein Bestandteil dieses Beispiels. Für Ihren eigenen Ablauf betrachten Sie, welche Bearbeitung tatsächlich übrig bleibt und welche persönliche Rückfrage anfällt. Bei einer korrekt eingerichteten Buchung müssen Sie Bestätigung und Kalendereintrag nicht erneut manuell erstellen. Gerade dieser entfallende Handgriff ist für die Rezeption der praktische Nutzen.
Den Berichtsentwurf fachlich freigeben
Bei einem Therapiebericht hilft easymed bei der Aufbereitung vorhandener Dokumentation. Sie wählen die Behandlungstexte der passenden Termine aus und verwenden Ihre eigene Berichtsvorlage. Mit dem eingerichteten KI-Zugang entsteht daraus ein Entwurf. Die behandelnde Person liest ihn gegen, ergänzt die fachliche Aussage und gibt die passende Fassung frei. Der Bericht wird als Dokument in der Patientenakte abgelegt.
Hier ist die Abschlusskontrolle die fachliche Bearbeitung des konkreten Berichts. Sie hat einen klaren Zweck: Der Text soll den ausgewählten Verlauf und die Frage des Empfängers richtig wiedergeben. Die KI übernimmt die Formulierungsarbeit als Entwurf; die fachliche Entscheidung bleibt bei Ihnen. Die gemeinsame Akte hält die verwendete Dokumentation und das fertige Dokument beim Patienten zusammen.
Das Team führt diese Arbeitswege aus demselben Zusammenhang weiter. Die nächste Schicht sieht den vereinbarten Termin; die behandelnde Person nutzt die vorhandenen Antworten und den Verlauf; die Rezeption hat den Rechnungsbezug. Für eine Ausnahme wird der nächste Schritt konkret ergänzt. So vereinfacht Automatisierung die tägliche Arbeit mit einem gemeinsamen Bezug für die nächsten Schritte.
