Digitalisierung in der Heilmittelpraxis wird konkret, wenn ein wiederkehrender Arbeitsschritt einfacher wird. Starten Sie bei dem Vorgang, der im Team unnötige Suche, doppelte Eingaben oder eine unklare Übergabe verursacht. Der Leitfaden zur Softwareauswahl von Mittelstand-Digital empfiehlt, zunächst die eigenen Geschäftsprozesse zu analysieren und erst danach zu prüfen, welche Software sie abbildet.
easymed verbindet Kalender, Patientenakte, digitale Anamnese, Behandlungsdokumentation und Privatabrechnung. Im beschriebenen Arbeitsweg bucht der Patient einen Termin, die Anamnese wird in der Akte hinterlegt, das Team dokumentiert die Behandlung am Termin und erstellt die Rechnung aus dokumentierten Terminen. Ihr Team entscheidet weiterhin über den passenden Ablauf, hält die Behandlung fest und prüft die Rechnung.
Den Engpass in einem wiederkehrenden Praxisvorgang finden
Nehmen Sie eine Aufgabe, die regelmäßig im Team anfällt, zum Beispiel die Vorbereitung einer Privatrechnung. Notieren Sie, welche Information dafür gebraucht wird, wer sie als Nächstes benötigt und an welcher Stelle eine Suche oder Rückfrage entsteht. Bei einer Preisrückfrage vor einer Privatrechnung kann die bestätigte Angabe im Vorgang fehlen, an einem anderen Ort liegen oder im Team unterschiedlich bezeichnet werden.
Fehlt sie, legen Sie fest, wo die bestätigte Preisvereinbarung dokumentiert wird. Liegt sie bereits vor, ordnen Sie den bestehenden Inhalt dem richtigen Fall zu. Bei unterschiedlichen Begriffen hilft eine gemeinsame Benennung im Team. So suchen Sie nicht pauschal nach weiterer Software, sondern nach einer Funktion, die genau den festgestellten Engpass löst.
Den Praxistest am vollständigen Arbeitsweg ausrichten
Bei easymed lässt sich ein konkreter Arbeitsweg vom Termin bis zur Privatabrechnung prüfen: Termin im Kalender organisieren, digitale Anamnese in der Patientenakte ansehen, Behandlung am Termin dokumentieren und die Rechnung aus den dokumentierten Terminen erstellen. Kalender, Akte, Dokumentation und Rechnung gehören damit zu demselben Vorgang.
Testen Sie diesen Ablauf mit den Teamrollen, die ihn später tatsächlich nutzen. Eine Person vereinbart den Termin, eine prüft die Akte und dokumentiert den Besuch, eine weitere bereitet die Rechnung vor. Notieren Sie bei jedem Schritt, welche Information übernommen wird, welche Eingabe nötig bleibt und wer die nächste Entscheidung trifft. Verwenden Sie für den Softwarevergleich eine Demo mit Beispieldaten statt einer echten Patientenakte.
Der Mittelstand-Digital-Wegweiser für Cloud-Services gliedert den Auswahlweg in Anforderungsermittlung, Auswahl und Einführung. Er empfiehlt, Anforderungen vor dem Vergleich festzulegen und den ausgewählten Dienst mit einer passenden, begrenzten Datenmenge zu testen. Auch eine ausgewählte Gruppe künftiger Nutzer kann den Test durchführen. Der Wegweiser beschreibt dafür ein schrittweises Vorgehen vom Bedarf bis zur Einführung.
Muss-Kriterien von späteren Wünschen trennen
Schreiben Sie höchstens wenige Muss-Kriterien auf, die sich im Test direkt prüfen lassen: Der gewählte Vorgang muss durchführbar sein, die nächste zuständige Person muss die dazugehörige Information finden, und die benötigte Abrechnungsart muss abgedeckt sein. Als Soll-Kriterium kann gelten, dass eine Information nicht erneut eingetragen werden muss oder eine Vertretung den nächsten Schritt leichter erkennt.
Funktionen, die den aktuellen Engpass nicht lösen, kommen auf eine spätere Wunschliste. Markieren Sie einen zusätzlichen Nutzen als Soll-Kriterium und einen hilfreichen, aber derzeit nicht nötigen Punkt als Kann-Kriterium. Der Cloud-Wegweiser von Mittelstand-Digital verwendet ebenfalls die Unterscheidung in K.O.-, Soll- und Kann-Kriterien. Fragen Sie bei jedem wichtigen Punkt außerdem, ob er im Grundumfang enthalten ist, ein Zusatzmodul erfordert oder eine zusätzliche Einrichtung voraussetzt. So vergleichen Sie die tatsächlich benötigte Lösung und den vereinbarten Leistungsumfang.
Einführungskosten einer Praxissoftware im gleichen Zeitraum vergleichen
Ein Beispielangebot enthält 90 Euro monatlich und 600 Euro einmalig für die Einrichtung. Für zwölf Monate ergibt das: 12 × 90 Euro plus 600 Euro, also 1.680 Euro. Die Beispielgrafik trennt den Monatsbetrag, die einmalige Einrichtung und die Teamzeit, damit diese Aufwände nicht miteinander vermischt werden.
Prüfen Sie zusätzlich, welche Kosten für benötigte Geräte, Datenübernahme, Einweisung oder ein vorübergehend weiterlaufendes Altsystem im Angebot stehen. Drei Personen, die jeweils zwei Stunden an der Einweisung teilnehmen, bringen zusammen sechs Personenstunden ein. Diese Zeit ist keine weitere Angebotsposition, hilft Ihnen aber bei der Planung des Praxisbetriebs. Vergleichen Sie Anbieter über denselben Zeitraum und mit demselben Umfang; so sehen Sie, welche Positionen enthalten sind und welche nur bei Bedarf dazukommen.
Datenübernahme und Startpunkt gemeinsam planen
Legen Sie vor dem Wechsel fest, ab welchem Tag neue Termine und Angaben im neuen Arbeitsweg geführt werden. Entscheiden Sie außerdem, welche historischen Informationen im bisherigen System zugänglich bleiben sollen und welche Daten Sie übernehmen möchten. Klären Sie, wer einen Testimport prüft und an welchem Ergebnis Sie die vollständige Umstellung festmachen.
easymed bietet eigene Importabläufe für Etermin, Simplimed und Billfox sowie CSV- und API-Importe für weitere Systeme. Im Importassistenten lässt sich zunächst eine Vorschau mit einer begrenzten Anzahl von Datensätzen prüfen. Welche Datenfelder und Anhänge aus einem Altsystem übernommen werden, hängt von der jeweiligen Quelle ab. Besprechen Sie deshalb den konkreten Export, die Zuordnung und den gewünschten Umfang vor dem Start. Informationen zum Wechsel zu easymed beschreiben die verfügbaren Wege.
Halten Sie den Wechselpunkt für alle Mitarbeitenden fest: neue Vorgänge werden ab dann im vereinbarten System weitergeführt, während historische Unterlagen über den abgestimmten Zugang erreichbar bleiben. Wenn einzelne Änderungen noch in beiden Systemen gepflegt werden müssen, begrenzen Sie diesen Zeitraum und nehmen Sie ihn in die Kosten- und Zeitplanung auf.
Wünsche nach ihren Abhängigkeiten ordnen
Ein Team möchte digitale Anamnese, einen gemeinsamen Kalender und eine neue Berichtsvorlage einführen. Wenn die Vorlage Informationen aus der Akte braucht, beginnt die Prüfung bei der Zuordnung und der zum Termin erfassten Dokumentation. Dann lässt sich der Nutzen des späteren Berichts am selben Vorgang beurteilen.
Das ist ein Beispiel für eine mögliche Abhängigkeit, kein fester Projektplan für jede Praxis. Wenn vor allem die Terminvergabe hakt, testen Sie zuerst den Kalender. Wenn eine Berichtsfunktion entscheidend ist, lassen Sie sich genau die benötigte Vorlage und ihren Umfang zeigen. Schreiben Sie zum Abschluss den ersten Arbeitsschritt, die dafür verantwortliche Rolle und den Zeitraum für Ihren Kostenvergleich auf. Damit kann Ihr Team die Auswahl an einem konkreten Praxisablauf weiterführen.
