Eine Behandlungsvereinbarung in der Physiotherapie hält fest, welche Leistung Ihre Praxis zu welchem Honorar anbietet. Für die Verwaltung braucht das Team den Bezug zu Person, Behandlungsphase und Anlass. So lässt sich die passende Unterlage auch bei einer Rückfrage direkt einordnen. easymed stellt Behandlungsverträge und Aufklärung digital bereit, auf Wunsch mit Unterschrift am Tablet. Die Patientenakte führt Stammdaten, Dokumente und Verlauf zusammen; erfasste private Leistungen können in den Rechnungsweg einfließen.
Mit einer verständlichen Vereinbarung beginnen
Der Behandlungsvertrag verbindet die zugesagte Behandlung mit der vereinbarten Vergütung (§ 630a BGB). Für die Praxisvorlage hilft eine klare Übersicht: Welche Leistung wird angeboten, welchen Umfang hat sie, welches Honorar gilt und welcher Zahlungsweg ist vorgesehen? Bei einer zeitlich begrenzten Vereinbarung sollte auch erkennbar sein, für welche Behandlungsphase sie gilt.
Im Beispiel beginnt eine Patientin eine private Behandlungsphase. Vor dem ersten Termin erhält sie die Angaben zur angebotenen Leistung und zum Preis. Ihre Rückfrage betrifft den Umfang eines vorbereitenden Gesprächs. Das Team erläutert den Bestandteil und ordnet die besprochene Vereinbarung der Patientenakte zu. Beim nächsten Kontakt lässt sich damit nachvollziehen, welches Angebot damals gemeint war.
Eine digitale Unterschrift kann den Aufnahmeweg am Empfang verkürzen. Die Patientin sollte die Unterlage lesen und ihre Fragen vor der Unterschrift klären können. Für Vereinbarungen im Zusammenhang mit einer Aufklärung oder Einwilligung sieht § 630e Absatz 2 BGB außerdem vor, dass die Patientin eine Abschrift der unterzeichneten Unterlage erhält. Planen Sie die Ausgabe oder Bereitstellung deshalb direkt im Aufnahmeablauf mit ein.
Vereinbarung und Patienteninformationen gemeinsam nutzen
In easymed führt die digitale Patientenakte Stammdaten, Unterlagen und Informationen zum Behandlungsverlauf zusammen. Das Team arbeitet mit derselben Akte und den jeweils eingerichteten persönlichen Zugriffsrechten. Die Vereinbarung bleibt so im Zusammenhang mit der richtigen Person auffindbar.
Digitale Selbstauskunft unterstützt bereits die Vorbereitung: Patientinnen können Angaben über einen persönlichen Link übermitteln. Für Einwilligungen speichert easymed den bestätigten Wortlaut mit seiner Fassung bei der Person. Wird der Einwilligungstext geändert, bleibt die zuvor bestätigte Fassung erhalten; eine neue Zustimmung bezieht sich auf den neuen Wortlaut. Diese Versionsfunktion betrifft den Einwilligungstext und macht die Vereinbarung nicht mit der Einwilligung gleich.
Beide Unterlagen beantworten unterschiedliche Fragen. Die Behandlungsvereinbarung beschreibt die vereinbarte Leistung und Vergütung. Wenn eine konkrete medizinische Maßnahme eine Einwilligung voraussetzt, muss die dafür erforderliche Aufklärung mündlich, verständlich und so rechtzeitig erfolgen, dass die Patientin ihre Entscheidung wohlüberlegt treffen kann (§ 630e BGB). Die digitale Unterlage kann das Gespräch ergänzen und dessen Bezug festhalten.
Den maßgeblichen Stand auffindbar halten
Bei mehreren Behandlungsphasen bleibt die Vereinbarung mit ihrem Anlass verbunden. Im Beispiel gehört die erste Fassung zur zunächst vereinbarten Leistung. Eine spätere Fassung betrifft ein zusätzlich vereinbartes Angebot in der folgenden Phase. Person, Leistung, Behandlungsphase und Datum machen deutlich, welche Unterlage für welchen Kontakt heranzuziehen ist.
Eine kurze Bezeichnung ist dafür oft hilfreicher als ein langer Dateiname. Nennen Sie beispielsweise die Leistung und den Beginn der betreffenden Phase. Bei einer Rückfrage zum früheren Honorar lässt sich dann die damalige Unterlage heranziehen; für den neuen Termin nutzt das Team die neu besprochene Leistung.
Wenn Sie eine Eintragung in der Behandlungsakte berichtigen oder ändern, muss neben dem ursprünglichen Inhalt erkennbar bleiben, wann die Änderung vorgenommen wurde (§ 630f Absatz 1 BGB). Halten Sie daher frühere und neue Angaben unterscheidbar, statt einen geänderten Stand ohne zeitlichen Bezug zu überschreiben.
Veränderungen mit klarem Anlass bearbeiten
Kommt zu einer bestehenden Behandlung eine weitere Leistung hinzu oder ändert sich ihr Umfang, besprechen Sie das neue Angebot samt Honorar vor der Durchführung und halten Sie fest, ab wann es gilt. Im Beispiel ergänzt das Team ein gesondertes Gespräch. Die neue Unterlage wird der betreffenden Behandlungsphase zugeordnet; die frühere Vereinbarung bleibt für Rückfragen zu ihrem damaligen Umfang relevant.
So bleibt eine Vereinbarung in der Patientenakte auch bei einer Übergabe verständlich. Die nächste Mitarbeiterin findet die besprochene Leistung und ihren Anlass, statt erst das gesamte Aufnahmegespräch rekonstruieren zu müssen. Eine neue Kontaktadresse ist dagegen zunächst eine Änderung der Patienteninformation: Sie gehört in die Stammdaten, während ein geändertes Behandlungsangebot bei der Vereinbarung erläutert wird.
Kostenfragen vor der Behandlung verständlich beantworten
Das eigene Honorar und eine mögliche Erstattung durch eine Versicherung sind zwei verschiedene Informationen. Erläutern Sie den Praxispreis und den enthaltenen Leistungsumfang. Eine Versicherungsunterlage kann dem Team helfen, die eigenen Angaben einzuordnen; sie beantwortet nicht automatisch, welchen Betrag der jeweilige Kostenträger übernimmt.
Weiß der Behandelnde, dass eine vollständige Kostenübernahme durch einen Dritten nicht gesichert ist, oder liegen dafür hinreichende Anhaltspunkte vor, muss er die Patientin vor Behandlungsbeginn in Textform über die voraussichtlichen Kosten informieren (§ 630c Absatz 3 BGB). Praktisch lässt sich die Information mit dem geplanten Angebot, den angesetzten Preisen und dem erwarteten Gesamtbetrag verständlich darstellen. Ändert sich der geplante Umfang, besprechen Sie die neuen Kosten, bevor die zusätzliche Leistung beginnt.
Vereinbarte Leistungen in den Rechnungsweg mitnehmen
In easymed können Praxen private Leistungen mit eigenen Preisen führen. Aus den erfassten Leistungen erstellt das Team Rechnungen, die als PDF bereitgestellt oder per E-Mail versendet werden können. Die Vereinbarung selbst ersetzt dabei nicht die Erfassung der tatsächlich durchgeführten Leistung.
Für eine Rückfrage stehen so drei passende Grundlagen bereit: das besprochene Angebot, die dokumentierte Behandlung und die Rechnung. Ihr Team kann die abgerechnete Position mit dem vereinbarten Umfang vergleichen und erklären, was durchgeführt wurde. Die Patientenakte führt diese Informationen beim Patienten zusammen und macht die Verwaltung der Behandlungsvereinbarung im Praxisalltag übersichtlich.
