Terminausfälle auswerten heißt, zwei Fragen getrennt zu beantworten: Wie viele ursprüngliche Terminvereinbarungen fanden nicht statt, und wie viel der frei gewordenen Zeit wurde später neu belegt? Im Beispiel mit 120 geplanten Terminen führen acht Absagen und drei nicht wahrgenommene Besuche zu elf ausgefallenen Vereinbarungen. Das sind rund 9,2 Prozent. Die Beispielrechnung beschreibt eine selbst festgelegte Praxiskennzahl, keinen Branchenwert.
Erinnerungen, Onlineänderungen und Warteliste verbinden
Mit easymed können Patienten über den Bestätigungslink ihrer Onlinebuchung Termine verschieben oder absagen. Ein freier Termin wird passenden Wartenden angeboten; die Benachrichtigung kann per E-Mail oder WhatsApp erfolgen. Wer zuerst zusagt, erhält den Termin, weitere offene Angebote laufen aus. Damit gehören Änderung, Kalender und mögliche Neuvergabe zum selben Ablauf.
Das Team bearbeitet weiterhin telefonische Absagen und prüft, ob ein neu angebotener Termin tatsächlich stattgefunden hat. Diese Schritte beantworten unterschiedliche Fragen: Die ursprüngliche Absage bleibt eine Absage, auch wenn eine andere Person die Zeit später nutzt. Für eine Auswertung sollten Sie deshalb sowohl den ursprünglichen Kalenderstatus als auch die spätere Nutzung betrachten.
Eine Erinnerung kann dazu beitragen, dass Patienten einen Termin wahrnehmen oder rechtzeitig absagen. In einer randomisierten Studie von 2012 mit 679 Teilnehmenden in zwei ambulanten Physiotherapieabteilungen lag der Anteil der Nichterscheinungen ohne Absage bei 11 Prozent mit SMS-Erinnerung und bei 16 Prozent ohne Erinnerung; bei Absagen und Anwesenheit zeigte sich kein Unterschied. Das ist ein Ergebnis dieser beiden Einrichtungen, kein Sollwert für eine einzelne Praxis. Es zeigt, warum Erinnerungen und Neuvergabe getrennt betrachtet werden sollten. Zur Studie bei PubMed.
Die Fragestellung vor der Zahl festlegen
Wählen Sie zuerst eine konkrete Frage. Möchten Sie wissen, wie viele ursprünglich vereinbarte Besuche nicht stattfanden, zählen Sie Absagen und Nichterscheinen gemeinsam. Möchten Sie nur den Anteil der Nichterscheinungen betrachten, erfassen Sie diesen getrennt von vorherigen Absagen. Schreiben Sie neben das Ergebnis, welche Status in Zähler und Nenner eingehen.
Auch der Zeitraum gehört zur Zahl. Eine einzelne Woche kann durch Feiertage, Urlaub oder viele Ersttermine anders aussehen als der restliche Plan. NHS England empfiehlt für seine ambulanten Klinikdaten eine wöchentliche oder monatliche Ausgangsbasis über ein Jahr und vergleicht unter anderem Wochentag, Uhrzeit und Vorlauf der Buchung. Für die eigene Praxis hilft derselbe Gedanke: wiederkehrende Zeiträume mit denselben Terminkategorien vergleichen. NHS-England-Leitfaden zu Nichterscheinungen.
Eine kombinierte Praxiskennzahl können Sie so berechnen: (Absagen + Nichterscheinungen) ÷ alle ursprünglich geplanten Termine × 100. Eine reine No-Show-Rate beantwortet eine andere Frage. Im NHS-England-Leitfaden werden abgesagte Termine beispielsweise aus dem Nenner der Nichterscheinungsrate ausgeschlossen. Diese Definition ist eine Orientierung für die dortige Versorgungsstatistik; für Ihre interne Auswertung zählt, dass Sie dieselbe Regel konsequent verwenden.
Kalenderzustände eindeutig verwenden
Eine Absage wird erfasst, wenn die ursprüngliche Vereinbarung vor dem Termin aufgehoben wird. Bei einem Nichterscheinen bleibt die Person ohne vorherige Absage aus. Eine Verschiebung verlegt die bestehende Vereinbarung auf einen neuen Zeitpunkt. Diese Status sollten in einer Auswertung getrennt erkennbar bleiben, damit Absage, ungenutzte Zeit und Terminverlegung nicht dieselbe Zahl beschreiben.
Eine Neuvergabe ändert den Verlauf des Zeitfensters, aber nicht den Status der ersten Vereinbarung. Bei einer Verschiebung wird dagegen ein Zeitpunkt frei, während die Behandlung zu einem anderen Termin stattfindet. Die drei Kalenderfälle zeigen, warum Sie ursprüngliche Vereinbarung und spätere Belegung getrennt erfassen.
Eine Terminausfallquote am Beispiel richtig lesen
In der Beispielrechnung sind 120 Termine geplant: 8 werden abgesagt und 3 erscheinen ohne vorherige Absage nicht. Das sind 11 von 120, also 9,2 Prozent, bezogen auf alle ursprünglich vereinbarten Termine. Die Zahl umfasst damit angekündigte Absagen und Nichterscheinungen.
Wenn Sie nur Nichterscheinungen auswerten und die acht abgesagten Termine aus dem Nenner herausnehmen, bleiben 112 nicht abgesagte Vereinbarungen. Drei davon wurden nicht wahrgenommen: 3 geteilt durch 112 ergibt rund 2,7 Prozent. Das Beispiel zeigt, dass dieselben Kalenderdaten je nach Frage zu unterschiedlichen, jeweils klar benannten Kennzahlen führen.
Fünf von acht abgesagten Zeitfenstern werden im Beispiel neu vergeben; das entspricht 62,5 Prozent der abgesagten Zeiten. Wenn diese fünf Termine auch stattfinden, bleiben sechs der elf betroffenen Zeitfenster ungenutzt. Die Zahl der ursprünglichen Absagen bleibt elf; die zusätzliche Quote zeigt, wie viele dieser Zeitfenster durch eine Neuvergabe wieder genutzt werden. Für eine echte Auslastungsanalyse zählt daher auch der abschließende Status der Neuvergabe.
Ein kurzer und ein langer Termin zählen jeweils als ein Besuch, belegen aber unterschiedlich viele Minuten. Ergänzen Sie für die Wochenplanung deshalb bei Bedarf die tatsächlich frei gebliebenen Minuten. Für eine wirtschaftliche Betrachtung gehören zusätzlich die konkreten Leistungen und Preise in die Rechnung; die Zahl der ausgefallenen Termine allein zeigt keinen Umsatzverlust.
Den Zeitpunkt einer Absage für die Bearbeitung nutzen
Eine Absage kann aus dem Behandlungszimmer an den Empfang weitergegeben werden. Das Motiv zeigt eine kurze Übergabe zwischen zwei Teammitgliedern. Ob die Nachricht persönlich, telefonisch oder per Portal kommt: Für die spätere Auswertung zählt, dass sie dem vorhandenen Termin zugeordnet und der Kalenderstatus aktualisiert wird. Notieren Sie den Vorlauf der Absage, wenn Sie prüfen möchten, ob kurzfristige Änderungen häufiger ungenutzt bleiben.
KI Generiert
Bei einer Absage über den easymed-Bestätigungslink wird der frei gewordene Termin im Kalender verfügbar und passenden Wartenden angeboten. Trifft die Nachricht telefonisch ein, ordnet das Team sie dem Termin zu und trägt die Änderung im gemeinsamen Kalender ein. So kann der Empfang die Information direkt dem richtigen Zeitfenster zuordnen, während die Behandlung weiterläuft.
Die Smart-Warteliste berücksichtigt passende Angaben wie Leistung, Behandler, Wochentag und Uhrzeit. Erhält eine passende Anfrage das Angebot und nimmt es an, wird die Zeit belegt; andere offene Angebote verfallen. Bleibt die Zusage aus, bleibt das Zeitfenster frei. Für die Auswertung unterscheiden Sie deshalb drei Werte: kurzfristig frei gewordene Zeitfenster, versandte Angebote und tatsächlich wahrgenommene Neuvergaben.
Terminverschiebungen über mehrere Schritte zusammenhalten
Bei einer Verschiebung gehören der bisherige und der neue Zeitpunkt zur selben Vereinbarung. Wenn Sie vollständig entfallene Besuche zählen, behandeln Sie die Verlegung deshalb anders als eine abgesagte Behandlung. Wenn Sie dagegen freigewordene Kalenderzeiten betrachten, erfassen Sie den alten Slot als frei und den späteren Termin als neue Belegung. Schreiben Sie die Zählregel neben Ihre Auswertung.
Eine Änderung in einer Terminserie kann nur einen Besuch betreffen; die übrigen Termine der Serie bleiben bestehen. Für einen aussagekräftigen Vergleich erfassen Sie die tatsächlich verschobene Vereinbarung, statt die gesamte Serie als ausgefallen zu zählen. Bei einer Frage zur Auslastung betrachten Sie zusätzlich, ob das alte Zeitfenster neu vergeben wurde.
Eine passende Verbesserung im normalen Ablauf umsetzen
Vergleichen Sie zuerst dieselben Terminarten, Zeiträume und Statusgruppen. Wenn viele Termine ohne vorherige Nachricht ausfallen, kann eine gut auffindbare Erinnerung mit einem einfachen Änderungsweg sinnvoll sein. Wenn Absagen zwar eingehen, freie Zeiten aber ungenutzt bleiben, prüfen Sie, ob die Wartelistenanfragen zu Leistung, Behandler und Zeitfenster passen. Die Auswertung zeigt Ihnen, an welcher Stelle eine Änderung ansetzen kann.
Wählen Sie eine konkrete Anpassung und prüfen Sie danach erneut dieselben Kennzahlen. So erkennen Sie, ob sich weniger ursprüngliche Termine erledigen, mehr Absagen früh genug eingehen oder mehr freie Zeitfenster neu vergeben werden. Behalten Sie dieselben Kategorien bei, damit sich die Veränderung in den Zahlen ablesen lässt.
