Eine Blankoverordnung in der Physiotherapie verändert, wer den Behandlungsplan konkret festlegt: Bei den aktuell vertraglich geregelten Schulterdiagnosen der Diagnosegruppe EX bestimmt die physiotherapeutische Fachperson nach der Diagnostik Heilmittel, Frequenz, Dauer und Zahl der Einheiten. Für die Terminplanung heißt das: Der Empfang bucht nach dem dokumentierten Therapieplan; eine einzelne Absage ändert zunächst nur den betroffenen Kalendereintrag. Der Vertrag setzt einen klaren Rahmen von höchstens 16 Wochen ab Verordnungsdatum.
easymed unterstützt die organisatorische Seite mit einem gemeinsamen Kalender für Terminserien, Pufferzeiten und Behandlerzuordnung sowie einer Patientenakte für Verlauf, Behandlungstexte und Dokumente. So finden Behandlung und Empfang die vereinbarten Zeiten und die aktuelle Information zur jeweiligen Person im Praxisalltag.
Die passende Verordnungsgrundlage einmal zuordnen
Die Blankoverordnung kennzeichnet bestimmte Schulterdiagnosen mit Diagnosegruppe EX und einem gelisteten ICD-10-Code. Die physiotherapeutische Fachperson legt darauf aufbauend Heilmittel, Frequenz, Dauer und Zahl der Behandlungseinheiten fest. Bei einer regulären Heilmittelverordnung bilden die ärztlich verordneten Angaben zu Heilmittel, Frequenz und Einheiten die Grundlage für die Terminserie.
Die aktuellen Vertragsunterlagen des GKV-Spitzenverbands führen die indikationsspezifische Anlage und die dazugehörige ICD-10-Codeliste. Prüfen Sie Kennzeichnung „BLANKOVERORDNUNG“, Diagnosegruppe EX und ICD-10-Code gemeinsam. So ordnet die zuständige Person den richtigen Verordnungsweg zu, bevor der Empfang eine Serie einplant.
Vor der ersten Behandlung führt die Physiotherapeutin oder der Physiotherapeut die vorgesehene Diagnostik durch, definiert das Therapieziel und legt den individuellen Plan fest. Er enthält Maßnahmen, Frequenz, Dauer und Anzahl der Einheiten. Im Verlauf wird er geprüft und bei Bedarf angepasst. Für den Empfang hilft eine kurze Übergabe mit der geplanten Folge, der Dauer je Kontakt und der Person für fachliche Rückfragen.
Termine direkt im gemeinsamen Kalender planen
Planen Sie die vereinbarten Kontakte als Terminserie im Praxiskalender. Tages-, Wochen- und Monatsansichten, Pufferzeiten und die Zuordnung zu Behandlern erleichtern den Überblick. Wenn Ihre Behandlung unterschiedliche Räume braucht, lässt sich die Raumansicht in die tägliche Planung einbeziehen.
Die behandelnde Fachperson legt die therapeutische Frequenz und Dauer fest; der Empfang vereinbart die passenden Uhrzeiten. Prüfen Sie bei einer Änderung, welcher Kontakt betroffen ist und welche Termine weiterhin zur abgestimmten Serie gehören. Verschieben Sie nur den Termin, für den eine neue Zeit vereinbart wurde.
In easymed lassen sich Termine im Kalender per Drag & Drop verschieben. Die Patientenakte enthält Verlauf und Behandlungstexte für die nächste Sitzung. Der Empfang setzt die gemeinsam vereinbarten Zeiten um; die therapeutische Entscheidung darüber, ob und wie sich der Plan ändert, hält die behandelnde Fachperson fest.
Eine Änderung klar mit dem Empfang abstimmen
Eine hilfreiche Übergabe nennt die betroffene Sitzung, die weiterhin vereinbarten Termine und die noch offene Frage. Ergänzen Sie, wer die Antwort übernimmt. Ändert sich nur die Uhrzeit, vereinbart der Empfang eine Alternative. Soll sich die therapeutische Frequenz oder die weitere Folge ändern, aktualisiert die behandelnde Fachperson zuerst den dokumentierten Plan.
Ein Beispiel: Nach dem heutigen Kontakt soll eine Sitzung später stattfinden, während die übrigen Zeiten bestehen bleiben. Die Physiotherapeutin hält fest, ob nur der einzelne Termin verschoben wird. Der Empfang bietet eine passende Alternative an und bestätigt die neue Uhrzeit. Eine Frage dazu, ob weitere Sitzungen stattfinden, gibt er an die behandelnde Fachperson.
Eine Anpassung der Therapieplanung wird dokumentiert. So findet eine Kollegin beim nächsten Kontakt die Entscheidung, die geänderte Zeit und den Bezug zur Rückmeldung. Im Kalender stehen anschließend die tatsächlich vereinbarten Termine.
Bestätigte Zeiten und Rückfragen übersichtlich beantworten
Ein bestätigtes Zeitfenster gilt für genau diesen Termin. Es entscheidet nicht über weitere vereinbarte Zeiten. Ist die Antwort zur Terminserie noch offen, nennen Sie die bestätigten Termine und geben die konkrete Frage an die behandelnde Person. So unterscheidet der Patient zwischen einer festen Uhrzeit und einer noch ausstehenden Rückmeldung.
Für WhatsApp steht ein gemeinsamer Posteingang zur Verfügung; Praxis-E-Mails werden dem Patienten zugeordnet. Zusammen mit den sichtbaren Kalenderzeiten kann das Team die Rückfrage zum bestätigten Termin oder zur weiteren Folge einordnen.
Eine Absage mitten in einer geplanten Folge bearbeiten
Bei einer Einzelabsage gibt es zwei Aufgaben: den betroffenen Termin aktualisieren und klären, ob die Frage des Patienten auch die weitere Planung betrifft. Die Absage allein beantwortet nicht, ob die übrigen Termine bestehen bleiben. Deshalb zeigt die zugehörige Grafik getrennt, wie der einzelne Kalendereintrag und die Frage zur Terminserie bearbeitet werden.
Ein Beispiel: Ein Patient sagt die heutige Sitzung telefonisch ab und fragt, ob die restlichen Termine bleiben. Der Empfang erfasst die Absage und prüft den Kalender. Sind weitere Zeiten vereinbart, kann er sie benennen. Soll sich die Folge therapeutisch ändern, holt er die Entscheidung der behandelnden Fachperson ein und passt anschließend die Terminserie an.
Bei einem freigegebenen Online-Termin kann der Patient die Absage oder Verschiebung selbst über den Link in seiner Bestätigung melden. Die Änderung erscheint im Praxiskalender; eine frei gewordene Zeit kann easymed passenden Personen auf der Warteliste anbieten. Eine gleichzeitig offene Frage zur Behandlung wird separat an die zuständige Person gegeben.
Die 16-Wochen-Frist beim Planen berücksichtigen
Eine physiotherapeutische Blankoverordnung ist höchstens 16 Wochen ab Verordnungsdatum gültig. Die geplante Versorgung muss innerhalb dieses Zeitraums stattfinden. Ist das angestrebte Therapieziel früher erreicht, endet die Therapie bereits dann. Diese Grenzen nennt der Vertrag nach § 125a SGB V.
Auch eine Unterbrechung von mehr als 14 Kalendertagen lässt die Blankoverordnung nicht automatisch ungültig werden. Sie verlängert die 16-Wochen-Frist jedoch nicht. Gefährdet die Länge der Unterbrechung das Therapieziel, wird die Behandlung beendet. Eine längere Pause führt also nicht zu zusätzlichen Wochen für die Terminserie.
Ein praktischer Kalenderabgleich umfasst Verordnungsdatum, nächsten vereinbarten Kontakt und eine noch offene Frage zur Fortführung. Vor einer neuen Terminfolge kann die behandelnde Fachperson prüfen, ob der Plan weiterhin passt. Der Empfang aktualisiert danach die Zeiten und gibt die Rückmeldung an den Patienten weiter.
Verlauf und Leistungserfassung in derselben Akte nutzen
Nach einem Termin gehören wesentliche Beobachtungen, durchgeführte Behandlung und nächster Schritt in die Verlaufsdokumentation. Bei einer Blankoverordnung wird auch die Therapieplanung samt Anpassungen festgehalten. In easymed stehen Behandlungstexte, Diagnosen und Leistungserfassung in der Patientenakte mit Timeline zur Verfügung. Das unterstützt die Vorbereitung des nächsten Kontakts und die Teamübergabe.
Ist auf der Verordnung ein Therapiebericht angefordert, nennt der Vertrag als Inhalte unter anderem das geplante und erreichte Therapieziel, die angewendeten Heilmittel mit Anzahl, die Therapiedauer in Wochen und weiterführende Hinweise. Die Verlaufsdokumentation bildet den Bezug zu den tatsächlich stattgefundenen Kontakten.
Eine Ergänzung direkt am vorhandenen Verlauf festhalten
Trifft nach einer Übergabe eine zusätzliche Information ein, ordnen Sie sie der betroffenen Person, dem passenden Kontakt und dem Anlass zu. Wenn daraus eine neue fachliche Entscheidung folgt, aktualisiert die behandelnde Person den dokumentierten Plan. Der Empfang übernimmt anschließend die vereinbarten Zeiten im Kalender.
Die Praxissoftware für Physiotherapie zeigt, wie easymed Kalender und Patientenakte in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung verbindet. Sehen Sie sich den Ablauf anhand einer typischen Terminserie an: von der fachlichen Planung über eine einzelne Terminänderung bis zur verständlichen Teamübergabe.
