Wenn eine Therapiepraxis einen Buchhaltungsdienst beauftragt, beginnt eine gute Zusammenarbeit mit vier klaren Angaben: welche Aufgaben der Dienst übernimmt, welche Unterlagen er dafür braucht, wer Rückfragen beantwortet und wann sowie über welchen Weg die Übergabe stattfindet.
Für die eigenen Privatrechnungen bringt easymed bereits einen geordneten Ausgangspunkt mit. Die Lexware-Anbindung übergibt die Rechnungsdaten aus dem Praxisvorgang, übernimmt die von Lexware vergebene Nummer vor dem PDF-Versand und meldet vollständig bezahlte Rechnungen täglich zurück. Als separater Weg steht ein DATEV-Rechnungspaket für die eigenen Praxisrechnungen bereit. Eingangsrechnungen und weitere Buchhaltungsunterlagen stimmen Sie zusätzlich mit dem Dienst ab.
Auftrag und fachliche Zuständigkeit festlegen
Schreiben Sie zum Start auf, welche Arbeit der externe Buchhalter übernimmt und welches Ergebnis die Praxis erhält. Dazu gehören die benötigten Unterlagen, eine zuständige Person auf beiden Seiten, der Übergabeweg und der regelmäßige Termin. So lässt sich eine spätere Frage direkt dem passenden Arbeitsschritt zuordnen.
Für Tätigkeiten im Rechnungswesen kommt es auf die konkrete Aufgabe an. § 2 Steuerberatungsgesetz grenzt Hilfe in Steuersachen von mechanischen Arbeiten ab und nimmt das Kontieren von Belegen sowie Buchungsanweisungen ausdrücklich aus dieser Ausnahme aus. § 6 StBerG nennt unter Voraussetzungen auch das Buchen laufender Geschäftsvorfälle. Dafür muss die verantwortliche Person eine kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Vorbildung und anschließend mindestens drei Jahre praktische Tätigkeit im Buchhaltungswesen mit mindestens 16 Wochenstunden mitbringen. Fragen Sie bei solchen Aufgaben, wer die Verantwortung trägt und welche Tätigkeiten im Auftrag enthalten sind. Eine steuerliche Einzelfallprüfung gehört zu einer dazu befugten Person.
Vereinbaren Sie außerdem, wer fehlende Unterlagen nachreicht und wie eine Vertretung bei Abwesenheit erreichbar ist. Ein fester Ansprechpartner und ein wiederkehrender Abgabetermin machen den Auftrag für das ganze Praxisteam verständlich.
Praxisrechnungen und Eingangsbelege getrennt übergeben
Bei der Lexware-Anbindung werden Patient und Adresse, Rechnungsdatum und Betrag mit einer Sammelposition übergeben. Lexware vergibt die Rechnungsnummer; easymed verwendet sie, bevor das PDF erstellt und versendet wird. Der tägliche Rückweg betrifft vollständig bezahlte Rechnungen. Damit muss das Team die eigenen Ausgangsrechnungen nicht in einem zweiten Nummernkreis führen oder Zahlungseingänge erneut in easymed eintragen.
Das DATEV-Rechnungspaket ist ein eigener Weg für die Übergabe dieser Praxisrechnungen. Legen Sie mit dem Empfänger fest, welcher Weg für den betreffenden Rechnungsbestand und Zeitraum genutzt wird. Die Lexware-Anbindung und das DATEV-Paket betreffen die eigenen Ausgangsrechnungen; Lieferantenrechnungen, Verträge und weitere Eingangsunterlagen folgen dem vereinbarten Buchhaltungsweg.
Bereits ausgestellte Rechnungen behalten ihre bisherige Nummer. Legen Sie deshalb fest, ab welchem Zeitpunkt der neue Rechnungsweg gilt und welcher Bestand noch über den bisherigen Ablauf bearbeitet wird. So bleibt die Zuordnung der alten und neuen Rechnungen nachvollziehbar.
Eingangsbelege mit ihrem konkreten Anlass übergeben
Eine Lieferantenrechnung sollte vollständig sein und sich dem Praxiszweck zuordnen lassen. Bei einer Materialrechnung kann eine kurze Notiz wie „Verbrauchsmaterial für den Behandlungsraum“ den betrieblichen Zusammenhang sichtbar machen, wenn er aus dem Beleg selbst nicht hervorgeht.
Im Beispiel enthält die eingereichte Datei nur die erste Seite der Materialrechnung. Die zweite Seite enthält weitere Positionen und die Summe. Der Dienst fragt genau diese Seite an; die Praxis ergänzt sie und übermittelt denselben vollständigen Beleg. Mit der vollständigen Rechnung wird die vereinbarte Bearbeitung fortgesetzt.
Eine konkrete Rückfrage spart eine erneute Erklärung des ganzen Buchhaltungswegs. Der Hinweis kann den Beleg und die fehlende Information nennen: „Bitte die zweite Seite der Materialrechnung ergänzen; dort fehlen Positionen und Summe.“ Die Praxis antwortet über den vereinbarten Kanal und ordnet die Ergänzung demselben Vorgang zu.
Datenzugang auf die Aufgabe begrenzen
Gewähren Sie nur die erforderlichen Rechnungs- und Belegdaten und benennen Sie die Personen, die sie für die Aufgabe brauchen. Die fachliche Behandlungsdokumentation bleibt davon getrennt: Ein Buchhaltungsdienst braucht für die Rechnungsarbeit keinen vollständigen klinischen Verlauf. Wenn Sie die Rechte eines easymed-Mitarbeitenden für eine Verwaltungsaufgabe anpassen, stehen Berechtigungen je Mitarbeitendem bereit. Prüfen Sie, ob der vereinbarte Rechnungsweg genügt, bevor Sie einen weiteren Zugang vergeben.
Ob der Buchhaltungsdienst für eine Datenverarbeitung Auftragsverarbeiter ist, richtet sich nach der konkreten Tätigkeit. Der Europäische Datenschutzausschuss ordnet die Rolle für jede Verarbeitung anhand der tatsächlichen Aufgaben ein; die Bezeichnung im Vertrag allein entscheidet nicht. Wenn der Dienst personenbezogene Daten im Auftrag der Praxis verarbeitet, verlangt Artikel 28 DSGVO eine schriftliche Vereinbarung mit Gegenstand, Dauer, Zweck, Datenarten und den Rechten und Pflichten beider Seiten. Sie hält auch fest, wie Daten nach Ende der Verarbeitung zurückgegeben oder gelöscht werden; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben dabei zu berücksichtigen.
Die erste Abgabe in den Regelweg überführen
Wählen Sie für den Einstieg einen überschaubaren Zeitraum und alle Unterlagen, die der Dienst für seinen Auftrag braucht. Nutzen Sie den vereinbarten Kanal. Bei Ausgangsrechnungen läuft die festgelegte Lexware- oder DATEV-Übergabe weiter; die erste Abgabe zeigt, ob Zeitraum, Format und Eingangsunterlagen beim Empfänger gut nutzbar sind.
Der Dienst kann bei der ersten Bearbeitung eine konkrete fehlende Seite oder Angabe benennen. Die Praxis ergänzt genau diese Unterlage. So wird ein tatsächlicher Arbeitsschritt abgeschlossen, ohne einen allgemeinen zusätzlichen Probelauf anzusetzen.
Halten Sie anschließend den Termin für die nächste Abgabe und denselben Übergabeweg fest. Die Folgeabgabe greift dann den vereinbarten Rhythmus auf. Eine Rückfrage nennt weiterhin den Beleg oder Zeitraum und die benötigte Ergänzung.
Zusammenarbeit und Ende von Anfang an mitdenken
Zum Auftrag gehört auch ein klarer Abschluss: Welche Unterlagen und Ergebnisse kommen nach Ende der Zusammenarbeit zur Praxis zurück, welche offenen Fragen werden noch übergeben und wann enden die eingerichteten Zugänge? Diese Punkte lassen sich bereits bei der Aufgabenverteilung festhalten.
So bleibt die Rollenverteilung übersichtlich: easymed verbindet die eigenen Praxisrechnungen mit dem gewählten Rechnungsweg. Der Buchhaltungsdienst bearbeitet die vereinbarten Unterlagen, und die Praxis ergänzt konkrete fehlende Angaben. Ein klarer Auftrag und ein wiederkehrender Übergabetermin machen daraus einen handhabbaren Arbeitsablauf.
