Die Buchhaltung einer Physiotherapiepraxis wird übersichtlicher, wenn Ausgangsrechnungen und Zahlungseingänge im Alltag zusammenfinden. Mit aktiviertem Lexware-Office-Zusatzmodul übergibt easymed abgeschlossene Privatrechnungen automatisch als Beleg an Lexware. Lexware vergibt die Rechnungsnummer; easymed übernimmt sie für PDF, Druck und Versand. Ein täglicher Abgleich meldet vollständig ausgeglichene Rechnungen zurück und setzt sie in easymed auf bezahlt. Das Team muss diese Zahlungseingänge nicht noch einmal von Hand nachtragen.
Die Anbindung betrifft Ausgangsrechnungen, die in easymed abgeschlossen werden. Lieferantenrechnungen und andere Einkaufsbelege kommen weiterhin in Ihre eigene Ablage. Für die monatliche Routine sammeln Sie diese Unterlagen, ergänzen fehlende Belege und klären einzelne offene Fragen. So verbindet der Beitrag den laufenden Rechnungsweg mit drei Praxisfällen: fehlender Materialbeleg, Zahlung mit unklarem Bezug und berichtigte Lieferantenrechnung.
Private Rechnungen automatisch an Lexware übergeben
Die Lexware-Office-Anbindung beginnt beim normalen Abschluss der Rechnung in easymed. Der Beleg wird mit Anschrift, Datum, Betrag und einer Sammelposition übertragen. Lexware vergibt die Belegnummer; easymed übernimmt sie als eigene Rechnungsnummer. Anschließend entstehen PDF, Druck und Versand mit dieser gemeinsamen Nummer.
Das verbindet die Privatabrechnung mit der Buchhaltung. Die Rechnung muss nicht noch einmal als neuer Beleg abgetippt werden. Bei einer Überweisung kann der Patient dieselbe Nummer nennen, die Lexware beim Bankabgleich verwendet. Einzelne Behandlungsleistungen, Diagnosen und Dokumentation bleiben dabei in der Praxissoftware; die Buchhaltung erhält den benötigten Rechnungsbezug.
Nach der Aktivierung werden die betreffenden neuen Rechnungen über diesen Weg übertragen. Bestehende ältere Rechnungen behalten ihre bisherige easymed-Nummer. So ist der Start der Anbindung verständlich, während die vorhandene Rechnungshistorie weiter verfügbar bleibt. Ihr täglicher Ablauf bleibt der normale Rechnungsabschluss in easymed.
Zahlungseingänge im täglichen Abgleich nutzen
Ein täglicher Lauf fragt bei Lexware nach, welche übertragenen Belege vollständig ausgeglichen sind. Die entsprechenden offenen Rechnungen werden in easymed auf bezahlt gesetzt. Auf Wunsch kann der Abgleich auch von Hand angestoßen werden. Für den normalen Ablauf übernimmt ihn die Anbindung automatisch.
Eine bereits bar oder per Karte bezahlte Rechnung bleibt bezahlt. Die Rückmeldung öffnet diese Rechnung nicht wieder. Für das Team ist damit der Rechnungsstatus direkt nutzbar, wenn am Empfang eine Frage zum Zahlungsstand kommt. Es braucht keinen zusätzlichen Monatszettel, auf dem jede bekannte Zahlung noch einmal abgehakt wird.
Bei einer Zahlung mit unklarem Verwendungszweck ist der konkrete Rechnungsbezug die hilfreiche Frage. Betrachten Sie Betrag, Datum und die zugehörige Rechnung, damit die Zahlung richtig zugeordnet wird. Der automatische Abgleich nutzt einen tatsächlichen ausgeglichenen Beleg; eine ähnliche Summe allein erklärt noch keinen bestimmten Vorgang.
Einkaufsbelege an einer gemeinsamen Stelle sammeln
Ausgabenbelege für Praxismaterial, Miete oder Geräte kommen über verschiedene Wege an: E-Mail, Download oder Papier. Sammeln Sie die Unterlagen an der vorgesehenen gemeinsamen Stelle. Ein Beleg wird beim Eingang aufgenommen, damit er später für die Buchhaltung bereitsteht. Für eine verständliche Ablage helfen Lieferant, Datum und Art des Einkaufs.
KI Generiert
Eine per E-Mail oder Download erhaltene elektronische Rechnung bewahren Sie im Format auf, in dem sie angekommen ist, zum Beispiel als PDF oder XML. Die GoBD des Bundesfinanzministeriums, Randziffer 131 nennen dieses empfangene Format ausdrücklich. Ein Ausdruck allein hält die elektronische Originaldatei nicht vor. Zusammengehörige Unterlagen erhalten einen erkennbaren Bezug, damit Rechnung, Zahlung und eine Rückfrage beim selben Einkauf auffindbar sind.
Papierbelege lassen sich mit einem festgelegten Scanablauf in die digitale Ablage übernehmen. Die GoBD, Randziffer 136 beschreiben, welche Punkte ein dokumentiertes Verfahren abdecken soll: Zuständigkeit und Zeitpunkt, die erfassten Belege, die Prüfung auf Lesbarkeit und Vollständigkeit sowie den Umgang mit Fehlern. Für eine kleine Praxis kann daraus eine kurze Teamregel werden: beim Eingang scannen, Seiten auf Vollständigkeit prüfen und die Datei mit Lieferant und Datum ablegen.
Für ausgestellte und erhaltene Rechnungen gilt nach § 14b UStG eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Ein nach Monaten geordneter Bestand muss die Belege deshalb auch nach der Übergabe auffindbar halten. Diese Frist betrifft Rechnungen; andere Unterlagen können eigenen Aufbewahrungsfristen unterliegen.
Die automatische Übergabe der easymed-Rechnungen und diese Einkaufsablage ergänzen sich. Für die monatliche Routine konzentrieren Sie sich auf die Lieferantenbelege und tatsächlich offene Punkte. Die bereits übertragenen privaten Rechnungen müssen nicht noch einmal vollständig aus der Praxissoftware in die Buchhaltung abgeschrieben werden.
Einen fehlenden Materialbeleg gezielt ergänzen
Im ersten Beispiel ist eine Zahlung für Praxismaterial auf dem Konto vorhanden. Die zugehörige Rechnung des Lieferanten fehlt in der Belegablage. Die konkrete Aufgabe lautet deshalb: Rechnung zu diesem Einkauf anfordern. Lieferant und vorhandenes Zahlungsdatum geben den nötigen Bezug für die Nachfrage.
Eine Kollegin fordert den fehlenden Materialbeleg über den vereinbarten Kontaktweg an. Nach Eingang ordnet sie die Unterlage dem betreffenden Einkauf und seiner Zahlung zu. Anschließend steht der vollständige Vorgang für die Übergabe bereit. Die kurze offene Notiz kann mit dem erhaltenen Beleg abgeschlossen werden.
Diese Aufgabe betrifft einen einzelnen fehlenden Einkaufsbeleg. Sie müssen dafür nicht alle bereits vorhandenen Rechnungen erneut aufrollen. Das Beispiel zeigt den Nutzen einer klaren Beleg-Zahlungs-Zuordnung in der Praxis: Eine konkrete Nachfrage ergänzt genau die Unterlage, die noch gebraucht wird, und führt zu einem verständlichen abgeschlossenen Vorgang.
Zahlung und berichtigte Rechnung mit ihrem Bezug weitergeben
Im zweiten Beispiel ist ein Zahlungseingang vorhanden, dessen Verwendungszweck die Rechnung nicht eindeutig nennt. Die Monatsübergabe enthält die konkrete Information zum Betrag und Zahlungsdatum sowie die noch offene Zuordnungsfrage. Sobald die passende Rechnung feststeht, wird der Vorgang mit diesem Bezug weitergeführt. Die Frage bleibt damit nachvollziehbar, statt zwischen unterschiedlichen Listen zu wandern.
Im dritten Beispiel hat ein Lieferant seine Rechnung nach einer Rückfrage berichtigt. Die berichtigte Unterlage verweist auf den früheren Beleg. Für die Buchhaltung geben Sie diesen Zusammenhang kurz mit: welche bereits übergebene Rechnung betroffen ist und welche neue Fassung dazu vorliegt. Die empfangende Stelle kann die Änderung dadurch am richtigen Vorgang bearbeiten.
Eine Berichtigung und eine neu hinzugekommene Rechnung haben unterschiedliche Bedeutungen. Halten Sie deshalb den Bezug zur ursprünglichen Unterlage sichtbar. Für eine Praxis-Beleg-Korrektur genügt eine verständliche Mitteilung mit den beiden Dokumenten und dem vereinbarten Übergabeweg. Die ursprüngliche Monatsübergabe und die nachgereichte Information bleiben so verbunden.
Eine kurze Monatsroutine und einen festen Übergabeweg nutzen
Im monatlichen Verwaltungsfenster ergänzen Sie die gesammelten Einkaufsbelege, schließen einzelne offene Zuordnungsfragen ab und stellen die vereinbarte Übergabe bereit. Der tägliche Rechnungs- und Zahlungsweg zu Lexware läuft bereits. Die monatliche Routine konzentriert sich damit auf zusätzliche Unterlagen und den konkreten Anschluss an Ihre Buchhaltung.
Automatische Lexware-Übergabe
Eine gemeinsame Rechnungsnummer.
Vollständige Zahlungen abgleichen
Rechnungen in easymed bezahlt.
Einkaufsbelege und einzelne Fragen
Vereinbarten Bestand weitergeben.
Für die Steuerberater-Übergabe bietet easymed außerdem den DATEV-Export der Rechnungen als Paket. Als Zusatz ist die direkte Belegübergabe an DATEV Unternehmen online möglich. Wählen Sie mit der empfangenden Kanzlei den passenden Übergabeweg; die vorhandenen Rechnungen stehen dafür zur Verfügung. Ein fest vereinbarter Weg erspart parallele Exporte und unterschiedliche Monatsordner.
Eine kurze Übergabenachricht kann nennen, welche Unterlagen bereitstehen und ob noch ein einzelner Materialbeleg nachkommt. Wurde eine bereits übergebene Lieferantenrechnung berichtigt, nennen Sie den betreffenden Beleg. So braucht die Buchhaltung nicht aus einem neuen Dateinamen zu erraten, was sich gegenüber der vorherigen Übergabe geändert hat.
Belegorganisation begleitet die normale Praxisarbeit
In easymed entstehen Rechnungen aus dem vorhandenen Praxisablauf. Mit der Lexware-Anbindung werden Belegübergabe, gemeinsame Rechnungsnummer und tägliche Rückmeldung vollständig ausgeglichener Rechnungen verbunden. Der Rechnungsstatus steht Ihrem Team in derselben Anwendung zur Verfügung, in der es Patienten, Termine und Abrechnung bearbeitet.
Die hilfreiche eigene Buchhaltungsroutine bleibt überschaubar: Einkaufsbeleg beim Eingang ablegen, eine tatsächlich fehlende Unterlage gezielt ergänzen und den vereinbarten Monatsbestand weitergeben. Das macht die Buchhaltung in der Physiotherapie verständlich und entlastet den Empfang bei der laufenden Belegorganisation. Die automatischen Schritte laufen bereits; Ihr Team bearbeitet die konkreten verbleibenden Anliegen.
