Wenn Sie als Praxisinhaber zwei umsetzbare organisatorische Varianten abwägen, können Sie im Coaching die eigene Entscheidungsfrage klären und begründen. Im Business Coaching für eine Physiotherapiepraxis kann es zum Beispiel darum gehen, Verwaltungszeit als Wochenblock oder in zwei kürzeren Fenstern zu planen. Sie bringen die konkrete Aufgabe, die verfügbaren Zeiten und Ihre eigenen Gründe ein. Als Praxisleitung treffen Sie die Entscheidung selbst. Die ICF-Kompetenzen für professionelles Coaching (2025) geben ICF-Professionals einen Rahmen für klare Ziele, umsetzbare Schritte und die Autonomie des Klienten. Diese Standards gelten für ICF-Professionals.
Für den Zeitvergleich hilft eine sachliche Sicht auf den Praxisbetrieb. Der easymed-Teamkalender bietet Tages-, Wochen- und Monatsansichten, eine Spalte je Behandler und bei eingerichteter Raumplanung auch Raumübersichten. So können Sie die tatsächliche Terminbelegung als Ausgangspunkt in das Coaching mitnehmen und mögliche Verwaltungsfenster im Kontext der Praxiswoche betrachten. Welche Aufgabe zuerst zählt und wie Sie die Zeit im Team abstimmen, entscheiden weiterhin Sie.
Die eigene Entscheidung als Ausgangspunkt nehmen
Beschreiben Sie zuerst, worüber Sie tatsächlich entscheiden möchten. Im Beispiel hat die Praxisinhaberin wöchentlich eine Stunde für organisatorische Arbeit vorgesehen. Sie könnte mittwochs von 14 bis 15 Uhr zusammenhängend arbeiten. Alternativ liegen dienstags und donnerstags jeweils 30 Minuten von 13 bis 13:30 Uhr bereit. Der Zeitumfang beträgt in beiden Varianten 60 Minuten. Unterschiedlich ist seine Verteilung.
Benennen Sie, welche Arbeit in dieser Zeit erledigt werden soll. Die Inhaberin möchte Materialbestellungen vorbereiten und offene Rückmeldungen aus dem Team bearbeiten. Bei einer Bestellung braucht sie gelegentlich mehrere Unterlagen gleichzeitig. Rückmeldungen können dagegen an unterschiedlichen Wochentagen eingehen. Daraus entstehen zwei nachvollziehbare Wünsche: ungestört an einer Sache bleiben und kleinere Fragen früher aufgreifen.
Bringen Sie die bestätigten Rahmenbedingungen mit: Welche Zeiten stehen zur Verfügung, wer übernimmt in dieser Zeit eine bereits vereinbarte andere Aufgabe und welche Arbeiten liegen tatsächlich bei Ihnen? Wenn ein Terminfenster noch mit dem Team abgestimmt werden muss, ist das ein offener Punkt und keine verfügbare Zeit. Eine klare Ausgangsfrage kann lauten: „Welche Verteilung unterstützt meine Bestellung, ohne dass Rückmeldungen aus dem Team unnötig lange liegen bleiben?“ So beginnt das Gespräch mit einer konkreten Praxisentscheidung statt mit dem allgemeinen Wunsch nach mehr Entlastung.
Formulieren Sie außerdem, woran Sie einen brauchbaren ersten Schritt erkennen würden. Die Inhaberin möchte die Bestellunterlagen in einem Durchgang prüfen und zugleich wissen, wann eine Rückfrage aufgenommen wird. Ein solches Ziel lässt sich nach dem ersten Einsatz an der betreffenden Aufgabe überprüfen. Eine zusätzliche Frage zu Praxiszahlen oder steuerlichen Folgen kann sie als fachliche Frage getrennt festhalten.
Die Gründe hinter der ersten Vorliebe verstehen
Vielleicht gefällt Ihnen der längere Block spontan besser. Fragen Sie sich, was daran attraktiv ist: die Ruhe, ein klarer Wochenabschluss oder die Möglichkeit, eine Bestellung vollständig vorzubereiten? Eine solche Begründung verbindet die Vorliebe mit der tatsächlichen Arbeit, die Sie erledigen möchten.
Im Beispiel erinnert sich die Inhaberin an eine Materialbestellung, bei der sie zwischen zwei kurzen Arbeitsphasen den Zusammenhang erneut zusammensuchen musste. Diese Erfahrung erklärt ihren Wunsch nach einer zusammenhängenden Stunde. Gleichzeitig weiß sie, dass eine Rückmeldung vom Dienstag bisher bis Mittwoch liegen blieb. Die zweite Variante verspricht für diese andere Aufgabe einen früheren Anschluss.
Trennen Sie dabei Beobachtung und Annahme. „Bei der letzten Bestellung habe ich zwei Unterlagen erneut geöffnet“ beschreibt etwas Konkretes. „Ein längerer Block löst das Problem“ ist zunächst eine Erwartung, die der erste Durchlauf prüfen kann. Diese Unterscheidung macht sichtbar, welche Informationen feststehen und welche Frage noch offen ist.
Fragen Sie sich auch, welcher Bedarf gerade Vorrang hat. Geht es in dieser Woche vor allem um eine zusammenhängende Bestellung, um zeitnahe Rückmeldungen oder um eine verlässliche Vereinbarung mit dem Team? Eine Priorität ist nachvollziehbar, wenn Sie sie an eine beobachtete Aufgabe und den aktuellen Praxisablauf knüpfen können.
Beide Varianten an denselben Aufgaben betrachten
Nehmen Sie nun für beide Zeitmodelle dieselbe Materialbestellung und dieselbe Rückmeldung an. Im längeren Block kann die Inhaberin die Bestellung zusammenhängend vorbereiten. Für eine am Dienstag eingehende Rückmeldung beginnt die Bearbeitung im geplanten Mittwochstermin. Bei zwei kürzeren Blöcken liegt die erste Rückfragenzeit früher, während die Bestellung möglicherweise eine sinnvoll vorbereitete Zwischenablage braucht.
Lassen Sie Ihre Kriterien nebeneinanderstehen. Im Beispiel heißen sie „Bestellung im Zusammenhang bearbeiten“ und „Rückmeldungen an zwei Tagen aufnehmen“. Beide sind konkret genug, um die Folgen der Varianten zu besprechen. Eine pauschale Bewertung wie „Variante A ist effizienter“ würde dagegen verdecken, welcher Teil der Arbeit tatsächlich gemeint ist.
Der Coach kann Sie bitten, die Kriterien zu gewichten und den Grund dafür zu erklären. Vielleicht möchten Sie zuerst die Bestellung verbessern, weil dort Informationen wiederholt gesucht werden. Vielleicht braucht das Team gerade die zweite Rückfragenzeit dringender. Schreiben Sie bei jedem Zeitmodell kurz dazu, welche Folge es für beide Aufgaben hat. Dann erkennen Sie, welche Priorität Ihre Wahl trägt, ohne eine vermeintlich allgemeingültige Rangliste zu übernehmen.
Prüfen Sie anschließend, ob eine Voraussetzung die Gegenüberstellung verändert. Für zwei kurze Blöcke könnte die Bestellung vorab vollständig vorbereitet werden. Für den längeren Block könnte das Team dringende Rückmeldungen über einen bereits vereinbarten Weg früher weitergeben. Solche Anpassungen zählen nur, wenn sie im Praxisalltag tatsächlich vereinbart und umsetzbar sind.
Die Entscheidung selbst aussprechen
Fassen Sie nach dem Vergleich zusammen, welche Variante Sie zunächst wählen und welcher Grund den Ausschlag gibt. Im Beispiel entscheidet sich die Inhaberin für den Mittwochblock, weil sie die wiederholte Unterlagensuche bei Bestellungen zuerst verbessern möchte. Die bestehenden Rückfragenwege bleiben dabei Teil ihrer Absprache mit dem Team. Sie kann diese Entscheidung nun anhand einer konkreten Aufgabe erläutern.
Eine kurze Satzvorlage macht die Begründung greifbar: „Ich wähle zunächst ___, weil bei ___ gerade ___ zählt. Beim ersten Durchlauf prüfe ich, ob ___.“ Für die Inhaberin könnte das heißen: „Ich wähle zunächst den Mittwochblock, weil ich die Bestellunterlagen in einem Zug prüfen möchte. Beim ersten Durchlauf achte ich darauf, ob alle benötigten Angaben vorbereitet sind.“ Der Satz hält Auswahl, Grund und Prüffrage zusammen.
Klären Sie vor Beginn, ob Ihr Gegenüber für diese Frage als Coach, als fachliche Beratung oder in klar benannten Rollenwechseln arbeitet. Wenn Ihr Steuerberater zugleich als Coach begleitet, können Sie zunächst Ihre Prioritäten entwickeln und die konkrete steuerliche Fachfrage als eigenen Beratungspunkt benennen. Der ICF Code of Ethics sieht für ICF-Professionals vor, vor Beginn Art, Rollen, Verantwortlichkeiten und Vertraulichkeit der Zusammenarbeit zu vereinbaren und innerhalb der eigenen Kompetenz zu arbeiten. Fragen Sie deshalb, welches Gesprächsthema und welche Informationen zur Praxis in die jeweilige Rolle gehören.
Vereinbaren Sie zum Abschluss einen überschaubaren nächsten Schritt. Die Inhaberin plant den vorgesehenen Block ein und bereitet die bekannte Materialbestellung dafür vor. Sie erklärt der Kollegin am Empfang, welche Rückmeldungen sie im Termin aufnehmen wird. So wissen die Beteiligten, was sich ändert und worauf sich die Vereinbarung bezieht.
Die gewählte Variante im Alltag beobachten
Sehen Sie beim ersten vorgesehenen Durchlauf genau auf die Aufgabe, die für Ihre Entscheidung ausschlaggebend war. Konnte die Inhaberin die Bestellunterlagen gemeinsam betrachten? Musste sie eine Information erneut suchen? Hat eine Rückfrage den Ablauf unterbrochen? Diese Beobachtungen zeigen, ob die gewählte Verteilung unter den tatsächlichen Bedingungen brauchbar war.
Halten Sie eine hilfreiche Beobachtung kurz fest. Im Beispiel waren die Lieferantenangaben vollständig vorbereitet, die Rückmeldung zu einem Lagerbestand kam jedoch erst nach dem Arbeitsblock. Die Frage betrifft damit die Vorbereitung der Information. Sie lässt sich gezielt mit der zuständigen Kollegin besprechen. Dafür muss nicht sofort der gesamte Wochenplan geändert werden.
Bringen Sie diesen konkreten Zusammenhang in einen vereinbarten Folgetermin mit. Der Coach kann fragen, ob die Beobachtung Ihren ursprünglichen Entscheidungsgrund verändert oder eine Voraussetzung verbessert werden sollte. Besprechen Sie dieselbe Aufgabe und dieselben Kriterien wie zuvor; so können Sie die erste Wahl einordnen, ohne eine ganze Woche pauschal zu bewerten.
Wenn die zweite Variante inzwischen besser passt, erklären Sie auch den Wechsel. Vielleicht kommt die Rückfragenarbeit nun häufiger an zwei Tagen vor. Ihr Kriterium hat dann einen anderen Stellenwert bekommen. Eine begründete Anpassung benennt den Anlass und die neue Vereinbarung, die Sie mit dem Team umsetzen möchten.
Das Coachinggespräch konkret vorbereiten
Nehmen Sie in das Coaching die konkrete Entscheidungsfrage, beide Zeitvarianten, die betroffenen Aufgaben und Ihre bestätigten Rahmenbedingungen mit. Ergänzen Sie Ihren ersten Grund und eine Beobachtung, an der Sie die Wahl später prüfen möchten. Für eine fachliche Frage zu Steuer oder Praxiszahlen notieren Sie, welche konkrete Information Sie benötigen.
Beginnen Sie mit einer Frage, die heute wirklich offen ist. Vergleichen Sie die Varianten an denselben Aufgaben, sprechen Sie Ihre Priorität aus und vereinbaren Sie, worauf Sie beim ersten Durchlauf achten. So wird Ihre Begründung verständlich und die nächste Entscheidung kann sich auf konkrete Erfahrungen aus dem Praxisalltag stützen.
