Datenschutz bei Praxissoftware wird im Teamalltag greifbar: Jede Person weiß, welche Bereiche sie für ihre Aufgabe braucht, wo Befunde und Unterlagen weitergeführt werden und wie eine Anfrage vor der Weitergabe geprüft wird. In easymed stehen Stammdaten, Verlauf, Dokumente und Hinweise in der Patientenakte; Mitarbeiterrechte legen fest, welche Bereiche einzelne Personen sehen und bearbeiten dürfen. So kann das Team am gemeinsamen Patientenbezug weiterarbeiten, ohne den aktuellen Stand zusätzlich in privaten Kopien zu sammeln.
Die Datenschutz-Grundverordnung, Artikel 32 richtet Schutzmaßnahmen nach Art, Umfang, Zweck und Risiko der Verarbeitung aus. Für eine Therapiepraxis lässt sich daraus ein einfacher Prüfweg ableiten: Wer benötigt welche Information? Was ist am Empfang oder auf einem mobilen Gerät sichtbar? Und wie wird ein Dokument sicher an die richtige Person weitergegeben?
Praxissoftware-Zugänge passend zur Aufgabe einrichten
Persönliche Benutzerkonten und abgestufte Rechte machen im Team nachvollziehbar, wer auf welche Informationen zugreift. Die KBV nennt in ihren IT-Sicherheitshinweisen für Praxen individuelle Konten und eine Rechtevergabe nach dem tatsächlichen Bedarf als geeignete Arbeitsweise. Im Anhang der IT-Sicherheitsrichtlinie werden Benutzer und Rollen als Möglichkeit beschrieben, Zugriffe auf Patientendaten zu steuern.
Legen Sie die Bereiche so fest, dass sie zu den Aufgaben passen. Eine Kollegin am Empfang bearbeitet beispielsweise Termine und organisatorische Angaben; die behandelnde Person ergänzt Befund und Verlauf. In easymed können Sie Rechte je Mitarbeiter festlegen. Das Team kann dadurch den gemeinsamen Patientenbezug nutzen, während die freigegebenen Bereiche zur jeweiligen Aufgabe passen.
Richten Sie für neue Teammitglieder die benötigten Zugänge zum Start ein und erklären Sie am Arbeitsplatz, wo die jeweilige Aufgabe fortgeführt wird. Ändern sich Aufgaben, prüfen Sie die betroffenen Rechte; endet die Mitarbeit, werden nicht mehr benötigte Zugänge beendet. Die KBV empfiehlt denselben Abgleich bei Einstieg, Aufgabenwechsel und Austritt. Eine kurze Einweisung am echten Arbeitsweg klärt zugleich, welche Angaben zum Empfang gehören und wo die Behandlungsdokumentation ergänzt wird.
Den Bildschirm am Empfang vor Einblicken schützen
Die Datenschutzhinweise der KBV für Arzt- und Psychotherapiepraxen nennen eine automatische Bildschirmsperre und so angeordnete Patientenunterlagen, dass andere Patientinnen und Patienten sie nicht einsehen können. Am Empfang lässt sich das mit zwei konkreten Einstellungen verbinden: Der Bildschirm sperrt sich nach kurzer Inaktivität, und der Monitor steht so, dass Wartende die geöffnete Akte nicht lesen können.
Geht eine Kollegin zur Eingangstür oder verlässt kurz den Tresen, sperrt sie den Bildschirm vor dem Aufstehen. Bei der Rückkehr meldet sie sich mit ihrem Zugang wieder an und öffnet den gespeicherten Vorgang. Ist der letzte Arbeitsschritt bereits in der Akte festgehalten, braucht der Zwischenstand keinen zusätzlichen persönlichen Merkzettel oder eine Chatnachricht.
Papier bleibt während der Bearbeitung bei der zuständigen Person und kommt danach an den vorgesehenen Platz zurück. Am Tresen erhält ein Anruf nur die Informationen, die zum Anliegen gehören; persönliche Gespräche führt das Team so, dass andere Wartende sie nicht mithören. Die kurzen Handgriffe passen in den vorhandenen Empfangsablauf und lassen sich neuen Kolleginnen direkt am Arbeitsplatz zeigen.
Unterlagen im gemeinsamen Patientenbezug weiterführen
Legen Sie Befund, Verlauf und Dokumente beim passenden Patienten ab. In easymed führt die Patientenakte Stammdaten, Verlauf, Dokumente und Hinweise zusammen; die Behandlungsdokumentation lässt sich dem jeweiligen Termin zuordnen. Berechtigte Teammitglieder finden dadurch denselben gespeicherten Arbeitsstand wieder, wenn eine Kollegin den nächsten organisatorischen oder therapeutischen Schritt übernimmt.
Ein konkreter Übergang: Ein neu eingegangener Befund wird der passenden Patientenakte und dem betreffenden Behandlungstermin zugeordnet. Die behandelnde Person ergänzt den Verlauf dort; für eine Vertretung bleibt der Bezug sichtbar, ohne dass ein privater Ordner erst durchsucht werden muss. easymed stellt dafür Akte und Dokumentation bereit. Das Team ordnet weiterhin ein, welches Dokument zu welchem Patientenvorgang gehört.
Eine kurzfristige Kopie kann für einen bestimmten Arbeitsschritt trotzdem nützlich sein. Speichern Sie sie an einem von der Praxis freigegebenen Ort, führen Sie das Ergebnis in den vorgesehenen Patientenbezug zurück und beenden Sie die Zwischenablage nach der vereinbarten Ablage- und Löschroutine. So bleibt der fortzuführende Arbeitsstand beim Patienten, während die Kopie eine begrenzte Arbeitshilfe bleibt.
Ungewöhnliche Unterlagenanfragen über bekannte Wege klären
Eine Nachricht oder ein Anruf bittet um einen Befund oder andere Unterlagen und nennt eine neue Adresse. Klären Sie zuerst über den bereits bekannten Kontaktweg, welcher Patient und welches Dokument gemeint sind, wer es erhalten soll und welcher Übermittlungsweg in Ihrer Praxis vorgesehen ist. Bei neuen Kontaktdaten bestätigen Sie den Wechsel über einen bekannten Kontakt und nicht allein mit den Angaben aus der unerwarteten Anfrage. Die KBV nennt für telefonische Auskünfte gezielte Zusatzfragen oder einen Rückruf als Möglichkeiten, die Identität der anfragenden Person zu sichern.
Im Beispiel bittet eine Nachricht um einen Befund und nennt dafür eine neue E-Mail-Adresse. Die Mitarbeiterin nutzt die bisher hinterlegte Telefonnummer, ordnet die Anfrage der richtigen Patientenakte zu und bestätigt die gewünschte Empfängeradresse. Erst danach gibt sie die benötigte Unterlage über den von der Praxis freigegebenen Übermittlungsweg weiter. Die KBV-Praxishinweise führen aus, dass Patientendaten nicht unverschlüsselt über das Internet versandt werden sollen, auch nicht per E-Mail.
Halten Sie die Bestätigung am dafür vorgesehenen Vorgang fest, wenn Ihre Praxisroutine das vorsieht. Die nächste berechtigte Person kann dann sehen, warum eine Unterlage weitergegeben wurde und welcher Schritt als Nächstes ansteht. So bleibt die Rückfrage beim konkreten Anliegen, statt parallel in einer persönlichen Ablage weiterzulaufen.
Mobile Geräte beim Arbeitsplatzwechsel schützen
easymed läuft im Browser auf PC, Mac und Tablet; jede Praxis hat eine eigene Instanz. Nutzt Ihr Team ein Tablet an freigegebenen Arbeitsplätzen, gehört sein Geräteschutz zur Routine vor dem Ortswechsel. Die KBV-Richtlinie für Praxis-IT nennt für mobile Geräte einen Gerätesperrcode, die Bildschirmsperre und eine Beschränkung von App-Zugriffen auf das Notwendige. Vertrauliche Benachrichtigungen sollten nicht auf dem Sperrbildschirm erscheinen.
Vor dem Transport sperren Sie das Gerät und verstauen es in seinem vorgesehenen Fach. Nach dem Wechsel melden Sie sich am freigegebenen Arbeitsplatz wieder an und öffnen den passenden Vorgang. Das gilt auch, wenn das Tablet nur für einen kurzen Weg zur Eingangstür oder in einen Behandlungsraum mitgenommen wird.
KI Generiert
Besprechen Sie diese Routine beim Einstieg neuer Mitarbeitender anhand des tatsächlich verwendeten Geräts: Wie wird es gesperrt? Wo wird es nach dem Transport aufbewahrt? Welche Dateien dürfen für einen Arbeitsschritt lokal vorliegen und wo werden sie anschließend weitergeführt? Eine gemeinsame Antwort auf diese Fragen verbindet Geräteschutz, Aktenablage und Zugriffsrechte mit dem alltäglichen Arbeitsweg.
