Eine Teamklausur für die Therapiepraxis sollte mit einem greifbaren Ergebnis enden: Das Team klärt eine Arbeitsfrage, vereinbart einen kleinen Ablaufversuch und bestimmt, wann es die Umsetzung bespricht. Wählen Sie deshalb zuerst die Frage, die mehrere Rollen betrifft. Daraus leiten Sie Agenda, Teilnehmende, Zeitblöcke und das Ergebnisprotokoll ab.
Wenn Sie die Übergabe rund um Termine besprechen, können Sie mit den vorhandenen Arbeitsinformationen starten: easymed zeigt den Kalender in Tages-, Wochen- und Monatsansicht, nach Behandlern oder Räumen. Die Patientenakte enthält Verlauf, Dokumente und Hinweise. Ihr Team entscheidet, welche Information eine andere Person zum Fortsetzen braucht. So knüpft die Vereinbarung an den tatsächlich genutzten Ablauf an.
Wählen Sie wenige Fragen für den gemeinsamen Tag
Ein ganzer Teamtag ist sinnvoll, wenn ein Ablauf mehrere Rollen betrifft und das Team dafür Beispiele vergleichen oder einen neuen Schritt gemeinsam erproben will. Für eine einzelne tägliche Übergabe oder eine kurze Statusfrage reicht oft ein regelmäßiges Kurzformat. Das NHS Productive Endoscopy Unit Toolkit beschreibt kurze tägliche Huddles getrennt von strukturierten Meetings, in denen relevante Mitarbeitende konkrete Themen besprechen und Maßnahmen festlegen. Auf eine Therapiepraxis übertragen, hilft diese Unterscheidung bei der Formatwahl; sie ist keine feste Vorgabe.
Fragen Sie bei der Themenwahl: Welche wiederkehrende Situation wollen wir anders lösen? Woran erkennen wir in der kommenden Praxiswoche, dass ein Schritt klarer ist? Fassen Sie ähnliche Rückmeldungen zusammen und wählen Sie eine Arbeitsfrage, die das Team im vorgesehenen Zeitraum bearbeiten kann. Alles Weitere kommt auf eine Parkliste mit einem Anlass zur Wiederaufnahme.
Organisieren Sie den Praxisbetrieb während der Klausur
Stimmen Sie den Termin mit Behandlungszeiten, Vertretung und Erreichbarkeit ab. Legen Sie fest, wer dringende organisatorische Anliegen bearbeitet und welche Aufgaben vor dem Teamtag erledigt werden sollen. Informieren Sie Patienten rechtzeitig über geänderte Erreichbarkeit und prüfen Sie, welche Termine verlegt oder anders besetzt werden müssen.
Planen Sie auch den folgenden Praxistag. Bestimmen Sie, wer Rückrufe und Verwaltungsvorgänge übernimmt und wann dafür Zeit vorgesehen ist. Die Urlaubsplanung und Arbeitszeit hilft Ihnen, verfügbare Zeiten und Vertretungen im Team zu koordinieren. Das NHS England Facilitator’s Guide empfiehlt, die Aktivitäten an Teamgröße, Schichtmodell und verfügbare Zeit anzupassen. Für eine Praxis heißt das: Fragen Sie Mitarbeitende aus den betroffenen Schichten vorher nach ihren Beispielen und teilen Sie die Beschlüsse anschließend an dem Ort, den das Team im Alltag nutzt.
Gestalten Sie Arbeit und Pausen bewusst
Eine halbtägige Klausur wird leichter zu steuern, wenn Sie sie vom Ergebnis her gliedern: Klären Sie zuerst die Arbeitsfrage und das Ziel, sammeln Sie dann Situationen, bestimmen Sie eine wiederkehrende Lücke, erproben Sie den gewünschten Ablauf und legen Sie am Ende Versuch und Rückmeldung fest. Eine Pause trennt die gemeinsame Bestandsaufnahme von der Lösungssuche.
Das NHS Productive Endoscopy Unit Toolkit rät dazu, Zweck, benötigte Teilnehmende und realistische Zeitblöcke vorab festzulegen und bei Maßnahmen Zuständigkeit und Frist zu notieren. Der folgende Ablauf ist ein Beispiel für einen Vormittag von 9:00 bis 12:30 Uhr; passen Sie ihn an Teamgröße und Arbeitsfrage an:
- 9:00–9:15 Uhr: Arbeitsfrage und gewünschtes Ergebnis festlegen.
- 9:15–10:00 Uhr: Jede betroffene Rolle schildert eine gelungene und eine unklare Übergabesituation.
- 10:00–10:45 Uhr: Situationen vergleichen und eine wiederkehrende Lücke auswählen.
- 10:45–11:00 Uhr: Pause.
- 11:00–11:45 Uhr: Den gewünschten Ablauf mit den beteiligten Rollen durchspielen.
- 11:45–12:00 Uhr: Einen Versuch, die zuständige Person und den ersten Anwendungstermin vereinbaren.
- 12:00–12:30 Uhr: Ergebnis festhalten, Rückmeldung terminieren und übrige Themen parken.
Geben Sie jeder Rolle eine Stimme
Der Praxisalltag sieht vom Empfang anders aus als vom Behandlungsraum. Lassen Sie deshalb zunächst jede Rolle ihren Ausschnitt beschreiben. Fragen Sie nach konkreten Situationen und vermeiden Sie, bereits beim ersten Beispiel die Ursache festzulegen. Ein fehlender Eintrag kann beispielsweise aus Zeitdruck, unklarer Zuständigkeit oder einer schwer auffindbaren Ablage entstehen.
Legen Sie vorab fest, wer moderiert und wer die Vereinbarung mitschreibt. Wenn die Leitung stark an der Diskussion beteiligt ist, kann eine andere Person die Redeanteile im Blick behalten. Das NHS England Facilitator’s Guide empfiehlt, die Leitung einer Gruppenaktivität vorher abzustimmen, die Teilnahme aller zu ermöglichen und eine Person fürs Zeitmanagement einzusetzen. Arbeiten Sie mit anonymisierten Prozesssituationen und lassen Sie Namen oder andere patientenbezogene Angaben weg.
Ein Beispiel für die Agenda einer halbtägigen Teamklausur
Eine Praxis möchte die Übergabe zwischen Empfang und Behandlung verbessern. Jede Rolle bringt eine gelungene Übergabe und einen Fall mit Rückfragen als anonymisierte Prozessbeispiele mit. In der ersten Arbeitsphase beschreibt das Team, welche Information bei der gelungenen Übergabe bereits vorlag und wo im anderen Fall eine Rückfrage nötig wurde. Anschließend wählt es eine wiederkehrende Lücke aus, etwa eine Terminänderung, zu der der nächste Arbeitsschritt unklar ist.
Nach einer Pause wird der gewünschte Ablauf an einem Beispiel durchgespielt. Empfang und Behandlung wechseln die Perspektive: Welche Information brauche ich, um fortzusetzen, und welche kann ich selbst liefern? Die Moderation hält einen konkreten Vorschlag fest. Andere aufgetauchte Themen bleiben auf der Parkliste.
Für die folgende Woche wird eine verantwortliche Person benannt. Sie stellt den vereinbarten Versuch dem Team vor und sammelt wenige tatsächlich aufgetretene Prozessbeispiele. Beim Folgetermin prüft das Team, ob der Schritt im Arbeitsalltag verständlich war und welche Information noch gefehlt hat. So wird aus der Agenda ein überschaubarer Maßnahmenplan für die Therapiepraxis.
Halten Sie Ergebnisse als nächste Schritte fest
Statt „Kommunikation verbessern“ enthält das Ergebnisprotokoll fünf prüfbare Angaben: die Arbeitsfrage, die konkret beschlossene Änderung, eine zuständige Person, den ersten Anwendungstermin und den Prüftermin mit einer klaren Rückfrage. Markieren Sie Vorschläge, die noch offen sind, als Klärungspunkt.
Bei einer Terminübergabe kann die Arbeitsfrage zum Beispiel lauten, welche Information die nächste Schicht braucht, wenn ein Termin verschoben wurde. Das Team legt fest, wo es die geänderte Zeit nachschlägt und welche Rückmeldung zusätzlich nötig ist. In easymed stehen dafür der Kalender nach Behandlern oder Räumen sowie die Patientenakte mit Verlauf, Dokumenten und Hinweisen als vorhandene Arbeitsinformationen bereit. Das Team bestimmt den konkreten Übergabeschritt.
Planen Sie die Rückmeldung bereits am Teamtag
Legen Sie den Folgetermin fest, bevor die Gruppe auseinandergeht. Prüfen Sie dort, ob der vereinbarte Ablauf angewendet wurde, welche Frage dabei entstand und ob ein Schritt angepasst werden sollte. Wenn die Erprobung noch nicht stattgefunden hat, halten Sie fest, was dafür fehlt und wer es bis wann klärt.
KI Generiert
Die NHS England Anleitung zur Teamgesundheit empfiehlt, Maßnahmenverantwortliche zu benennen und zu vereinbaren, wann das Team den Maßnahmenplan wieder prüft. Nutzen Sie die Rückmeldung, um eine Vereinbarung zu bestätigen, anzupassen oder begründet zu schließen. So bleibt der Teamtag mit den Erfahrungen aus der Praxiswoche verbunden.
Was gehört in das Ergebnisprotokoll?
Ein lesbares Protokoll hält zunächst die Arbeitsfrage und den Beschluss fest. Ergänzen Sie, wer den ersten Versuch koordiniert, wann er beginnt und wann das Team zurückschaut. Für das Beispiel könnte die Prüffrage lauten: „Konnte die Frühschicht die am Vorabend geänderten Termine anhand des vereinbarten Informationswegs übernehmen?“
Notieren Sie einen noch ungeklärten Vorschlag als offenen Punkt mit einer zuständigen Person und einem Zeitpunkt zur Klärung. Legen Sie das Ergebnis am üblichen Arbeitsort des Teams ab und teilen Sie es auch mit Mitarbeitenden, die beim Teamtag nicht dabei waren.
